Vijf pijlers van Contractmanagement in Amsterdam

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Vijf pijlers van Contractmanagement in Amsterdam"

Linda van de Veen
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

2 Vijf pijlers van Contractmanagement in Amsterdam

3 Agenda Inleiding en aanleiding 5 pijlers van succesvol contractmanagement? Amsterdamse aanpak Take aways

4 Wie zijn wij? Marga van Eig Verbetermanager leadbuyer Fysiek, gemeente Amsterdam René van den Hoven Programmamanager Contractmanagement NEVI

5 Wie bent u? Contractmanager? Inkoper? GWW, fysiek domein? Overige?

6 Amsterdam 2013 en daarvoor

7 Reorganisatie (inkoopfunctie) Urgentie inkoop: Claim en een nieuw overeenkomst op één dag Geen inzicht in afspraken Kennis en ervaring werd niet gedeeld Markt was ontevreden over de verschillende (aanbestedings)documenten Algemene reorganisatie Bezuinigingen Opheffen stadsdelen Samenvoegen PIOFACH functies

niet gedeeld Markt was ontevreden over de verschillende

8 Implementatieplan 10 wegen

9 Amsterdam 2014 en daarna Cluster Fysiek RVE-IB CONCERN INKOOP Cluster Sociaal RVE Inkoop & subsidies Cluster Bedrijfsvoering RVE-ICT RVE-P&O RVE-FM GWW Openbare Ruimte Vastgoed Jeugdzorg, Werk en Inkomen, Jeugdwet, Participatiewet en Wmo ICT Externe inhuur Facilitair 600 miljoen 600 miljoen 600 miljoen

RVE-FM GWW Openbare Ruimte Vastgoed Jeugdzorg, Werk en Inkomen, Jeugdwet,

10 Leadbuyer Fysieke domein RVE IB

11 Wat zijn de taken van een inkoper / contractmanager? 1. Stelt een inkoopstrategie op 2. Stelt selectie en beoordelingsdocument op 3. Geeft uitvoering aan juridische toets en aanbesteding 4. Verzorgt de publicatie op Tenderned 5. Stelt gunningsadvies op 6. Legt het contract vast, incl. wijzigingen 7. Tekent Prestatieverklaringen / Termijnstaat 8. Is verantwoordelijk voor het aanbestedingsdossier 9. Voert prestatiemeting uit 10. Maakt Proces Verbaal op van oplevering Inkoper / CM

Verzorgt de publicatie op Tenderned 5. Stelt gunningsadvies op 6. Legt het contract vast, incl. wijzigingen 7.

12 Uitdaging Op welke wijze kan Gemeente Amsterdam Contractmanagement binnen het fysieke domein effectief inrichten?.. met of zonder hulp van Inkoop? En hiermee een bijdrage leveren aan: De doelstellingen uit het 10 wegenplan En de Rechtmatig en doelmatigheid

inrichten?.. met of zonder hulp van Inkoop?

13 Agenda Inleiding en aanleiding 5 pijlers van succesvol contractmanagement? Amsterdamse aanpak Take aways

14 De vijf pijlers van succesvol contractmanagement 1. Organisatie 2. Contractadministratie 3. Prestatiemanagement 4. Leveranciersmanagement 5. Relatiemanagement

15 Agenda Inleiding en aanleiding 5 pijlers van succesvol contractmanagement? Amsterdamse aanpak Take aways

16 Langs de 5 pijlers Zoek de verschillen en de overeenkomsten

17 1. Organisatie Vraag 1: Ik weet altijd precies welk belang leidend is bij het opstellen van het contract? Geel = NEE Blauw = JA

18 1. Organisatie Amsterdam: Duurzaamheid Social Return MKB beleid Doelmatigheid (besparing) Rechtmatigheid EMVI, tenzij Risico s

19 2. Contractadministratie Vraag 2: waar bevindt de contractadministratie zich, idealiter? Geel = Centraal Blauw = Decentraal

20 Amsterdam: 2. Contractadministratie Op onderdelen Centraal bij Concern Inkoop Gedetailleerde informatie decentraal bij de Leadbuyer Overwegingen zijn: Welke informatie wil je beschikbaar stellen? Wat wil je met de informatie bereiken? Aan wie stel je de informatie beschikbaar?

Gedetailleerde informatie decentraal bij de Leadbuyer Overwegingen

21 3. Prestatiemanagement Vraag 3: Wat wil je meten? Geel = het product, werk, dienst Blauw = houding en gedrag Vraag 4: Wie ga je meten? Geel= leverancier (opdrachtnemer) Blauw = jezelf (opdrachtgever) / leverancier (opdrachtnemer)

22 Amsterdam: 3. Prestatiemanagement Prestatiemeten op houding en gedrag Wederkerig

23 4. Leveranciersmanagement Vraag 5: leveranciers kunnen een bijdrage leveren aan onze organisatiedoelstellingen? Geel = NEE Blauw = JA Vraag 6: leveranciersmanagement binnen de overheid (denk aan Europese regels), is mogelijk? Geel = NEE Blauw = JA

24 4. Leveranciersmanagement Ja het is mogelijk! Houden van Marktdagen en Ronde tafelgesprekken In de toekomst koppeling tussen contractadministratie, prestatiemetingen en leveranciers maken.

25 5. Relatiemanagement Vraag 7: Alle stakeholderwensen zijn gekend en meegenomen in de aanbesteding? Geel = NEE Blauw = JA

26 5. Relatiemanagement = ketenmanagement zicht op alle contracten automatische alerts integratie met andere businessprocessen BUSINESS CEO alle toezeggingen zijn transparant ik kan me focussen op de core-business beheer contract uitgaven betere condities door beter overzicht inzicht in alle rechten en verplichtingen contract met laatst goedgekeurde clausules INKOOP LEGAL Contractmanagement is voor alle stakeholders van belang CFO LEVERANCIER inzicht in uitstaande verplichtingen ik kan mijn kosten efficient managen heldere verwachtingen voor mijn organisatie ontvang orders binnen de overeenkomst op tijd betaald mijn investering is in goede handen het bedrijf is volledig in controle SHAREHOLDERS PERS in controle top bedrijf in het toepassen van leidende tools en processen

27 Agenda Inleiding en aanleiding 5 pijlers van succesvol contractmanagement? Amsterdamse aanpak Take aways

28 Terug de keten in Contractmangement organiseren in het begin van de keten hier al weten wat.. als het daar moet gebeuren

29 Terug naar start Communiceer en zorg dat je dezelfde taal spreekt! Stel kaders op waarbinnen je Contract Management inricht!

30 vragen

31 Open eindjes Verschillende contractvormen vragen om verschillende contractmanagers Is de contractmanager ook de contracteigenaar? Is Contractmanager een functie of een rol?

Vergelijkbare documenten

Welkom bij de workshop Contractmanagement (CM) Rolf Zwart Kwaliteitszorgmedewerker IFV

Welkom bij de workshop Contractmanagement (CM) Rolf Zwart Kwaliteitszorgmedewerker IFV Doel: Zicht op: Begrippen en Definities Hoe in de eigen organisatie CM te bepalen Hoe: Stappenplan CM voor contracten