Rapport aan B&W d.d. 25 februari 2013 secretaris J. Boertjes

Transcriptie

1 Openbaar Onderwerp: Aanbesteding Plant- en renovatiewerk groen Rapport aan B&W d.d. 25 februari 2013 secretaris J. Boertjes Paraaf voor akkoord door het hoofd van de afdeling BMO FaZa FiCon Burgerij Grondgebied Portefeuillehouder wethouder E. van de Glind Opmerking secretaris/bestuurder: Besluitvorming college: B W W Akkoord X X X Bespreken Besluit college d.d. 26 maart 2013: conform advies besloten. Beslispunten: 1. De raad voor te stellen het plant- en renovatiewerk van groen, bomen, begraafplaatsen en speelplaatsen rechtstreeks te gunnen aan Permar WS te Ede. 2. Hiertoe een overeenkomst voor de duur van drie jaar met een optionele verlenging van één keer twee jaar aan te gaan met Permar. Is het stuk intern vertrouwelijk? Nee Indien het stuk niet openbaar is, geef dan aan waarom: Reden. Inleiding Om de kwaliteit van de openbare ruimte op orde te houden wordt jaarlijks een integraal groenproject ontwikkeld, aanbesteed en uitgevoerd. Hierbij worden diverse renovatie- en vervangingswerkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van plantsoenen, bomen, begraven, spelen en het herstellen van diverse schades. Tevens zijn de werkzaamheden erop gericht om zoveel mogelijk eerder verzamelde klachten op een efficiënte en effectieve wijze te verhelpen. In het kader van het nieuwe aanbestedingsbeleid van de rijksoverheid dienen dergelijke werken conform de EMVI methode aanbesteed te worden. Het jaarlijks doorlopen van een dergelijk traject is gezien de aard en grootte van het werk inefficiënt. Door het werk in een vijfjarig raambestek aan te besteden wordt er op een doelmatige effectieve wijze aanbesteed. Geadviseerd wordt om de uitvoering van de plant- en renovatiewerkzaamheden rechtstreeks te gunnen aan Permar. Uiteraard dient Permar aan diverse technische en juridische eisen te voldoen. Deze worden omschreven in het nog op te stellen bestek. Per werkzaamheid zal een eenheidsprijs worden vastgesteld. Naar behoefte wordt jaarlijks een werkplan en werktekening gemaakt en uitgevoerd conform inschrijvingsprijzen. Het contract (bestek ) zal een looptijd van drie jaar hebben waarbij éénmalig verlengd kan worden met twee jaar.

2 -2- Beoogd effect De gemeente Scherpenzeel wil gedurende de besteksperiode op een efficiënte wijze het niveau van de openbare ruimte ten aanzien van groen op het huidige niveau continueren. Hierbij wil de gemeente Scherpenzeel haar sociale verantwoordelijkheid nemen om het werk rechtstreeks te gunnen aan Permar. Argumenten 1.1 Permar is in staat om de gevraagde werkzaamheden uit te voeren. De Permar heeft de afgelopen jaren bewezen een betrouwbaar bedrijf te zijn die haar taken naar behoren uitvoert. De afgelopen jaren is er op een zeer prettige wijze goed samengewerkt met dit bedrijf met goede resultaten ten aanzien van het uitgevoerde werk. Tevens voldoet Permar aan alle standaard inschrijfeisen die worden gesteld bij het uitvoeren van plant- en renovatiewerkzaamheden ten aanzien van groen en aanverwante werkzaamheden. De inschrijving dient uiteraard marktconform te zijn en te voldoen aan de kwaliteitseisen die worden vastgelegd in het bestek. De inschrijving zal worden getoetst aan onze calculatieprijzen welke voortvloeien uit eerdere inschrijvingen van soortgelijke werken in 2011 en De gemeente Scherpenzeel mt haar sociale verantwoordelijkheid. De gemeenten Barneveld, Ede, Renkum, Scherpenzeel en Wageningen werken voor de uitvoering van de Wet sociale Werkvoorziening (Wsw) samen in de gemeenschappelijke regeling Permar WS. Een SW-bedrijf biedt werk op maat aan mensen die door een lichamelijke, psychische of verstandelijke beperking niet in staat zijn om een gewone baan te vinden. De gemeente Scherpenzeel is een sociale groene gemeente en draagt zorg voor haar sociaal zwakkere inwoners. Door het werk rechtstreeks te gunnen aan Permar zorgt de gemeente ervoor dat mensen met een arbeidshandicap uit de aan Permar deelnemende gemeenten, waaronder Scherpenzeel aan het werk gaan. 1.3 Permar en de gemeente Scherpenzeel hebben er beiden financieel voordeel van. Een rechtstreekse gunning draagt bij aan een doorgaans hogere inschrijving door Permar. Tevens zorgt dit voor een hogere omzet van Permar. Een hogere inschrijving is voor de gemeente Scherpenzeel financieel nadelig. Echter zal naar verwachting het financiële voordeel aan de sociale kant groter zijn doordat er meer arbeidsgehandicapten uit de Permar-regio met een bijstandsuitkering aan het werk worden geholpen. Tevens kan het tekort bij Permar lager uitvallen waardoor het risico voor een extra gemeentelijke financiële bijdrage afmt. 1.4 De financiële en sociale voordelen voor Scherpenzeel wegen zwaarder. Het Plant- en renovatiewerk is een dienst waarbij geen sprake is van een grensoverschrijdend belang. Een rechtstreekse gunning aan Permar hoeft alleen te worden afgekondigd. De gemeente is in dit geval vrij om te bepalen welke procedure (enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands of openbaar) er wordt doorlopen. De genoemde voordelen voor de gemeente Scherpenzeel, haar inwoners en de Permar wegen zwaarder dan de nadelen voor eventuele andere marktpartijen. 1.5 De gemeente Scherpenzeel wil meer diensten afnemen bij Permar. De Raad van gemeente Scherpenzeel heeft in de raadsvergadering van 19 december 2012 de wens uitgesproken meer diensten af te nemen bij het SW-bedrijf Permar.

