Hamerstuk AGENDAPUNT. Onderwerp: Gunning accountantscontrole Nummer: Voorstel

Transcriptie

1 Hamerstuk VOORSTEL AAN HET ALGEMEEN BESTUUR AGENDAPUNT Onderwerp: Gunning accountantscontrole Nummer: In D&H: Steller: H. van der Moolen In Cie: BMZ Telefoonnummer: 5872 SKK Afdeling: Administratie In AB: Portefeuillehouder: n.v.t. Geheim: ja nee Voorstel Gelet op het bijgevoegd gunningsadvies van de door het algemeen bestuur samengestelde selectiecommissie inzake de aanbesteding van de accountantscontrole Wordt u voorgesteld: 1. De opdracht voor het uitvoeren van de accountantscontrole te gunnen aan EY (voorheen Ernst & Young) 2. De ambtelijke organisatie te machtigen voor het ondertekenen van de overeenkomst met de nieuwe accountant. Advies commissie BMZ SKK De commissie oordeelt positief over het voorstel en adviseert dit als hamerstuk door te geleiden naar het AB. Reactie college op advies commissie N.v.t

2 INLEIDING In 2015 loopt het contract met de huidige accountant(deloitte) af. Om te komen tot een nieuw contract is een aanbestedingsprocedure opgestart. Een door het algemeen bestuur ingestelde selectiecommissie heeft 5 accountantskantoren geselecteerd en het Programma van Eisen (inclusief gunningscriteria en wegingsfactoren) opgesteld. Dit aanbestedingsproces heeft geresulteerd in een lijst van vijf uit te nodigen partijen. Uiteindelijk hebben vier partijen ingeschreven. De inschrijvingen zijn conform de vastgestelde Programma van Eisen en gunningscriteria beoordeeld. De uitkomsten van deze beoordeling zijn opgenomen in het bijgevoegde gunningsadvies. ARGUMENTEN Met een aanbestedingsprocedure worden aan de voorkant van het proces strikte criteria omschreven waaraan de dienstverlening en dienstverlener moeten voldoen. Omdat deze voor iedereen transparant zijn, wordt de beoordeling daarmee geobjectiveerd. De uitkomsten zijn inzichtelijk en tussen de inschrijvingen goed vergelijkbaar. Uit de vergelijking van inschrijvingen is gebleken dat EY het hoogste aantal punten heeft gescoord en als economisch meest voordelige inschrijving beoordeeld is. RELATIE MET ORGANISATIEMISSIE, COLLEGEPROGRAMMA OF ANDERE BELEIDSDOCUMENTEN n.v.t. FINANCIËLE CONSEQUENTIES De kosten die gemoeid zijn met de uitvoering van de interim- en jaarrekeningcontrole bedragen op basis van de aanbieding van EY voor ons waterschap op jaarbasis voor het boekjaar (inclusief btw). In de begroting 2015 is rekening met dit bedrag gehouden. KANTTEKENINGEN n.v.t. UITVOERING Na het guninngsbesluit van de accountantscontrole aan EY worden de andere inschrijvers hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld. De afgewezen inschrijvers hebben hierna 20 kalenderdagen de mogelijkheid tot het maken van bezwaar (Alcateltermijn) tegen het voorgenomen gunningsbesluit. Na het verstrijken van de bezwaartermijn en de eventuele afdoening van bezwaren, zal de definitieve gunning uiterlijk half oktober 2014 plaatsvinden. De looptijd van de overeenkomst zal in eerste instantie een periode kennen van twee jaar, met tweemaal een optie tot verlenging van 1 jaar. In het geval dat de opties doorgang vinden dan heeft de looptijd van de overeenkomst betrekking op de boekjaren 2015 tot en met COMMUNICATIE n.v.t. BIJLAGE(N) nee ja, namelijk advies selectiescommissie (DM ) TER INZAGE nee ja, namelijk Dijkgraaf en hoogheemraden, dijkgraaf, P.J.M. Poelmann secretaris-directeur J. Goedhart

