Verantwoordingsrapportage

Transcriptie

1 Verantwoordingsrapportage Datum:2018 Beheer en Bestuur Basisregistratie Grootschalige Topografie Bronhouders Leudal, Nederweert, Roermond en Weert Datum dagelijks bestuur vaststelling: Rapportage BGT ECGeo - Pagina 1 van 17

2 Inhoudsopgave 1. Het belang van de Basis Grootschalige Topografie 1.1 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) 1.2 Onderdeel van het stelsel van basisregistraties 1.3 (naam bronhouder) als verantwoordelijk bronhouder BGT 2. Bestuurlijke verantwoording 2.1 Overzichtsdiagram 2.2 Verbetermaatregelen 3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen 3.2 Tijdigheid 3.3 Volledigheid 3.4 Juistheid Rapportage BGT ECGeo - Pagina 2 van 17

3 1 Het belang van de Basisregistratie Grootschalige Topografie 1.1 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is een gedetailleerde (in vaktaal: grootschalige) digitale kaart van heel Nederland. Daarin worden alle objecten als gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en groen op een eenduidige manier vastgelegd. Het doel van de BGT is: de hele overheid gebruik laten maken van dezelfde basisgegevens over de grootschalige topografie van Nederland. Als alle overheidspartijen in Nederland werken met dezelfde gegevens, dan zorgt dat voor: een betere dienstverlening aan burgers en bedrijven, want de gegevens zijn altijd actueel en betrouwbaar; administratieve lastenverlichting, want het kost bedrijven en burgers minder tijd en minder moeite om gegevens aan te leveren; een betere samenwerking binnen de overheid, want eenduidige afspraken over gegevens maken eenvoudige uitwisseling mogelijk; kostenbesparing, want minder fouten, minder inwinnen en minder communicatieproblemen zorgen voor minder kosten. 1.2 Onderdeel van het stelsel van basisregistraties De BGT is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. Basisregistraties maken eenmalig inwinnen en meervoudig gebruik mogelijk. Door de gegevens in de BGT eenduidig op te slaan, zijn ze herbruikbaar voor alle overheidsorganisaties die deze gegevens nodig hebben. Opnieuw inwinnen of intekenen van dezelfde gegevens is dus niet meer nodig. 1.3 Leudal, Nederweert, Roermond en Weert als verantwoordelijk bronhouder BGT De taken op grond van de Wet BGT worden door de bronhouders in medebewind uitgevoerd. Met deze rapportage legt het dagelijks bestuur over deze uitvoering horizontaal verantwoording af aan het algemeen bestuur. Deze rapportage wordt hier naast ook gebruikt om verticaal verantwoording af te leggen aan het ministerie van Infrastructuur en Milieu, als formeel toezichthouder. Rapportage BGT ECGeo - Pagina 3 van 17

4 2 Bestuurlijke verantwoording De gemeente laat als bronhouder BGT de bijhouding van de BGT uitvoeren door het regionale samenwerkingsverband tussen Leudal, Nederweert, Roermond en Weert genaamd ECGeo. De samenwerking is sinds april 2018 formeel en is sindsdien aan het bouwen aan een robuuste en kwalitatief hoge dienstverlening in geo-informatie. ECGeo is groeiende in maturiteit door uniformering van bijhoudingsprocessen bij de vier gemeenten. In 2018 is er met name gewerkt aan een volledige bezetting en het op orde brengen van de basis processen staat in het teken van het opleiden van deze formatie om hoogwaardige informatie aan te leveren. In 2018 is er nog geen gemeenschappelijke mandaatregeling BGT opgesteld, dit is een actiepunt die in 2019 wordt verwezenlijkt. De kwaliteit van de BGT wordt berekend aan de hand van de drie pijlers Tijdigheid, Volledigheid en Juistheid. Inzake tijdigheid is er in 2018 en 2019 hard gewerkt om achterstallige zaken weg te werken. In 2018 haalde ECGeo een tijdigheid van 25% terwijl de norm ligt bij 75%. In 2019 zal ECGeo de wettelijke termijn welke is gesteld behalen door een geüniformeerd proces en uitgevoerde signalering. Tevens wordt er capaciteit ingehuurd zodra blijkt dat normen niet behaald kunnen worden. Inzake volledigheid is er in 2018 tijdens de opstart gewerkt aan het uniform leveren van de BGT. In 2018 behaalde ECGeo 83,3% aan volledigheid waarbij de norm op 75% is gesteld. Om dit te verbeteren wordt er gewerkt aan bewustwording bij zowel landmeters als buitendienstmedewerkers om mutaties actief te signaleren. Tevens zal de mutatiesignalering aan de hand van luchtfoto s welke in 2019 gepland staat ook bijdragen aan de volledigheid. Inzake juistheid in 2018 is de BGT 100% juist geweest ten opzichte van de buitenruimte, de landelijke norm hierbij ligt tevens op 75%. ECGeo staat in de landelijke kwaliteitsmonitor van het kadaster ruim boven het landelijk gemiddelde aangaande de kwaliteit van de BGT. Rapportage BGT ECGeo - Pagina 4 van 17

