Onderwerp: Voorstel tot vaststelling Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2013 gemeenten Boxmeer en Sint Anthonis.

Transcriptie

1 Gemeente Boxmeer Onderwerp: Voorstel tot vaststelling Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2013 gemeenten Boxmeer en Sint Anthonis. Nummer: 9d. AAN de Raad van de gemeente Boxmeer Boxmeer, 10 december 2013 Aanleiding Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Dit betekent dat het inkoop en aanbestedingsbeleid uit 2008 in lijn gebracht moet worden met dit wettelijk kader. Gevraagd besluit: - Nota inkoopbeleid Vijf gemeenten Land van Cuijk 2008 in te trekken. - Het besluit aanpassing drempelbedragen van in te trekken. - De nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2013 gemeenten Boxmeer en Sint Anthonis vast te stellen. Nadere toelichting De beleidsnotitie is het kader voor inkoop en aanbesteding. Binnen de gemeente Boxmeer is bewust gekozen voor een centraal gecoördineerde inkoopfunctie. Dit past binnen de filosofie van integraal management. Hierbij geldt: - Gemeenteraad stelt het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid vast; - Het college van Burgemeester en Wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en stelt het inkoop- en aanbestedingsproces en de algemene inkoopvoorwaarden vast; - Inkoop en aanbesteding wordt uitgevoerd door (of in opdracht van) de verantwoordelijke afdeling; Het inkoopbeleid- en aanbestedingsbeleid van 2008 is niet strijdig met de Aanbestedingswet 2012 maar is wel verouderd op onderdelen. Daarnaast wordt in de wet veel voorgeschreven, waarmee de beleidsvrijheid is beperkt. Politieke thema s Het nieuwe beleid helpt ons in het streven naar een rechtmatige en doelmatige inkooppraktijk. Het zorgt daarnaast voor een juiste inbedding van de actuele politieke thema s. Duurzaamheid, Sociaal-maatschappelijke betrokkenheid en het Stimuleren van de lokale werkgelegenheid en economie. Professioneel opdrachtgever De gemeente Boxmeer wil een professioneel opdrachtgever zijn. Het bereiken van dat hogere doel kan alleen als de kaders (spelregels) op onderdelen worden aangescherpt en duidelijker worden neergezet. Daarbij is als uitgangspunt het VNG Model inkoopbeleid gebruikt. Dit zorgt voor uniformiteit richting bedrijven en inkoopsamenwerking met andere partijen. In het VNG model staan naast de kaders ook veel zaken opgenomen die betrekking hebben op de uitvoering. Het gaat dan bijvoorbeeld om informatie over de uitvoering van O-ID/2013/1151 / RIS

2 het inkoopproces en de inkoopvoorwaarden. Dit zijn onderwerpen die door het college worden vastgesteld en zijn daarom niet opgenomen in het nieuwe inkoopbeleid. Belang: Een geactualiseerd Inkoop- en Aanbestedingsbeleid waarbij balans is tussen de nieuwe regelgeving, de gestelde criteria en het belang van lokale en regionale bedrijven. Doeltreffendheid/ doelmatigheid Centrale vraag: Hoe zorgen we ervoor dat gemeente Boxmeer een professioneel opdrachtgever kan zijn? Beoogd maatschappelijk resultaat: Uniformiteit richting bedrijven. Dat is belangrijk om maximale concurrentie te bewerkstelligen en de administratieve lasten zo laag mogelijk te houden. Alternatieven en afwegingen Alternatief is het huidige beleid van 2008 te blijven hanteren. We lopen dan het risico dat kaders niet meer aansluiten bij de Aanbestedingswet De wet, de memorie van toelichting en de verhandelingen in het parlement hebben er toe geleid dat er een Gids Proportionaliteit is vastgesteld. De wet en de gids schrijven veel dwingend voor. Door daarnaast het Model VNG te gebruiken als uitgangspunt, wordt uniformiteit nagestreefd en dat geeft transparantie in het proces. Nieuwe kaders: Beleid over innovatie is toegevoegd om het betrekken van de lokale en regionale markt bij aanbestedingen meer te stimuleren. De product en marktanalyse is toegevoegd omdat een markt- of productonderzoek er voor kan zorgen dat onze uitvraag beter aansluit bij wat we willen en wat we uiteindelijk krijgen. De toepassing van Past Performance door middel van leveranciers en contractmanagement zorgt ervoor dat de prestaties van leveranciers worden vastgelegd en kunnen worden ingebracht bij een volgende aanbesteding. Overgenomen kaders: Nota Duurzaam Inkopen 2010 is nog volledig actueel en blijft onveranderd van kracht. Maatschappelijk draagvlak: Steeds meer gemeente hebben het VNG Model inkoopbeleid als uitgangspunt gebruikt bij het opstellen van de spelregels voor inkoop. In Noord Oost Brabant zijn dat alle gemeenten. Wettelijke basis - Aanbestedingswet 2012: de wet- en regelgeving, alsmede de Gidsproportionaliteit vormen een rode draad voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid. - Het VNG Model Inkoopbeleid: is als uitgangspunt gebruikt bij het opstellen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. - Aanbevelingen van onze Accountant (optimaliseren van werkprocessen) zijn meegenomen in het nieuwe beleid. Financiën Er zijn geen financiële consequenties aan dit voorstel verbonden. Afstemming andere projecten / derden Voorafgaande aan de opstelling van het beleid is contact gezocht met de andere gemeentes in het Land van Cuijk. Dit heeft geresulteerd in het feit dat Cuijk, Mill en Grave hierin hun eigen weg gaan. Voorliggende beleidsnotitie is samen met de gemeente Sint Anthonis opgesteld. Gemeenten in het Land van Cuijk en Noord Oost Brabant volgen - pag. 2/5 -

