Onderwerp: Samenwerkingsovereenkomst Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT)

Transcriptie

1 Onderwerp: Samenwerkingsovereenkomst Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) openbaar Rapport aan B&W d.d. 24 maart 2016 secretaris J.W. Berkhof Paraaf voor akkoord door het hoofd van de afdeling Gemeentewinkel Bedrijfsvoering Samenleving Ruimte & Groen Portefeuillehouder burgemeester B. Visser Opmerking secretaris/bestuurder: B W W W Akkoord X X X X Bespreken Besluit college d.d. 5 april t/m. 5 akkoord Beslispunten: 1. In te stemmen met de samenwerkingsovereenkomst zoals in bijlage 1 is opgenomen; 2. De gemeente Barneveld te mandateren met de bevoegdheid door te mandateren aan de projectleider van de BGT beheereenheid, voor, het sluiten van overeenkomsten tot een bedrag van maximaal die passen binnen het budget en het taakveld van de beheereenheid; 3. De begroting van de BGT beheereenheid voor 2016 zoals in bijlage 2 is opgenomen voor kennisgeving aannemen; 4. Dit besluit ter kennisname brengen aan de gemeenteraad door middel van de memo die in bijlage 3 is opgenomen; 5. Voor de werkzaamheden die vallen onder het taakveld van de BGT beheereenheid de inkoop en aanbestedingsregels van de gemeente Barneveld te volgen. Is het stuk intern vertrouwelijk? Inleiding In maart 2014 hebben de Colleges van de gemeenten Scherpenzeel, Woudenberg, Leusden en Barneveld besloten om in samenwerking de verplichtingen uit de Wet Basisregistratie Grootschalige Topografie (hierna te noemen BGT) op te pakken. De wetgever heeft bepaald dat de gemeente hun data voor 1 nuari 2016 moeten hebben geleverd en daarna in staat moeten zijn om data uit te wisselen met de Landelijke Voorziening BGT (de centrale verzameling van data voor de basiskaart van heel Nederland).

2 De opdracht voor de samenwerking is: De betrokken gemeenten willen structureel gaan samenwerken met als gewenst doel de kwaliteit van de GEO-informatie te borgen en verder te verbeteren en de kwetsbaarheid en de kosten beheersbaar te houden. De samenwerking moet resulteren in één beheerorganisatie die de benodigde applicatie voor de BGT aanschaft en beheert en waarin bestaande applicaties voor het beheer van brongegevens ondergebracht en beheerd gaan worden. Eerste concreet resultaat van de samenwerking moet zijn een regionaal op te bouwen BGT conform het wetsvoorstel binnen de gestelde termijn. Vervolgens zal er sprake zijn van een flexibel groeimodel waarin er ruimte blijft voor differentiatie tussen de deelnemers Het eerste resultaat van het project Basisregistratie Grootschalige Topografie is tijdig en succesvol opgeleverd. We sluiten tijdig aan op de landelijke voorziening BGT. Dit wordt overigens door (maar) 30-40% van de Nederlandse gemeenten gerealiseerd. Daarnaast is er één beheereenheid ingericht voor de ren 2016 ten en met 2018 om het BGT beheer te verzorgen voor de vier gemeenten. Dit betreffende collegevoorstel voor de samenwerkingsovereenkomst wordt in de vier gemeenten voorgelegd en is grotendeels gelijk van opzet en inhoud. Definitieve besluitvorming in Scherpenzeel is aangehouden totdat de gemeente Barneveld als gastheergemeente het voorstel heeft behandeld. Op 10 maart heeft het college van de gemeente Barneveld ingestemd met de samenwerkingsovereenkomst. Beoogd effect a) De gemeenten Barneveld, Leusden, Scherpenzeel en Woudenberg verzorgen in de periode 2016 tot en met 2018 gezamenlijk de Basisregistratie Grootschalige Topografie. Daarvoor is in oktober 2014 een samenwerking overeengekomen. Die overeenkomst is op details aangepast zodat de gekozen samenwerkingsvorm (een project voor drie ar) daar correct in is opgenomen. Voorgesteld wordt verder om uw college te laten vertegenwoordigen door: Barneveld: wethouder E. Fokkema Leusden: wethouder J. Overweg Scherpenzeel: burgemeester B. Visser Woudenberg: wethouder G.A. de Kruif b) De Rijksoverheid is met de invoering van de wet Basisregistratie Grootschalige Topografie weer een stap dichterbij de doelstelling om een goede digitale basis te realiseren voor een overheid die digitale dienstverlening kan verstrekken. De BGT biedt nu de mogelijkheid om administratieve gegevens te koppelen aan locaties. Dit biedt nieuwe mogelijkheden om data te analyseren en de dienstverlening te verbeteren zowel qua efficiëntie als qua kostenbeheer. Het is een van de basisregistraties waar de Visie digitale overheid 2017 op steunt. Verder is de BGT een hulpmiddel voor het werken met Business Intelligence of het inzichtelijk maken van locatie gebonden gegevens. c) De gemeenten Barneveld, Leusden, Scherpenzeel en Woudenberg voldoen aan de wettelijke bepalingen van de Wet BGT. We lopen nog steeds in de pas met de landelijke planning:

3 Argumenten 1. De samenwerkingsovereenkomst regelt op een goede manier een efficiënte samenwerking voor het bijhouden van de BGT voor de periode Voor een goede uitvoering van de werkzaamheden heeft de projectleider van de BGT- beheerorganisatie mandaten nodig. Deze zijn nodig voor de aanschaf van beeldmateriaal en het inhuren van tijdelijk persol. Nu de gemeente Barneveld de gastheer is voor de BGT beheereenheid, wordt voorgesteld de mandaatregeling van de gemeente Barneveld toe te passen. Dit betekent dat de gemeente Barneveld het mandaat krijgt en dit mandaat weer door mandateert aan de projectleider van de BGT beheereenheid. Dit voor het sluiten van overeenkomsten tot een bedrag van maximaal die passen binnen het budget en het taakveld van de beheereenheid. De projectleider werkt conform de algemene regels van de gemeente Barneveld zoals die voor inkoop, mandaat en integriteit. 3. De begroting is reëel en passend. De verdeelsleutel is objectief en in goed overleg tot stand gekomen. De bijdrage van Scherpenzeel is de bekostigen uit bestaande budgetten. 4. De gemeenteraad middels bijgaande memo te informeren. 5. Gezien beslispunt 2 is het noodzakelijk dat één inkoopbeleid van toepassing is. Kaders Wettelijk: De Wet Basisregistratie Grootschalige Topografie Organisatie: De samenwerking heeft de ambitie om uiteindelijk binnen de huidige formatie van de samenwerkingspartners te kunnen werken. Deze samenwerking kost duidelijk minder dan als de vier gemeenten dit afzonderlijk zouden hebben verzorgd. In het begin van samenwerking is de beheereenheid nog niet optimaal ingericht. Zo wordt de applicatie nog verbeterd, worden achterstanden nog weggewerkt en werkprocessen verfijnd. Dit heeft tot gevolg dat er in 2016 meer kosten zijn, maar er continue gestreefd wordt naar maximaal passend binnen de huidige financiële kaders. De vier gemeenten blijven, via een vertegenwoordiger in het Programmateam, de rol van de opdrachtgever van de BGT-beheereenheid vervullen. Zij sturen aan op een goede uitvoering van de BGT en aansluiting van de BGT op de eigen organisatie. De projectleider zal minimaal eens per kwartaal de voortgang bespreken met het Programmateam. Eens per ar zal een evaluatie aan uw College worden aangeboden. Vanuit de gastheer de gemeente Barneveld is vertegenwoordiger van Barneveld de eerste aanspreekpersoon voor de projectleider van de beheereenheid (Anno Scholing). Elk kwartaal is er afstemming met de opdrachtgevers. Daarnaast zal de projectleider de contacten onderhouden met de betrokken afdelingen, zoals Ruimte & Groen.

4 ICT: De vier gemeenten hebben één contract gesloten met de Grontmij voor een BGTapplicatie. De dienstverlening van de Grontmij is afgestemd op de vastgestelde samenwerking van drie ar. De gemeente Barneveld heeft positief geantwoord op het verzoek om als gastheer op te treden. De samenwerking is nu gericht op de BGT. Gastheerschap gemeente Barneveld: In de brief van 15 augustus 2015 geeft de gemeentesecretaris van Barneveld aan de rol van gastheer te willen vervullen (zie bijlage 4). De gemeente Barneveld verzorgt evens de rol van eerste ambtelijke opdrachtgever voor de beheereenheid, de huisvesting, de ICT en de bijbehorende administratieve taken. De gemeente Barneveld heeft aangegeven bij de kostenverdeling van de BGT organisatie over de vier gemeenten er van uit te gaan gecompenseerd te worden voor het gebruik van de ICT-omgeving. Evaluatie Jaarlijks wordt de samenwerking(svorm) geëvalueerd. Mogelijk is op termijn een publiekrechtelijke samenwerking een betere variant. Aan het begin van het derde ar van de samenwerking wordt besloten over het vervolg. Kanttekeningen De samenwerking en het onderwerp (BGT) zijn nieuw. Dat betekent dat er sprake is van een inwerkperiode waarin de dienstverlening van de beheereenheid BGT nog niet optimaal kan zijn. De huidige opgeleverde samenwerking is verder een tussenproduct. Het streven van de colleges is namelijk een flexibel groeimodel waarin er ruimte blijft voor differentiatie tussen de deelnemers. De overtuiging leeft dat er bedrijfsmatige voordelen zitten aan het verder invullen van dat groeimodel. De samenwerking is afgesproken voor de ren 2016 tot en met Voor 2019 en verder is nog niets geregeld. Afhankelijk van de vorm en oplossing zal uiterlijk 1 maart 2018 een keuze gemaakt zijn om de continuïteit te waarborgen. De kwetsbaarheid van de BGT-beheereenheid is kleiner dan als de vier gemeenten dit afzonderlijk hadden geregeld. De techniek voor het verplicht gebruik van de BGT is door de leveranciers/ Rijksoverheid nog niet uitgerold. Dit staat gepland voor Dit betekent dat er voorlopig nog extra werkzaamheden zijn in de dagelijkse communicatie over de BGT. Financiële aspecten (instemming Financiën: ) De beheerbegroting voor 2016 voor de BGT samenwerking komt uit op een bedrag van Dit bedrag wordt grotendeels structureel gedekt uit bestaande posten en voor een deel gedekt uit de onderbesteding van het project (periode ). Voor een goede aansluiting op de vier gemeentelijke boekhoudingen is gezorgd door de BGT begroting met de financiële medewerkers te bespreken.