3 BIJLAGE

4 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Onderwerp: Gunning accountantscontrole Nummer: In D&H: n.v.t. Steller: H. van der Moolen In Cie: x BMZ Telefoonnummer: 5872 SKK Afdeling: ADM In AB: Portefeuillehouder: n.v.t. Dit onderwerp wordt geagendeerd ter kennisneming ter consultering ter besluitvorming Korte inhoudelijke omschrijving De raamovereenkomst tussen De Stichtse Rijnlanden en de huidige huisaccountant (Deloitte) voor de accountantscontrole eindigt na het boekjaar De Stichtse Rijnlanden is op grond van wet en regelgeving gehouden na afloop van de overeenkomst een nieuwe aanbesteding uit te schrijven. Om de continuïteit van de controles te waarborgen is het van belang om tijdig een nieuwe overeenkomst af te sluiten. In de vergadering van 18 december 2013 heeft het algemeen bestuur besloten dat een selectiecommissie met een voorstel voor een definitieve gunning komt inzake de opdracht voor de accountantscontrole over de boekjaren 2015 tot en met De selectiecommissie is samengesteld uit twee leden van het algemeen bestuur, de portefeuillehouder in het college en twee medewerkers van de ambtelijke organisatie. De commissie is bijgestaan door de inkoopcoördinator. De commissie neemt ten behoeve van de aanbesteding een besluit over de selectie van de accountantskantoren, het programma van eisen, de gunningscriteria en de wegingsfactoren daarvan. Ook is de commissie belast met het beoordelen van de ingediende offertes. Voor aanvang van de aanbestedingsprocedure heeft de commissie conform afspraak- de selectiecriteria ter verificatie voorgelegd aan de leden van de commissie BMZ. Gunningsadvies aanbesteding accountantscontrole Na het doorlopen van het aanbestedingstraject is het accountantskantoor EY (oude naam van het kantoor is Ernst & Young) als de economisch meest voordelige inschrijving (emvi) naar voren gekomen. De selectiecommissie stelt daarom voor de opdracht voor het uitvoeren van de accountantscontrole te gunnen aan EY. Als de commissie BMZ het voorstel overneemt van de selectiecommissie dan wordt dit voorstel op 24 september 2014 ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur. De looptijd van de overeenkomst zal in eerste instantie een periode kennen van twee jaar, met tweemaal een optie tot verlenging van 1 jaar. In het geval dat de opties doorgang vinden dan heeft de looptijd van de overeenkomst betrekking op de boekjaren 2015 tot en met

5 Onderbouwing van het advies Inleiding De Stichtse Rijnlanden heeft een overeenkomst met Deloitte Accountants BV tot en met de accountantscontrole van de jaarrekening Na deze controle, die plaatsvindt in februari/maart 2015, loopt de overeenkomst ten einde. Onder de accountantscontrole wordt zowel de interim-controle als de jaarrekeningcontrole verstaan. Voor de periode 2015 tot en met 2018 is de aanbesteding voor de accountantscontrole en aanvullende diensten in februari 2014 gestart. Deze aanbesteding heeft plaatsgevonden op basis van het inkoop- en aanbestedingsbeleid waterschappen van De Stichtse Rijnlanden. De Waterschapswet (zie wettelijk kader) schrijft voor dat het algemeen bestuur de accountant aanwijst. Om een efficiënte en deskundige besluitvorming te bewerkstelligen, is een selectiecommissie samengesteld. De commissie bestaat uit de volgende leden: Leden van de selectie- en beoordelingscommissie: De heer J. Jansen, lid van het algemeen bestuur De heer J. Verwey. lid van het algemeen bestuur De heer J. Kromwijk, portefeuillehouder Financiën, lid van het college (voorzitter commissie) De heer H. Dankaart, hoofd afdeling Managementondersteuning/concerncontroller De heer H. van der Moolen, hoofd afdeling Administratie De commissie is bijgestaan door de inkoopcoördinator de heer T. Bruno De selectie en beoordelingscommissie heeft als taak de offertes te beoordelen conform de eisen en wensen in het aanbestedingsdocument (Beschrijvend Document) en op basis hiervan te adviseren welk accountantskantoor de opdracht krijgt. Wettelijk kader In de Waterschapswet (artikel 109) is aangegeven dat de accountantscontrole het instrument is van het algemeen bestuur om het college te controleren op de uitvoering van de bij mandaat opgedragen taken. Het algemeen bestuur is derhalve het aangewezen orgaan om de accountant aan te wijzen. Conform de Controleverordening Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (artikel 3, eerste lid) wordt de accountantscontrole opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant. In artikel 3, tweede lid, van deze verordening is vastgelegd dat het dagelijks bestuur in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voorbereidt. Als uitwerking hiervan zijn, de heren Jansen en Verwey van het algemeen bestuur en de heer J. Kromwijk portefeuille houder financiën opgenomen in de selectiecommissie. Gehanteerde werkwijze De selectiecommissie heeft op 27 februari 2014 het opgestelde Beschrijvende Document en het daarbij behorende programma van eisen (inclusief gunnings- en wegingscriteria) vastgesteld. De gunning vindt plaats op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (emvi). In dit gunningscriterium is naast de prijs ook de kwaliteit van belang. Door de selectiecommissie zijn een vijftal partijen geselecteerd die geschikt worden geacht om de onderhavige opdracht kwalitatief goed uit te kunnen voeren. De commissie heeft naast de grotere accountantskantoren ook kleinere kantoren uitgenodigd om offerte te doen. Het gaat om de volgende kantoren: - Deloitte Accountants B.V. (Deloitte en huidige contractant) - Ernst & Young 1 - Baker Tilly Berk 1 Ernst & Young heeft de naam van de organisatie in 2013 wereldwijd verandert in EY

