Raadsvoorstel blad : 1 van 7

Transcriptie

1 Raadsvoorstel blad : 1 van 7 Aan de raad van de gemeente IJsselstein Datum Zaaknummer : 5 februari 2018 Blad Programma Cluster Portefeuillehouder: Informatie bij /tel.nr. Evaluatiedatum Bestuur en organisatie Bestuur mr. P.J.M. van Domburg H. Khairouni h.khairouni@ijsselstein.nl/1817 n.v.t. 1 van 2 Onderwerp Wijzigen van artikel 3 lid 1 van het Reglement op het Audit Committee Samenvatting Op grond van de Controleverordening gemeente IJsselstein 2007 bestaat er een Audit Committee (AC) die uw raad assisteert en adviseert over de taken en bevoegdheden voortvloeiende uit de Controleverordening en de daaraan gerelateerde wet- en regelgeving. Verdere uitwerking van deze verordening is geregeld is het Reglement op het Audit Committee Het Audit Committee bestaat momenteel uit vijf raadsleden welke worden benoemd en ontslagen door de raad. Nu is het zo dat alleen raadsleden als lid van het AC door uw raad benoemd kunnen worden. Dit terwijl ook onder commissieleden, geen raadslid zijnde, geschikte kandidaten aanwezig (kunnen) zijn die hun (financieel technische) kennis in willen zetten. Door de mogelijkheid om ook commissieleden te benoemen als lid van het Audit Committee kan de werkbelasting/druk van fracties beter verdeeld worden en is het voor alle fracties (nog) beter mogelijk te participeren in het AC. Gelet hierop wordt u voorgesteld om het vigerende artikel 3 lid 1 van het Reglement op het Audit Committee 2007 te wijzigen in: Inleiding Op grond van de Controleverordening gemeente IJsselstein 2007 bestaat er een Audit Committee die uw raad assisteert en adviseert over de taken en bevoegdheden voortvloeiende uit de Controleverordening en de daaraan gerelateerde wet- en regelgeving. In het Reglement zijn o.a. het takenpakket en de rol van het Audit Committee aangegeven, de samenstelling van het Audit Committee en de afspraken rondom de te houden vergaderingen. Het Audit Committee bestaat uit vijf raadsleden welke worden benoemd en ontslagen door de raad. In de AC vergadering van 23 januari 2018 heeft het AC besloten om uw raad voor te stellen het lidmaatschap van het AC te verruimen met de mogelijkheid ook commissieleden, geen raadslid zijnde als AC lid te benoemen. In de raadsvergadering van 1 februari jl. heeft de voorzitter van het AC deze wijziging mondeling aangekondigd. Nu is het zo dat alleen raadsleden als lid van het AC door uw raad benoemd kunnen worden. Dit terwijl ook onder commissieleden, geen raadslid zijnde, geschikte kandidaten aanwezig (kunnen) zijn die hun kennis in willen zetten op financieel technisch gebied. Hierdoor kan de werkbelasting/druk van

2 fracties beter verdeeld worden en is het voor alle fracties (nog) beter mogelijk te participeren in het AC. Gelet op bovengenoemde stelt het Audit Committee u voor om artikel 3 lid 1 als volgt te wijzigen: Vervolgens wordt u uitgenodigd daarover een besluit te nemen.

3 Raadsvoorstel Voorstel Artikel 3 lid 1 van het Reglement op het Audit Committee 2007 te wijzigen in: Hoogachtend, PRESIDIUM VAN IJSSELSTEIN De griffier de burgemeester A.J.O. van Kooij mr. P.J.M van Domburg Bijlage: Vigerend Reglement op het Audit Committee 2007

4 Raadsbesluit De raad van de gemeente IJsselstein; Gelet op de Controleverordening van de gemeente IJsselstein ex artikel 213 Gemeentewet Gelet op artikel 3 lid 1 van het Reglement op het Audit Committee 2007 Gelezen het voorstel van het presidium van 30 januari 2018, zaaknummer BESLUIT: Artikel 3 lid 1 van het Reglement op het Audit Committee 2007 te wijzigen in: Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 8 maart A.J.O, van Kooij mbxp.j.m. van Domburg

