Burgemeester en Wethouders

Transcriptie

1 Burgemeester en Wethouders de raad der gemeente EDE Behandelend ambtenaar Smit, N. Tel.nr. (0318) Verzameling Raadsstukken registratienummer afdeling datum: 2012/ V&R Cie. AZ&M betreft Raad Vaststelling nieuw inkoopbeleid Beslispunten 1. Vast te stellen het inkoopbeleid gemeente Ede 2013; 2. het inkoopbeleid van toepassing te verklaren op alle inkopen van de gemeente per 1 februari Inleiding De gemeente Ede is haar inkoop structureel aan het professionaliseren. Onderdeel daarvan is het aanpassen van het inkoopbeleid. Tot op heden kent de gemeente 2 nota s inkoopbeleid. De kadernota aanbestedingsbeleid werken, specifiek voor werken en de nota inkoopbeleid waar(heen) voor je geld specifiek voor leveringen en diensten. Beide nota s zijn sinds 2005 van toepassing. Vanwege inkoopontwikkelingen binnen de overheid, waaronder de nieuwe Aanbestedingswet welke naar verwachting begin 2013 van toepassing wordt verklaard en een bijbehorende proportionaliteitsgids, is het noodzakelijk om het huidige inkoopbeleid bij te stellen. Echter, ook de politieke wens om de economische en ideële beleidsuitgangspunten meer aandacht te geven in het inkoopbeleid heeft bijgedragen aan aanpassing van het bestaande beleid. Het is zaak om de wet- en regelgeving en de beleidsuitgangspunten goed te vertalen en te ontsluiten binnen de organisatie. In dit hernieuwde inkoopbeleid zijn de kaders vastgelegd waarbinnen de gemeente zal inkopen, uitgaande van de beginselen transparantie, objectiviteit, non-discriminatie, proportionaliteit en best value for money. Ook komt de gemeente met dit inkoopbeleid tegemoet aan de raadsbrede motie van 22 maart 2012, waarin is vastgesteld dat er beleid ten aanzien van Social Return On Investment ontwikkeld wordt. De grootste wijzigingen t.o.v. de huidige beleidsnota s zijn de volgende: Aanpassing drempelbedragen (zie hfst 4 pag.10 inkoopbeleid) De drempelbedragen voor zowel leveringen, diensten als werken waarvoor bepaalde inkoopprocedures gelden zijn aangepast aan de nieuwe aanbestedingswet en de bijbehorende proportionaliteitsgids. Ook sluiten de bedragen aan bij de wens van de regio Food Valley de

