Masterclass Communicatie & acquisitie voor, tijdens en na een aanbesteding

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Masterclass Communicatie & acquisitie voor, tijdens en na een aanbesteding"

Juliaan Goossens
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Masterclass Communicatie & acquisitie voor, tijdens en na een aanbesteding Berenschot Johan Stuiver Martijn Röfekamp Hanzehogeschool Groningen Geke Werkman-Bouwkamp Marius van der Woude Gert Walhof Groningen, 31 maart 2011

2 Planning Inhoud Introductie Basiskennis aanbesteden Effectief inschrijven Uitwisseling ervaringen Uitleg workshopmodel en groepsindeling Pauze World café Pauze + resultaten Terugkoppeling en afsluiting Tijdsbesteding 10 min 20 min 20 min 10 min 5 min 15 min 60 min 15 min 20 min 2

3 Introductie Even voorstellen Samenwerking Berenschot Hanzehogeschool Lectoraat Inkoopmanagement Doelen & verwachtingen Peilstok ervaring/kennisniveau 3

4 Basiskennis aanbesteden Onderwerpen: 1. Aanbestedingsrecht basisbeginselen 2. Nieuwe aanbestedingswet 3. Periode voorafgaand aan de aanbesteding marktconsultatie 4. Periode tijdens de aanbesteding grossmanndoctrine 5. Periode na (voorlopige) gunning Afwijzing Motivering gunningsbeslissing Berenschot en Lectoraat 31 maart 2011 Inkoopmanagement Hanzehogeschool 4 Groningen

5 Basiskennis aanbesteden Inkoop bij de overheid 60 miljard per jaar Anders dan binnen de private sector: Wettelijke regels en procedures Budget gedreven Open informatie (WOB) Transparantie, integriteit, accountability Veel (en conflicterende doelstellingen) Politieke doelen Beweging rechtmatig naar doelmatig Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool 5

6 Basiskennis aanbesteden Wie? Aanbestedende diensten Overheidsorganen, publiekrechtelijke instellingen Wat? Levering, diensten of werken Wanneer? Drempelwaarden EG-Verdrag: eisen van gelijkheid, transparantie en nondiscriminatie Berenschot en Lectoraat 31 maart 2011 Inkoopmanagement Hanzehogeschool 6 Groningen

7 Basiskennis aanbesteden Drempelwaarden WERKEN drempel Centrale overheid Andere overheden Sectoren wateren energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) LEVERINGEN (VAN PRODUCTEN) drempel Centrale overheid Andere overheden Sectoren wateren energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) DIENSTEN drempel Centrale overheid Andere overheden Gesubsidieerde opdrachten, onderzoeks- en ontwikkelingsopdrachten en telecommunicatiediensten, diensten vallend onder bijlage IIB ,-Sectoren wateren energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) bron: Europese Commissie Berenschot en Lectoraat 31 maart 2011 Inkoopmanagement Hanzehogeschool 7 Groningen

8 Basiskennis aanbesteden Verschillende typen aanbestedingen Niet / licht gereguleerd Onderhandse aanbestedingsprocedure Enkelvoudig of meervoudig Kleine opdrachtwaarde Geen regelgeving, interne inkoopbeleid Enigszins gereguleerd Nationale aanbestedingsprocedure 2A 2B diensten Onder de drempel geen regelgeving, interne inkoopbeleid Zeer gereguleerd Europese aanbestedingsprocedure Vanaf Euro (Het Rijk) of Euro (Lagere overheid) Duidelijke regelgeving: BAO en BASS Berenschot en Lectoraat 31 maart 2011 Inkoopmanagement Hanzehogeschool 8 Groningen

9 Basiskennis aanbesteden Aanbestedende dienst: Aanbestedingsbeleid Gunnen op: Laagste prijs of EMVI Welke aanbestedingsprocedure is geschikt Berenschot en Lectoraat 31 maart 2011 Inkoopmanagement Hanzehogeschool 9 Groningen

10 Basiskennis aanbesteden Nieuwe aanbestedingswet vanaf zomer 2011? Berenschot en Lectoraat 31 maart 2011 Inkoopmanagement Hanzehogeschool 10 Groningen

11 Voorafgaand Communicatie AD en potentiële inschrijver Marktverkenning en -consultatie Berenschot en Lectoraat 31 maart 2011 Inkoopmanagement Hanzehogeschool 11 Groningen

12 Tijdens Belangrijk arrest: Grossmann arrest (bezwaren niet opsparen): Stel een inschrijver X ziet af van deelname aan aanbestedingsprocedure, omdat hij deze op voorhand discriminatoir acht. Bij bekendmaken gunning maakt hij bezwaar. Is zijn bezwaar op tijd? Uitgangspunt: Van een (potentiële) inschrijver mag verwacht worden dat hij een pro-actieve houding inneemt en dat hij tegen eventuele onduidelijkheden /onvolkomenheden in het aanbestedingsdocument opkomt in een stadium waarin die onduidelijkheden/onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt. Bij gebreke daarvan loopt zij het risico dat zij haar recht verwerkt om in een later stadium alsnog bezwaar te maken. Berenschot en Lectoraat 31 maart 2011 Inkoopmanagement Hanzehogeschool 12 Groningen

13 Na afloop Afwijzing communicatie inschrijver richting aanbestedende dienst Motiveringsplicht AD en transparantie WIRA Alcatel termijn Berenschot en Lectoraat 31 maart 2011 Inkoopmanagement Hanzehogeschool 13 Groningen

Na afloop Alcatel Bezwaar maken NB. Let op bestek: u moet binnen 15 dagen na voorlopige gunning een kort geding aanhangig maken, daarna bent u niet ontvankelijk Wanneer begint termijn te lopen?

