Pre Bid meeting Dienstvoertuigen. 23 juni 2014

Transcriptie

1 Pre Bid meeting Dienstvoertuigen 23 juni 2014

2 Status presentatie Deze presentatie geeft een toelichting op de werkwijze bij de aanbesteding van dienstvoertuigen. Status hiervan is : ter info. Alle op TenderNed gepubliceerde documenten prevaleren boven deze presentatie! 2

3 Agenda Opening Procedure afspraken: vragen/antwoorden Offerteaanvraag en gunningsmethodiek Vragen? PVE Vragen? Schouwing Afsluiting 3

4 Rondje voorstellen Gemeente Venlo Jan Driessen Marco Verheijen 4

5 Procedure afspraken (relevante) Vragen: worden genoteerd Antwoorden: parkeren of direct toegelicht, dit is een indicatief antwoord, samenvatting opgeschreven. Definitief /bindend antwoord in verslag! Later in Nota van Inlichtingen notulen van overleg en presentatie op TenderNED. 5

6 Het proces 6

7 AANBESTEDINGSPROCEDURE Gezamenlijke inspanning voor een goed resultaat! 7

8 Strategisch Inkoopkader 2013 Doelen: Doelmatigheid Rechtmatigheid Integriteit Duurzaamheid Social return MKB vriendelijk aanbesteden 8

9 TenderNed 9

10 Offerte aanvraag 10

11 Opdrachtomschrijving 4 percelen! 11

12 Planning Publiceren offerteaanvraag op 12 juni 2014 Pre bid meeting: a. Toelichting op de aanbestedingsprocedure b. Schouwing van de te vervangen voertuigen 23 juni 2014 van uur; Hulsterweg 19, Venlo Uiterste datum voor het stellen van vragen via / indienen klachten over de procedure 30 juni 2014, uur Antwoorden naar leveranciers (Nota van Inlichtingen); Aanbesteding (inschrijvingen binnen); (sluiting kluis) 4 juli 2014X 7 augustus 2014, uur Voornemen gunning 19 augustus 2014 Opdrachtgunning 8 september 2014 Contractondertekening 12 september 2014 Startdatum Opdracht 15 september 2014X Levering dienstvoertuigen conform afroep 2014 Uiterlijk 19 december

13 Hoofdstuk 5 Beoordeling en gunning 5.1 Beoordeling van de Inschrijvingen op volledigheid, geldigheid en uitsluitingen Stap 1 Stap 2 Stap 3 vaststellen van de volledigheid en geldigheid van de Inschrijvingen beoordeling van de geldige en volledige Inschrijvingen op de eisen inhoudelijke beoordeling en gunning. 13

14 Gunningscriteria EMVI =ECONOMISCH MEEST VOORDELIGE INSCHRIJVING Hiertoe worden de Inschrijvingen beoordeeld op de volgende Subgunningscriteria: Kwaliteit: - Functionaliteit/wendbaarheid - Veiligheid Gezondheid Arbeidsomstandigheden (VGA)/Comfort - Duurzaamheid - Prijs - Inschrijvingsprijs excl. BTW De weging en waardering van de Subgunningscriteria is voor deze aanbesteding als volgt verdeeld: Voor perceel 1 t/m 3: (Sub)gunningscriteria Maximale waarde/ Mogelijke fictieve korting in Euro score G1 Functionaliteit/wendbaarheid , 5, 10 G2 VGA/Comfort , 5, 10 G3 Duurzaamheid , 5, 10 G4 Prijs Inschrijvingsprijs Totaal G4 minus (G1 t/m G3) Evaluatieprijs Voor perceel 4 vrachtwagen met open laadbak voorzien van een hydraulische kraan. (Sub)gunningscriteria Maximale waarde/ Mogelijke fictieve korting in Euro score G1 Functionaliteit/wendbaarheid , 5, 10 G2 VGA/Comfort , 5, 10 G3 Duurzaamheid , 5, 10 G4 Prijs Inschrijvingsprijs Totaal G4 minus (G1 t/m G3) Evaluatieprijs 14

