Onderwerp: Inhuur strategisch adviseur grondzaken / planeconoom voor Plan Zuid. Gemeentewinkel

Transcriptie

1 Onderwerp: Inhuur strategisch adviseur grondzaken / planeconoom voor Plan Zuid openbaar Rapport aan B&W d.d. 21 oktober 2015 Paraaf voor akkoord door het hoofd van de afdeling secretaris P. van Boxtel Gemeentewinkel Bedrijfsvoering Samenleving Ruimte & Groen Portefeuillehouder wethouder H.J.C. Vreeswijk / T.A. van Dijk Opmerking secretaris/bestuurder: B W W W - Minimum wat nodig is Akkoord X X Bespreken X X Besluit college d.d. 27 oktober 2015: 1 t/m 4 conform advies besloten. Beslispunten: 1. In te stemmen met de inhuur van de heer H. van Doorn als strategisch adviseur grondzaken en planeconoom voor Plan Zuid voor maximaal 150 uur tot uiterlijk 1 februari 2016; 2. In te stemmen met het opstarten van een inhuurtraject voor een strategisch adviseur grondzaken en planeconoom voor de duur van 3 jaar, ingaande op 1 januari 2016, voor gemiddeld 12 uur per week via het raamcontract; 3. Indien via het raamcontract geen geschikte kandidaten worden voorgedragen direct over te gaan tot een meervoudig onderhandse aanbesteding voor een strategisch grondonderhandelaar annex planeconoom voor de duur van 3 jaar, ingaande op 1 januari 2016, voor gemiddeld 12 uur per week; 4. Bij beslispunt 3 af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid door meervoudig onderhands aan te besteden in plaats van openbaar; Is het stuk intern vertrouwelijk? Inleiding In oktober 2014 heeft uw college besloten om de inhuur van de heer H. van Doorn, als strategisch adviseur grondzaken en grondexploitatiedeskundige te verlengen tot 1 november Conform afspraak heeft eind augustus/begin september 2015 een evaluatie plaatsgevonden en is bekeken hoe de veranderde rol van de heer Van Doorn in de praktijk uitwerkt en hoe na 1 november 2015 verder gewerkt zal moeten worden in het kernteam Zuid teneinde de continuïteit van het totale project te waarborgen. De rol van projectleider is na 1 november 2014 overgenomen door de heer W. Hilbink. Om zich daarin te bekwamen heeft hij in de eerste helft van 2015 met goed gevolg een opleiding gevolgd als strategisch projectleider. De heer Hilbink is weliswaar groeiende in die rol, maar door de tijdsdruk die andere majeure projecten (waaronder Weijdelaer en de Centrumvisie) met zich meebrengt, heeft hij de rol van projectleider nog niet volledig kunnen invullen en is hij nog groeiende. De overdracht van kennis en vaardigheden van de heer Van Doorn naar de heer Hilbink heeft hierdoor ook nog niet ten volle plaatsgevonden. Om deze reden springt de heer Van Doorn in diverse gaten die er dientengevolge ontstaan. In het jaarplan 2016 van de heer Hilbink zal terdege rekening worden gehouden met de afname van inzet in majeure projecten om het projectleiderschap in Plan Zuid verder te ontwikkelen.

