Uitvoeringsnotitie Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Enschede Versie 1 februari 2014

Transcriptie

1 Uitvoeringsnotitie Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Enschede Versie 1 februari 2014 Per 1 januari 2014 is het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid van kracht. Het beleid is gezamenlijk opgesteld met alle Twentse gemeenten, de Veiligheidsregio Twente en de Regio Twente. Het geeft de kaders en spelregels weer voor het op een rechtmatige wijze inkopen van leveringen, diensten en werken. Daarnaast is uiteengezet hoe inkoop bijdraagt aan het realiseren van organisatiedoelstellingen, zoals duurzaamheid, innovatie en SROI. Het inkoopbeleid is gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde uitvoeringsnotitie is een nadere invulling van het eerder door het college vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid. Medio 2014 wordt door afdeling Inkoop aan iedereen die aan de slag gaat met een inkooptraject een inkoopleidraad ter beschikking gesteld, gebaseerd op deze notitie en het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid. De doelstelling van deze leidraad is om iedereen die aan de slag gaat met een inkooptraject, op een uniforme en transparante wijze door het inkooptraject te leiden. In deze uitvoeringsnotitie wordt met verwijzing naar het hoofdstuk of de paragraaf van het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013, op onderdelen een nadere invulling gegeven aan het desbetreffende hoofdstuk of de paragraaf. De nadere uitwerking, geformuleerd in dit uitvoeringsbeleid, is in principe bindend. Afwijking is slechts mogelijk als hier vanuit proportionaliteits- of doelmatigheidsoverwegingen aanleiding toe is. Contact met de afdeling Inkoop hierover is vereist. Afdeling inkoop is verantwoordelijk voor deze uitvoeringsnotitie. Zij zal zich inspannen om deze actueel te houden en wijzigingsvoorstellen vanuit de organisatie te beoordelen en eventueel door te voeren. Om de kwaliteit van deze uitvoeringsnotitie en de professionaliteit van de inkoop- en aanbestedingspraktijk naar een hoger niveau te tillen, worden opmerking vanuit de organisatie zeer gewaardeerd. Deze opmerkingen kunnen worden gemeld bij één van de inkoopadviseurs of via de mailbox Inkoopbmo@enschede.nl. Daar waar in deze notitie wordt verwezen naar afdeling Inkoop, wordt met betrekking tot de aanbesteding van civiel- en cultuurtechnische werken en aan deze werken gerelateerde diensten en leveranties de eenheid aanbesteden van Stadsingenieurs Enschede bedoeld. Voor alle beleidsmatige aspecten en overige inkopen en wordt hier de afdeling inkoop bedoeld. 1

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 2 Gemeentelijke doelstellingen... 3 Inkoopmelding... 3 Tenderboard... 3 Digitaal aanbesteden... 4 Twentse klachtenregeling... 4 Hoofdstuk 3.2 Uniforme documenten... 4 Hoofdstuk 3.5 Mandaat en volmacht... 5 Hoofdstuk 3.6 Afwijkingsbevoegdheid... 5 Hoofdstuk 3.8 Inwerkingtreding... 6 Hoofdstuk 4.1 Integriteit... 6 Hoofdstuk 4.2 Duurzaam inkopen... 6 Duurzaamheid... 6 Social Return On Investment (SROI)... 6 Werkpakt keurmerk... 7 Infra Werkt... 7 ArbeidspooI Onderhoud Enschede... 8 Hoofdstuk 4.3 Innovatie... 8 Hoofdstuk 5.3 Lokale economie & MKB... 8 Hoofdstuk 5.5 Bepalen van inkoopprocedure (drempelbedragen)... 8 Inkoopplan Hoofdstuk 5.6 Raming en financieel budget Hoofdstuk 6.2 Inkoop in de organisatie