15 Scoremethodiek Scoremethodiek van de Subgunningcriteria g 1 t/m g3 voor alle percelen Per Subgunningscriteria g1 t/m g3 zijn de volgende scores mogelijk, met de daaraan gekoppelde fictieve korting: Omschrijving score Score in aantal punten Fictieve korting in Euro Zeer slecht: De toelichting voldoet niet en biedt geen toegevoegde waarde 0 punten fictieve korting is nul euro Neutraal/enige meerwaarde: De toelichting voldoet en biedt toegevoegde waarde 5 punten fictieve korting is 50% van de maximale waarde in euro Aanzienlijke meerwaarde: toelichting is uitmuntend en biedt aanzienlijk toegevoegde waarde 10 punten fictieve korting is maximale waarde (100%) in euro 15

16 Subgunninsgcriteria Toelichting. De score in punten wordt evenredig vertaald naar fictieve korting, waarbij 0 punten de minimale waarde oplevert en dus de minimale fictieve korting, en waarbij 10 de maximale waarde oplevert en dus de maximale fictieve korting. 5 punten levert 50% fictieve korting op van de maximale waarde. De fictieve korting wordt afgetrokken van de totale inschrijvingsprijs en dit leidt tot de evaluatieprijs. Vereisten aan toelichting per subgunningscriterium. De toelichting per subgunningscriterium mag maximaal 2 A-tjes per Subgunningscriterium omvatten. U dient hiervoor de modellen van bijlage 6 Toelichting op Subgunningcriteria te gebruiken. In de toelichting per Subgunningcriteria moet een verwijzing worden opgenomen naar de (fabrieks)documentatie waar de beweringen uit de toelichting navindbaar zij n en getoetst kunnen worden. Van een toelichting met meer dan het voorgeschreven aantal A4 worden de pagina s die dit aantal overschrijden niet voorgelegd aan de beoordelingscommissie en dus niet meegenomen in de beoordeling. Indien geen toelichting van een Subgunningscriterium is bijgevoegd wordt de score 0 toegekend (=fictieve korting 0 euro). 16

17 5.3 Beoordelingscommissie De ingediende inschrijvingen en uitwerking c.q. toelichting van de Subgunningscriteria G1 t/m G3 worden individueel beoordeeld door de leden van de beoordelingscommissie, bestaande uit drie personen met ieder één stem, samengesteld uit: 1. Jan Driessen, Teamleider OGSOR 2. Roland Sijbers, Rayonleider 3. Jos Reinders Rayonleider De leden van de beoordelingscommissie zullen onafhankelijk van elkaar punten toekennen. De individuele scores worden vervolgens besproken in de beoordelingscommissie en via consensus wordt de definitieve score per Inschrijver vastgesteld. Door de commissie wordt de score kort gemotiveerd. De beoordelingscommissie wordt ondersteund door de Senior Inkoper. Subgunningscriteria G4 Prijs wordt beoordeeld en geverifieerd door in eerste instantie de Senior Inkoper. Nadat de definitieve score per Inschrijver voor Subgunningscriteria G1 t/m G3 is vastgelegd zal aan de beoordelingscommissie Subgunningscriteria G4 Prijs bekend gemaakt worden. De evaluatieprijs wordt dan berekend. 5.4 Gunning Verificatieoverleg Voorafgaand aan het voorgenomen gunningsbesluit heeft de Opdrachtgever de mogelijkheid de inschrijving van de winnaar c.q. beste Inschrijver van het betreffende perceel te bespreken in een verificatieoverleg. In dit verificatieoverleg zal de beantwoording van de eisen en wensen nader worden besproken en geverifieerd, waarbij de Opdrachtgever aan de Inschrijver zo nodig nadere bewijsstukken zal vragen. Gegund wordt per perceel, aan de Inschrijver met de laagste evaluatieprijs (van 1 voertuig). 17

18 18

19 Uniforme Eigen Verklaring Let op: Juiste persoon ondertekening! (geldt voor alle verklaringen!!) 19

20 20

21 Documenten 21

22 Vragen tot zover? Na afronding aanbestedingsprocedure, korte schriftelijke evaluatie. Doel: Verbeterpunten voor de toekomst! 22

23 PROGRAMMA VAN EISEN BIJLAGE 2. 23

24 Perceel 1 24

25 Perceel 2 25

26 Perceel 3 26

27 Perceel 4 27

28 Next Step: Verslag op TenderNed: 25 juni (?) Vakantie: 11 juli t/m 28 juli 2014! 29

29 Afsluiting Vragen? 30