Gemeente Apeldoorn Aanbesteding Inhuur Ruimtelijke Leefomgeving en Veiligheid en Recht

Transcriptie

1 Gemeente Apeldoorn Aanbesteding Inhuur Ruimtelijke Leefomgeving en Veiligheid en Recht Aanbestedende dienst: Gemeente Apeldoorn Opgesteld door: Gert Jan Logtenberg, Jean-Paul Roegies Datum:

2 De inhurende eenheden De eenheid Ruimtelijke Leefomgeving is verantwoordelijk voor al het ruimtelijk, economisch, cultureel en erfgoedbeleid in de gemeente Apeldoorn. Vanuit dit beleid stelt de eenheid planologische, stedebouwkundige en juridisch kaders op waarbinnen burgers en bedrijven initiatieven kunnen ondernemen. De eenheid verleent de vergunningen die hiervoor nodig zijn en handhaaft de naleving daarvan. Ruimtelijke Leefomgeving geeft uitvoering aan deze taak met anderen. De eenheid is opdrachtgever van Circulus, de Omgevingsdienst Veluwe IJssel, de culturele sector in Apeldoorn en de gemeentelijke eenheid Beheer en Onderhoud. In de aanpak van bestuurlijke vraagstukken is de eenheid Veiligheid en Recht de juridisch gespecialiseerde partner voor de gemeente Apeldoorn. In het relatiebeheer met verbonden partijen verzorgt en onderhoudt zij de goede juridische context. Verder levert zij haar bijdrage zodat de producten van de gemeente van juridische kwaliteit zijn. Veiligheid is een kerntaak van de overheid. De veiligheidsadviseurs, controleurs en handhavers van de eenheid gaan voor een schoon, heel en veilig Apeldoorn. De eenheid adviseert de burgemeester bij rampen en crises en bij het toepassen van bijzondere wettelijke (nood-)bevoegdheden als gebiedsontzeggingen, huisverboden, veiligheidsverklaringen, e.d. Naam van de aanbesteding De aanbesteding waarvoor deze strategie is opgesteld, heeft de naam Inhuur ten behoeve van de eenheden Ruimtelijke Leefomgeving en Veiligheid en Recht. Deze naam geeft volgens de gemeente Apeldoorn aan wat het onderwerp van de aanbesteding is. Aanleiding voor de aanbesteding De aanleiding voor het organiseren van de aanbesteding waarvoor deze strategie is opgesteld is dat opdrachten voor inhuur aanbestedingsplichtig zijn. Er wordt momenteel capaciteit ingehuurd. Dat is gebeurd toen het inhuren van personele capaciteit een Bijlage IIB dienst was conform de Richtlijn 2004/18/EG. Met het inwerking treden van de vervangende Richtlijn 2014/24/EU is het onderhands inhuren van capaciteit niet meer rechtmatig. Daarnaast bestaat de behoefte inhuur te gaan organiseren met een partner die via de inzet van capaciteit waarde toevoegt aan de eenheden Ruimtelijke Leefomgeving en Veiligheid en Recht. De wijze waarop die waarde ontstaat is in dit document beschreven. Uitgangspunten bij aanbesteding Uitgangspunten bij deze aanbesteding zijn: Er wordt één leverancier geselecteerd voor het leveren van inhuurcapaciteit op het gebied van Ruimtelijke Leefomgeving ten behoeve van de eenheden Ruimtelijke Leefomgeving en Veiligheid en Recht; Vanuit de eenheid Ruimtelijke Leefomgeving zijn de teams Omgevingsrecht en Advies, Vergunningverlening Wabo en Toezicht en Handhaving Ruimtelijke Regelgeving betrokken bij de aanbesteding, vanuit de eenheid Veiligheid en Recht is dat het team Rechtsbescherming, Advies en Veiligheid; De in te huren capaciteit omvat de volgende profielen: o Regisseur Omgevingsvergunningen (Wabo); o Bestuurlijk jurist/projectleider; o Juridisch medewerker Handhaving; o Juridisch beleidsadviseur;