3 Hoofdstuk 2 Gemeentelijke doelstellingen Om de gemeentelijke doelstellingen met betrekking tot doelmatigheid, professionaliteit en proportionaliteit van het inkoopproces te realiseren, dienen een aantal verplichte processtappen te worden doorlopen of procedures te worden toegepast. Deze zijn hieronder weergegeven. Inkoopmelding Om te kunnen borgen dat wordt ingekocht conform het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid, moet voor alle inkopen met een geschatte inkoopwaarde van meer dan ,- (excl. BTW) vooraf een inkoopmelding worden gedaan. Op basis van deze melding zal een inkoopadviseur de inkoopverantwoordelijke een advies geven over de te volgen inkoopprocedure. De inkoopverantwoordelijk wordt geacht dit advies op te volgen. Indien dit niet gebeurd wordt voor eigen risico en bewust een risico gelopen met betrekking tot de rechtmatigheid van de inkoop. De inkoop verantwoordelijke dient na de inkoop een terugmelding te doen over hoe hij om is gegaan met de verschillende aspecten van het inkoopadvies. De inkoopmelding dient te worden gedaan via het Meldpunt Inkoop, dat te vinden is op de intranetsite van afdeling Inkoop. Tenderboard Gemeente Enschede heeft in haar inkoop- en aanbestedingsbeleid een aantal ideële doelstellingen geformuleerd die zij wil bereiken bij inkopen en aanbestedingen. Dit zijn doelstellingen op het gebied van: Social Return (maximale inzet van personen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij opdrachten van gemeente Enschede); Het stimuleren van duurzame oplossingen in opdrachten van gemeente Enschede; Het stimuleren van innovatieve oplossingen in opdrachten van gemeente Enschede; Het MKB vriendelijk inkopen en het stimuleren van lokaal/regionaal ondernemerschap. Om bovenstaande doelstellingen beter te borgen in toekomstige inkooptrajecten heeft gemeente Enschede een Tenderboard. De Tenderboard is een toetsingscommissie van belanghebbenden op de specifieke beleidsonderdelen. Zij beoordelen of de beleidsuitgangspunten en organisatiedoelstellingen voldoende zijn meegenomen en afgewogen in de inkoop- en aanbestedingstrajecten. De volgende inkooptrajecten dienen verplicht bij de Tenderboard te worden aangemeld: Alle inkooptrajecten voor leveringen en diensten boven de Europese aanbestedingsdrempel; Inkooptrajecten voor werken met een geschatte waarde van meer dan ,-; Alle inkooptrajecten die vanwege de aard interessant zijn om deze voor te leggen aan de Tenderboard. Hieronder vallen bijvoorbeeld inkooptrajecten met bijzondere kansen op het gebied van lokaal ondernemerschap en innovatie. Ook inkooptrajecten met meer dan gemiddelde politiek-bestuurlijke gevoeligheid dienen te worden aangemeld bij de Tenderboard. De aanmelding bij de Tenderboard dient te worden gedaan door afdeling Inkoop. Hiertoe dienen de inkoopverantwoordelijke en de inkoopadviseur een uitgangspuntendocument op te stellen. Op basis van dit document vindt in de Tenderboard, in bijzijn van de inkoopverantwoordelijke en de inkoopadviseur, een gesprek plaats over de voorgestelde wijze van inkoop. Op basis van dit gesprek zal de Tenderboard een advies uitbrengen dat in principe bindend is. Indien hiervan, 3

4 door bijvoorbeeld gewijzigde omstandigheden, moet worden afgeweken dient hierover een gemotiveerde terugkoppeling plaats te vinden aan de Tenderboard. Op de Intranet site van afdeling Inkoop is het meest actuele uitgangspuntendocument te downloaden. Digitaal aanbesteden Gemeente Enschede streeft er naar om de administratieve lasten te beperken, bij zowel marktpartijen als de eigen organisatie, door digitaal aan te besteden. In principe dienen alle inkoop- en aanbestedingstrajecten digitaal te worden doorlopen, tenzij dit gezien de aard en de omvang van de in te kopen opdracht niet proportioneel is. Gemeente Enschede maakt gebruik van het digitale aanbestedingsportaal Negometrix. Voor de inkoop en aanbesteding van civiel technische werken kan naast Negometrix gebruik gemaakt worden van Aanbestedingskalender voor het publiceren van de aanbesteding. De afweging met betrekking tot de wijze waarop de procedure wordt doorlopen, dient gemaakt te worden door de inkoopverantwoordelijke in overleg met afdeling Inkoop. Deze afweging vindt plaats tijdens de procedure van de inkoopmelding. Twentse klachtenregeling Gemeente Enschede streeft naar een rechtmatige en doelmatige inkoop. Daarnaast wil gemeente Enschede voor haar inkopen een zo laagdrempelig mogelijke procedure volgen. Dit betekent onder andere, dat het voor ondernemers eenvoudig moet zijn om vragen te stellen of klachten te uiten over een lopende aanbestedingsprocedure. Hiermee wordt onder andere bereikt dat de kwaliteit van de procedure omhoog gaat en de gang naar de rechter zoveel mogelijk wordt beperkt. Bovenstaande is reden dat gemeente Enschede samen met andere Twentse gemeenten een gezamenlijke procedure voor klachtenafhandeling van toepassing heeft verklaard op alle openbare en niet openbare aanbestedingen. Op de Intranetsite van afdeling Inkoop is Het Twents regelement aanbesteden 2013 te downloaden. Hoofdstuk 3.2 Uniforme documenten Voor inkoop en aanbestedingstrajecten bestaan een aantal procedure richtlijnen en documenten. Gedeeltelijk is het toepassen van deze richtlijnen en documenten vastgelegd in actuele wetgeving. In onderstaande tabel is weergegeven welke richtlijnen en documenten in Enschede bij de verschillende procedures moeten worden toegepast. 4