5 2.1 overzichtsdiagram In onderstaand diagram valt te zien hoe door de bronhouder over het algemeen wordt gescoord met betrekking tot de verschillende taken rond de BGT op sturings- of governance niveau. In de rapportage komen de verschillende onderwerpen nog nadrukkelijk aan de orde. Waar relevant worden initiatieven en/of maatregelen aangekondigd. Onderdeel Waarde ECGeo Maximale score Percentages Deelscore Borging proces ,4 % Deelscore Tijdigheid ,0 % Deelscore Volledigheid ,3 % Deelscore Juistheid ,0 % Puntentotaal BGT lijst % Rapportage BGT ECGeo - Pagina 5 van 17

6 Bovenstaand diagram dient de deelscore en de totaalscore in percentages van de bronhouder te reflecteren. Rapportage BGT ECGeo - Pagina 6 van 17

7 Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BGT heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BGT te verbeteren? Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit Verbetermaatregelen ten aanzien van Volledigheid Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid Verbetermaatregelen Maatregel: Er zijn momenteel 2 FTE ingehuurd om regulier BGT beheer te kunnen uitvoeren. Uitgangspunt is dat onder normale omstandigheden voorspelbare pieken opgevangen kunnen worden middels eigen capaciteit en nodige inhuur. Er wordt jaarlijks geëvalueerd welke capaciteit structureel nodig is. - De BGT wordt in 2019 gemandateerd aan ECGeo. - Er wordt is een mutatie signalering traject gestart om mutaties uit de luchtfoto te signaleren. - Landmeters hebben de taak om mutaties die ze tegen komen in het veld te signaleren. - Er wordt bewustheid gecreëerd bij afnemers om mutaties te signaleren. Zij worden gefaciliteerd door slimme tools. - Er wordt structureel capaciteit gereserveerd voor het verwerken van terugmeldingen. - Er wordt structureel capaciteit gereserveerd voor het verwerken van terugmeldingen. - Terugmeldingen worden procesmatig met de reguliere mutaties meegenomen. Er zijn geen maatregelen ten aanzien van juistheid gepland. Rapportage BGT ECGeo - Pagina 7 van 17

8 3 Zelfevaluatie 3.1 Borging processen Rapportage BGT ECGeo - Pagina 8 van 17

9 Bovenstaand diagram toont hoe de BGT is geborgd in de organisatie. Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BGT structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BGT-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BGT gebruikte bewijsmiddelen. Is de uitvoering van de Wet BGT structureel geborgd in de organisatie? 1. Is de voor het beheer van de BGT toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit? 2. Is de vervanging voor het beheer van de BGT zodanig geregeld dat de kwaliteit van de registratie is gewaarborgd? 3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT vastgelegd? 4. Worden de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT nageleefd? Antwoord Nee: De formatiecapaciteit is onvoldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BGT. De samenwerkingsorganisatie, Expertise Centrum Geo (ECGeo), tussen de gemeente Leudal, Nederweert, Weert en Roermond (LNRWgemeenten) neemt de BGT waarborging op zich. De formatie zoals afgesproken in het bedrijfsplan is nog niet dermate ingevuld, om adequate invulling te geven aan de kwaliteit van de BGT. Maatregel: er zijn momenteel 2 FTE ingehuurd om regulier BGT beheer te kunnen uitvoeren. Uitgangspunt is dat onder normale omstandigheden voorspelbare pieken opgevangen kunnen worden middels eigen capaciteit en nodige inhuur. Er wordt jaarlijks geëvalueerd welke capaciteit structureel nodig is. Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden BGT-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen. De samenwerkingsorganisatie, Expertise Centrum Geo (ECGeo), tussen de gemeente Leudal, Nederweert, Weert en Roermond (LNRWgemeenten) is mede opgericht om zorg te dragen voor de achtervang. Door opstartuitdagingen loopt dit nog niet gestroomlijnd. Middels de gekozen bedrijfsvoering is de vervanging voor het beheer van de BGT zodanig geregeld dat de kwaliteit van de registratie is gewaarborgd. Ja: De processen zijn vastgelegd De samenwerkingsorganisatie, Expertise Centrum Geo (ECGeo), tussen de gemeente Leudal, Nederweert, Weert en Roermond (LNRWgemeenten) heeft deze processen beschreven. Ja: De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT worden nageleefd De samenwerkingsorganisatie, Expertise Centrum Geo (ECGeo), tussen de gemeente Leudal, Nederweert, Weert en Roermond (LNRWgemeenten) draagt zorg voor naleving van de BGT processen., Waar nodig vinden opleidingen plaats en via landelijke organisaties zoals GGB(Gemeentelijk Geoberaad), Contactdagen Rapportage BGT ECGeo - Pagina 9 van 17

