Bestuurlijk aanbesteding Wmo 2017 en verder

Transcriptie

1 Bestuurlijk aanbesteding Wmo 2017 en verder Ferry Middelink, Senior inkoopadviseur Coördinatie Aanbestedingen / afdeling Bedrijfsvoering

2 Waarom aanbesteden? Begin 2016 zijn de gemeente Purmerend en Beemster overgegaan tot het zelfstandig contracteren van de dienstverlening Wmo Alle contracten eindigen op 31 december 2016; Gemeente wil meer samenwerking met aanbieder met als doel betere diensten voor de cliënten; Meer sturing op kwaliteit.

3 Wat is bestuurlijk aanbesteding? Bestuurlijk aanbesteden is een methodiek waarbij de gemeente flexibele overeenkomst sluit met aanbieders van zorg- en welzijnsdiensten. Bij deze methodiek wordt gebruik gemaakt van de ruimte die geboden wordt in het verlicht regime van de Aanbestedingswet 2012 (na 1 juni 2016). Bestuurlijk aanbesteden gaat er van uit dat er sprake is van wederzijdse afhankelijkheid tussen de opdrachtgevende overheid en (zorg-) aanbieders. Beide partijen hebben de ander nodig om de eigen doelstellingen te kunnen realiseren.

4 13/12 april. 16 mei 16 juni 16 juli 16 aug 16 sept. 16 okt 16 jan 17 juli 17 Publicatie Aanbestedingsleidraad Aanmeldingen Beoordeling Startbijeenkomst Digitale adviestafels Fysieke adviestafels Ondertekening Overeenkomst Lessons learned Start dienstverlening WMO 2017 Tijdlijn Wmo 2017 ev Pitch Nieuwe mogelijkheid tot deelname

5 Inkoopteam Het inkoopteam is samengesteld uit gemeente ambtenaren bestaande uit de volgende disciplines: Beleidsmedewerker Wmo; Juridisch adviseur; Controller; Adviseur inkoop; Contractmanager.

6 Verantwoordelijkheden inkoopteam Het inkoopteam is voor de volgende aspecten verantwoordelijk: Voorbereiding en realisatie aanbestedingsdocumenten; Publicatie aanbesteding; Toetsing op juistheid van aanmelding; Toetsing op technische bekwaamheid zoals: Inschrijving en tekenbevoegdheid KvK; Opleiding; Klanttevredenheid; VOG verklaring; Aanwezigheid medezeggenschap regeling cliënten; Aangeboden verbeterplan. Begeleiding en inhoudelijke deelname aan de adviestafels; Contractering.

7 Aanmeldingen Bekendmaking doormiddel van Tenderned, Website Purmerend en Nieuwsbrief bestemd voor aanbieders Wmo 2016; Alle aanbieders kregen de gelegenheid om zich aan te melden voor de percelen waar zij in aanmerking voor wilden komen; Het inkoopteam voert de controle uit voor een rechtmatige aanmelding van aanbieders; Aanmelding wordt geaccepteerd mits zij voldoen aan de selectie-eisen die door de gemeente zijn vastgesteld; Er wordt een procesovereenkomst afgesloten, hierin zijn de spelregels beschreven voor het verdere proces.

8 Onderverdeling in percelen 1. Hulp bij huishouden (HbH); 2. Individuele begeleiding met of zonder persoonlijke verzorging; 3. Dagbesteding met of zonder vervoer, met of zonder persoonlijke verzorging; 4. Kortdurend verblijf.

9 Startbijeenkomst Voor aanvang van de adviestafels is er een startbijeenkomst geïnitieerd; Deze had als doel om beter met elkaar kennis te maken dit om de drempel tussen aanbieder en gemeente te verlagen; Verduidelijking van de spelregels; Bekendmaking van deelnemers; Uitleg wildcards; Agenda mbt onderwerpen adviestafels; Uitreiken van de procesovereenkomst.