5 Tabel Europese Nationaal openbare Onderhands meervoudig Onderhands Aanbestedingsprocedure procedure 3 offertes enkelvoudig Leveringen en Schriftelijke diensten (excl. Hoofdstuk 2); (excl. Hoofdstuk 2); (excl. hoofdstuk 2); offerte Gids proportionaliteit; Gids proportionaliteit; Gids proportionaliteit; aanvraag; Richtsnoer Levering en Richtsnoer Levering en Richtsnoer Levering en VNG Diensten; Diensten; Diensten; Algemene inkoopvoor- waarden; aanbesteden; aanbesteden; aanbesteden; ARBIT (voor DNR 2011 (bij advies en DNR 2011 (bij advies en DNR 2011 (bij advies en leveringen en architecten diensten); architecten diensten); architecten diensten); diensten op VNG Algemene VNG Algemene VNG Algemene het gebied van inkoopvoorwaarden; inkoopvoorwaarden; inkoopvoorwaarden; ICT). ARBIT (voor leveringen ARBIT (voor leveringen en ARBIT (voor leveringen en diensten op het diensten op het gebied en diensten op het gebied van ICT). van ICT). gebied van ICT). Werken Schriftelijke Bouwkundig (excl. Hoofdstuk 2) (excl. Hoofdstuk 2) (excl. Hoofdstuk 2) offerte Cultuurtechnisch Gids proportionaliteit Gids proportionaliteit Gids proportionaliteit aanvraag (bijv. Civieltechnisch ARW 2012 ARW 2012 ARW 2012 prijsaanvraag bestek, Programma aanbesteden aanbesteden aanbesteden van eisen, UAV 2012 UAV 2012 UAV 2012 etc.); UAV-GC 2005 UAV-GC 2005 UAV-GC 2005 UAV 2012 Hoofdstuk 3.5 Mandaat en volmacht Het is voor de rechtmatigheid van uitgaande correspondentie en opdrachten van groot belang, dat de ondertekening van documenten plaatsvindt door een persoon die hiervoor door het college is gemandateerd. Via de intranetsite van afdeling inkoop is het meest actuele mandaatbesluit te raadplegen. Hoofdstuk 3.6 Afwijkingsbevoegdheid In hoofdstuk 5.5 van deze uitvoeringsnotitie staat een overzicht van de drempelbedragen die worden gehanteerd bij het bepalen van de toe te passen aanbestedingsprocedure. Deze drempelbedragen zijn bindend. Het college van burgemeester en wethouders kan, tot de Europese drempelbedragen in uitzonderlijke gevallen ontheffing verlenen op de te hanteren procedure op basis van tabel en Voor het afwijken van de voorgeschreven procedure dient de inkoopverantwoordelijk in overleg met afdeling Inkoop een ontheffingsformulier in te vullen. Dit ontheffingsformulier dient, naast de relevante reden voor de voorgestelde ontheffing, te zijn voorzien van advies en paraaf van afdeling Inkoop en een paraaf van de betreffende budgethouder. De gemandateerde functionaris neemt op basis van het volledig ingevulde ontheffingsformulier een besluit met betrekking tot het verlenen van de betreffende ontheffing. Via de Intranetsite van afdeling Inkoop is het ontheffingsformulier te downloaden. 5

