Onderwerp: Jaarplan 2016

Transcriptie

1 Onderwerp: Jaarplan 2016 openbaar Rapport aan B&W d.d. 5 nuari 2016 secretaris J.W. Berkhof Paraaf voor akkoord door het hoofd van de afdeling Gemeentewinkel Bedrijfsvoering Samenleving Ruimte & Groen Portefeuillehouder wethouder H.J.C. Vreeswijk Opmerking secretaris/bestuurder: B W W W Akkoord X Afw. Bespreken X X Besluit college d.d. 16 februari 2016: 1 t/m 6 conform advies besloten Beslispunten: 1. In te stemmen met het Jaarplan 2016, inclusief de daarin geformuleerde conclusies en maatregelen. 2. Vast te stellen dat de bestuurlijke opdracht is uitgevoerd, die tot doel had om een arplan voor te stellen met zo min mogelijk financiële consequenties. 3. Vanuit het arplan aan de Raad de volgende maatregelen voor te stellen middels de 1e Firap 2016: a. Ziektevervanging belastingen ,00 b. Ziektevervanging beleidsondersteuner Samenleving c. Ziektevervanging DIV d. Extra middelen voor een projectaanpak opvang, huisvesting en integratie van vluchtelingen/statushouders e. Extra middelen voor implementatie en uitvoering van de Wet meldplicht datalekken Voor zover de termijnagenda van de Raad nog niet is gevuld op basis van dit arplan in overleg met de Griffie te treden voor invulling van de termijnagenda. 5. het bedrag voor taakreductie als uitvloeisel van de bezuinigingen op nihil te stellen, omdat de oorspronkelijke bezuinigingsvoorstellen geamendeerd zijn. 6. De raad door middel van bijgaande memo te informeren over het arplan Is het stuk intern vertrouwelijk? Inleiding Het arplan geeft inzicht in de majeure projecten en overige zaken die politiekbestuurlijk van belang zijn. Ook onderwerpen die voor het functioneren en de doorontwikkeling van de organisatie vermeldenswaard zijn, zijn opgenomen.

2 Van belang is dat er ook veel regulier werk is. Deze werkzaamheden zijn niet in dit arplan opgenomen. Met het arplan concentreren wij ons op de niet-reguliere werkzaamheden. Hoewel qua omvang relatief beperkt, bepaalt de invulling hiervan voor een groot deel het realiseren van de politieke agenda en de koers van de organisatie. Het arplan is daardoor een vorm van contract tussen college en MT. Met dit arplan geeft het college sturing aan de uitvoering van het coalitieakkoord en overige relevante zaken. Hierdoor ontstaat duidelijkheid, wordt focus aangebracht en kan de energie gericht worden ingezet. Tijdens de uitvoering is daardoor rust mogelijk. Het college mag er op vertrouwen dat zonder tegenbericht de organisatie voortvarend werkt aan het tijdig afronden van de overeengekomen productie. Hiermee komt er in de organisatie en in de communicatie tussen college(leden) en MT(-leden) de noodzakelijke rust, reinheid en regelmaat. Op verzoek van het college is dit arplan opgesteld onder de voorwaarden dat: Het arplan is uit te voeren binnen de huidige capaciteit; Er op beperkte schaal ruimte is voor nieuwe ontwikkelingen. Beoogd effect Het vaststellen van het Jaarplan 2016, waardoor duidelijk wordt hoe de focus van college en ambtelijke organisatie ligt in Argumenten 1. Het arplan is opgesteld op basis van de wensen van het college. De prioriteiten uit het coalitieakkoord zijn in het arplan vertaald. Het arplan geeft inzicht in de zaken die qua (ontwikkeling van de) bedrijfsvoering van belang zijn. 2. De bestuurlijke opdracht is uitgevoerd, maar heeft niet tot resultaat geleid. In de collegevergadering van 5 nuari is het concept-arplan 2016 besproken. Hierbij heeft het college uitgesproken dat, aanvullend op het concept: a) In het arplan ruimte moet worden opgenomen voor een project huisvesting en integratie statushouders; b) De herijking van het GVVP moet worden gekoppeld aan de uitwerking van de Centrumvisie; c) De begraafplaatsennotitie (en tariefstelling) moet worden toegevoegd; d) Het MT moet kijken naar maatregelen om het financiële effect te beperken. De punten a t/m c zijn opgenomen en verwerkt in het nu voorliggende arplan. Voor punt d is op 12 nuari een collegebesluit genomen over de randvoorwaarden waarbinnen deze bestuurlijk opdracht zou plaatsvinden. Deze randvoorwaarden luiden (samengevat en voorzien van een reactie): A. Beleid waarbij de financiën leidend zijn. B. Binnen de organisatie is geen ruimte om extra taken op te pakken. Er moet binnen het arplan ruimte zijn voor het opvangen van onverwachte zaken. C. De oplossing moet worden gezocht in beleidsproducten: doorschuiven of laten vervallen. Reactie: Op basis van deze uitgangspunten is door iedere portefeuillehouder met het afdelingshoofd gekeken naar herprioriteringsmogelijkheden. De uitkomst daarvan is vrijwel nihil. Uitstel of afstel wordt door de betreffende

