ONTWERP-RAADSVOORSTEL VAN BenW AAN DE RAAD VOOR

Transcriptie

1 ONTWERP-RAADSVOORSTEL VAN BenW AAN DE RAAD VOOR OPSTELLER VOORSTEL: A. Buwalda AFDELING: AJZ PORTEFEUILLEHOUDER: M.C.M. Waanders Agendapunt: No. /2012 Dokkum, ONDERWERP: inkoop- en aanbestedingsbeleid SAMENVATTING: De gemeenten Tytsjerksteradiel, Achtkarspelen, Dantumadiel, Dongeradiel, Ferwerderadiel en Kollumerland hebben samengewerkt aan een nieuw gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. Gevraagd wordt aan de raad om dit gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsbeleid vast te stellen. Gemeente Dongeradeel zal structureel afwijken van de vastgestelde en voor enkelvoudig onderhands aanbesteden. De redenen om af te wijken worden bij de inhoudelijke toelichting verwerkt. De raad wordt gevraagd om in te stemmen met deze structurele afwijking. Aan de gemeenteraad, INHOUDELIJKE TOELICHTING (waaronder beoogde doelen en/of maatschappelijke effecten) De gemeenten Tytsjerksteradiel, Achtkarspelen, Dantumadiel, Dongeradiel, Ferwerderadiel en Kollumerland werken samen aan een nieuw gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. In ANNO verband is een bijeenkomst geweest waarbij de wens door het regionale bedrijfsleven is uitgesproken om een éénduidig inkoopbeleid in de regio te hanteren. Het is uniek en bijzonder te noemen dat 6 noord oost Friese gemeenten gezamenlijk gekomen zijn tot één inkoop- en aanbestedingsbeleid. We kiezen er heel bewust voor om dit in gezamenlijkheid met de deelnemende gemeenten op te pakken. Hiermee wordt een signaal aan de markt gegeven dat wij als gemeenten het belangrijk vinden om voor ondernemers in de regio transparant te zijn. Bovendien behalen we met een uniform inkoopbeleid als gemeenten onderling een efficiëntieslag en benutten we de voordelen van expertise en schaal optimaal Daarnaast is er voor iedere gemeente afzonderlijk de noodzaak om het huidige beleid te herzien. Het huidige beleid voldoet niet meer aan de huidige ontwikkelingen op zowel regelgeving als inkooptechnisch gebied. Pagina 1 van 5

2 Voor gemeenten is het belangrijk om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt de gemeente om een doelmatig inkoper te zijn. Het draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten. Daarbij denken we ook aan efficiënte en innovatieve oplossingen. Van belang is dat een nieuw beleid niet slechts vastgesteld wordt, maar uiteindelijk door alle lagen binnen de gemeenten gedragen (en uitgedragen) wordt en de basis voor professioneel inkopen vormt. Het gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is bedoeld voor burgemeester, wethouder, raadsleden en gemeenteambtenaren die op welke manier dan ook ( beleidsmatig, beheersmatig, controlematig) te maken hebben met inkoop en aanbesteding. Daarnaast zorgt het ervoor dat ook derden op de hoogte zijn van de doelstellingen, uitgangspunten en procedures die de gemeente bij haar inkopen hanteert. Inkoop- en aanbestedingsbeleid Een paar onderdelen van het beleidsstuk worden nader toegelicht. Voordelen voor het MKB Het MKB heeft veel invloed uitgeoefend op de nieuwe Aanbestedingswet. Het nieuwe beleid biedt mogelijkheden om de werken, leveringen en diensten door regionale bedrijven te laten uitvoeren, uiteraard voor zover deze bedrijven dat kunnen en past binnen de huidige en toekomstige wet- en regelgeving. Dit kan een gunstige invloed hebben op de werkgelegenheid. Drempelbedragen De nieuwe Aanbestedingswet geeft, in de Gids Proportionaliteit, richting aan de en die mogen worden toegepast voor aanbestedingen onder de Europese drempel. De in het inkoopbeleid vastgestelde en zijn: voor werken mag tot ,- enkelvoudig en tot ,- meervoudig onderhands worden aanbesteed. Voor leveringen en diensten mag tot ,- enkelvoudig en tot het Europese (momenteel ,-) meervoudig onderhands worden aanbesteed. De redenen waarom de gemeente Dongeradeel wenst af te wijken van bovenstaande enkelvoudig onderhandse en zijn: 1. De enkelvoudig onderhandse procedure wordt vaak toegepast bij opdrachten met geringe waarde. De gemeente Dongeradeel vindt bedragen van (leveringen en diensten) en (werken) niet gering. 2. Lage drempelwaarde betekent eerder meerdere bedrijven een offerteaanvraag sturen. Hierdoor wordt een betere prijs/ kwaliteit verkregen en wordt doelmatig met publieke gelden omgegaan. 3. Lokale ondernemers worden eerder betrokken bij inkopen/ aanbestedingen (concurrentiestelling). 4. Gemeente is transparant, plaatst de aanbestedingen en daaraan gekoppelde gunning op de website. 5. Minder risico van belangenverstrengeling bij te innige band met één leverancier (integriteit). Hoe hoger het voor enkelvoudig onderhands aanbesteden, hoe vaker 1:1 gegund mag worden. Betekent in de praktijk dat het mogelijk is dat één leverancier de opdrachten krijgt, gezien de goede relatie welke opgebouwd is in het verleden. Er is dan sprake van subjectiviteit en niet meer van objectiviteit vanuit de zijde van de opdrachtgever. Dit principe is in strijd met de beginselen van de aanbestedingswet. 6. Lage en zullen de juridische risico s reduceren. Door meerdere ondernemers een offerteaanvraag te sturen wordt vooraf al nagedacht over de motiveringsplicht t.a.v. de selectiecriteria, programma van eisen en gunningcriteria. Dit betekent dat de basis is gelegd voor een goede motivatie voor een later te maken keuze. Bij hoge en zal gemotiveerd aan moeten worden gegeven waarom leverancier A wel en B niet. Deze motiveringsplicht zal op basis van prestaties en niet op basis van subjectieve criteria (relatie) moeten plaatsvinden. Aangezien nog geen van de deelnemende gemeenten leveranciersmanagement heeft geïmplementeerd in de eigen organisatie zal dit vooralsnog een probleem gaan worden deze motiveringsplicht. Pagina 2 van 5