6 Hoofdstuk 3.8 Inwerkingtreding Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is 13 januari 2014 door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld. Hoofdstuk 4.1 Integriteit De aanbestedingswet kent verplichte uitsluitingsgronden. Bij aanbestedingen boven de Europese drempel is het toepassen van deze uitsluitingsgronden verplicht. Onder de Europese drempel is deze wettelijke verplichting er niet. Gemeente Enschede past deze verplichte uitsluitingsgronden toe bij alle inkopen, met een waarde van zowel boven als onder de Europese drempel. Indien een marktpartij onherroepelijk veroordeeld is voor één van de verplichte uitsluitingsgronden (zoals onder andere het deelnemen aan een criminele organisatie, het plegen van fraude of het witwassen van geld) komt deze partij niet in aanmerking voor een opdracht van gemeente Enschede. Hiervan kan alleen worden afgeweken als: Er een dringende reden is van algemeen belang; De partij voldoende maatregelen heeft genomen om het geschonden vertrouwen te herstellen; Indien uitsluiting niet proportioneel is in relatie tot de tijd die verstreken is sinds het moment van de veroordeling. Indien bovenstaande (mogelijk) aan de orde is, dient altijd contact te worden opgenomen met afdeling Inkoop. Gezamenlijk wordt beoordeeld of er voldoende reden is om de partij toe te laten tot de aanbestedingsprocedure. Hoofdstuk 4.2 Duurzaam inkopen Duurzaamheid Gemeente Enschede streeft er naar om 100% duurzaam in te kopen Om dit te bereiken worden onder andere de volgende aspecten in acht genomen: Bij de product- en marktanalyse, voorafgaand aan het inkooptraject dient de inkoopverantwoordelijke samen met de inkoopadviseur te inventariseren welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden en of deze toepasbaar zijn in de voorgenomen inkoop; In de aanbestedingsstukken en in de te sluiten overeenkomsten worden duurzaamheidscriteria opgenomen conform de, voor de productgroep relevante, criteria documenten opgesteld door Ministerie van Infrastructuur en Milieu 1 ; De Gemeente kiest waar mogelijk en proportioneel om digitaal in te kopen (Eprocurement, gebruik van etc.); Tijdens de contractfase dient de contractmanager de overeengekomen duurzame oplossingen te monitoren. Dit om de duurzame oplossing te kunnen borgen in de eigen organisatie en haar werkwijze. Social Return On Investment (SROI) Gemeente Enschede wil maatschappelijk verantwoord inkopen. Dit uit zich onder andere in het feit dat gemeente Enschede bij voorkeur zaken doet met bedrijven die op een maatschappelijk verantwoorde wijze ondernemen. Bovendien past gemeente Enschede op zoveel mogelijk inkopen Social Return on Investment (SROI) toe. Zij stimuleert daarmee - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten en/of personen met een grote afstand tot het arbeidsproces. 6

7 Gemeente Enschede verplicht in principe alle opdrachtnemers van opdrachten met een waarde boven ,-, om minimaal 5% van de opdrachtwaarde aan SROI voor de bovengenoemde doelgroepen te besteden gedurende de looptijd van de overeenkomst. De inkoopverantwoordelijke dient met betrekking tot de SROI bepaling altijd in overleg te treden met afdeling Inkoop en de branchecoördinator van Werkplein Enschede, om samen te bepalen hoe voor de betreffende inkoop aan de SROI verplichting wordt voldaan. De inkoopverantwoordelijke dient de afspraak met betrekking tot SROI vast te leggen in het inkoopplan. Voor de invulling kan onder andere gebruik worden gemaakt van onderstaande opties: Werkpakt keurmerk Gemeente Enschede stelt het Werkpakt keurmerk beschikbaar aan ondernemers en werkgevers die aan een aantal criteria voldoen. Deze criteria zijn: Ambassadeursrol: het netwerk actief inzetten of beschikbaar stellen aan gemeente, optreden als positieve referent, etc. Betrokkenheid: actief deelnemen aan banenmarkten, ronde tafels, werkbezoeken voor werkzoekenden organiseren, etc. Capaciteit: geplaatste kandidaten uit de doelgroepen, in principe minimaal 5% van de formatie. Jaarlijks wordt getoetst of de gecertificeerde organisaties nog voldoen aan de gestelde criteria. Opdrachtnemers die beschikken over bovengenoemd Werkpakt keurmerk dragen al aantoonbaar bij aan SROI en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Deze opdrachtnemers worden daarom vrijgesteld van bovengenoemde SROI bepaling. Bovendien is een leverancier met een Werkpakt keurmerk voorkeursleverancier van gemeente Enschede. Op de Intranetsite van afdeling Inkoop is de bestektekst Social Return on Investment (SROI) en het Werkpakt keurmerk te downloaden. De actuele lijst met bedrijven die in het bezit zijn van een Werkpakt keurmerk is te raadplegen op Infra Werkt Gemeente Enschede heeft een convenant ondertekend met de Stichting Infra-Werkt. De doelstelling van deze stichting is om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt op te leiden en klaar te stomen voor een plaats op de arbeidsmarkt. Gemeente Enschede heeft zich met het ondertekenen van het convenant verplicht aan de voorkant mensen te leveren aan de Stichting Infra-Werkt en aan de achterkant in haar opdrachten voor civieltechnische werken deze mensen in de gelegenheid te stellen om arbeidservaring op te doen. Voor opdrachten voor civieltechnische werken met een opdrachtwaarde boven de ,- wordt de opdrachtnemer verplicht om 8% van de loonsom van de opdracht te besteden aan de inzet van werknemers van de stichting Infra-Werkt. Op de Intranetsite van afdeling Inkoop is de bestektekst en de Flyer m.b.t. Infra-Werkt te downloaden. 7