6 - Mazars - Flynth De kantoren zijn geselecteerd op basis van bekendheid met de financieringsmethodiek, controlewerkzaamheden en verslaggevingsvraagstukken binnen de sector gemeenten en waterschappen. Hierbij is ook gekeken naar het aanbod van andere diensten naast de jaarrekeningcontrole. Inschrijvingen Tijdens de aanbestedingsprocedure hebben de uitgenodigde partijen de mogelijkheid gehad tot het schriftelijk stellen van vragen. Naar aanleiding van de gestelde vragen heeft De Stichtse Rijnlanden een Nota van Inlichtingen 2 opgesteld en deze geanonimiseerd naar de inschrijvers verstuurd. Mazars heeft uiteindelijk aangegeven dat zij afzien van het inschrijven op de aanbesteding. Voor de uiterste datum van indiening (16 april 2014 om 12:00 uur) heeft een viertal accountantskantoren, te weten Deloitte, Baker Tilly Berk, EY en Flynth via Tenderned een offerte ingediend. Beoordeling inschrijvingen De inschrijvingen zijn op respectievelijk 23 april 2014 en 11 juni 2014 beoordeeld op basis van de gunningsen wegingscriteria zoals opgenomen in het programma van eisen. De gunningscriteria bestaan uit: (a) kwaliteit en (b) prijs. a. Kwaliteit Op het onderdeel kwaliteit kan maximaal 300 punten behaald worden De kwaliteit is verder onderverdeeld in een aantal subcriteria, namelijk: a. visie op de controle aanpak (50 punten) Beoordelingsaspecten: de aanpak van de controle en de wijze waarop wordt gerapporteerd. b. invulling natuurlijke adviesfunctie (125 punten) Beoordelingsaspecten: de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de natuurlijke adviesfunctie. Hieronder wordt onder andere verstaan het gevraagd en ongevraagd informeren en adviseren inzake actuele ontwikkelingen c. samenwerking met het bestuur (125 punten) Beoordelingsaspecten: de rol die het kantoor ziet ten opzichte van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. De zienswijze van de inschrijver op de wijze waarop het algemeen bestuur wordt betrokken bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden en hoe de verantwoording richting het bestuur plaats zal vinden. Ook moet ingegaan worden op de rol richting het management van het waterschap. De punten voor de kwaliteitscriteria zijn toegerekend aan de hand van een ingediende plan van aanpak. Per (sub)criterium is door middel van punten een waardering gegeven. De waardering is per inschrijver opgeteld. De leden van de beoordelingscommissie hebben afzonderlijk van elkaar de kwaliteitscriteria beoordeeld en scoringstabellen ingevuld. Om niet beïnvloed te worden door de geoffreerde prijzen zijn deze onder de hoede van de inkoopadviseur gebleven en pas vrijgegeven na de kwalitatieve beoordeling. Alle inschrijvers zijn op 11 juni 2014 uitgenodigd om een presentatie te geven over hun inschrijving. Ter verificatie van de gedane inschrijving hebben de inschrijver een presentatie gegeven. b. Prijs Op het onderdeel prijs kan maximaal 200 punten worden behaald. De volgende onderverdeling is hierbij aangebracht: - Vaste prijs per contractjaar (100 punten) De vaste prijs betreft de jaarlijks terugkerende werkzaamheden in het kader van de certificerende functie (jaarrekening) en natuurlijke adviesfunctie. 2 In de Nota van Inlichtingen neemt de aanbestedende dienst de vragen op die schriftelijk of mondeling zijn gesteld ter verduidelijking van de opdracht. De gestelde vragen worden tevens beantwoord in de Nota van Inlichtingen

