VOORSTEL AAN DE RAAD: Raadsvergadering d.d. 06 febr 2018 NR.: RI

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN DE RAAD: Raadsvergadering d.d. 06 febr 2018 NR.: RI Onderwerp: Samenwerking gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert (LNRW) op het gebied van de geo-werkzaamheden Agendapunt 9. Raadsvoorstelnummer Voorstel: Conform de Wgr (artikel 1, lid 2) het college van B&W toestemming te verlenen voor het sluiten van een bestuursovereenkomst op het gebied van de geo-werkzaamheden, tussen de samenwerkende gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert (LNRW). Burgemeester en wethouders van Nederweert, De secretaris, De burgemeester, drs. J.C.T. Bakens H.F.M. Evers Portefeuillehouder 1 : Burgemeester Evers Afdeling : BV Portefeuillehouder 2 niet van toepassing Auteur : T.W.G. Meulen Datum : 3 januari 2018 Bijlage(n) : 4 Programma Deelprogramma : 1. Fysieke leefomgeving : 1.1 Bouw- en woningmarkt 1

2 Rapportage bij Raadsvoorstel RI Raadsvergadering d.d. 06 febr 2018 Voorstel Conform de Wgr (artikel 1, lid 2) het college van B&W toestemming te verlenen voor het sluiten van een bestuursovereenkomst op het gebied van de geo-werkzaamheden, tussen de samenwerkende gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert (LNRW). Inleiding De colleges van B&W van de gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert (LNRW) hebben begin februari 2017 besloten om de samenwerking op het gebied van de geo-werkzaamheden te intensiveren. Op 29 augustus 2017 hebben wij een voorgenomen besluit genomen. De onderliggende stukken (het Bedrijfsplan Expertise Centrum Geo, versie 1.0 en de Overeenkomst ambtelijke Geo-samenwerking LNRW) zijn als bijlage bijgevoegd. Het voorgenomen besluit is door de WOR-bestuurder voor advies voorgelegd aan de Ondernemingsraad. Het OR advies van 7 nov 2017 vindt u in de bijlage. De OR vindt de samenwerking op het gebied van Geo een goede ontwikkeling en geeft een positief advies over: het bedrijfsplan expertise centrum Geo en de bestuursovereenkomst "Overeenkomst ambtelijke Geo-samenwerking LNRW. De genoemde aandachtspunten in het advies pakken we op en informeren de OR actief over de voortgang. Uw raad kan enkel op grond van strijdigheid met de wet of met het algemeen belang toestemming onthouden. Na uw toestemming is het voorgenomen besluit definitief en volgt bekendmaking door de colleges waarna de bestuursovereenkomst en daarmee de samenwerking formeel in werking treedt. Beoogd effect Bundeling van kennis en kunde uit de gemeenten in één gespecialiseerd expertise centrum gericht op de geografische taakuitvoering moet leiden tot vermindering van kwetsbaarheid en verhoging van kwaliteit. Argumenten De uitvoering kan op deze wijze voldoen en blijven voldoen aan de eisen die vanuit wetgeving en de gemeentelijke processen gesteld worden; kwalitatief hoogwaardig, efficiënt, snel, innovatief, robuust, regionaal uniform en met continuïteit. De samenwerking zorgt dat gemeentelijke processen optimaal ondersteund worden door toegankelijke en kwalitatief hoogwaardige ruimtelijke informatie tegen beperkte meerkosten Afspraken tussen Partijen in het kader van de samenwerking bij de uitvoering van het taakgebied geografische informatie worden duidelijk vastgelegd. Duidelijkheid over welke taken worden uitgevoerd door een andere Gemeente (Uitvoerend partner) en welke taken door de eigen Gemeente (Afnemend partner) uitgevoerd blijven worden met als doel voordeel te behalen op kwaliteit, kwetsbaarheid, klanttevredenheid en kosten. Achtergrond De LNRW-gemeenten hebben in 2016 uitgesproken om door samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering de uitvoering te laten voldoen aan de eisen die vanuit wetgeving en de gemeentelijke processen gesteld worden: kwalitatief hoogwaardig, efficiënt, snel, innovatief, robuust, regionaal uniform en met continuïteit. In 2016 is de samenwerking tussen de LNRW-gemeenten in gang gezet voor de geografische taken, personeelsen salarisadministratie en de financiële administratie. Voor de twee