Samenwerkingsovereenkomst uitvoering regionaal contract- en leveranciersmanagement voor het Sociaal Domein Jeugd en Wmo, gemeenten regio Achterhoek

Transcriptie

1 Samenwerkingsovereenkomst uitvoering regionaal contract- en leveranciersmanagement voor het Sociaal Domein Jeugd en Wmo, gemeenten regio Achterhoek De ondergetekenden: a. Gemeente Aalten, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, Dhr. J.A. Gerritsen, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d.., nr.... b. Gemeente Berkelland, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, Dhr. J.A.H. van Oostrum, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d., nr.... c. Gemeente Bronckhorst, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, Mw. M. Besselink, handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders d.d..., nr..... d. Gemeente Doetinchem, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, Mw. Dr. J.M.E. Traag, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d., nr.. e. Gemeente Oost Gelre, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, Mw. A.H. Bronsvoort, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d., nr... f. Gemeente Oude Usselstreek, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, Dhr. O.E.T van Dijk, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d..., nr.... g. Gemeente Winterswijk, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, Dhr. M.J. van Beem, handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders d.d., nr.. h. Gemeente Montferland, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, Dhr. P. de Baat, handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders d.d., nr.. a tot en met h hierna te noemen de gemeenten, Nemen het volgende in aanmerking: - De gemeenten hebben op dd... de kadernota CLM vastgesteld; - De gemeenten willen samenwerken op het gebied van contract en leveranciersmanagement in het Sociaal Domein; Samenwerkingsovereenkomst Uitvoering regionaal CLM Pagina 1

2 - De gemeenten zijn verantwoordelijk voor de zorg in het kader van de Jeugdwet en de Wmo; - De gemeenten zijn overeengekomen samen te werken op basis van de vorm "gastgemeente" en deze gemeente aan te wijzen als penvoerder en aanspreekpunt; - Gastgemeente Oude IJsselstreek is verantwoordelijk voor het oprichtn en in standhouden van het Regionaal team CLM team conform de Kandernota CLM, de afhandeling van de financiele verantwoording en het verzorgen van het werkgeverschap; - De gemeenten zijn bereid het contractbeheer, het contractmanagement, het informatiebeheer en het toezicht en de voorwaarden waaronder deze taken moeten worden gerealiseerd, uit te laten voeren door het Regionaal Team CLM; - De gemeenten geven het Management Overleg de opdracht tot regievoering over het regionaal CLM en tot sturing op de gastgemeente; - De gemeenten wensen de samenwerking vast te leggen in deze samenwerkingsovereenkomst Contract en Leveranciermanagement Sociaal Domein; En komen het volgende overeen: Art. 1. Begrippen CLM Contract en Leveranciermanagement. Kadernota CLM Uitgangspunten en beleid op het gebied van (regionaal) Contract en Leveranciers management, vastgelegd in de Kadernota inrichting en governance voor contract- en leveranciersmanagement voor het Sociaal Domein Jeugd en Wmo, d.d.. Regionaal team CLM Functioneel team van contract en leveranciersmanagers georganiseerd in een regionaal team en werkzaam vanuit de gastgemeente. Regionaal team CLM werkt met regionale opdracht en met mandaat voor uitvoering; Management Overleg Overleg van managers Sociaal Domein van de gemeenten in de Regio Achterhoek, dat fungeert als inhoudelijk opdrachtgever voor het Regionaal team CLM. Mandaat De bevoegdheid om in naam van het college van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten handelingen te verrichten. Opdracht De opdracht is het uitvoeren van het regionaal CLM, zoals opgenomen in de kadernota CLM Populatiegebonden budget Een budget dat is procentueel is verdeelt tussen deelnemende gemeenten op basis van het inwoneraantal per gemeente. Gastgemeente De gemeente, die op basis vande samenwerkingsovereenkomst en een mandaat optreedt als werkgever en voorziet in bedrijfsvoerende voorzieningen voor het regionaal team CLM. Samenwerkingsovereenkomst Deze overeenkomst, die de samenwerking regelt tussen de gemeenten m.b.t. de uitvoering van regionaal CLM. Samenwerkingsovereenkomst Uitvoering regionaal CLM Pagina 2