2 Blz. 2 drempelbedragen gelijk te trekken. Dit wil zeggen, dat de gemeente voor het aanbesteden van werken meer ruimte krijgt om regionale en kwalitatief goed presterende marktpartijen uit te nodigen voor het doen van een uitvraag, met behoud van de uitgangspunten transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Anderzijds zorgt verruiming van de drempelbedragen voor werken voor een verlaging van administratieve lasten, zowel intern, als bij de markt. Voor leveringen en diensten is er een motivatieplicht toegevoegd, vanaf een bedrag van ,- conform de nieuwe wetgeving. Werken Drempelbedragen excl. BTW: Wijze van aanbesteden: Tot ,- of zeer spoedeisende Enkelvoudig aanbesteden gevallen Van ,- tot ,- Meervoudig onderhands aanbesteden Van ,- tot het vastgestelde Openbaar aanbesteden (met of zonder voorafgaande Europese drempelbedrag* selectie > Het vastgestelde Europese Europees aanbesteden (met of zonder voorgaande selectie) drempelbedrag* *de Europese commissie stelt de drempelbedragen elke 2 jaar opnieuw vast. Leveringen en diensten Drempelbedragen excl. BTW: Wijze van aanbesteden: Tot ,- Enkelvoudig aanbesteden Van ,- tot ,- Meervoudig onderhands aanbesteden Van ,- tot het vastgestelde Openbaar aanbesteden (met of zonder voorafgaande Europese drempelbedrag* selectie), of meervoudig onderhands aanbesteden met voorafgaande motivatie, geaccordeerd door inkoop > Het vastgestelde Europese Europees aanbesteden (met of zonder voorgaande selectie) drempelbedrag* *de Europese commissie stelt de drempelbedragen elke 2 jaar opnieuw vast. Gunningcriterium EMVI, tenzij (zie hfst 4 pag.12 inkoopbeleid). De gemeente hecht grote waarde aan het inkopen tegen de beste kwaliteit/prijs verhouding. Om de kwaliteit meer aandacht te geven bij een uitvraag, is ervoor gekozen om het gunningcriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) tenzij te gebruiken. Dit houdt in dat de inschrijving beoordeeld wordt op diverse kwaliteitsaspecten en de prijs. Dit in tegenstelling tot het gunnen op alleen de laagste prijs. Uitbreiding beleidsuitgangspunten (zie hfst. 3 inkoopbeleid) In de bestaande kadernota voor werken zijn geen beleidsuitgangspunten beschreven. In de nota voor leveringen en diensten zijn deze beperkt opgenomen. In het nieuwe inkoopbeleid zijn beleidsuitgangspunten toegevoegd en uitgebreider beschreven. Zo is er beleid opgesteld aangaande sociaal aanbesteden (Social Return On Investment) mede naar aanleiding van de raadbrede motie om SROI te implementeren, meer mogelijkheid voor regionale marktbenadering, duurzaamheid, proportionaliteit, innovatie en regionale inkoopsamenwerking binnen regio Food Valley. Verruiming groslijst werken (zie hfst 4 pag.11 inkoopbeleid) De gemeente werkt, voor het onderhands uitvragen van werken met een groslijst. De groslijst bestaat uit 2 delen. Deel 1 is een lijst met kwalitatief hoogwaardige marktpartijen die naar tevredenheid (middels beoordeling) een werk hebben uitgevoerd voor de gemeente Ede. Deel 2 is een lijst waarop potentiële marktpartijen staan die zich hebben aangemeld, middels een jaarlijkse openbare selectieprocedure en interesse hebben in het doen van een aanbieding aan de gemeente. Wanneer de gemeente één of meerdere partijen wenst uit te nodigen voor een inschrijving op een werk, wordt een keuze gemaakt uit deze lijsten. De groslijst wordt gehanteerd, om transparant te kunnen zijn bij de keuze van een aannemer. De huidige groslijst is te beperkt, omdat daar alleen partijen op staan die een werk naar tevredenheid hebben uitgevoerd vanaf een bedrag van ,-. In het nieuwe inkoopbeleid wordt het mogelijk meer (regionale) marktpartijen toe te laten treden tot de groslijst doordat er geen bedrag meer wordt gekoppeld aan de eisen om op de groslijst te komen en door ook partijen een aanbieding te laten doen die zich jaarlijks hebben aangemeld. Daarnaast is het in het nieuwe beleid