2 Los daarvan zijn we als gemeente nog verwikkeld in een aantal situaties waarin het specialisme en de ervaring van de heer Van Doorn dringend gewenst is. -2- Hierom wordt voorgesteld de inhuur van de heer Van Doorn voor beperkte tijd te verlengen, zodat verdere overdracht kan plaaatsvinden en afgerond kan worden en de heer Van Doorn lopende zaken succesvol kan afhandelen. Voorstel is dan ook om thans het contract met Brink Groep te beëindigen per 1 november 2015 en met de heer Van Doorn een overeenkomst te sluiten voor maximaal 150 uur (periode november 2015 tot uiterlijk 1 februari 2016) tegen een naar onder aangepast uurtarief van 100,00 per uur (ipv 115,00 per uur zoals het nu is). Dus zowel het aantal uren als ook het tarief worden beide naar beneden bijgesteld. Beoogd effect Het kunnen blijven beschikken over deskundige ondersteuning op het gebied van strategisch grondonderhandelen en planeconomie voor de woningbouwontwikkeling in plan Zuid (behoud continuïteit); Het kunnen opstarten van een procedure die leidt tot de inhuur van een strategisch grondonderhanderlaar annex planeconoom voor de periode na 1 januari Argumenten 1.1. De heer Van Doorn rond lopende majeure zaken af. Alvorens overgegaan kan worden tot een aanbestedingsprocedure voor de rol van strategisch adviseur en planeconoom dienen enkele lopende majeure trajecten afgehandeld te worden, waarbij de inzet van de heer Van Doorn nadrukkelijk gewenst is. Te denken valt hierbij aan de onderhandelingen mbt WETRO-terrein en Druivenkamp (plannen zijn erg concreet momenteel), onderhandelingen Van Ginkel, onderhandelingen diverse bouwkavels, onderhandelingen met O-gen over Akkerwindelaan etc. Het is onwenselijk om thans geen externe ondersteuning daarbij te hebben. Evenwel is het ook onpraktisch hier een andere externe adviseur dan de heer Van Doorn bij te betrekken, gelet op diens kennis van de geschiedenis in genoemde trajecten. 1.2 De heer Van Doorn rond de overdracht af. Binnen genoemde periode (150 uur tot uiterlijk 1 februari 2016) sluit de heer Van Doorn de bovengenoemde majeure projecten af, dan wel draagt deze over aan een eventuele nieuwe strategisch aviseur annex planeconoom. Tevens kan de heer Hilbink beter gepositiord worden door extra training van de heer Van Doorn. Er zal met duidelijke afspraken voor worden zorg gedragen dat een voldoende deel van de voor de heer Van Doorn beschikbaar te stellen uren uitsluitend besteed worden aan overdracht. 2.1 Opstarten inhuurtraject voor een strategisch adviseur grondzaken en planeconoom voor de duur van 3 jaar voor gemiddeld 12 uur per week via het raamcontract Omdat het inhuurtraject met de heer Van Doorn eindig is op deze wijze, dient een nieuwe transparante inhuurprocedure gevoerd te worden. Omdat bureau Tracé het betreffende perceel heeft gewonnen (raamcontract: first supplier), dient de uitvraag eerst daar rgelegd te worden. Om stagnatie in dit project te voorkomen, dient het inhuurtraject zsm gestart te worden nadat u hierover een beslissing hebt genomen 3.1 Opstarten van een meervoudig onderhands aanbestedingstraject voor de inhuur van een strategisch grondonderhandelaar annex planeconoom voor de duur van 3 jaar voor gemiddeld 12 uur per week. Indien deze first supplier niets oplevert dan zullen een 3 tal andere gespecialiseerde bedrijven worden uitgenodigd, waaronder het bedrijf van de heer Van Doorn, om kandidaten voor te dragen in een meervoudig onderhandse aanbesteding. Over de uitkomst hiervan zullen wij u alsdan berichten. Gunning zal in elk geval plaatsvinden op basis van de economisch meest voordelige aanbieding. De gunningcriteria bestaan dan uit: A. de visie op de opgave, B referenties en ervaringen en C. de relatie. Dit laatste behelst onder meer een gesprek met de kandidaat, waaruit moet blijken in hoeverre sprake is van een klik met het kernteam, het management en het bestuur. Ook komt daarbij flexibiliteit, communicatieve en coachende vaardigheden en politieke sensitiviteit aan de orde.