8 ArbeidspooI Onderhoud Enschede Onderhoud Enschede heeft een arbeidspool opgezet voor personen met afstand tot de arbeidsmarkt. Deze personen worden door Onderhoud Enschede opgeleid en ingezet voor met name civiel technische werkzaamheden. De doelstelling is om deze mensen werkervaring te laten op doen, om een duurzame uitstroom naar de arbeidsmarkt te bewerkstelligen. Deze pool kan worden gebruikt om invulling te geven aan de SROI verplichting. Hoofdstuk 4.3 Innovatie Gemeente Enschede wil met haar inkopen innovatie stimuleren. Ze wil daar waar mogelijk bedrijven in de gelegenheid stellen om innovatieve oplossingen toe te passen in opdrachten van de gemeente Enschede. Ook wil Gemeente Enschede de procedures van inkoop en aanbesteden verder door ontwikkelen. Hiervoor wordt continue gekeken en beoordeeld of er mogelijk vernieuwende procedures zijn die kunnen leiden naar een beter inkoop resultaat. De intentie is om deze vernieuwde procedures, eventueel als pilot toe te passen bij komende inkooptrajecten. De inkoopadviseur bepaald in overleg met de inkoopverantwoordelijke en eventueel met de accountmanager van Kennispark of er bij een bepaalde op inkoop kansen liggen om innovatie te stimuleren. Bij deze afweging is de inkoopadviseur leidend. In het Inkoopplan dient te worden gemotiveerd waarom innovatie wel of niet wordt toegepast. Voor contracten met een lange doorlooptijd, moet worden gekeken naar de mogelijkheid om innovatie te stimuleren binnen het contract. De doelstelling hierbij is om in de contractfase de leverancier te stimuleren tot optimalisatie van de dienst, c.q. het product en mogelijkheden creëren om vernieuwde toepassingen op oplossingen te faciliteren.. Hoofdstuk 5.3 Lokale economie & MKB Het stimuleren van de lokale/regionale economie en MKB gebeurt door lokale/regionale bedrijven, startende ondernemingen, bedrijven met een Werkpakt keurmerk en MKB bedrijven zo goed mogelijk in de gelegenheid te stellen om in aanmerking te komen voor een opdracht van gemeente Enschede. Dit wordt gerealiseerd door bij onderhandse- en meervoudig onderhandse aanbestedingen deze bedrijven bij voorkeur uit te nodigen. Bij een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure dienen wettelijk gezien minimaal 3 en maximaal 5 bedrijven te worden uitgenodigd. Indien deze partijen in de regio voorhanden zijn nodigt Gemeente Enschede, bij deze procedure,minimaal twee lokale/regionale partijen uit om deel te nemen aan de aanbestedingsprocedure. In 2014 wordt voor een aantal branches een gericht uitnodigingsbeleid geformuleerd. De doelstelling van dit uitnodigingsbeleid is om op een uniforme en transparante wijze te kunnen bepalen, welke partijen worden uitgenodigd bij een onderhandse opdracht of voor een meervoudig onderhandse aanbesteding. Hoofdstuk 5.5 Bepalen van inkoopprocedure (drempelbedragen) Inkoopprocedure Afhankelijk van de aard en omvang van de opdracht moet door de inkoopverantwoordelijke, in afstemming met afdeling inkoop worden bepaald voor welke inkoopprocedure wordt gekozen. De en de gids proportionaliteit kennen hiervoor geen harde grenzen, maar geven aan dat hiervoor moet worden gekeken naar de aard en de omvang van de opdracht. De gids proportionaliteit geeft wel een richting die gebruikt kan worden bij deze afweging. Gemeente Enschede heeft de grenzen voor haar inkopen vastgesteld op de bedragen die staan weergegeven in tabel en