laatstgenoemde taken bleek te weinig draagvlak voor samenwerking binnen de regio. De samenwerking voor de geografische taken is sindsdien verder uitgewerkt. Wat is Geo? Geo is de afkorting van geografisch. Geo-informatie is de term voor informatie met een ruimtelijke component (locatie). De samenwerking richt zich op het inwinnen, verstrekken, beheren en adviseren van geo informatie. In de bijlage is de product en diensten catalogus (PDC) opgenomen welke inzicht geeft in de aard van deze werkzaamheden. De samenwerking van de geo-werkzaamheden is gestart vanuit de verplichte realisatie van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). Sinds 2012 werken de LNRW-gemeenten samen aan de realisatie van deze BGT. De BGT betreft een groot deel van de geo-werkzaamheden. De Rijksoverheid heeft een stelsel van basisregistraties in het leven geroepen om het gebruik en de uitwisseling van gegevens te bevorderen. De gemeenten beheren al langer de Basisregistratie Personen (BRP, voorheen GBA), de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Waardering Onroerende Zaken (WOZ). De BGT is als vierde 2

3 basisregistratie in 2017 in beheer genomen. In deze registratie zijn van het gemeentelijk grondgebied de topografische elementen benoemd, zoals groen en verharding en de kenmerken daarvan. Registratie hiervan vindt plaats onder regie van de gemeentelijk geo-medewerkers. De gegevens worden uitgewisseld naar een landelijke voorziening. Binnen de gemeente wordt de BGT onder meer gebruikt voor het beheren van de openbare ruimte, bestemmingsplannen en projectkaarten. Net als bij de BRP, BAG en WOZ dient de gemeente de kwaliteit van de BGT te bewaken, omdat naast het binnengemeentelijk gebruik ook veel andere partijen vertrouwen op de kwaliteit van deze gegevens. Vanaf 2012 is beoogd dat het beheer van de BGT in een gezamenlijke beheerorganisatie belegd wordt. Doordat de BGT als fundament een groot deel van de geo-werkzaamheden bevat én de kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid, klantgerichtheid en kansen voor medewerkers niet alleen ten aanzien van de BGT, maar voor alle geo-werkzaamheden onder druk staan, is de reikwijdte van de gezamenlijke beheerorganisatie verbreed naar de geo-werkzaamheden. De kwaliteitsverbetering staat daarbij centraal, vandaar de organisatienaam 'Expertise Centrum Geo', kortweg ECGeo. In juli jl. is het project BGT afgerond door het opnemen van de gegevenssets in de landelijke voorziening. De geo-medewerkers van de LNRW-gemeenten werken vanaf 20 februari 2017 op de maandagen en woensdagen vanuit het gemeentehuis in Heythuysen. Dit had drie redenen. Ten eerste kon door het bij elkaar zitten kwalitatief beter en efficiënter gewerkt worden aan het in beheer nemen van de BGT. Ten tweede hebben de medewerkers een intensieve rol gekregen bij de uitwerking van voorliggend bedrijfsplan en zijn door veel overleggen de kennis, ervaringen en belangen van de medewerkers geborgd. Ten derde is door het intensiever met elkaar werken veel kennis uitgewisseld over werkwijzen en productkwaliteit, zodat meer begrip is ontstaan voor verschillen en mogelijkheden zijn verkend om deze verschillen te overbruggen. Een extern kwartiermaker heeft gezorgd voor coördinatie en aansturing van de gezamenlijke uitvoering van de BGT-werkzaamheden en afstemming van overige Geo-werkzaamheden. Leudal als uitvoerend partner In artikel 4 van de Overeenkomst ambtelijke Geo-samenwerking LNRW is bepaald dat de colleges van B&W een uitvoerend partner voor de geo-samenwerking aanwijzen. De uitvoerend partner is opdrachtnemer voor de uitvoering van de geo-werkzaamheden en zorgt in dit kader voor de functionele aansturing, het gastheerschap voor centrale huisvesting en administratieve, financiële, juridische en HRM-ondersteuning, budgethouder voor de ECGeo begroting, besluitvorming aan derden en het voorleggen van voorstellen en verantwoording over collectieve taken. We stellen voor om de gemeente Leudal tot het moment van de evaluatie in 2019 aan te wijzen als uitvoerend partner. Voordelen