3 Voorgestelde en gemeente Dongeradeel: Enkelvoudig onderhands Meervoudig onderhands Werken Tot Tot Dienst/levering Tot Tot Europees Nationaal (nietopenbaar of openbaar) Tot Europees n.v.t. Europees aanbesteden Vanaf Europees Vanaf Europees De door de gemeente Dongeradeel gehanteerde en zijn ook besproken en nader toegelicht met de directeur van MKB Noord. De in dit voorstel genoemde redenen liggen daaraan ten grondslag en daar kon de directeur van MKB Noord zich in vinden Social Return Met het toepassen van Social Return wordt geprobeerd tijdens inkooptrajecten afspraken te maken met opdrachtnemers over het bieden van werkgelegenheid en werkervaringsplaatsen aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Social Return wordt toegepast bij leveringen en diensten met een geraamde waarde (exclusief BTW) boven ,- en werken boven ,-. De wijze van toepassing is vastgelegd in de Leidraad Social Return, die nog in de ambtelijke werkgroep moet worden behandeld. Naast genoemde werkwijze kan bij iedere opdracht worden nagedacht of de sociale werkvoorziening (een deel van) de opdracht kan uitvoeren. Duurzaam Inkopen De VNG heeft met het Rijk afgesproken dat gemeenten 75% duurzaam zullen inkopen vanaf Vanaf 2015 geldt een percentage van 100%. Dit betekent dat de gemeenten bij iedere inkoop duurzaamheidscriteria moeten meenemen in elk inkooptraject. In het beleidsstuk wordt aangegeven hoe invulling gegeven kan worden aan duurzaam inkopen. Dit is nader uitgewerkt in de Leidraad Duurzaam Inkopen, die nog door de ambtelijke werkgroep moet worden behandeld. De rol van de gemeenteraad In de ambtelijke werkgroep is geconstateerd dat het college de bevoegdheid heeft om inkoopbeleid vast te stellen. De Gemeente Dongeradeel wijkt hiervan af en heeft besloten het inkoop- en aanbestedingsbeleid ook ter besluitvorming aan te bieden aan de gemeenteraad in Dongeradeel. Procedurele aspecten en borging van de uitvoering Na instemming van de colleges en de gemeenteraad in Dongeradeel met het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid zullen een aantal zaken nader geregeld moeten worden. Het gaat dan onder andere om het opstellen van een handboek, het definitief maken van de leidraden Social Return en Duurzaam Inkopen. Er wordt naar gestreefd om deze zaken voor juli 2013 gereed te hebben. Algemene Inkoopvoorwaarden VNG Onze gemeente hanteert eigen inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten. Toepassen van eigen inkoopvoorwaarden is vanwege het veiligstellen van de belangen van de gemeente gewenst. Door de VNG zijn in 2012 de Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten ontwikkeld. De uitgangspunten van het model zijn gekozen na afweging van zowel de belangen van gemeenten als het bedrijfsleven. Doel van het model is het verminderen van vragen en onderhandelingen tussen gemeenten en bedrijfsleven. Dit leidt tot een lastenverlichting. Voorgesteld wordt om dit model algemene voorwaarden toe te passen voor leveringen en diensten. Door de uniformiteit van toepassing van deze voorwaarden door alle gemeente in de regio wordt het inschrijven door opdrachtnemers eenvoudiger. De model voorwaarden zijn in de bijlage opgenomen. Pagina 3 van 5

4 Communicatie Nadat door de colleges van de deelnemende gemeenten is ingestemd met het beleidsstuk, kan hierover op een aantal manieren worden gecommuniceerd. Website Voorgesteld om het beleidsstuk op te nemen op de website van de gemeente, nadat de gemeenteraad het beleidsstuk heeft vastgesteld. Het beleid is dan voor bedrijven eenvoudig benaderbaar. Tevens zal het inkoopbeleid op onder het thema werken plaatsen. Advertentiepagina Voorgesteld wordt om op de reguliere advertentiepagina informatie te verstrekken over het nieuwe inkoopen aanbestedingsbeleid. Ondernemersverenigingen Dongeradeel. Voorgesteld wordt om de ondernemersverenigingen in onze gemeente het beleidsstuk toe te sturen en in de reguliere overleggen met de gemeente te informeren over het nieuwe beleid. Social Media Social Media zullen worden ingezet met een verwijzing naar de websites om het nieuwe beleid onder de aandacht te brengen. EVENTUELE VOORKEURSVARIANT BURGEMEESTER & WETHOUDERS FINANCIELE CONSEQUENTIES RISICO'S (Wat zijn de risico's t.a.v. het te bereiken (project)resultaat, de planning, de te leveren prestaties, het proces, financieel, juridisch etc.?) INSPRAAK ADVISERING opiniërende raad Pagina 4 van 5

5 De raad van de gemeente Dongeradeel; overwegende, gelezen het voorstel van gelet op het bepaalde in b e s l u i t : Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Dongeradeel van De griffier, De voorzitter, A.J. Folbert M.C.M. Waanders Datum afkondiging: Datum inwerkingtreding besluit: Pagina 5 van 5