3 wel het VNG Model voor het opstellen van hun beleid. De uitvoeringsregels zijn vastgelegd in een geautomatiseerde inkooptool. Deze zorgt voor: - Een eenduidige manier van inkopen door de hele organisatie - Professionele uitstraling door toepassing huisstijl - Uniforme uitleg en instructie aan alle inkopers - Up-to-date documenten - Juridische waarborgen van het inkoopproces - Automatische dossiervorming in het gemeentelijk documentmanagement systeem. Toetsing accountant: Onze accountant heeft in de Managementletter 2013 al vastgesteld dat het gemeentelijke Inkoop- en Aanbestedingsbeleid is aangepast op de nieuwe aanbestedingswet, en dat de bepalingen van de nieuwe wet hierin juist en volledig zijn opgenomen: Wij constateren dat uw gemeente zich voldoende bewust is van het belang van voldoende bekendheid met regelgeving rondom inkoop en aanbesteding en in het bijzonder de nieuwe aanbestedingswet. Dit blijkt temeer uit het feit dat binnen uw organisatie een 34-tal functionarissen zijn aangewezen welke bevoegd zijn om inkopen te initiëren. Deze functionarissen hebben allen een cursus gevolgd, waarin ook aandacht is besteed aan de nieuwe aanbestedingswet en de gevolgen hiervan. Daarnaast stellen wij vast dat uw gemeente een uniforme en gestructureerde wijze van inkopen en aanbesteden hoog in het vaandel heeft staan, hetgeen wordt gefaciliteerd door middel van een inkooptool waarin een stappenplan, inclusief ondersteunende documenten, rondom het inkoop- en aanbestedingsproces zijn opgenomen. In deze inkooptool worden de gevolgen van de nieuwe aanbestedingswet eveneens benadrukt. Tot slot hebben wij vastgesteld dat het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid reeds is aangepast op de nieuwe aanbestedingswet, en dat de bepalingen van de nieuwe wet hierin juist en volledig zijn opgenomen. Inkoop samenwerking: Inkoopsamenwerking in het Land van Cuijk en de regio Noord Oost Brabant blijft gewaarborgd aangezien alle gemeentes wel hebben gekozen voor het VNG Model. Het gezamenlijk aanbesteden kan dus worden voortgezet. Voorlichting Ons college heeft een folder zakendoen met de gemeente Boxmeer opgesteld. Onze gemeentelijke website is voorzien van een pagina Zakendoen met de gemeente Boxmeer Dezelfde informatie wordt ook uitgezet via onze pagina in het Boxmeers Weekblad. Na vaststelling van dit beleid worden ook deze informatiekanalen geactualiseerd. Intern worden de voorgestelde wijzigingen doormiddel van incompany trainingen gecommuniceerd. Voorstel - Nota inkoopbeleid Vijf gemeenten Land van Cuijk 2008 in te trekken. - Het besluit aanpassing drempelbedragen van in te trekken. - De nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2013 gemeenten Boxmeer en Sint Anthonis, vast te stellen. - Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2013 op de gebruikelijke wijze te publiceren. - pag. 3/5 -

4 Burgemeester en wethouders van Boxmeer, de secretaris, de burgemeester, drs. ir. H.P.M. van de Loo K.W.T. van Soest - pag. 4/5 -

5 Bij het onderwerp: Voorstel tot vaststelling Inkoop en Aanbestedingsbeleid 2013 Horen de volgende bijlagen: 1. Raadsbesluit O-ID/2013/ Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2013 gemeenten Boxmeer en Sint Anthonis O-ID/2013/ Gidsproportionaliteit O-ID/2013/ Aanbestedingswet 2012 O-ID/2013/ pag. 5/5 -