Beoogd effect Een adequate, professionele en efficiënte organisatie voor de gemeentelijke informatie- en communicatietechnologie.

Transcriptie

1 Portefeuillehouder Datum raadsvergadering A.J. Gerritsen 26 januari 2012 Datum voorstel 13 december 2011 Agendapunt Onderwerp Samenwerking op het vlak van automatisering De raad wordt voorgesteld te besluiten: het college van burgemeester en wethouders toestemming te verlenen tot het aangaan van een gemeenschappelijke regeling met de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Baarn, Bunnik, Soest, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede en het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Sociale Dienst Krommerijn en Heuvelrug voor het uitvoeren van taken op het vlak van informatie- en communicatietechnologie. Inleiding Bij besluit van 28 april 2012 heeft uw raad ons college toestemming gegeven voor het treffen van voorbereidingen voor het oprichten van een openbaar lichaam ten behoeve van intergemeentelijke samenwerking op het vlak van informatie- en communicatietechnologie (hierna: ICT). Nadien hebben wij de verdere uitwerking ter hand genomen en is gestalte gegeven aan een Regionale ICT Dienst Oost Utrecht (hierna: RID). Achtereenvolgens is gezamenlijk een kwartiermaker aangetrokken, die op 1 november 2011 in dienst is getreden. Vervolgens is de infrastructuur voor de RID op hoofdlijnen in kaart gebracht en is een migratiestrategie ontwikkeld. Ook is voor de RID een begroting ontworpen en een personeelsplan opgesteld. Dat wil niet zeggen dat alles nu geregeld is. De feitelijke transitie moet nog op gang worden gebracht en verder moet op korte termijn een keuze over de huisvesting worden gemaakt. De voorbereidingen zijn intussen zo ver gevorderd dat wij u het formele voorstel doen om ons college toestemming te geven voor het aangaan van de gemeenschappelijke regeling. Het concept voor de gemeenschappelijke regeling is als bijlage toegevoegd aan dit voorstel. Beoogd effect Een adequate, professionele en efficiënte organisatie voor de gemeentelijke informatie- en communicatietechnologie. Argumenten 1.1 De argumenten voor het voorbereiden van de samenwerking gelden onverkort. Voor het aangaan van de samenwerking gelden dan ook de volgende argumenten: - Samenwerking vermindert de kwetsbaarheid van de voorzieningen voor informatie- en communicatietechnologie; - Een publiekrechtelijke vorm van samenwerking heeft de voorkeur. Voor een nadere toelichting op deze argumenten verwijzen wij u naar ons raadsvoorstel van 8 maart 2011 dat is overgenomen in uw vergadering van 28 april De financiële gevolgen van het aangaan van de samenwerking zijn aanvaardbaar. Op basis van benchmarks en ervaringscijfers van andere regionale ICT-Diensten is voor de RID een begroting op hoofdlijnen gemaakt. Daarbij zijn de volgende afspraken gemaakt: 1

2 - De begroting stelt de RID in staat het basispakket aan Producten en Diensten te leveren aan de deelnemers; - De begroting is gebaseerd op een gestandaardiseerde ICT-infrastructuur, een situatie die volgens planning op 1 januari 2015 zal zijn gerealiseerd; - De extra kosten verband houdende met het beheren van afwijkende infrastructuren of elementen daarvan, worden in rekening gebracht bij de betreffende deelnemer en komen niet ten laste van de overige deelnemers; - De RID begroting is gebaseerd op 1608 standaard werkplekken, 1815 accounts en 620 applicaties; - De begroting ligt vast voor de periode en wordt alleen voor inflatie gecorrigeerd. Zodra de RID producten en diensten gaat leveren zullen ook de kosten gefactureerd gaan worden aan de deelnemers. De kostenverdeelsystematiek regelt welke deelnemer welk deel van de kosten betaalt. Uitgangspunten voor de systematiek zijn: - De systematiek gaat over de wijze waarop de kosten en opbrengsten van de RID worden verdeeld over de deelnemende organisaties; - De systematiek is niet bepalend voor de hoogte van de RID-begroting; - De systematiek moet eenvoudig en transparant zijn en geen hoge administratieve lasten genereren; - De kostenverdeelsystematiek moet recht doen aan het principe dat, naarmate een organisatie een groter beroep doet op de RID, deze ook een groter deel van de begroting van de RID doorbelast krijgt. De gekozen kostenverdeelsystematiek voorziet in de navolgende elementenvoor doorbelasting. Doorbelasting op basis van aantallen applicaties: De RID levert het technisch beheer van applicaties. Dit houdt in dat de applicatie beschikbaar wordt gesteld op de infrastructuur en technisch functioneert. Een substantieel deel van de RIDbegroting is toe te wijzen aan technisch applicatiebeheer. Deze kosten zullen op basis van de aantallen te beheren applicaties worden verdeeld over de deelnemers (initieel worden deze de komende jaren vastgesteld op 100 per gemeente en 20 voor de RSD). Doorbelasting direct toe te wijzen kosten: De RID levert producten en diensten die niet in gelijke mate door de deelnemers worden afgenomen of waarin het basispakket van de RID niet voorziet. Deze producten en diensten maken deel uit van het pluspakket en worden direct doorbelast aan de gebruiker. Doorbelasting op basis van aantallen accounts: De overige kosten belast de RID door op basis van de aantallen accounts. Een account is een gebruikersaccount waar ook daadwerkelijk een medewerker gebruik van maakt die een beroep kan doen op ondersteuning van de RID. Een light-account voor administratieve doeleinden (bijvoorbeeld ten behoeve van een postbus Publiekszaken), telt niet mee. Ook accounts voor raadsleden tellen niet mee. Normaliter worden de aantallen accounts en applicaties periodiek in beeld gebracht om de kostenverdeelsleutel te bepalen. Echter, om langjarige financiële stabiliteit te verkrijgen zullen in de periode de genoemde aantallen werkplekken, accounts en applicaties niet wijzigen. Dit betekent dat het niveau waarop de deelnemers nu instappen (aantallen accounts, werkplekken en applicaties) de definitieve omvang van de RID begroting bepaalt alsook de verdeelsleutel. De deelnemers 'tekenen' voor deze aantallen. In het geval een deelnemer behoefte heeft aan meer werkplekken of accounts dan in de basis is vastgelegd, dan kan de RID hier in voorzien. Alsdan wordt daartoe per product een kostprijs berekend en bij de deelnemer in rekening gebracht en mag dat niet van invloed zijn op de bijdrage van de overige deelnemers. Wanneer het aantal werkplekken of accounts voor een deelnemer vermindert zal dat niet leiden 2

