AANBESTEDING HULPMIDDELEN Evaluatie gemeente Hattem

Transcriptie

1 AANBESTEDING HULPMIDDELEN 2018 Evaluatie gemeente Hattem Samenvatting In dit document blikt de gemeente Hattem terug op haar aanbesteding Wmo-hulpmiddelen die zij in 2015 samen met de gemeente Zwolle heeft ingericht.

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Ontwikkelingen in de markt Race to the bottom Inleiding Eén of meerdere leveranciers SROI Vestiging Depot en de keuze voor koop Kwaliteitskenmerken en keurmerk Serviceniveau Contractmanagement / cliëntervaringsonderzoek (CTO) Assortiment c.q. productenstructuur Administratieve verantwoording en managementinformatie Financiële aspecten Wijze van aanbesteden Communicatie...4 1

3 1 Inleiding 1.1 Aanleiding In 2015 hebben de gemeenten Zwolle en Hattem de Wmo-hulpmiddelen gezamenlijk aanbesteed. Deze aanbesteding heeft geleid tot een raamovereenkomst met één contractpartij voor de duur van drie jaar met de mogelijkheid tot verlenging met maximaal één (1) jaar. De overeenkomst met de huidige leverancier wordt vóór 1 oktober 2017 beëindigd, waarbij er wel van de mogelijkheid tot verlenging gebruik wordt gemaakt, conform artikel 1 van de raamovereenkomst. Deze verlenging is noodzakelijk om een Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen te kunnen uitvoeren. Insteek is dat na gunning één of meerdere leveranciers uiterlijk op 1 oktober 2018 zal/zullen starten met het leveren van Wmo-hulpmiddelen en de bijbehorende dienstverlening. Afhankelijk van het nog nader in te richten aanbestedingstraject kan de exacte einddatum worden bepaald. Hierover zijn flexibele afspraken gemaakt met de huidige leverancier. De aanleiding om nu aan te besteden en niet volledig gebruik te maken van de verlengingsmogelijkheid is de achteruitgang in de dienstverlening van de huidige leverancier Welzorg in de afgelopen zes maanden. Sinds oktober 2016 zijn door een grote reorganisatie bij Welzorg landelijk wachttijden ontstaan op de levering en het onderhoud van de Wmo-hulpmiddelen. Ook in Hattem verliep de dienstverlening door Welzorg in de afgelopen periode niet optimaal. We hebben veel tijd geïnvesteerd in gesprekken met de aanbieder, ook aan de hand van concrete casussen en het volgen van weekplanningen. Men heeft ons verschillende malen verbetering beloofd. Onze consulenten doen er alles aan om de cliënten zo goed mogelijk te ondersteunen bij het aanvragen van de voor hen belangrijke hulpmiddelen en servicewerkzaamheden. Ten opzichte van omliggende gemeenten ondervinden we wel voordelen van de kleine schaal van Hattem, waardoor de problemen binnen perken bleven. Het doel van deze evaluatie is om de afgelopen contractperiode van de aanbesteding Zwolle/Hattem aan de hand van de uitgangspunten uit 2015 te evalueren en op basis daarvan de uitgangspunten voor de aanbesteding in te formuleren. Met de nieuwe aanbesteding sluit Hattem aan bij de regio Stedendriehoek. De regionale Nota Aanbesteding Wmo-Hulpmiddelen 2018 is voor Hattem vanaf hoofdstuk 3 van toepassing. 1.2 Ontwikkelingen in de markt De markt van Wmo-hulpmiddelen wordt gedomineerd door zes grote leveranciers. Hun belangen worden behartigd door de branchevereniging voor revalidatie- en mobiliteitshulpmiddelen. Feitelijk fungeren de leveranciers als tussenpersoon tussen de cliënten en zo n 50 gespecialiseerde fabrikanten van hulpmiddelen. In 2015 zijn de Wmo-hulpmiddelen in Zwolle/Hattem klassiek aanbesteed. In het bestek gold een prijskwaliteitverhouding van 40% prijs en 60% kwaliteit. De kwaliteit was doorslaggevend. Welzorg had destijds de hoogste score op alle kwaliteitscriteria, behalve op het onderdeel beschrijving gemeentelijk depotbeheer. Op het onderdeel prijs had Welzorg de op een na hoogste score. Uiteindelijk kwam Welzorg er als beste uit. Echter is gebleken dat de winnende inschrijver de afgelopen tijd niet (meer) in staat was de afgesproken kwaliteit op de dienstverlening te leveren. Ook de branchevereniging ziet dat de Wmo-hulpmiddelen de afgelopen jaren door gemeenten klassiek zijn aanbesteed. Leveranciers hebben daardoor bij een aantal van deze aanbestedingen onder de kostprijs aangeboden. Dit maakt het, volgens hen, moeilijk om kwaliteit van de dienstverlening te borgen en het belang van de cliënt centraal te stellen. Ook zien zij dat leveranciers vaker niet besluiten in te schrijven wanneer de tarieven te laag zijn. Als gevolg van de lage tarieven hebben veel leveranciers reorganisaties moeten doorvoeren; slechts één van de grote leveranciers draait zwarte cijfers. Onze huidige leverancier heeft ervoor gekozen de dienstverlening te centraliseren, om zo kosten te besparen. Deze centralisatie verloopt echter, zoals bekend, niet vlekkeloos. 1.3 Race to the bottom Er is een parallel te trekken met de problemen die zich de afgelopen jaren hebben voorgedaan met aanbestedingen voor onder andere vervoer en huishoudelijke hulp. Ook daar was regelmatig sprake van dusdanig lage tarieven, dat dit tot problemen leidde: onvoldoende kwaliteit of continuïteit en faillissementen. 2