3 Blz. 3, Behoort bij V.R. 2012/96 mogelijk om marktpartijen die werken opleveren welke niet voldoen aan de gestelde kwaliteit, te verwijderen. Op deze wijze borgen we de kwaliteit in de uitvoering en kunnen we voldoen aan de motivatieplicht welke is opgenomen in de nieuwe Aanbestedingswet. Contractmanagement en beheer (zie hfst. 5 inkoopbeleid) Inkopen gaat niet alleen om het doen van de deal, maar ook om het bewaken van de uitvoering ervan. Daarom is er in het beleid opgenomen dat contracten en leveranciers meer en meer beoordeeld worden en dat er meer oog is voor optimale uitnutting van de afgesloten contracten. Argumenten 1. Gemeentelijke inkoopontwikkelingen (SROI, duurzaamheid, innovatie, gunnen op kwaliteit en prijs) zorgen voor noodzakelijke aanpassingen op het bestaande inkoopbeleid. 2. Externe inkoopontwikkelingen (nieuwe Aanbestedingswet en proportionaliteitsgids) zorgen voor noodzakelijke aanpassingen op het bestaande inkoopbeleid. 3. De professionalisering van inkoop wordt vertaald in het inkoopbeleid, onder meer door contracten leveranciersmanagement. 4. De gemeente Ede wordt als één juridische entiteit gezien en van daaruit is het wenselijk één inkoopbeleid te hebben voor alle inkopen. Aanpak/juridische toetsing Het inkoopbeleid is opgesteld met input vanuit diverse inkoopbetrokkenen en belanghebbenden in de organisatie. Een stuurgroep, bestaande uit verschillende disciplines die gemeenschapsgelden uitgeven en een extern inkoopprofessor hebben het inkoopbeleid goedgekeurd. Het beleid is juridisch getoetst en sluit aan bij de nieuwe Aanbestedingswet. De uitgangspunten zijn grotendeels in overeenstemming met die van de VNG en de collega gemeenten binnen regio Food Valley. Uitvoering Inkooporganisatie Om het inkoopbeleid optimaal uit te voeren is er naast de aanpassing van het inkoopbeleid ook een aanpassing van de inkoop organisatie structuur voorgesteld. Uitgangspunt voor de nieuwe structuur is dat de gemeente beschikt over hoogwaardige inkoopprofessionals, die: kennis hebben van de markt; interne budgethouders en medewerkers adviseren over de beste inkooptactiek; budgethouders en medewerkers ontzorgen door het inkoopproces van begin tot einde te begeleiden en documenten op te stellen; contracten beheren en actie ondernemen richting budgethouders en medewerkers indien noodzakelijk. Het gevolg van deze herziende structuur is een proactieve centrale afdeling inkoop, met functies, taken en competenties die passen bij de uit te voeren taken, waarbij de integraal manager verantwoordelijk blijft voor het optimaal besteden van de gemeenschapsgelden. Het streven is begin 2013 de nieuwe inkoop organisatie ingericht te hebben. Social Return On Investment Als reactie op de raadsbrede motie aangaande SROI streeft de gemeente naar een goede samenwerking tussen werkgevers, gemeenten en alle andere samenwerkingspartners om te komen tot het realiseren van een optimaal resultaat. Een SROI Accountmanager van de gemeente zal het proces voor, tijdens en na de aanbesteding ondersteunen om te komen tot een vloeiend en werkbaar proces, om zo de opdrachtnemer te ondersteunen. Deze Accountmanager zal gedurende het hele proces nauwe contacten houden met alle betrokken partijen. Communicatie Intern Vanaf februari zal het inkoopbeleid via de intranetsite Dinges beschikbaar zijn voor alle medewerkers. In de wekelijkse nieuwsbrief en op het handboek inkoop zal aandacht zijn voor de vaststelling van het beleid. Begin februari worden er inkoopbijeenkomsten georganiseerd over dit inkoopbeleid voor alle medewerkers die op enigerlei wijze betrokken zijn bij het uitgeven van gemeenschapsgelden.

4 Blz. 4 Extern Vanaf februari zal het inkoopbeleid voor marktpartijen beschikbaar zijn via de internetsite van de gemeente. Daarnaast zal er eind februari voor leveranciers binnen de GWW sector een marktdag worden georganiseerd, waarbij het inkoopbeleid wordt besproken. Commissie Het raadsvoorstel wordt aangeboden aan de Agendacommissie, met het verzoek dit te behandelen in de raadscommissie Algemene Zaken & Middelen. Burgemeester en wethouders van Ede, RICHARD WIELINGA de secretaris CEES VAN DER KNAAP de burgemeester Bijlagen: Bestaande drempelbedragen gemeente Ede Concept inkoopbeleid gemeente Ede d.d

5 Blz. 5, Behoort bij V.R. 2012/96 Bijlage: Bestaande drempelbedragen gemeente Ede Werken Aankoopbedrag exclusief BTW tot ,-- Van ,-- tot ,-- van ,-- tot ,-- vanaf ,-- Procedures en aantal op te vragen offertes Meervoudig onderhands aanbesteden, minimaal 3 offertes. Soms enkelvoudige uitnodiging (vooral heel kleine werken en in zeer spoedeisende gevallen). Openbaar aanbesteden (met of zonder voorafgaande selectie. Als er gegronde redenen zijn: meervoudig onderhands. Openbaar aanbesteden (met of zonder voorafgaande selectie) Europees aanbesteden (met of zonder voorgaande selectie) Leveringen en diensten Aankoopbedrag exclusief BTW 1) tot ,-- van ,-- tot ,-- van ,- tot ,-- vanaf ,-- Procedures en aantal op te vragen offertes Enkelvoudige uitnodiging, 1 offerte Meervoudig onderhands aanbesteden, met minimaal 2 offertes Meervoudig onderhands aanbesteden met minimaal 3 offertes of openbaar aanbesteden(met of zonder voorafgaande selectie) Europees aanbesteden (met of zonder voorafgaande selectie)