10 Acht adviestafels (1) 1. Producten: HBH / Individuele begeleiding icm persoonlijke verzorging / Kortdurend verblijf / Spoedzorg; 2. Dagbesteding: icm persoonlijke verzorging/eisen aan de dagbesteding (locatie, groepsgrootte, toezicht, activiteitenplan, opleidingsniveau) / Vervoer; 3. Toegang en zorgbehandelplan: Toegang via Wmo loket > zorgaanbieder / Het op te stellen zorgbehandelplan; 4. ICT en Privacy: Overlapping van dienst in meerdere periodes / Meerdere zorgaanbieders bij 1 client / Aanlevering CAK / Privacy convenant;

11 Acht adviestafels (2) 5. Innovatie, raakvlak Jeugd en Participatie: Innovatie / raakvlakken over diversen domeinen; 6. Functieniveau en tarieven deel 1: Benodigd opleidingsniveau / Vereiste diploma s / Tarieven; 7. Functieniveau en tarieven deel 2: Benodigd opleidingsniveau / Vereiste diploma s / Tarieven; 8. Managementinformatie en controleprotocol: Monitoring en sturing / managementinformatie / accountantsverklaring. De onderwerpen voor de adviestafels zijn bepaald door de gemeente en door de behoefte van aanbieders die vooraf zijn aangegeven.

12 Voorbeeld adviestafel tarieven Uitgangspunt huidige tarieven; Tarieven vergelijkbare gemeenten; Cao s; Vacatures aanbieders; Uurtarieven relevante functies; Landelijk gemiddelde overhead kosten; Landelijk gemiddelde ziekteverzuim; Voorstel inclusief onderbouwing aanbieders (open calculatie).

13 Contractering 80 aanbieders t/m 2016 Ruim 40 aanmeldingen voor 2017 en verder 33 aanbieders: 12 aanbieders voor perceel 1 Hulp bij Huishouden 23 aanbieders voor perceel 2 Individuele begeleiding 17 aanbieders voor perceel 3 Dagbesteding 12 aanbieders voor perceel 4 Kortdurend verblijf Totaal 64 overeenkomsten per gemeente

14 Inrichting contractmanagement Sinds de ontkoppeling van de samenwerking met andere gemeente m.b.t. Wmo hebben de gemeenten intern contractmanagement en contractbeheer opgestart. Dit met als doel de sturing op de kwaliteit van de dienstverlening en dienstverlener; Van reactieve naar proactieve sturing op de contractafspraken d.m.v.; Basishuishouding op orde (PDC, GWS, Dashboard in ontwikkeling); Contractmanagementgesprekken per kwartaal (CAK, klachten); Spendanalyse (uitgaven o.b.v. facturen aanbieder); Controle werkelijke afname P*Q (o.b.v. facturen aanbieder, productieoverzichten aanbieder); Kwaliteit van uitvoering dienstverlening op leveranciers niveau.

15 Lessons learned Positief: Er wordt eindelijk geluisterd; Zeer constructief; Goed uitgangspunt; Professioneel; Argumenten goed onderbouwd; Kennis goed vertegenwoordigd; Maximale betrokkenheid; Laagdrempelig; Heldere taal; Duidelijke notulen. Punten ter verbetering: Break vakantieperiode; Meerdere locaties; Betrokkenheid deelnemers digitale adviestafels; Minimaal gebruik gemaakt van de wildcards; Niet tijdig aanleveren van reacties door aanbieders; Hoge administratieve lasten; Voor digitaal adviestafel indruk veel in detail; Na vastlegging terug komen op onderwerpen door aanbieders.

16 Proces na 1 januari 2017 Aanbieders hebben de mogelijkheid tot het geven van een pitch; Adviestafels worden minimaal 2x per jaar in een blok van 2 overleggen geïnitieerd; Tijdens de gehele looptijd contractmanagementgesprekken; Informatie door middel van nieuwsbrieven; Periodieke evaluatie mbt de volledige uitnutting van de dienstverlening; Instap momenten elk half jaar (eerste mogelijkheid 1 juli 2017).

17