Voorstel Beschikbaar stellen van een krediet van ,-- ten behoeve van een eenmalige bijdrage in de aanloopkosten van de ICT samenwerking.

Transcriptie

1 Voorbereidende raadsvergadering: 11 oktober 2011 Besluitvormende raadsvergadering: 1 november 2011 Portefeuillehouder: E. Damen AAN DE GEMEENTERAAD Nummer : 2011/46 Datum : 23 september 2011 Onderwerp : Beschikbaarstelling krediet ICT samenwerking de Bevelanden Geachte raad, Inleiding In de nog definitief vast te stellen gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden (GR) is de samenwerking ICT één van de genoemde onderwerpen. De definitieve vaststelling van de gemeenschappelijke regeling wacht op dit moment nog op advisering door de ondernemingsraden. Ook over de inrichting van een afdeling ICT onder de GR samenwerking de Bevelanden zal door de OR advies worden uitgebracht. Na advisering en goedkeuring zal er op 1 januari 2012 of zo kort mogelijk daarna gestart worden met het implementatietraject. Voorstel Beschikbaar stellen van een krediet van ,-- ten behoeve van een eenmalige bijdrage in de aanloopkosten van de ICT samenwerking. 1

2 Toelichting Op 14 december 2010 hebben de colleges van burgemeester en wethouders van de 5 Bevelandse gemeenten het voornemen uitgesproken om te komen tot de vaststelling van een gemeenschappelijke regeling die de samenwerking op diverse uitvoerende taakvelden gaat regelen. Vervolgens is een concept opgesteld van een gemeenschappelijke regeling Samenwerking De bevelanden (GR). In maart en april 2011 is aan de Bevelandse gemeenteraden toestemming gevraagd om de regeling aan te kunnen gaan. Deze toestemming is verleend. Momenteel loopt nog het goedkeuringstraject van de ondernemingsraden, waarna tot vaststelling van de GR door de Bevelandse colleges kan worden overgegaan. Het eerste taakveld dat onder de GR zal worden gevoegd is de samenwerking op het gebied van de ICT. In de ICT omgeving wordt al enkele jaren op onderdelen samengewerkt. Gezamenlijk gebruik en aanschaf van hardware (SAP server) en software (o.a. het financiële pakket), maar ook een gezamenlijke aanpak van uitwijk bij calamiteiten. Om verdere samenwerkingsmogelijkheden te onderzoeken is opdracht gegeven tot het opstellen van een businesscase. In de uitgebrachte businesscase werd geadviseerd om door te gaan met de ontwikkeling van samenwerking ICT in de GR. Gelet op de vele ICTontwikkelingen voor gemeenten, de kwantitatieve en kwalitatieve voordelen van ICT samenwerking en het reeds aanwezige draagvlak, werd geadviseerd om het streven naar een gezamenlijke ICT, met name het dienstverleningsaspect, te vervolgen. Hiermee kan worden bereikt dat er sprake is van minder meerkosten, gegeven de omvangrijke, toekomstige ontwikkelingen. Na deze conclusies uit de businesscase is door de directieraad het besluit genomen om een businessplan op te stellen. De opdracht is, na aanbesteding, verstrekt aan CapGemini. Het uitgebrachte businessplan had zulke hoge ramingen dat is besloten om de cijfers nog eens intern te bezien. De e-coördinatoren, financieel specialisten, personeelsfunctionarissen en gemeentesecretarissen hebben de ramingen op diverse onderdelen aangepast. De nieuw verkregen cijfers zijn verantwoord en beduidend lager dan de ramingen binnen het businessplan van CapGemini, maar hoger dan het bedrag dat in de begrotingen van de Bevelandse gemeenten vrijvalt bij overdracht van taken naar de ICTorganisatie. Het verschil is met name terug te voeren tot de kosten van nieuwe ICT ontwikkelingen in het kader van het technisch beheer van de verschillende basisregistraties en de gemeentelijke basistaken. Argumenten 1. De gemeenten staan voor de opgave om aan alle eisen behorend bij een E-gemeente te voldoen. Dit betekent forse investeringen in ICT, maar ook in menskracht. Door die onderdelen van de E-gemeente, welke in gezamenlijkheid zijn te ontwikkelen en te implementeren, onder te brengen in de ICT samenwerking, zijn meerdere voordelen te realiseren namelijk minder kosten, minder ureninzet en borging van kennis. De 5 gemeenten op de Bevelanden kennen een ICT-capaciteit, die als kwetsbaar kan worden omschreven. Hoewel de kwetsbaarheid gegeven de feitelijke bezetting per gemeente enigszins verschilt, is er alle aanleiding om de krachten te bundelen. De gemeente Kapelle is een kleine organisatie waarbij werkzaamheden bij 1 persoon zijn ondergebracht, dit is een kwetsbare situatie. Door samenwerking ontstaat er een bundeling van de kennis en kan deze voor de langere termijn worden behouden. Kanttekeningen 1. Samenwerking maakt het mogelijk om aan de ambities in de realisatieplannen invulling te geven binnen de thans in de diverse gemeentebegrotingen voorziene budgetten. Tegenover de besparingen door samenwerking staan ook extra kosten, structureel vanwege onder andere datacommunicatie en eenmalig door aanloopkosten tijdens de implementatiefase. 2