10 5. Worden de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT minimaal eenmaal jaarlijks geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd? 6. Wordt de geometrie van BGT objecten ingewonnen en verwerkt met de geldende geometrische nauwkeurigheidseisen? 7. Zijn de bevoegdheden en taken van het, in de wet aangewezen, bestuursorgaan overgedragen aan de personen die door de bronhouder met de uitvoering zijn belast? SVBBGT worden landelijke ontwikkelingen en software cursussen gevolgd. Daarbij bespreken we de kwaliteit van de BGT maandelijks in het BGT Projectoverleg. Uit de beschreven processen, de producten- en dienstencatalogus en het uitvoeringsprogramma blijkt de invloed van gemeentelijke processen op de kwaliteit van de BGT. Het Producten en dienstencatalogus vervult de functie van SLR (Service Level Report). Met de voortgangs- en verantwoordingsinformatie wordt verantwoording afgelegd richting de individuele opdrachtgevers In het jaarverslag wordt van de LNRW gemeenten tezamen en de vier gemeenten individueel beschreven in hoeverre de voorgenomen doelstellingen en ambities zijn gerealiseerd. In deze jaarlijkse evaluatie worden verbeterpunten genoemd, die bij de doorontwikkeling in volgende jaren bijzondere aandacht krijgen. Ja In 2019 wordt ECGeo in haar volledige breedte geëvalueerd. Op basis van de evaluatie wordt bekeken op welke wijze doorontwikkeling van ECGeo plaatsvindt. In het jaarverslag wordt van de LNRW gemeenten tezamen en de vier gemeenten individueel beschreven in hoeverre de voorgenomen doelstellingen en ambities zijn gerealiseerd. In deze jaarlijkse evaluatie worden verbeterpunten genoemd, die bij de doorontwikkeling in volgende jaren bijzondere aandacht krijgen. Daar waar nodig worden processen verbeterd of aangepast aan nieuwe vraagstellingen en als product opgenomen in de producten- en dienstencatalogus. Ja: Alle geometrie wordt ingewonnen en verwerkt met de geldende geometrische nauwkeurigheidseisen Terrestrische metingen op basis van HTW en jaarlijks kartering uit stereo luchtfoto`s binnen de gestelde kwaliteitsnormen. Nee ECGeo is aan het werk gegaan delegatie- en mandaatbesluiten te regelen voor alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BGT., Verwachting Rapportage BGT ECGeo - Pagina 10 van 17

11 3.2 Tijdigheid Rapportage BGT ECGeo - Pagina 11 van 17

12 Bovenstaand diagram toont hoe de bronhouder met het toetselement tijdigheid in de organisatie is omgegaan. In de kwaliteitsmonitor is een trendanalyse opgesteld over de periode van 1 juli 2017 tot en met 30 juni 2018 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de mutaties in de registratie met bewijsmiddelen en de bijbehorende mutatiedatum. Wordt de actualiteit van de BGT in de procesvoering geborgd? 1. Wordt elke relevante wijziging in de (fysieke) werkelijkheid tijdig gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BGT? Antwoord Ja/Nee: Er zijn nog onvoldoende maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een BGT-object in het terrein altijd tijdig wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BGT Er zijn maatregelen getroffen dat zo veel mogelijk wijzigingen gevolgd worden door bijbehorende mutatie. Echter worden niet alle mutaties gesignaleerd. 2. Worden alle terugmeldingen tijdig afgedaan? Niet alle terugmeldingen worden tijdig afgedaan Alle terugmeldingen worden systematisch opgepakt, maar er is een achterstand. Rapportage BGT ECGeo - Pagina 12 van 17