4 Vooral vanwege de problemen van veel leveranciers van huishoudelijke hulp kondigde het ministerie van VWS in 2016 aan dat ze deze race to- the- bottom willen tegengaan. Inmiddels is de AMvB Inkoop Wmo ingevoerd. Deze verplicht gemeenten zich ervan te vergewissen dat de gehanteerde tarieven reëel zijn. De AMvB is overigens niet verplicht gesteld voor de inkoop van Wmo-hulpmiddelen. 2 Evaluatie huidige raamovereenkomst Wmo-hulpmiddelen Inleiding Aan de hand van keuzes die bij de vorige aanbesteding zijn gemaakt volgt hieronder een evaluatie van de vorige aanbesteding en de gedurende de looptijd van de overeenkomst opgedane ervaringen. Er is in 2015 gekozen voor een gezamenlijke aanbesteding door de gemeenten Zwolle en Hattem met ieder hun eigen perceel. 2.2 Eén of meerdere leveranciers Zwolle en Hattem hebben nu één gecontracteerde aanbieder. Dit heeft tot aan de reorganisatie van Welzorg goed gewerkt. Er kan ook gewerkt worden met meerdere aanbieders binnen één gemeente. Nadeel hiervan is echter dat inwoners meestal niet kunnen inschatten welke aanbieder het meest passend is, meer aanbieders vragen om meer wachttijd en verschillende monteurs, waar we nu juist korte lijnen mee hebben. We staan overigens wel open voor verschillende mogelijkheden, ook voor de optie van meer aanbieders, als daar goede argumenten voor zijn. Bovendien dient er rekening te worden gehouden met de bepaling in de herziene Aanbestedingswet 2012 om opdrachten niet onnodig te clusteren. 2.3 SROI In het contract van Zwolle/Hattem is geen SROI-paragraaf opgenomen. Volgens het inkoopbeleid van de gemeente Hattem moet er een SROI paragraaf worden opgenomen bij een nieuwe aanbesteding. De invulling en toepassing van Social Return is in het verleden nog onvoldoende gecoördineerd, inmiddels zijn in beide regio's de nodige stappen gezet voor nadere invulling van Social Return. 2.4 Plaats van levering, onderhoud en service Aflevering van het hulpmiddel, onderhoud en service vinden plaats bij de gebruiker thuis. De Welzorgwinkel in Zwolle dient ter oriëntatie en voor de vrije verkoop van hulpmiddelen. Inwoners van Hattem maken daar gebruik van. Servicewerkzaamheden verleent Welzorg niet vanuit de winkel. 2.5 Depot en de keuze voor koop Een depot is van toepassing, omdat er gekozen is voor een overeenkomst op basis van koop. Zwolle en Hattem hebben ieder een eigen depot, eerst op het toenmalige regiokantoor van Welzorg in Zwolle en/of Enschede, sinds het najaar 2016 gecentraliseerd in Raamsdonkveer. Als voorzieningen langere tijd ongebruikt in het depot staan, koopt Welzorg de voorzieningen terug uit ons depot, conform de voorwaarden uit de overeenkomst. Deze hulpmiddelen komen in het landelijke depot van Welzorg zodat zij door andere gemeenten gekocht en ingezet kunnen worden. Ook uit het depot van Zwolle heeft Hattem soms voorzieningen overgekocht. Voor Hattem werkte dit prima. Een maximale verstrekking uit het depot is kostenbesparend en efficiënt, omdat de hulpmiddelen onderling uitgewisseld kunnen worden. Tussen 2014 en nu zijn de uitgaven aan hulpmiddelen in Hattem iets gedaald, al lijkt die daling niet door te zetten. Er is nog niet onderzocht of de keuze voor koop hier een rol in heeft gespeeld. Ook is niet onderzocht wat gezien de huidige marktontwikkelingen de beste keuze is; koop of huur. 2.6 Kwaliteitskenmerken en keurmerk Het streven was om een leverancier te contracteren, die Wmo-hulpmiddelen van voldoende kwaliteit levert. Om die reden zijn kwaliteitskeurmerken benoemd in de uitgangspunten en de offerte-aanvraag. Er is niet aan de markt gevraagd of deze realistisch zijn. 2.7 Serviceniveau Het gestelde serviceniveau is niet met behulp van marktconsultatie tot stand gekomen, maar op basis van een in die periode beproefd bestek. Het serviceniveau is eenzijdig opgesteld door opdrachtgever en voorgelegd aan de opdrachtnemers. We moeten constateren dat het serviceniveau door de leverancier is geaccepteerd in de aanbesteding, maar in de praktijk niet tijdens de hele contractperiode is behaald. Hattem ondervond ten opzichte van veel andere gemeenten wel beperktere problemen door de kleinschaligheid. 3