3 o o Technisch specialist / inspecteur (optioneel voor inschrijvers); Adviseur A Natuur en Ecologie (optioneel voor inschrijvers). Indien door de winnende inschrijver niet in de optionele profielen kan worden voorzien worden die profielen op een alternatieve manier betrokken. Overige profielen maken geen deel uit van de scope van deze aanbesteding. Wel is het mogelijk dat door ontwikkelingen in het vakgebied profielen gedurende de looptijd van de overeenkomst worden aangepast aan veranderende behoeften. Doelstelling van de aanbesteding De doelstelling van de aanbesteding is het contracteren van een vooruitstrevende partner die door het beschikbaar stellen van geschikte kandidaten bijdraagt aan het succesvol voorsorteren op de transitie die het vakgebied en eenheden de komende jaren als gevolg van de Omgevingswet zullen doormaken. Definiëring van de opdracht De aan te besteden opdracht wordt als volgt gedefinieerd: Het voorzien in flexibele capaciteit ten behoeve van de eenheden Ruimtelijke Leefomgeving en Veiligheid en Recht. Met de te contracteren partij wordt een partnerschap aangegaan waarin de bezetting van de eenheid wordt geoptimaliseerd. Dat betekent dat medewerkers van de Gemeente Apeldoorn de mogelijkheid wordt geboden zich verder te ontwikkelen, dat wordt voorzien in flexibele capaciteit en dat jong talent, dat flexibel wordt ingezet, door inzet bij de Gemeente Apeldoorn wordt opgeleid en gevormd. Binnen vier maanden na de ingangsdatum van de overeenkomst dient de te contracteren inschrijver tenminste te kunnen voorzien in 4 geschikte planjuristen, 2 of 3 regisseurs omgevingsvergunning en (optioneel) 3 technisch specialisten ter vervanging van de op dit moment ingehuurde capaciteit. De vervanging vindt plaats in afstemming met de Gemeente Apeldoorn. Deze uitspraak bindt de gemeente Apeldoorn niet aan de genoemde aantallen functionarissen. Omvang van de opdracht De omvang van de opdracht is, op basis van het recente verleden, tussen en per jaar exclusief BTW. Aan dat bedrag kunnen geen rechten worden ontleend. Kerncompetenties bij uitvoering van de opdracht Bij uitvoering van de aan te besteden opdracht zijn de volgende kerncompetenties van belang: 1. Inschrijver beschikt over ervaring met de inzet van flexibele capaciteit in elk van de genoemde niet-optionele profielen ten behoeve van gemeenten; 2. Inschrijver beschikt over ervaring met het ontwikkelen van medewerkers van een gemeente die actief zijn in het vakgebied Omgevingsrecht; 3. Inschrijver beschikt over ervaring met het werven, selecteren en inzetten van jong talent in het vakgebied van de eenheid Ruimtelijke Leefomgeving bij een gemeente; 4. Inschrijver beschikt over ervaring met het adviseren over competenties van medewerkers aan organisaties in een veranderende omgeving; 5. Inschrijver beschikt aantoonbaar over een visie op het vakgebied Ruimtelijke Leefomgeving (aantonen middels bijvoorbeeld publicaties).