13 3.3 Volledigheid Rapportage BGT ECGeo - Pagina 13 van 17

14 Bovenstaand diagram toont hoe de bronhouder met het toets element volledigheid in de organisatie is omgegaan. Met onderstaande vragen is getoetst of alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie worden opgenomen. Dit moet blijken uit het verwerken van BGT-relevante vergunningen c.a. in de registratie, uit een tijdige en correcte afhandeling van terugmeldingen en uit een jaarlijkse controle van de registratie op volledigheid. Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen? 1. Worden alle in de fysieke werkelijkheid voorkomende BGT-objecten in de BGT vastgelegd? 2. Worden alle terugmeldingen behandeld conform de voorschriften? (Hoofdstuk 6 Wet BGT) 3. Wordt regelmatig gecontroleerd of de BGT volledig is? Antwoord Ja: Alle in de fysieke werkelijkheid voorkomende BGT-objecten worden in de BGT vastgelegd Alle BGT-relevante objecten, objecten op IMGeo niveau en objecten voor het BOR beheer zijn ingewonnen voor de BGT. Daarbij wordt een uitgebreid objectenhandboek gehanteerd. Ja/Nee: niet in alle gevallen worden terugmeldingen conform de voorschriften behandeld Binnen het ECGeo wordt gewerkt aan een mutatieproces waar dit in wordt meegenomen. Ja Mutatiesignalering op basis van beeldmateriaal. En er is of komt een koppeling met BAG en BOR om consistentie te waarborgen., Tevens vinden er kwaliteitstrajecten plaats om de data te verbeteren. Bovenstaand diagram toont hoe de bronhouder met het toetselement volledigheid in de organisatie is omgegaan. Met onderstaande vragen is getoetst of alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie worden opgenomen. Dit moet blijken uit het verwerken van BGT-relevante vergunningen c.a. in de registratie, uit een tijdige en correcte afhandeling van terugmeldingen en uit een jaarlijkse controle van de registratie op volledigheid. Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen? 1. Worden alle in de fysieke werkelijkheid voorkomende BGT-objecten in de BGT vastgelegd? 2. Worden alle terugmeldingen behandeld conform de voorschriften? (Hoofdstuk 6 Wet BGT) Antwoord Ja: Alle in de fysieke werkelijkheid voorkomende BGT-objecten worden in de BGT vastgelegd Alle BGT-relevante objecten, objecten op IMGeo niveau en objecten voor het BOR beheer zijn ingewonnen voor de BGT. Daarbij wordt een uitgebreid objectenhandboek gehanteerd. Ja/Nee: niet in alle gevallen worden terugmeldingen conform de voorschriften behandeld Rapportage BGT ECGeo - Pagina 14 van 17

15 3. Wordt regelmatig gecontroleerd of de BGT volledig is? Binnen het ECGeo wordt gewerkt aan een mutatieproces waar dit in wordt meegenomen. Ja Mutatiesignalering op basis van beeldmateriaal. En er is of komt een koppeling met BAG en BOR om consistentie te waarborgen., Tevens vinden er kwaliteitstrajecten plaats om de data te verbeteren. Rapportage BGT ECGeo - Pagina 15 van 17

16 3.4 Juistheid Rapportage BGT ECGeo - Pagina 16 van 17

17 Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens? 1. Worden de objectattributen juist in de BGT vastgelegd? 2. Wordt regelmatig gecontroleerd of de attribuutgegevens in de BGT juist zijn? 3. Heeft u de processen in beeld die mutaties veroorzaken en maakt u jaarlijks of tweejaarlijks gebruik van een luchtfoto of andere methodieken om gemiste mutaties toch te signaleren en te verwerken? Antwoord Ja Bij het verwerken van mutaties worden ook de kenmerken geactualiseerd. Ja Er vinden afstemmingstrajecten plaats met BOR. Meldingen uit de kwaliteitsmonitor van het Kadaster worden structureel verwerkt. Ja: De processen die mutaties veroorzaken zijn in beeld en er wordt jaarlijks of tweejaarlijks gebruik gemaakt van een luchtfoto of andere methodieken om gemiste mutaties alsnog te signaleren en te verwerken. De processen zijn in beeld, de mutatiesignalering aan de hand van jaarlijkse luchtfoto's is dit jaar geregeld. Rapportage BGT ECGeo - Pagina 17 van 17