5 De kosten van het project (periode ) waren begroot op De raming van 30 september 2015 voorziet een uitgave van De samenwerking heeft geleid tot lagere uitgaven dan verwacht. Dit geldt voor de inkoop van diensten (programmamanager) en voor de inkoop software. Een andere deel van het positieve verschil wordt verklaard door het feit dat de begroting gestoeld is op landelijke indices. Daarin is het element van opwerken van de gegevens meegenomen. In onze samenwerking is nadrukkelijk besloten om het opwerken in de periode te realiseren en niet in deze transformatieperiode. De bijdrage van de gemeente Scherpenzeel aan de BGT-beheerorganisatie kan voor de structurele kosten worden gedekt uit de vacatureruimte GEO-informatie. Voor de incidentele kosten 2016 kan het restant van het projectbudget totstandkoming BGT worden ingezet. Op welke begrotingspost heeft dit betrekking: / Past het voorstel binnen het beschikbare budget? Welke gevolgen zijn er voor het weerstandsvermogen (risico s)? Geen. Communicatie (besproken met communicatieadviseur: ) Vanuit de projectorganistatie wordt gecommuniceerd met de afdelingen/medewerkers die geïnformeerd moeten zijn over de nieuwe werkwijze. Juridische aspecten / juridische grondslag voorstel (Instemming juridische zaken: ) Hier is sprake van mandaat als bedoeld in artikel 10:1 Awb De bevoegdheid wordt aan de gemeente Barneveld gegeven om in naam van Scherpenzeel besluiten te nemen in het kader van de BGT. De verantwoordelijkheid blijft bij onze gemeente en wij blijven de zeggenschap houden. Een in mandaat genomen besluit geldt als besluit van de mandaatgever en de rechtsgevolgen zijn dezelfde als wanr de mandaatgever zelf het besluit had genomen. Ondertekening van besluiten vindt plaats mede 'namens' de gemeente Scherpenzeel om duidelijk te maken namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen Bij het uitbesteden van uitvoeringstaken via mandaat blijven de verordeningen en regelingen van de gemeente Scherpenzeel gelden. Degene die het mandaat krijgt, moet dus uitvoeren conform de regelgeving van onze gemeente. Reden waarom nu ook besloten moet worden dat het inkoopbeleid van de gemeente Barneveld van toepassing is; het is in praktijk onmogelijk om de inkoopactiviteiten van de beheersorganisatie BGT uit te voeren conform vier verschillende vastgestelde regelingen inkoopbeleid. Personele aspecten Op onderdelen zullen de taken van medewerkers binnen Ruimte & Groen (openbare ruimte), Gemeentewinkel (WOZ) en Bedrijfsvoering (BAG) wijzigen, omdat de BGTorganisatie een rol krijgt bij het inwinnen, bijhouden en leveren van GEO-informatie. Overige aspecten N.v.t.

6 BIJLAGE openbaar Procedure-afspraken Ter informatie/besluitvorming naar raadsgriffie: Bijlagen: Samenwerkingsovereenkomst Begroting 2016 Memo t.b.v. gemeenteraad Memo Barneveld m.b.t. gastheerschap naar raad / vertrouwelijk naar raad / vertrouwelijk naar raad / vertrouwelijk naar raad / vertrouwelijk Ter advisering/instemming naar de OR: Burgerparticipatie: Besproken met portefeuillehouder: Publiceren/officiële bekendmaking: Betrokkenheid andere afdelingen (integraal werken): Projectmatig werken Risico op misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid). Checklist beschikbaar op intranet Inkopen en aanbesteden Bij dit voorstel is er sprake van samenwerken, niet van inkopen. Van belang is dat voor de inkoopactiviteiten die door de beheerorganisatie worden verricht het inkoopbeleid van de gemeente Barneveld van toepassing wordt verklaard.