14 Na afloop Alcatel Bezwaar maken NB. Let op bestek: u moet binnen 15 dagen na voorlopige gunning een kort geding aanhangig maken, daarna bent u niet ontvankelijk Wanneer begint termijn te lopen? Mag er gedurende de termijn worden gegund? Wat als de laatste dag van de termijn valt op een zaterdag? Ook alcateltermijn bij 2 inschrijvers waarvan er 1 ongeldig is? Berenschot en Lectoraat 31 maart 2011 Inkoopmanagement Hanzehogeschool 14 Groningen

15 Basiskennis aanbesteden Interne organisatie Inrichten tenderdesk Onderdeel van bedrijfsstrategie Vaste werkwijze en processen Duidelijke planning en interne communicatie tijdens proces Go no/go momenten Controle en tijdige indiening Interne evaluatie (kosten-baten, lering trekken voor volgende aanbesteding) 15

16 Basiskennis aanbesteden Communicatie & acquisitiemomenten Fasen Aanbestedingstraject Signaleren Bestek bestuderen Analyse score kansen Opstellen checklist Stellen van vragen Opstellen concept offerte Bestuderen nota van inlichtingen Opstellen definitieve offerte Finale controle Uitslag voorsorteren Go / no go beslismoment Strategische vragen Strategische vragen Go / no go beslismoment Exit gesprek 16

17 Basiskennis aanbesteden Communicatie & acquisitiemomenten Vooraf: Signaleren en voorsorteren (waar kan ik de opdrachten vinden, wie zijn je contacten KGB, bestuderen agenda s en besluiten provincies en gemeenten, je bedrijf, producten en diensten actief presenteren aan KGB ers, shortlist) Tijdens: Vragen stellen (alle onduidelijkheden in bestek opgehelderd krijgen, duidelijk inzicht krijgen in de gunningcriteria, als nota van inlichtingen nog onduidelijk is dan door vragen, met vragen proberen je eigen usp s in de beoordeling te krijgen en concurrenten op achterstand te zetten) Na: Exit gesprek (altijd aanvragen, tijdig doen, jezelf profileren voor een volgende keer, bezwaar of geen bezwaar?) 17

18 Effectief inschrijven Gouden regels aanbestedende diensten: Criteria zijn duidelijk Zijn niet toegeschreven aan bepaalde onderneming/merk (objectief) Houden voldoende verband met voorwerp opdracht Zijn proprotioneel Ken onderscheid tussen geschiktheids- en gunningscriteria Eisen consequent toepassen Eisen niet tussentijds wijzigen of schrappen Niet tussentijds uitbreiden en aanvullen Geen willekeur of favoritisme Vooraf bekend gemaakt Achteraf controleerbaar 18

19 Effectief inschrijven Gouden regels inschrijvers: Passende offerte: geen enkel bestek is hetzelfde Volg aanwijzingen en structuur van het bestek Beantwoord iedere vraag afzonderlijk, zonder verwijzingen Wees volledig, vergeet geen documenten Zorg voor geldige en recente documenten Aanbesteder is soms leek: wees (over)duidelijk Niet inschrijven onder voorbehoud/voorwaarden (ongeldig) Gebruik maken van scoringsmethodiek heeft grenzen! Stel vragen bij onduidelijkheden/onvolkomenheden in bestek 19

20 Uitwisselingen ervaringen Welke ervaringen heeft u in de communicatie met de aanbestedende dienst c.q. inschrijver? Welke acquisitie ervaringen heeft u op het gebied van aanbesteden? 20

21 The World Café 21

22 Uitleg werkvorm The World Café 22

23 The World Café Tafel 1: vooraf Hoe kan in het inkoopproces voorafgaand aan een aanbesteding de communicatie en informatie-uitwisseling tussen opdrachtgever en de marktpartijen worden verbeterd, met als doel een aanbesteding voor de bedrijven én opdrachtgevers met meer succes te laten verlopen? 23

24 The World Café Tafel 2: tijdens Op welke punten en momenten zou er tijdens een aanbesteding ruimte gecreëerd moeten worden voor het voeren van onderhandelingen tussen opdrachtgever en marktpartijen? 24

25 The World Café Tafel 3: Vooraf, tijdens en na Het inschrijven op aanbestedingen is niet slechts een bijzaak in de bedrijfsvoering maar een integraal onderdeel van de bedrijfsstrategie. Hoe geef je het inschrijven op aanbestedingen een plaats in je bedrijfsstrategie en wat zijn elementen die aanbestedende diensten hierbij van belang vinden? 25

26 Vragen? 26

Vergelijkbare documenten

Aanbesteden door de Twentse gemeenten. Mariëlle Eshuis, inkoopcoördinator Noaberkracht

Aanbesteden door de Twentse gemeenten Mariëlle Eshuis, inkoopcoördinator Noaberkracht Inkopen in Twente Wat zijn de regels? Wat is het beleid? Enkele feiten en cijfers Voorbeelden en tips Aanbestedingsregels