5 2.8 Contractmanagement / cliëntervaringsonderzoek (CTO) Tijdens de contractperiode hebben Zwolle en Hattem geen gezamenlijk contractmanagement gevoerd. Beide gemeenten hebben aparte overleggen met de leverancier gehouden. Rondom de toenemende problemen tijdens en na de reorganisatie van Welzorg hebben de gemeenten elkaar wel geïnformeerd. Jaarlijks voert de gemeente Hattem het cliëntervaringsonderzoek (CTO) uit. Hiervoor worden ook cliënten aangeschreven die hulpmiddelen via de Wmo gebruiken. Specifieke aandachtspunten over de levering of service rondom hulpmiddelen kwamen niet uit het CEO naar voren. De resultaten van het CEO 2017 zijn nog niet bekend. 2.9 Assortiment c.q. productenstructuur Een van de uitgangspunten in de aanbesteding was een compact kernassortiment. Een kernassortiment met categorieprijzen inclusief standaard opties (verzekering en onderhoud inbegrepen) voldoet in Hattem aan de verwachtingen en werkt prima in de praktijk. Een lumpsum-constructie (vast maandbedrag voor onderhoud en verzekering van álle producten) pakte tijdens een eerder contract voor Hattem nadelig uit. Een goed en niet te breed kernassortiment heeft ook voor de toekomst de voorkeur. Hele specifieke producten komen in Hattem eerder zelden voor. Wel zijn er regelmatig aanvullende wensen op het kernassortiment, bijvoorbeeld een goed kussen Administratieve verantwoording en managementinformatie Er zijn in het huidige contract voorwaarden opgenomen over een ondersteunende webapplicatie in relatie tot de administratieve verantwoording. Deze webapplicatie wordt niet gebruikt. Welzorg stuurt periodieke overzichten met de verantwoording aan de gemeente Hattem Financiële aspecten De vooraf gestelde eisen aan de facturatie hebben niet altijd geleid tot het tijdig, overzichtelijk en juist indienen van de facturen. Daarnaast is geconstateerd dat er onjuiste facturen zijn verzonden (niet conform levering) Wijze van aanbesteden Bij voorgaande aanbestedingen is voor de toen meest passende aanbestedingsmethodiek gekozen. In 2015 zijn de Wmo-hulpmiddelen klassiek aanbesteed met een prijs-kwaliteitverhouding van 40%-60%. Welzorg had de hoogste score op de kwaliteitscriteria, behalve op het onderdeel beschrijving gemeentelijk depotbeheer, en de op een na hoogste score op prijs. De kwaliteit was doorslaggevend. Echter is gebleken dat de winnende inschrijver in de afgelopen tijd niet (meer) in staat was de afgesproken kwaliteit op de dienstverlening te leveren Communicatie Op kwaliteit konden partijen zich onderscheiden. Communicatie maakte hier onderdeel van uit. De huidige leverancier diende een plan in en behaalde ten opzichte van de andere inschrijvers de hoogste score op dit onderdeel van kwaliteit. De wijze van communiceren is echter regelmatig niet zorgvuldig gebleken. 4