3 Art. 2 Doelstellingen 1. Uitvoering geven aan de Kadernota CLM. 2. Op- en inrichting en instandhouding door de gastgemeente van het Regionaal Team CLM, welke belast is met de uitvoering van het regionaal Contract- en Leveranciersmanagement. Art. 3 Looptijd en evaluatie 1. Deze overeenkomst treedt in werking op het moment dat de laatste gemeente heeft ondertekend. 2. Deze overeenkomst eindigt op 31 december Deze overeenkomst wordt minimaal 2x geëvalueerd, n.l. in september 2018 en september Uiterlijk 1 oktober 2019 wordt op basis van de evaluatie 2019 voorgesteld of en zo ja, hoe deze overeenkomst wordt verlengd. 4. Het management Overleg CLM is verantwoordelijk voor de evaluaties en de planning. Art. 4 Taken en bevoegdheden van de gastgemeente 1. Formeert het regionale team CLM, conform de kadernota CLM en houdt het regionale team in stand gedurende de looptijd van deze overeenkomst. 2. Is bevoegd tot het voorbereiden en aangaan en ondertekenen van overeenkomsten op grond van door of namens het Management Overleg gegeven aanwijzing. 3. Is verantwoordelijk voor de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst Regionaal CLM voor het Sociaal Domein. 4. Handelt in overeenstemming met het mandaat tot inrichting van het Regionaal Team CLM Art. 5 Gezamenlijke taken en bevoegdheden gemeenten 1. Bevorderen van onderlinge afstemming over samenhang met en integratie van individueel gemeentelijk beleid op gebied van Contract en Leveranciersmanagement. 2. Evalueren van de samenwerkingsovereenkomst. 3. Uitwisselen van kennis en ervaring. Art. 6 Taken Management Overleg m.b.t. regionaal CLM sociaal domein 1. Eindverantwoordelijk voor het functioneren van het regionaal team CLM. 2. Inhoudelijk opdrachtgever voor gastgemeente en regionaal team CLM. 3. Stelt jaarplan vast en stuurt gastgemeente op integrale uitvoering jaarplan. 4. Verantwoordelijk voor samenhang, afstemming en prioritering op dit beleidsterrein binnen de gemeentelijke samenwerking. 5. Verantwoordelijk voor inhoud en kwaliteit van documenten aan PoHo sociaal en Colleges m.b.t. regionaal CLM voor het sociaal domein. 6. Aanspreekpunt voor portefeuillehouders m.b.t. regionaal CLM voor het sociaal domein. 7. Verantwoordelijk voor de borging van de besluitvorming bij gemeenten 8. Verantwoordelijk voor de communicatie en het informeren van alle betrokkenen. 9. Heeft gevraagd en ongevraagd een adviserende rol in de richting van de gemeenten. Art. 7 Samenstelling, werkwijze en taken regionaal team CLM 1. De samenstelling, algemene beschrijving van definities en taken CLM zijn nader uitgewerkt in Kadernota CLM, hoofdstuk 3 en 6. De Kadernota CLM maakt onlosmakelijk deel uit van deze overeenkomst. Art. 8 Zelfstandige taken voor gemeenten 1. Zorgen voor CLM-inzet bij lokaal gecontracteerde aanbieders, of bij aanbieders die alleen lokaal voor maximaal 2 gemeenten werkzaam zijn. Samenwerkingsovereenkomst Uitvoering regionaal CLM Pagina 3

4 2. Zorgen voor afstemming tussen lokale CLM ers met regionale CLM team. 3. Zorgen voor adequate invulling en instandhouding van het lokale CLM. Art. 9 Kosten en bijdragen van de gemeenten 1. Gastgemeente Oude IJsselstreek zorgt voor de financiële afhandeling van de kosten die gepaard gaan met de in standhouding van het regionaal team CLM. 2. De gemeenten dragen financieel structureel bij aan het regionale team CLM volgens een verdeelsleutel op basis van populatiegebonden budgettering (peildatum ). Zie bijlage Niet te voorziene kosten als bijvoorbeeld, doch niet uitsluitend, het inhuren van extern juridisch en/of financieel advies, worden vooraf aan de betrokken gemeenten ter instemming voorgelegd, op basis van de verdeelsleutel van populatiegbonden budget. 4. Bij tussentijds beëindiging van werkovereenkomsten worden de frictiekosten door de gastgemeente berekend en toegerekend naar elke gemeente op basis van de gehanteerde populatiegebonden verdeelsleutel uit art. 9, lid 2. Art. 10 Aansprakelijkheid en vrijwaring 1. Gastgemeente Oude IJsselstreek sluit overeenkomsten met externe partijen op basis van een door het Management Overleg goedgekeurde conceptovereenkomst. 2. Het mandaatbesluit Inrichting en Uitvoering Contract- en Leveranciersmanagement verleent gastgemeente Oude IJsslstreek de bevoegdheid besluiten te nemen en overeenkomsten aan te gaan, maar de eindverantwoordelijkheid blijft te allen tijde bij de mandans(en), ook bij geleden schade ten gevolge van de uitvoering van de overeenkomsten. Art. 11 Opzegging en wijziging 1. De gemeenten zijn ieder bevoegd deze overeenkomst schriftelijk op te zeggen met een opzegtermijn van 12 maanden. 2. De gemeenten treden in overleg binnen 1 maand, nadat een gemeente de wens tot opzegging of wijziging van de overeenkomst aan de andere gemeenten schriftelijk heeft kenbaar gemaakt aan gastgemeente Oude IJsselstreek. 3. Bij uittreden van een gemeente worden de ontvlechtingskosten, die daar het gevolg van zijn, door de overgebleven gemeenten bepaald. De ontvlechtingskosten zijn voor rekening van de uittredende gemeente. 4. Indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen die gevolgen hebben voor de uitvoering van deze overeenkomst, treden gemeenten zo snel mogelijk met elkaar in overleg over de noodzaak van wijziging van deze overeenkomst. 5. Bij wijziging in relevante wet- en regelgeving die gevolgen hebben voor deze overeenkomst, treden de gemeenten met elkaar in overleg teneinde een oplossing te bereiken die zo dicht mogelijk blijft bij de bepalingen van deze overeenkomst. 6. Wijzigingen of aanvullingen als gevolg van wat hiervoor onder deze leden van dit artikel bepaald is, leggen gemeenten schriftelijk vast, wat vervolgens als bijlage deel uitmaakt van deze overeenkomst. 7. Bij tussentijds beëindiging van de overeenkomst worden de ontvlechtingskosten door de gastgemeente berekend en toegerekend naar elke gemeente op basis van de gehanteerde populatiegebonden verdeelsleutel uit art. 9, lid 2. Art. 12 Geschillen 1. Een gemeente die van mening is dat een geschil bestaat, deelt dat schriftelijk aan de andere gemeente(n) mee. Deze mededeling bevat een gemotiveerde aanduiding van het geschil. 2. Binnen 20 werkdagen na dagtekening van de in het eerste lid bedoelde mededeling zendt elke gemeente de andere gemeente(n) haar zienswijze betreffende het Samenwerkingsovereenkomst Uitvoering regionaal CLM Pagina 4