van de gemeente Leudal betreffen de centrale ligging, de goede bereikbaarheid en parkeervoorziening, de beschikbaarheid van huisvesting en de affiniteit van het hoofd bedrijfsvoering met de geo-taakuitvoering. Een onderbouwing is opgenomen in paragraaf 5.4 van het Bedrijfsplan Expertise Centrum Geo. Communicatie Bekendmaking vindt plaats waarna de bestuursovereenkomst en daarmee de samenwerking formeel in werking treedt. Personele gevolgen In de voorgenomen samenwerkingsvorm blijven de geo-medewerkers in dienst van hun huidige werkgever en worden zij voor het deel van hun werkzaamheden dat zij aan geografische taken besteden, gedetacheerd aan de gemeente Leudal. Standplaats blijft gelijk. Er is geen sprake van een tijdelijke (ambtelijke) aanstelling. De functionele aansturing voor dit deel van de taken verschuift van hun huidige werkgever naar het hoofd bedrijfsvoering van de gemeente Leudal. Medewerkers blijven hun werkzaamheden voortzetten binnen hun normfunctie. Mens volgt werk. De gemeenten streven naar een zo eenduidig mogelijke aansturing van de medewerkers, waardoor de medewerkers zoveel mogelijk ervaren dat zij één leidinggevende hebben. Functioneringsgesprekken worden gevoerd door de gemeente Leudal. Indien formele besluitvorming qua rechtspositie nodig is, dient dit door de werkgever verzorgt te worden. Interne afnemers kunnen door meer personele massa een hoger niveau van dienstverlening (kwaliteit / continuiteit) verwachten. Voor geo-medewerkers heeft de samenwerking een persoonlijke impact (o.a. reistijd), maar biedt deze ook kansen voor medewerkers om zich te ontwikkelen. 3

4 Voor de gemeente Nederweert betreft het een medewerker. Wij hadden een groot deel van de operationele- en beheerstaken uitbesteed aan de gemeente Weert. Juridische gevolgen De samenwerking wordt juridisch vormgegeven door een bestuursovereenkomst. Deze wordt aangegaan tussen de colleges. De bestuursovereenkomst betreft een regeling zonder meer uit de Wet gemeenschappelijke regelingen. De bestuursovereenkomst past als vorm het beste bij het organisatiemodel dat de gemeenten met de samenwerking voor ogen hebben; er wordt geen nieuwe juridische entiteit opgericht, medewerkers blijven in dienst van hun huidige werkgever en uitvoering wordt belegd bij één van de deelnemende partijen. De colleges dragen met de bestuursovereenkomst en het onderliggende uitvoeringsprogramma per gemeente de uitvoering van de geo-gerelateerde diensten en producten op aan ECGeo. Het uitvoeringsprogramma vervult tevens de functie van dienstverleningsovereenkomst tussen de uitvoerende en de afnemende gemeenten. De uitvoerende gemeente (Leudal) draagt de eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de geleverde diensten. De uitvoerende gemeente sluit een detacheringsovereenkomst met de werkgevers van de geomedewerkers en een SLA met de leveranciers van materiaal (o.a. meetbussen), huisvesting en facilitaire zaken met kwaliteitseisen en financiële afspraken. Bestuurlijke betrokkenheid De portefeuillehouders van de vier gemeenten hebben te kennen gegeven een intensieve rol te willen vervullen. In het huidige model is voorzien in de volgende rol voor bestuurders (collegeleden): 1. College s stemmen in met de Bestuursovereenkomst en moeten instemmen met wijziging of opzegging. 2. In artikel 11 lid 3 van de Bestuursovereenkomst is opgenomen dat tussentijdse bestuurlijke terugkoppeling over de uitvoering plaatsvindt via het Secretarissenoverleg. Bestuurders worden daarmee door hun secretaris geïnformeerd. 3. In de Bestuursovereenkomst (artikel 9) en het Bedrijfsplan (4.4.3) is opgenomen dat ieder van de colleges van B&W in dient te stemmen met de begroting, tarieven en verantwoording, voordat het secretarissenoverleg deze kan vaststellen. In de planning en control hebben de colleges dus een individuele rol om in te stemmen. 