3 tot een lagere bijdrage aan de RID. De afgesproken verdeelsleutel blijft gelden totdat het bestuur van de gemeenschappelijke regeling een nieuwe verdeelsleutel heeft vastgesteld. Kanttekeningen en alternatieven 1.1 Alternatief: de toestemming tot het aangaan van een gemeenschappelijke regeling te onthouden. Het gevolg van een dergelijk alternatief besluit is dat de uitvoering de taken op het vlak van informatie- en communicatietechnologie voorlopig in eigen beheer blijft. In dat geval kunnen wij nog slechts tegen beduidend hogere structurele lasten een professionele dienstverlening bieden. Aanpak/ Uitvoering De feitelijke overdracht van de taken geschiedt op basis van de bijgaande gemeenschappelijke regeling. Het is de bedoeling om de overdracht te realiseren met ingang van 1 juli De gemeenschappelijke regeling zal worden uitgewerkt in een dienstverleningsovereenkomst. Communicatie Wij zullen onze organisatie tijdig informeren over de nieuwe werkwijzen en procedures. Evaluatie De gemeenschappelijke regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. De dienstverleningsovereenkomst zal jaarlijks worden geëvalueerd. Daartoe worden in die overeenkomst specifieke bepalingen opgenomen. Kosten, baten en dekking In de meerjarenraming hebben wij rekening gehouden met een budget van voor de ICT-kosten die naar de RID worden overgeheveld. De bijdrage aan de RID zal in bedragen. Het verschil van kan als volgt worden verklaard. In 2013 moet onze telefooncentrale worden vervangen. Deze vervangingsinvestering is nog niet verwerkt in de meerjarenraming. De uit deze, onvermijdelijke, investering voortvloeiende kapitaallasten bedragen In 2015 is voor onze gemeente derhalve sprake van een budgettair neutrale situatie. De komende jaren zullen wij aan incidentele kosten een bedrag van circa voor onze rekening moeten nemen. Dat bedrag bestaat uit projectkosten en desinvesteringen die voor onze rekening blijven en die wij zo veel als mogelijk binnen bestaande budgetten zullen opvangen. Voor zover dat noodzakelijk blijkt zullen wij u bij voor- of najaarsnota vragen om additionele middelen beschikbaar te stellen. Burgemeester en wethouders van de gemeente De Bilt, de secretaris, de burgemeester, R.A.K. Huijbregts A.J. Gerritsen 3

4 Onderwerp: Samenwerking op het vlak van automatisering Bijlagen bij het raadsvoorstel Meegezonden bijlagen 1. concept 'Gemeenschappelijke regeling RID Utrecht' met Toelichting. Stukken ter inzage Geheime stukken ter inzage (conform art. 25 Gemeentewet) n.v.t. n.v.t. Contactambtenaar: de heer F.G. Wietses, T (030) , E WietsesE@DeBilt.NL 4

5 Besluit van de raad De raad van de gemeente De Bilt; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 13 december 2011, met het onderwerp Samenwerking op het vlak van automatisering; overwegende dat gelet op BESLUIT: het wenselijk is om op het vlak van de informatie- en communicatietechnologie intergemeentelijke samenwerking te zoeken; het bepaalde in artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen; het college van burgemeester en wethouders toestemming te verlenen tot het aangaan van een gemeenschappelijke regeling met de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Baarn, Bunnik, Soest, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede en het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Sociale Dienst Krommerijn en Heuvelrug voor het uitvoeren van taken op het vlak van informatie- en communicatietechnologie. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 26 januari 2012, de raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, drs. F.A. van Hooijdonk A.J. Gerritsen