9 Een procedure die valt in de linker kolom van één van beide tabellen kan zonder verdere motivatie worden toegepast (groene zone Gids Proportionaliteit). Indien voor een procedure wordt gekozen die valt in de middelste kolom van tabel of moet in overleg en met toestemming van de afdeling Inkoop een deugdelijk motvering worden opgenomen in de aanbestedingsstukken en het inkoopplan (oranje zone Gids Proportionaliteit.). Procedures die vallen in de rechter kolom van tabel of zijn in principe niet mogelijk (rode zone Gids Proportionaliteit). Indien toch de wens bestaat om deze procedure toe te passen moet een ontheffing worden aangevraagd bij het college van burgemeester en wethouders, volgens de procedure die staat weergegeven bij artikel 3.6 van deze uitvoeringsnotitie. Op de Intranetsite van afdeling Inkoop zijn de Aanbestedingswet en de gids proportionaliteit in te zien. 9

10 Tabel Drempelbedragen voor leveringen en diensten per 1 januari 2014 Leveringen en Diensten Geen motivering voor keuze aanbestedingsprocedure noodzakelijk. (groene zone Gids Proportionaliteit) 1 op 1 Tot ,- Deugdelijke motivatie noodzakelijk waarom voor deze procedure wordt gekozen. Toestemming afdeling Inkoop vereist. Motivatie vastleggen in aanbestedingsdossier. (oranje zone Gids Proportionaliteit) Tussen ,- en ,- Deugdelijke motivatie noodzakelijk waarom voor deze procedure wordt gekozen. Ontheffing op aanbestedingsbeleid is noodzakelijk (zie 3.6) Ontheffing vastleggen in aanbestedingsdossier. (rode zone Gids Proportionaliteit) Boven ,- Meervoudig onderhands Tussen de ,- en de ,- tussen ,- en ,- Onder ,- en boven ,- Nationaal Openbaar Tussen de ,- en de ,- tussen ,- en ,- Onder ,- en boven ,- Europees Boven ,- tussen ,- en ,- Onder ,- Tabel Drempelbedragen voor Werken per 1 januari 2014 Werken Geen motivering voor keuze aanbestedingsprocedure noodzakelijk. (groene zone Gids Proportionaliteit) 1 op 1 Tot ,- Deugdelijke motivatie noodzakelijk waarom voor deze procedure wordt gekozen. Toestemming afdeling Inkoop vereist. Motivatie vastleggen in aanbestedingsdossier. (oranje zone Gids Proportionaliteit) Tussen ,- en ,- Deugdelijke motivatie noodzakelijk waarom voor deze procedure wordt gekozen. Ontheffing op aanbestedingsbeleid is noodzakelijk (zie 3.6) Ontheffing vastleggen in aanbestedingsdossier. (rode zone Gids Proportionaliteit) Boven ,- Meervoudig onderhands Tussen de ,- en de ,- Tussen ,- en ,- en tussen ,- en ,- Onder ,- en boven ,- Nationaal Openbaar Tussen de ,- en de ,- tussen ,- en ,- Onder ,- en boven ,- Europees Boven ,- tussen ,- en ,- Onder ,- 10

11 Inkoopplan Voor alle aanbestedingstrajecten dient door de inkoopverantwoordelijke samen met de inkoopadviseur een inkoopplan te worden opgesteld. In dit inkoopplan dienen alle relevante keuzes die worden gemaakt te worden vastgelegd in het kader van de te volgen aanbestedingsprocedure. Afdeling Inkoop stelt een format op voor een inkoopplan in de vorm van een checklist. Dit format is te vinden op de intranetsite van afdeling Inkoop. Hoofdstuk 5.6 Raming en financieel budget Gemeente Enschede start een inkoop- of aanbestedingsprocedure niet als er geen zekerheid is over het beschikbare budget. Indien een inkoop- of aanbestedingsprocedure wordt doorlopen, dient de intentie te zijn om tot gunning van de opdracht over te gaan. Hoofdstuk 6.2 Inkoop in de organisatie Gemeente Enschede heeft de inkoop zo georganiseerd, dat de persoon van de vak afdeling die een inkoop wenst te doen verantwoordelijk is en gedurende het hele traject verantwoordelijk blijft voor deze inkoop. Afdeling inkoop is verantwoordelijk voor het verder professionaliseren van inkooptrajecten binnen gemeente Enschede. Indien gewenst adviseert en ondersteunt afdeling inkoop de vak afdelingen bij de voorgenomen inkoop. 11