4. In het Bedrijfsplan (3.6.4) is verder opgenomen dat de colleges van B&W individueel en gezamenlijk bestuurlijk verantwoordelijk zijn voor draagvlak en kwaliteit van de samenwerking. Zij hebben daarmee een rol bij conflicten: het ontbreken van ambtelijke consensus leidt tot een geschil dat in overleg tussen de colleges aan de orde komt, in onderling overleg of via mediation. Aanvullend is er minimaal één keer per jaar (februari of begin maart), vóór besluitvormig in de colleges en daardoor vóór behandeling in het Secretarissenoverleg van begroting en tarieven van het volgend jaar en verantwoording van het voorgaand jaar, betrokken portefeuillehouders in een overleg: a. te informeren over de voortgang en ervaringen bij samenwerking ECGeo. b. te informeren over de samenwerkingsinitiatieven die op andere vlakken plaatsvinden. b. Bestuurders hebben daarmee geen gezamenlijke bevoegdheid: zij worden actief en gezamenlijk geïnformeerd en besluiten in het College over instemming van begroting, tarieven en verantwoording. c. Daarnaast worden bestuurders via hun secretarissen geïnformeerd en kunnen conflicten leiden tot overleggen op bestuurlijk niveau. Ieder lid van het bestuur legt verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders. Het college is op haar beurt verantwoording schuldig aan de gemeenteraad. Vanuit de bestuursleden is er een rechtstreekse verantwoordingsplicht naar de gemeenteraad in de regel via de reguliere P &C cyclus, of indien aan de orde actief via informatievoorziening of raadsvoorstel. Financiële gevolgen Kwaliteitsverbetering en voorkomen van kwetsbaarheid staan centraal. De primaire reden voor de geosamenwerking is daardoor geen kostenbesparing. Op basis van verdeelsleutels tussen de gemeenten in relatie tot taken zijn voor het jaar 2018 tarieven bepaald en een begroting vastgesteld. Ten opzichte van onze huidige begroting zijn de meerkosten ,-. We zullen dit in de reguliere P&C cyclus verwerken. Hierbij past een opmerking dat we zonder samenwerking ook meerkosten van te verwachten hadden door de ontwikkelingen op Geo gebied en de inrichting, en aansluiting op de landelijke voorziening, basisregistratie grootschalige topografie (BGT). Per saldo hebben we geringe meerkosten van 5000,-. Procentueel is dit een verhoging van 1,92%. Het voordeel van samenwerking is voor Nederweert gericht op vermindering van kwetsbaarheid en verhoging van kwaliteit. 4

5 We nemen in onze begroting bij de uitgaven de kosten op die nodig zijn voor de realisatie van gemeente specifieke (individuele) producten en onze bijdrage aan de collectieve kosten. Bij de inkomsten worden de bijdragen opgenomen die we ontvangen voor de levering van menskracht ECGeo. Na besluitvorming wordt het grootboek hierop ingericht. Risicoparagraaf Met het voorgestelde organisatiemodel is getracht optimaal gebruik te maken van de voordelen van samenwerking (met name kwaliteitsverhoging en beperken van kwetsbaarheid). Afnemers van geo-informatie kunnen door de samenwerking een ander product dan voorheen verwachten. Om de verwachtingen te managen is met en voor de afnemers een Product- en Diensten Catalogus (PDC) opgesteld die helder beschrijft welke producten, op welke wijze, door ECGeo geleverd worden. Bijlagen 1. Bedrijfsplan Expertise Centrum Geo, versie 1.0 van 14 augustus Overeenkomst ambtelijke Geo-samenwerking LNRW, versie van 7 augustus Producten en diensten catalogus, versie 14 augustus OR adviesaanvraag 5. OR advies 7 nov

6 Concept raadsbesluit De raad van de gemeente Nederweert Overwegende dat bundeling van kennis en kunde uit de gemeenten in één gespecialiseerd expertise centrum gericht op de geografische taakuitvoering moet leiden tot vermindering van kwetsbaarheid en verhoging van kwaliteit. Gezien het voorstel nr van het college van burgemeester en wethouders d.d. 3 januari 2018 Besluit Conform de Wgr (artikel 1, lid 2) het college van B&W toestemming te verlenen voor het sluiten van een bestuursovereenkomst op het gebied van de geo-werkzaamheden, tussen de samenwerkende gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert (LNRW). Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 6 februari 2018, De raadsgriffier, De voorzitter, E.G. Schrier H.F.M. Evers 6