3 2. Hoewel het de bedoeling is om na definitieve besluitvorming in maximaal 3 jaar toe te groeien naar een staande ICT-organisatie, zal in meer of mindere mate mogelijk sprake zijn van desinvesteringen en van frictiekosten op het personele vlak. Mogelijke desinvesteringen kunnen zich alleen voordoen op het softwarematige vlak. Voor de personele frictiekosten geldt dat het gaat over 0,2 fte leidinggevende ICT-taken. Aanpak en uitvoering De gemeenteraad van Goes heeft inmiddels al ingestemd met dit kredietvoorstel. De verwachting is dat ook de overige Bevelandse gemeente in september met het voorstel zullen instemmen. Met het beschikbaar komen van het krediet zal een kwartiermaker worden aangesteld en worden begonnen met de implementatie van het businessplan. Door de secretarissen is in december 2008 al de uitspraak gedaan dat de gemeenten op het gebied van software en hardware aanschaf zaken gezamenlijk moeten oppakken. Er kan alleen worden afgeweken van de Bevelandse standaard wanneer een gemeente een goede onderbouwing kan geven waarom er wordt afgeweken. Na goedkeuring van de businesscase heeft deze uitspraak een minder vrijblijvend karakter gekregen. Dit heeft tot gevolg dat op termijn alle 5 gemeenten over gelijke soft- en hardware zullen beschikken. Financiën (kosten, baten, dekking) De eenmalige aanloopkosten zijn geraamd op ,--. Hierin zijn opgenomen de kosten van de kwartiermaker, de verhuizing, inrichtingskosten, automatiseringskosten en waar nodig externe inhuur. Het aandeel voor Kapelle is berekend op ,--. Voorgesteld wordt dit bedrag te dekken uit de algemene reserve vrij besteedbaar. Voor de verdeling van de kosten zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: voor de bijdrage 2012 is de raming voor de over te dragen ICT-activiteiten uit de begroting 2011 vermeerderd met 1,5%; in de jaren daarna tot en met 2015 worden de bijdragen met nominaal 2% per jaar verhoogd; voor loon- en prijsontwikkelingen worden nadere afspraken gemaakt. Voor de nieuw in te richten ICT-samenwerking is uitgegaan van de cijfers naar aanleiding van de herijking van de begroting van ICT-samenwerking behorende bij het businessplan. Jaartal Totale kosten samenwerking ICT de Bevelanden , , , ,-- De structurele lasten voor de gemeente Kapelle vallen hoger uit. Dit bedrag is verwerkt is de concept gemeentebegroting 2012 en de meerjarenraming Voor Kapelle betekent dit ten opzichte van de begroting 2011: 2012: 7.614,-- extra 2013: ,-- extra 2014: ,-- extra 2015: ,-- extra 3