5 Reglement op het Audit Committee 2007 Artikel 1 1. Er bestaat op grond van de Controleverordening een Audit Committee dat fungeert als afstemmings-,coördinerend en adviserend orgaan. 2. Het Audit Committee is een commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet. Artikel 2 Het Audit Committee heeft als taak de raad te assisteren en te adviseren inzake de taken en bevoegdheden van de raad voortvloeiende uit de controleverordening en alle daarmee gerelateerde wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt daartoe : 1. het bijstaan van de raad in het vervullen van zijn verantwoordelijkheden op het gebied van waarderingsgrondslagen en/of controlerichtlijnen en het aangeven van de gevolgen bij gebruik van alternatieve waarderingsgrondslagen danwel wijzigingen in de regelgeving; 2. het toezicht op de omgevingsrisico s en de vertaling hiervan naar de gemeenteraad; 3. toezicht houden of binnen de gemeente de interne beheersingsmaatregelen (verslaggeving en de rechtmatigheid van het financiële beheer) in opzet aanwezig zijn en of zij effectief functioneren; 4. de benoeming van de externe accountant, het vaststellen van het bij diens werkzaamheden passende budget en het toezicht op het functioneren van de accountant; 5 de raad adviseren over de reikwijdte c.q. speerpunten van de accountantscontrole en - rapportage; 6. het verstrekken van de opdracht aan de accountant tot het verrichten van overige specifieke advies- en controlewerkzaamheden. 7. de bijzondere onderzoeken ex artikel 155a Gemeentewet afstemmen op de accountantscontrole, de onderzoeken ex artikel 213a Gemeentewet en de rekenkamercommissie; 8. toezicht houden op de jaarrekening en de raad adviseren de jaarrekening wel of niet vast te stellen; 9. de raad voorzien van een Audit-letter (waarin zij hem deelgenoot maakt van belangwekkende zaken of ontwikkelingen op het gebied van de verslaggeving, de interne beheersing, de naleving van wet- en regelgeving en andere zaken die voor de invulling van de controlerende rol van de raad van belang kunnen worden geacht). Artikel 3 1. Het Audit Committee bestaat uit vijf raadsleden welke worden benoemd en ontslagen door de raad. 2. De zittingsduur van de leden van het Audit Committee loopt gelijk met de zittingsduur van de raad. 3. In tussentijds ontstane vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien. 4. De griffier is secretaris van het Audit Committee en draagt in die hoedanigheid primair zorg voor de procesmatige en facilitaire ondersteuning daarvan. 5. De concern-controller is vaste adviseur van het Audit Committee en woont de vergaderingen alszodanig bij;

6 6. Het Audit Committee kan zich voorts laten bijstaan door de wethouder van Financiën, de gemeentesecretaris, en/of de onder zijn verantwoordelijkheid vallende ambtenaren. 7. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en het Audit Committee. 8. De voorzitter van de rekenkamercommissie ontvangt de agenda en vergaderstukken van het Audit Committee en kan, gevraagd of ongevraagd, de vergaderingen als toehoorder bijwonen; Artikel 4 Het Audit Committee kiest uit haar midden een voorzitter welke belast is met de organisatie van het Committee en het leiden van de vergaderingen; Artikel 5 1. Het Audit Committee vergadert ten minste vijf maal per jaar op basis van een vergaderschema dat door haar opgesteld wordt aan de hand van de jaarlijkse cyclus van Planning en Control en voorts zo dikwijls de voorzitter of tenminste drie leden van het Audit Committee, met opgaaf van redenen, dit nodig achten. 2. a. De voorzitter belegt de vergaderingen en zorgt dat ieder lid tenminste vijf werkdagen voor het houden van een vergadering schriftelijk wordt opgeroepen. b. In de oproepingsbrief worden zoveel mogelijk de te behandelen onderwerpen vermeld. 3. De stukken, die betrekking hebben op een uitgeschreven vergadering van het Audit Committee, worden zoveel als mogelijk aan de leden toegestuurd. In uitzonderlijke gevallen liggen ze vanaf het tijdstip van de verzending van de oproepingsbrieven op het stadhuis voor de leden ter inzage. Artikel 6 De vergaderingen worden uitsluitend gehouden indien tenminste drie leden aanwezig zijn. Artikel 7 1. De vergaderingen van het Audit Committee vinden in beslotenheid plaats. 2. De voorzitter van het Audit Committee kan op grond van een belang, als bedoeld in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur omtrent het in een vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het Audit Committee worden overgelegd geheimhouding opleggen. Daarvan wordt in de verslaglegging als bedoeld in artikel 2, lid 4 en op de stukken melding gemaakt. 3. Geheimhouding omtrent het in een vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. 4. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat het Audit Committee haar opheft. 5. De onder 2 bedoelde geheimhouding kan ook worden opgelegd door de voorzitter van het Audit Committee, ten aanzien van stukken die aan het Audit Committee worden overgelegd. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

7 6. De onder 3 bedoelde geheimhouding wordt in acht genomen totdat degene die de verplichting heeft opgelegd, danwel bij meerderheid van stemmen het Audit Committee, haar opheft. 7. Indien het Audit Committee zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad of het college heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad of het college haar opheft. Artikel 8 1. Aan het Audit Committee wordt gevraagd en ongevraagd alle schriftelijke en mondelinge informatie verstrekt die zij op grond van haar werkzaamheden nodig heeft. 2. Het college draagt er zorg voor dat collegeleden en de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. Artikel 9 1. Van het besprokene ter vergadering wordt een beknopt verslag, onder verantwoordelijkheid van de griffier, opgesteld. Dit wordt aan de leden van het Audit Committee toegezonden. 2. Van het besprokene waarin geheimhouding is opgelegd wordt een apart verslag opgemaakt en gelden de bepalingen zoals genoemd in artikel 7 van dit reglement. 3. Vaststelling van het verslag geschiedt in de eerstvolgende vergadering van het Audit Committee. 4. Na vaststelling hiervan, als genoemd in lid 3, vindt toezending plaats aan de raad. Artikel Dit reglement kan worden aangehaald als het Reglement op het Audit Committee 2007; 2. Zij treedt in werking acht dagen na publicatie in het gemeenteblad. Artikel 11 Het besluit van 10 november 2005 tot vaststelling van het Reglement op het Audit Committee 2005 wordt ingetrokken. II. Over te gaan tot: a. Ontslag van de heren R.P.A.M. Meijne, J. Kromwijk en T. Wedda en b. Benoeming van vijf raadsleden in het Audit Committee. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein gehouden op 14 december 2006.