4 Overeenkomst De aanbesteding zal leiden tot een raamovereenkomst met één leverancier. De raamovereenkomst heeft een looptijd van vier jaar, met voor de Gemeente Apeldoorn een tussentijdse mogelijkheid om de overeenkomst te beëindigen met een opzegtermijn van zes maanden. De looptijd van een raamovereenkomst is wettelijk beperkt tot maximaal vier jaar. Een periode van vier jaar geeft partijen de gelegenheid een partnerschap te ontwikkelen. Als gedurende de looptijd van de overeenkomst blijkt dat de resultaten van de samenwerking niet voldoen aan de verwachtingen van de Gemeente Apeldoorn is het van belang dat de overeenkomst beëindigd kan worden. Contractvoorwaarden In de bijlagen is een conceptovereenkomst opgenomen. Via de vragen ten behoeve van de Nota van Inlichtingen kunnen inschrijvers tekstsuggesties doen voor de raamovereenkomst. Bij de Nota van Inlichtingen wordt de definitieve overeenkomst gepubliceerd. Gedurende de contractperiode zal opdrachtgever de kwaliteit van de geleverde dienstverlening twee maal per jaar beoordelen aan de hand van onderstaande kritische prestatie-indicatoren (KPI). Het doel hiervan is om de kwaliteit van dienstverlening te borgen en te verbeteren en zo actief te werken aan een duurzame relatie. opdrachtgever zal tijdens het contractueel overleg de bevindingen met Leverancier evalueren. KPI s Beschikbaarheid van flexibele capaciteit (100% van de aanvragen gevolgd door tenminste 3 cv`s van conform cv geschikte kandidaten); Geschiktheid van aangeboden kandidaten (100% van de aanvragen leidt tot inzet van een conform cv en blijkend uit een kennismakingsgesprek, geschikte kandidaat); Bijdrage aan de ontwikkeling van medewerkers van de eenheid Ruimtelijke Leefomgeving en Veiligheid en Recht (bijdrage aan ontwikkeling is zoals beschreven in het antwoord op de relevante vraag); Verantwoordelijk voor monitoren Voor de monitoring van de KPI s legt de opdrachtgever de verantwoordelijkheid bij de inschrijver. Jaarlijks dient inschrijver aan te tonen dat de bovenstaande KPI s behaald zijn. Daarnaast geeft inschrijver een toelichting op de wijze van monitoren en de eventuele verbetermaatregelen. Bijlagen Bij het aanbestedingsdocument zijn de volgende bijlagen vereist: 1. Concept overeenkomst 2. Uniform Europees Aanbestedingsdocument 3. Algemene Inkoopvoorwaarden 4. Prijzenblad 5. Profielen 6. Gedragscode inhuur Gemeente Apeldoorn 7. Inhuurovereenkomst gemeente Apeldoorn

5 Te volgen procedure Op basis van de Aanbestedingswet en het inkoopbeleid van de Gemeente Apeldoorn is ervoor gekozen een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. De reden daarvoor is gelegen in de aard van de opdracht en het volume. Inhuur van medewerkers is een aanbestedingsplichtige opdracht. De omvang van de opdracht maakt een Europese aanbesteding verplicht. Door de Gemeente Apeldoorn is de keuze gemaakt voor een Openbare procedure. De onderbouwing voor toepassing van een openbare procedure is de volgende: Aspect Kenmerk Procedure Omvang van de opdracht Relatief klein Niet openbare procedure Transactiekosten Laag Openbare procedure Aantal potentiële inschrijvers Laag Openbare procedure Complexiteit van de opdracht Laag Openbare procedure Type opdracht Functioneel gespecificeerd Openbare procedure Karakter van de markt Weinig aanbieders Openbare procedure De omvang van de opdracht is relatief klein. Dat betekent dat inschrijvers moeten inschrijven terwijl er, als ze gecontracteerd worden, relatief weinig omzet tegenover staat. Om de inspanningen van de markt om de opdracht te krijgen te beperken, ligt het vanuit dit argument voor de hand om een niet openbare procedure te starten. De transactiekosten bij inschrijving zijn laag. Er wordt gebruik gemaakt van een digitaal systeem en de opzet van de aanbesteding is eenvoudig. Dat leidt tot lage kosten, waarbij een openbare procedure te verdedigen is. De complexiteit van de opdracht is laag, en de opdracht is functioneel gespecificeerd, waardoor aanbieders de mogelijkheid hebben zelf hun invulling te geven aan de opdracht. Ook hierdoor is een openbare procedure geschikt voor deze aanbesteding. Het aantal aanbieders in de markt is groot, echter worden deze door de kerncompetentie al beperkt, zodat het verwachte aantal inschrijvers laag ligt. Dat leidt ertoe dat een openbare procedure kan worden toegepast.