4 Met ingang van 2016 worden de bijdragen van de gemeenten gebaseerd op onderstaande verdeelsleutel. De verdeelsleutel is opgebouwd uit drie onderdelen, die elk voor een percentage de verdeelsleutel beïnvloeden. Inwoners 40% Werkplekken 40% Vast bedrag 20% De bedragen, die bij de gemeenten vrijvallen, komen in totaal lager uit dan volgens het businessplan (ook na herijking) benodigd. De gemaakte afspraken voorzien er in dat geleidelijk wordt toegegroeid naar de volgens het businessplan vereiste bedragen. Risico's Wanneer er geen krediet beschikbaar wordt gesteld zal de gemeente alleen moeten werken aan het doorontwikkelen van de (e-)dienstverlening. Hierdoor zullen de kosten voor inkoop van hard- en software hoger uitvallen dan wanneer dit in samenwerking zal gebeuren. Dit maakt dat sprake zal zijn van meer meerkosten in plaats van minder meerkosten. Voorbereidende raad Een concepttekst van dit raadsvoorstel is besproken in de voorbereidende raad van 11 oktober Naar aanleiding hiervan wordt de volgende aanvullende informatie verstrekt. Besluitdata andere gemeenten De gemeenteraad van de gemeente Borsele heeft op 6 oktober 2011 ingestemd met het voorgestelde. De gemeente Goes heeft op 8 september jl. positief gereageerd op het voorgestelde en een definitief besluit volgt na goedkeuring van de OR op de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden. Van de overige gemeenten wordt verwacht dat deze goedkeuring eind oktober zal worden verkregen. Verdeling eenmalige kosten De eenmalige aanloopkosten zijn geraamd op ,--. Het aandeel voor Kapelle is berekend op ,--..De verdeling van deze kosten is gedaan op basis van de vanaf 2016 geldende verdeelsleutel. Inwoners 40% Werkplekken 40% Vast bedrag 20% Structurele kosten De bedragen, die bij de respectieve gemeenten vrijvallen, komen in totaal lager uit dan volgens het businessplan van Capgemini (ook na herijking) benodigd. De gemaakte afspraken voorzien er in dat geleidelijk wordt toegegroeid naar de volgens het businessplan vereiste bedragen. In 2012 zal dit een stijging van 1,5% zijn en in de daarop volgende jaren 2%. In deze percentages is de inflatie al verwerkt. Afgesproken is dat vanaf 2016 bovenstaande verdeelsleutel zal worden gehanteerd. Dit leidt voor Kapelle, uitgaande van de thans bekende gegevens, tot de volgende jaarlijkse bijdragen: ,-- in 2012, ,-- in 2013, ,-- in 2014 en ,-- in Communicatie Over de communicatie van het voorstel zijn op Bevelandse schaal afspraken gemaakt. Periodiek zullen raad en college via een infobulletin op de hoogte worden gehouden. Tijdens 4

5 het implementatietraject worden de verschillende betrokken partijen op diverse manieren bij de voortgang betrokken c.q. geïnformeerd. Puntsgewijze voordelen Vermindering van de kwetsbaarheid op zowel personeel als technisch vlak. Een goede basis bieden en randvoorwaardelijk zijn voor de overige in de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden genoemde taakvelden. Het gezamenlijk kunnen doorontwikkelen van de (e-)dienstverlening waardoor de kosten van inkoop en beheer van hard- en software lager zullen uitvallen dan bij individuele trajecten. Samenwerking op ICT-gebied biedt de mogelijkheid om de ontwikkelingen op het gebied van ICT en digitale dienstverlening het hoofd te kunnen blijven bieden. Verder zijn er in de afgelopen jaren al verschillende zaken in samenwerking opgepakt waarmee het voordeel dat te behalen is bij samenwerking al is bewezen. Te denken valt aan gezamenlijk inkoop van opleidingen op het gebied van applicatiebeheer en inkoop van hardware. Het beste voorbeeld hierin is de Mixed Workload Machine in Goes waarop diverse bedrijfsvitale softwareprogramma s zijn geïnstalleerd en een machine voor de uitwijk van de machine van Goes die bij de gemeente Borsele in huis staat. Ook beheer van deze hardware en op de machine geïnstalleerde software is gezamenlijk ingekocht. Ter inzage liggende stukken - College advies d.d. 16 september Businesscase Telengy d.d. 20 september Businessplan Samenwerking ICT de Bevelanden incl. begroting en implementatieplan - Aanvullend advies Businessplan (herijking) - Overzicht verdeling kosten samenwerking ICT Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Kapelle, De secretaris, De loco-burgemeester, mevrouw ir. M. Quapp J.H. Herselman 5