Advies: - Ter kennisgeving de selectie van de op te pakken processen in 2017.

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: J. van Luling Tel nr: 8671 Nummer: 16A Datum: 1 december 2016 Team: Concernzaken Tekenstukken: Nee Bijlagen: Afschrift aan: P. Vonk N.a.v. (evt. briefnrs.): Onderwerp: Selectie processen vervolg procesmanagement Advies: - Ter kennisgeving de selectie van de op te pakken processen in. Begrotingsconsequenties NEE B. en W. d.d.: Portefeuillehouder: burgemeester

2 Inleiding: Sinds 2011 is de organisatie bezig om procesmanagement op basis van de Lean-methodiek in te voeren. In 2011 is er een project Procesmanagement gestart en zijn er in onze organisatie 13 medewerkers opgeleid in de Lean-methodiek. Deze medewerkers hebben samen met geformeerde verbeterteams zo n 35 processen onder de loep genomen waarbij mooie resultaten zijn behaald. Ook hebben de teammanagers diverse trainingen in Lean aangeboden gekregen. Op 22 juni 2016 heeft er een strategische discussie over procesmanagement plaatsgevonden tussen het college en de directie. Middels een presentatie is het college meegenomen wat er afgelopen jaren is gerealiseerd door middel van procesmanagement en wat onze strategie is om de organisatie verder te ontwikkelen met behulp van procesmanagement. Daarbij is uitgelegd dat er van de 3 scenario s er door de directie is gekozen voor de minimalistische, maar daardoor voor dit moment de meest realistische variant om procesmanagement verder invulling te geven, waarbij de focus komt te liggen op het herontwerpen van de meest kwetsbare/risicovolle/strategisch belangrijke processen. Het college is toegezegd dat er in de periode tussen juli en september geïnventariseerd wordt binnen de domeinen welke processen dit betreft. Het college wordt meegenomen in de keuze van de selectie van de processen. In dit voorstel worden de geïnventariseerde processen voorgelegd en wordt per processen aangegeven in welke periode dit opgepakt wordt voor herontwerp. De bevoegdheid van het college komt voort uit de volgende wet - en/of regelgeving: Procesmanagement is onderdeel van de bedrijfsvoering en hoort daarom tot de bevoegdheid van de directie. Tijdens de strategische discussie over dit onderwerp is afgesproken dat u geïnformeerd wordt over de selectie van de processen. Beoogd effect: Procesmanagement is meer dan alleen herontwerpen van werkprocessen. Het is van het grootste belang dat ook gewerkt wordt met de verbeterde werkprocessen, dat er op het hele proces gestuurd wordt en dat het proces van continu verbeteren niet stagneert. Het borgen van de processen is één van de kritische succesfactoren voor het slagen in procesmanagement om weer een stapje procesvolwassener te worden. Argumenten: Geïnventariseerde processen In juli en augustus heeft via de domeinmonitor de inventarisatie plaatsgevonden bij de teams welke processen voorgesteld worden voor herontwerp/verbeterslag. Gevraagd is naar de meest kwetsbare/risicovolle/strategisch belangrijke processen. De domeinen hebben de volgende processen aangegeven: Bedrijfsvoering: Domeinmonitor Opstellen programmabegroting Crediteurenadministratie Begroten personele lasten (subproces) Dienstverlening: Aangifte overlijden Vestiging in Woerden Informatievoorziening: Focust zich op het invoeren van zaakgericht werken. Openbare ruimte: Melding openbare ruimte

3 Ruimte: Projectmatig werken (haalbaarheidsverzoek, kostenverhaal etc) Herziening bestemmingsplan (2e ronde) Sociaal: Klantprocessen 1e lijn Administratief proces Leerlingenadministratie Van dit lijstje wordt het proces Meldingen Openbare Ruimte (MOR) en de processen van het RBL (leerlingenadministratie) reeds begeleid door procesbegeleiders. Het proces Leerlingenadministratie zal eind november opgeleverd worden, het proces MOR aan het einde van het jaar. In de bijlage is een planning opgenomen waarop de processen opgepakt worden. Aanpak In overleg met de procesbegeleiders en de betreffende proceseigenaar wordt een planning opgesteld voor het verbetertraject.daarnaast zullen de indicatoren van de reeds ontworpen processen in de afgelopen jaren extra onder de aandacht worden gebracht in het domeingesprek van begin december door dit expliciet te agenderen. Verder is in oktober de nieuwe software om processen te modeleren aangeschaft en geïmplementeerd. De procesbegeleiders zullen begin december een dagdeel cursus krijgen om met deze software te kunnen werken tijdens de verbetersessies. Het college zal periodiek via de domeinrapportage op de hoogte gebracht worden over de voortgang van de processen. In de domeinrapportage over november worden de teams hier expliciet naar gevraagd. De uitkomst hiervan wordt opgenomen in de domeinrapportage van december. Deze wordt ter informatie naar het college gezonden. Daarnaast zullen er in twee themasessies ingepland worden om u te informeren over de ontwikkelingen rondom procesmanagement. Kanttekening: Financiën: Uitvoering: Conform de planning. Communicatie / Website: Ondernemingsraad: Samenhang met eerdere besluitvorming: Bijlagen:

4 - Planning aanpak processen

5 Processen Team Proceseigenaar Leanbegeleider Planning 4e 1e 2e 3e 4e 2016 Bedrijfsvoering Domeinmonitor * CZ Paul Vonk wordt nog ingevuld Opstellen programmabegroting * CZ Paul Vonk wordt nog ingevuld Crediteurenadministratie * FIN Mikal van Kuilenburg wordt nog ingevuld Begroten personele lasten (subproces) * CP Edwin v. Sprundel wordt nog ingevuld Dienstverlening Aangifte overlijden * KCC Edwin v. Sprundel wordt nog ingevuld Vestiging in Woerden * KCC Edwin v. Sprundel wordt nog ingevuld Informatievoorziening Openbare Ruimte Melding openbare ruimte * Wijk Michel de Groot Judith van Luling/ Mariëlle Barwasser Ruimte Projectmatig werken (haalbaarheidsverzoek, kostenverhaal etc) * R Floris Bots Jethro Michel Herziening bestemmingsplan/ omgevingswet (2e ronde) * R Jethro Michel Jethro Michel Sociaal Klantprocessen 1e lijn * SD Martin Fransen Administratief proces * SD Olga Gelauff Frank Pleket Leerlingenadministratie * SD Olga Gelauff Frank Pleket * Capaciteit van de workshopbegeleiders als van de verbeterteams wordt meegenomen in de domeinplannen