3 Afwijken inkoop- en aanbestedingsbeleid Omdat gegund wordt op basis van de economisch meest voordelige aanbieding en de relatie met de organisatie en de opgave van groot belang is, wordt voorgesteld af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Op grond van dit beleid zou moeten worden gekozen voor een openbare aanbesteding. Een dergelijke aanbesteding laat weinig ruimte voor een keuze op basis van de kwaliteit en eigenschappen/competenties van de kandidaat. Gelet op de belangrijke positie die de functie van strategisch adviseur en planeconoom en ook het project Plan Zuid inmt binnen onze gemeentelijke organisatie achten wij meerdere facetten van belang, niet alleen de prijs. Evaluatie Jaarlijks dient geëvalueerd te worden in hoeverre de ingehuurde kracht voldoet aan de verwachtingen. Daarnaast dient in een te sluiten overeenkomst opgenomen te worden dat partijen met een opzegtermijn van 3 maanden eenzijdig het contract kunnen beëindigen. Kanttekeningen De gemeente heeft een raamcontract met Tracé (first supplier). Hier dient gehoor aan gegeven te worden. Het vorenstaande betekent wel dat wij vooralsnog geen terzake gespecialiseerde bedrijven kunnen benaderen. De procedure wordt daardoor iets verder uitgerekt in tijd. Te hopen is dat Tracé een geschikte kandidaat aan kan dragen. Wel reden te meer om de inzet van de heer Van Doorn tijdelijk te verlengen. Financiële aspecten (instemming Financiën ja) Kernteam zuid heeft een inschatting gemaakt van de benodigde inzet voor het project plan Zuid in de periode van 1 november 2015 tot uiterlijk 1 februari De inzet wordt geschat op circa 12 uur gemiddeld per week (tegen 16 uur per week momenteel). Daarnaast is afgesproken dat het uurtarief verlaagd wordt naar 100,00 per uur excl. Btw (tegen 115,00 per uur momenteel). Het vorenstaande betekent dat zowel de ureninzet als ook het uurtarief verlaagd wordt. Het gaat om een opdracht van maximaal ,00 De vervolgopdracht betreft een opdracht van geschat: 48x12x 100 = ,00 per jaar. Beide opdrachten betreffen plankosten voor Heijhorst en Akkerwindelaan. Hiervoor is dekking in de plankosten van de vastgestelde grondexploitaties. Op welke begrotingspost heeft dit betrekking: fcl Past het voorstel binnen het beschikbare budget? ja Zo, hoe wordt verruiming van het budget aangevraagd:nv.t. Welke gevolgen zijn er voor het weerstandsvermogen (risico s)? nvt Communicatie (besproken met communicatieadviseur ja) N.v.t. Juridische aspecten / juridische grondslag voorstel (Instemming juridische zaken ja) Afwijken van de regels van inkopen en aanbesteden is toegestaan onder de Europese drempel. Deze bedraagt ,00 Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid kent de clausule om te kunnen afwijken: type inkoop en karakter van de markt. Daarvan is bij deze gunning gebruik te maken. Afbakening van deze vrij globale omschrijving ontbreekt nu nog. Personele aspecten N.v.t. Overige aspecten

4 Geen. -4- BIJLAGE Procedure-afspraken Openbaar Ter informatie/besluitvorming naar raadsgriffie: Nee Bijlagen: -- Ter advisering/instemming naar de OR: Burgerparticipatie: -- Besproken met portefeuillehouder: ja Publiceren/officiële bekendmaking: ja Betrokkenheid andere afdelingen (integraal werken): Projectmatig werken Risico op misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid). n.v.t. Inkopen en aanbesteden Bij beslispunt 1: Project (naam/omschrijving) Aard van de opdracht inhuur strategisch grondonderhandelaar annex planeconoom voor plan Zuid dienst Projectbedrag (ex BTW) Aanbestedingsprocedure Onderhands Gevolgde procedure overeenkomstig regelgeving Ja. Namen leden selectie- en gunningsteam Gunningscriterium nvt laagste prijs Voorlopige gunning Nee (in verband met 15 dagen termijn)

5 -5- Bij beslispunt 3: Project (naam/omschrijving) Aard van de opdracht inhuur strategisch grondonderhandelaar annex planeconoom voor plan Zuid (Indien Tracé niet kan leveren) Dienst Projectbedrag (ex BTW) 3 x Aanbestedingsprocedure Meervoudig onderhands Gevolgde procedure overeenkomstig regelgeving Nee (zie argument 4.1) Namen leden selectie- en gunningsteam Gunningscriterium Nvt EMVI Voorlopige gunning Nee (in verband met 15 dagen termijn)