7 - Maximum uurtarieven (100 punten) Betreft tarieven die gehanteerd worden bij het uitvoeren van aanvullende/incidentele opdrachten en het geven van specifieke accountantsverklaringen voor projecten. UITKOMST BEOORDELING EN ADVIES Criterium kwaliteit De visie op de samenwerking met het bestuur (subcriterium) en de visie op de controle aanpak (subcriterium) is door EY als beste in het plan van aanpak beschreven. Ook heeft EY beide visies in de presentatie als beste uitgedragen. De wijze waarop invulling wordt gegeven van de natuurlijke adviesfunctie (subcriterium) is door Flynth, EY en Baker Tilly Berk beter beschreven dan door Deloitte. Dit verschil was ook te zien in de presentaties en in de beantwoording op de vooraf geformuleerde vragen van de commissie. Per saldo (237,50 punten) scoort EY op het kwaliteitsaspect het hoogst van alle inschrijvers (zie tabel onder). Tabel: scores in punten Inschrijvers Vaste prijs Controle Uurtarief specifieke werkzaamheden Plan van Aanpak Totaal Uitslag Deloitte 86,67 83,92 80,63 251,22 4 Ernst & Young (EY) 65,00 78,57 237,50 381,07 1 Baker Tilly Berk 78,00 96,57 108,75 283,32 3 Flynth 100,00 96,73 135,63 332,36 2 Mazars n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. Criterium prijs Op het criterium prijs en uurtarief hebben Flynth, Baker Tilly Berk en Deloitte een betere score dan EY. De op basis van de beoordeling tot stand gekomen totaalscore (381,07 punten) heeft bij de selectiecommissie tot de conclusie geleid dat EY als economisch meest voordelige inschrijver (emvi) uit de bus komt. De commissie adviseert het algemeen bestuur over te gaan tot gunning van de opdracht aan EY. Dit advies wordt geformaliseerd tot besluit bij ondertekening door de opdrachtgever. In dit verband valt nog te vermelden dat de meeste inschrijvers hebben aangegeven in hoeverre zij Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) in hun organisaties geborgd hebben. Aangezien geen wettelijke duurzaamheidscriteria zijn opgesteld door het Ministerie van Economische zaken, Landbouw en Innovatie (AgentschapNL), is het duurzaamheidsaspect door de selectiecommissie niet meegenomen als gunningscriterium. Er zijn dan ook geen punten toegekend. FINANCIËLE CONSEQUENTIES De kosten die gemoeid zijn met de uitvoering van de interimcontrole en jaarrekeningcontrole bedragen op basis van de aanbieding van EY voor ons waterschap op jaarbasis voor het boekjaar ,-- (inclusief btw). In de begroting 2015 is rekening met dit bedrag gehouden. UITVOERING Na de gunning van de accountantscontrole aan EY worden de andere inschrijvers hiervan op de hoogte gesteld. Deze inschrijvers hebben hierna 20 kalenderdagen de mogelijkheid tot het maken van bezwaar (Alcateltermijn) tegen het voornemen om de opdracht aan EY te gunnen. Na het verstrijken van de bezwaartermijn en de eventuele afdoening van bezwaren, zal de definitieve gunning uiterlijk half oktober 2014 plaatsvinden. De looptijd van de overeenkomst zal in eerste instantie een periode kennen van twee jaar, met tweemaal een optie tot verlenging van 1 jaar. In het geval dat de opties doorgang vinden dan heeft de looptijd van de overeenkomst betrekking op de boekjaren 2015 tot en met

8 Met vriendelijk groet, De selectiecommissie