5 geschil evenals een voorstel voor een oplossing daarvan aan de andere gemeenten. 3. Binnen 40 werkdagen na dagtekening van de in het eerste lid bedoelde mededeling overleggen gemeenten over een oplossing van het geschil. Elk der gemeenten kan zich op eigen kosten door deskundigen laten bijstaan. 4. Alle geschillen in verband met deze overeenkomst of met afspraken die daarmee samenhangen worden beslecht door de bevoegde burgerlijke rechter. Een gemeente kan zich echter pas tot die rechter wenden, indien een geschil niet volgens de procedure van lid 1 t/m 3 van dit artikel binnen 10 weken is opgelost. Een gemeente kan zich wél te allen tijde in kort geding tot de bevoegde burgerlijke rechter wenden, zonder de procedure van lid 1 t/m 3 te hebben gevolgd. 5. Elk der gemeenten draagt de eigen kosten, voortvloeiend uit de procedure van het 1e tot en met het 4e lid van dit artikel. Bijlagen: Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Kadernota Inrichting en governance voor Contract en Leveranciersmanagement voor het Sociaal Domein Jeugd en Wmo Mandaatbesluit Inrichting en Uitvoering Contract- en Leveranciersmanagement Overzicht kostenverdeling per gemeenten regionaal team CLM Samenwerkingsovereenkomst Uitvoering regionaal CLM Pagina 5

6 Aldus opgemaakt en in tweevoud ondertekend. Aalten, d.d. Doetinchem, d.d. Dhr. J.A. Gerritsen (gemeente Aalten) Mw. Dr. J.M.E. Traag (gem,eente Doetinchem) Borculo, d.d. Lichtenvoorde, d.d. Dhr. J.A.H. van Oostrum (gemeente Berkelland) Mw. A.H. Bronsvoort (Gemeente Oost Gelre) Hengelo, d.d. Gendringen, d.d. Mw. M. Besselink (gemeente Bronckhorst) Dhr. O.E.T van Dijk (gemeente Oude IJsselstreek) Winterswijk, d.d. Didam, d.d. Dhr. M.J. van Beem (gemeente Winterswijk) Dhr. P. de Baat (gemeente Montferland) Samenwerkingsovereenkomst Uitvoering regionaal CLM Pagina 6

7 Aldus opgemaakt en in tweevoud ondertekend. Aalten, d.d. Doetinchem, d.d. Dhr. J.A. Gerritsen (gemeente Aalten) Mw. Dr. J.M.E. Traag (gem,eente Doetinchem) Borculo, d.d. Lichtenvoorde, d.d. Dhr. J.A.H. van Oostrum (gemeente Berkelland) Mw. A.H. Bronsvoort (Gemeente Oost Gelre) Hengelo, d.d. Gendringen, d.d. Mw. M. Besselink (gemeente Bronckhorst) Dhr. O.E.T van Dijk (gemeente Oude IJsselstreek) Winterswijk, d.d. Didam, d.d. Dhr. M.J. van Beem (gemeente Winterswijk) Dhr. P. de Baat (gemeente Montferland) Samenwerkingsovereenkomst Uitvoering regionaal CLM Pagina 7