3 portefeuillehouders onwenselijk of onaanvaardbaar geacht. Op enkele onderdelen is beperkt uitstel mogelijk. D. Door het wegvallen van beleidsproducten medewerkers op andere plaatsen inzetten. Reactie: Gezien de uitkomst bij C. levert dit geen daadwerkelijke (financiële) besparing op. E. Voor nieuw komende vacatures bezien of deze moeten worden ingevuld. Reactie: Gezien de stelling bij B. en de uitkomt bij C. is voor het realiseren van het arplan alle formatie nodig. Hierdoor is geen budget vrij te spelen. F. Reeds gemelde mutaties betreffende het IKB en Icare vallen niet onder de bestuurlijke opdracht. 3. Inhuur is nodig om te het arplan te kunnen realiseren. Bij het opstellen is uitgegaan van de toegestane formatie. Vanwege enkele langdurige ziektegevallen is deze capaciteit nu niet inzetbaar. De bestuurlijke opdracht die bij argument 2 is uitgewerkt heeft niet tot budgettaire ruimte geleid. Daarom wordt voor de volgende onderdelen inhuur voorgesteld. a. Ziektevervanging belastingen ,00 b. Ziektevervanging beleidsondersteuner Samenleving ,00 c. Ziektevervanging DIV ,00 d. Extra middelen voor een projectaanpak opvang, huisvesting en integratie van vluchtelingen/statushouders ,00 e. Extra middelen voor implementatie en uitvoering van de Wet meldplicht datalekken ,00 4. Het arplan kan gebruikt worden als input voor de termijnagenda van de Raad. Uit het arplan blijk in welke maand naar verwachting de stukken worden aangeleverd voor bestuurlijke besluitvorming. Hiermee kan een planning voor de raadsagenda worden gemaakt. De planning zelf is de verantwoordelijkheid van de Raad. 5. De geamendeerde bezuinigingsvoorstellen leiden niet (meer) tot taakreductie. In het raadsvoorstel bezuinigingen is voorgesteld dat alle ambtelijke uren die vrijvallen als gevolg van bezuinigingen zouden worden ingezet ter versterking van het lokaal team. De hoogte daarvan is ingeschat op ,00. Dit punt is geamendeerd. De strekking van het amendement is dat de uren die vrijvallen ten gunste van het begrotingssaldo komen. Het amendement laat ruimte om tot een ander bedrag te komen en is als PM in de begroting verwerkt. De formatiereductie was vooral gekoppeld aan de bezuiniging op de peuterspeelzaal en VVE. In de begroting 2016 is op het product Kindercentra 118 uur opgenomen. Waarde excl. overhead: 6.500,00. Daarnaast was het voorstel de monumentensubsidie te beëindigen. Op het product Monumenten is 447 uur begroot van beleidsmedewerkers. Waarde excl. overhead: ,00. Beide bezuinigingsvoorstellen zijn geamendeeerd. De peuterspeelzaal en de monumentensubsidie blijven vooralsnog volledig intact. Hierdoor kan geen taakreductie worden gerealiseerd en daarmee vervalt naar de mening van het MT de mogelijkheid tot formatiereductie op grond van de bezuinigingen. 6. Gezien de discussies over eerdere arplannen en de financiële consequenties daarvan, is het gewenst de Raad te informeren over het arplan 2016.

4 Evaluatie Kanttekeningen Financiële consequenties moeten op onderdelen nog door de raad worden geaccordeerd voordat formeel tot uitvoering kan worden overgegaan. De ziektevervanging is echter deels reeds gerealiseerd om geen achterstanden te creëren. De financiële consequenties van het huidige langdurige ziekteverzuim zijn fors en verhouden zich niet met de toezegging die de portefeuillehouder financiën aan de raad heeft gedaan met betrekking tot negatieve financiële rapportages. In een separaat voorstel wordt het Beleidskader financiële sturing aangeboden, waaruit blijkt dat voor ziektevervanging een gemiddeld budget van reëel is. Het eventueel organiseren van crisisopvang voor vluchtelingen zal een herprioritering noodzakelijk maken. Voor de implementatie voor maatregelen die voortvloeien uit de organisatieontwikkeling (TienAdvies) is nu geen budget beschikbaar. Financiële aspecten (instemming Financiën): Het arplan is vrijwel geheel uit te voeren binnen de toegestane formatie. Vanwege enkele langdurige ziektegevallen is deze capaciteit nu niet inzetbaar. Daarom wordt voor de volgende onderdelen inhuur voorgesteld. Gemeentewinkel /30000: ,00 medewerker belastingen /30000: ,00 klantmanager t.b.v. vluchtelingen Samenleving /30000: ,00 beleidsondersteuner /30000: ,00 t.b.v. projectgroep vluchtelingen Bedrijfsvoering: /30000: ,00 DIV-medewerkers /30000: Wet meldplicht datalekken Past het voorstel binnen het beschikbare budget? De post pieken en zieken is onvoldoende om deze lasten op te vangen. Deze bedraagt ,00 Zo, hoe wordt verruiming van het budget aangevraagd: middels de 1e Firap wordt ,00 aangevraagd ( /- 20). In 2015 is door de portefeuillehouder financiën de toezegging gedaan niet meer met negatieve financiële rapportages te komen. De extra benodigde middelen en de gedane toezegging staan op gespannen voet met elkaar. Welke gevolgen zijn er voor het weerstandsvermogen (risico s)? Bij ongewijzigde situatie leidt dit tot een onttrekking uit de Algemene reserve

5 Communicatie (besproken met communicatieadviseur: Het arplan 2016 wordt intern door de afdelingshoofden gecommuniceerd. Juridische aspecten / juridische grondslag voorstel (Instemming juridische zaken: Niet van toepassing Personele aspecten Zie financiële toelichting. Overige aspecten N.v.t. BIJLAGE niet openbaar Procedure-afspraken Ter informatie/besluitvorming naar raadsgriffie: Bijlagen: memo aan de raad Ter advisering/instemming naar de OR: Burgerparticipatie: Besproken met portefeuillehouder: Publiceren/officiële bekendmaking: Betrokkenheid andere afdelingen (integraal werken): Projectmatig werken Risico op misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid). Inkopen en aanbesteden