3 -3-2. Een looptijd van vijf jaar geeft schaalvoordelen en continuïteit. Door een lange looptijd worden schaalvoordelen behaald. Permar heeft tevens het onderhoud van de plantsoenen en kan het plant- en renovatiewerk hiermee combineren. Een lange looptijd van de overeenkomst zorgt voor bedrijfsmatige voordelen ten aanzien van omzetgarantie, geen acquisitiekosten gedurende de looptijd en efficiëntievoordelen. Kennis van onze werkwijze, de plaatselijke bevolking en kennis van de lokale terreinomstandigheden leiden tot voordelen voor een goed functioneren van het bedrijf. Evaluatie n.v.t. Kanttekeningen Het direct gunnen aan Permar is nadelig voor andere marktpartijen uit de regio. Financiële aspecten (instemming Financiën ja) Het uitvoeren van het plant- en renovatiewerk wordt uit verschillende budgetten gefinancierd die betrekking hebben op het uit te voeren werk. Hierbij gaat het om de volgende reguliere budgetten: Onderhoud plantsoenen; Aanleveren plantmateriaal; Onderhoud bomen. Indien er ook substantiële werkzaamheden worden uitgevoerd ten aanzien van speelvoorzieningen en begraafplaatsen worden de volgende budgetten ook gebruikt: Speelplaatsen; Onderhoud begraafplaats. Het raambestek biedt een hoge mate van flexibiliteit. Wij bieden in het te ontwikkelen bestek Permar een omzetgarantie van ,00 exclusief BTW om continuïteit te waarborgen en schaalvoordelen te behalen. Doorgaans wordt afhankelijk van de reguliere beheerkosten jaarlijks circa ,00 uitgegeven aan plant- en renovatiewerkzaamheden. De genoemde reguliere budgetten zijn toereikend om de omzetgarantie van ,00 exclusief BTW per jaar uit te kunnen voeren. Communicatie (besproken met communicatieadviseur ) Er zijn geen bijzondere communicatieactiviteiten nodig.

4 -4- Juridische aspecten / juridische grondslag voorstel (Instemming juridische zaken ja) Met het uitvoeren van plant- en renovatiewerk van groen, bomen, begraafplaatsen en speelplaatsen voor de duur van vijf jaar is een bedrag gemoeid van ,00. De grens van Europees aanbesteden ligt voor leveringen en diensten op ,00. Op grond van het Bao kan het hier bedoelde groenonderhoud als overige dienst onder Bijlage 2B van het Bao worden gebracht waar vervolgens in het Europese recht een beperkt aanbestedingsregime voor geldt. De door de gemeenteraad vastgestelde kadernota Inkoop en aanbesteden betreft gemeentelijk beleid met het Bao als uitgangspunt. De gemeenteraad heeft bij vaststelling van de kadernota aangegeven dat, voor zover de aanbestedingsregels hiervoor ruimte bieden, zij wil bijdragen aan de orderportefeuilles van SW-bedrijven. Ingeval van een Europese aanbesteding wordt in de praktijk bij 2B-diensten (zonder een duidelijk grensoverschrijdend belang) vaak een meervoudige onderhandse procedure gebruikt waarbij drie offertes gevraagd worden. Bij de aanbesteding van 2B-diensten zijn in meer of mindere mate ook de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht van toepassing. In het kader van de Aanbestedingswet welke met ingang van 1 april 2013 van kracht is, speelde de discussie of ook zal worden overgegaan tot de vaststelling van nationale drempelbedragen vanaf welke enige aanbestedingsprocedure vereist zou worden. Er worden geen nationale drempels ingevoerd. In de Gids proportionaliteit, die samen met het inwerkingtreden van de Aanbestedingswet inwerking is getreden, worden als handvat wel bedragen en de daarbij geschikte procedures genoemd. Tot de Europese drempel voor leveringen en diensten wordt een meervoudig onderhandse procedure proportiol geacht. Gelet op de autonome bestuursbevoegdheid kan de raad besluiten de opdracht plant- en renovatiewerk van groen, bomen, begraafplaatsen en speelplaatsen voor de duur van vijf jaar uit te laten voeren door de Permar te Ede en hiermee rechtstreeks te gunnen aan Permar. Personele aspecten De directievoering wordt gedaan door de heer J. Boertjes van Afdeling Grondgebied. De heer B. Schoolderman en de heer J. Boertjes zijn verantwoordelijk voor het dagelijks toezicht. Overige aspecten n.v.t.

5 BIJLAGE Procedure-afspraken -5- Niet openbaar Ter informatie/besluitvorming naar raadsgriffie: Bijlagen: Ja Inkoopstrategie IBMN. Ter advisering/instemming naar de OR : Besproken met portefeuillehouder: ja Publiceren/officiële bekendmaking Betrokkenheid andere afdelingen (integraal werken) Projectmatig werken Risico op misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid). Checklist beschikbaar op intranet n.v.t. Inkopen en aanbesteden ja

6 Inkopen en aanbesteden Project (naam/omschrijving) Aard van de opdracht -6- Plant- en renovatiewerk groen Levering / dienst Projectbedrag (exclusief BTW) ,00 Aanbestedingsprocedure Gevolgde procedure overeenkomstig regelgeving Onderhands (levering / dienst) Nee. Zie B&W-voorstel. Namen leden selectie- en gunningsteam Gunningscriterium Voorlopige gunning J. Boertjes Rechtstreeks Nee