BAG-processen. Handreiking voor stadsdelen/ DMB

Transcriptie

1 BAG-processen Handreiking voor stadsdelen/ DMB Programma Kwaliteit BAG Deelprojecten 2 en 3 (Janine van Arnhem) september 2010

2

3 Inleiding De BAG (Basisregistraties Adressen en Gebouwen) bevat gemeentelijke basisgegevens van alle adressen en gebouwen in een gemeente. In de Basisregistratie adressen (BRA) worden alle woonplaatsen, straatnamen en nummeraanduidingen geregistreerd. De Basis Gebouwen registratie (BGR) bevat gegevens over panden, verblijfsobjecten en (semi-) permanente standen ligplaatsen. De BRA en BGR worden samen de Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen (BAG) genoemd. De wet BAG In de wet BAG wordt geregeld dat gemeenten een aantal basisgegevens over gebouwen en adressen bijhouden in één geautomatiseerd systeem. Alle overheidsorganen moeten hiervan vervolgens verplicht gebruik maken bij de uitoefening van hun publiekrechtelijke taken. De wet zorgt voor de verbetering van dienstverlening van alle overheden aan burgers en bedrijven. Het systeem zorgt ervoor dat informatie over een pand snel en eenduidig beschikbaar is voor hulpdiensten en gemeentelijke instellingen. Alle gegevens in de BAG zijn gebaseerd op brondocumenten. Hiermee wordt de echtheid van de gegevens uit de registraties gewaarborgd. Stadsdelen of de Dienst Milieu en Bouwtoezicht leveren deze brondocumenten aan de Dienst Persoons- en Geo-informatie (DPG). DPG neemt de brondocumenten op in de BAG en beheert ze. De BAG-gegevens uit alle gemeenten worden centraal beschikbaar gesteld via één grote digitale database, die door het Kadaster wordt beheerd. Uniforme werkwijze De manier waarop een stadsdeel of dienst omgaat met BAG -gegevens verschilt. Er is geen uniforme werkwijze. Een duidelijke werkinstructie en registratie in een backoffice systeem kan helpen in de ondersteuning van het BAG-proces. Op deze wijze kunnen de aspecten volledigheid, tijdigheid en kwaliteit gewaarborgd worden. De BAG-coördinator coördineert het BAG- werkproces bij het stadsdeel of DMB en zorgt dat de zaken worden uitgevoerd en teruggemeld. Aanvragen die getoetst moeten worden aan de BAG De volgende vergunningaanvragen moeten worden getoetst aan de BAG: Omgevingsvergunning (vanaf 1 oktober 2010) Sloopvergunning (onderdeel slopen) Bouwvergunning (onderdeel bouwen) Woningonttrekking Splitsing Samenvoeging Verzoek om nummerbeschikking Besluit vaststelling naamgeving openbare ruimte Besluit vaststelling en afbakening standen ligplaatsen 3

4 1. Het BAG-proces bij vergunningaanvragen Onderdeel (deelzaak) volledigheidstoets BAG De adres- en gebouwgegevens die behoren bij een vergunningaanvraag worden gecontroleerd op volledigheid voor de BAG met behulp van de checklist Controle adres- en gebouwgegevens. Wanneer de gegevens in de registratie afwijken gebeurt er het volgende. 1. Het stadsdeel zorgt er voor dat het brondocument met de juiste gegevens wordt nagezonden naar DPG 2. Als blijkt dat er een nader onderzoek moet plaatsvinden door het stadsdeel, gaat er een bericht naar DPG van dit onderzoek. DPG registreert in de BAG dat het object in onderzoek staat. (Dit betekent dat afnemers van de BAG niet langer verplicht zijn om dit gegeven te gebruiken). Dit onderzoek wordt behandeld in het proces terugmelden. Onderdeel (deelzaak) advies BAG Na de volledigheidstoets BAG wordt het advies BAG uitgezet bij de BAG-coördinator. De BAG-coördinator neemt het advies in behandeling en coördineert de zaken voor de BAG bij de medewerkers bij de verschillende vakafdelingen. Zaken BAG intekenen plangeometrie (situatietekening CAD) nummerbeschikking opstellen Met behulp van de checklist Controle volledigheid brondocumenten BAG worden de brondocumenten voor de BAG kwalitatief beoordeeld door de BAG-coördinator. De nummerbeschikking voor nieuwe objecten en de digitale situatietekening worden als brondocumenten toegevoegd bij de vergunning. Er wordt gestreefd om de brondocumenten voor de BAG binnen 24 uur nadat de vergunning verleend is te verzenden naar DPG. De BAG -medewerkers bij DPG verwerken de brondocumenten in de gemeentelijke basisregistratie. 4

5 Proces BAG 5

6 2. Het BAG-proces bij statusmeldingen (toezicht op de uitvoering) De statusmeldingen worden gemaakt door de toezichthouders/ handhavers. Er gaat een kopie van het meldingsformulier naar de BAG- coördinator bij de afdeling vergunningen. Het betreft hier de meldingen: start van de bouwwerkzaamheden; einde sloop*; gebruiksgereed; afzien van bouw; buiten gebruik; (gedeeltelijk) verdwijnen door calamiteit. * Bij sloop worden de adressen ingetrokken door middel van een nummerbeschikking. Deze wordt verzonden bij de melding einde sloop en toegevoegd aan het dossier. De statusmeldingen worden geregistreerd in de backoffice applicatie. Bij situatiewijzigingen (revisie) worden de bijlagen (brondocumenten) opnieuw beoordeeld. Proces BAG 6

7 3. Het BAG-proces bij terugmeldingen Een terugmelding voor de BAG betekent dat een BAG- afnemer een onjuistheid in de registratie heeft geconstateerd. DPG beoordeelt de terugmelding. DPG stuurt de terugmeldingen door naar het stadsdeel die daar een besluit over moet nemen. De terugmeldingen kunnen alle verschillende objecten in de BAG betreffen (pand, verblijfsobject, standplaats, ligplaats, adres). Veel voorkomend zijn de adressen in onderzoek of geconstateerde adressen. De BAG-coördinator neemt na de administratieve controle de terugmelding in behandeling. Het is goed mogelijk dat er handhavend moet worden opgetreden. Handhaving geeft advies op het handhavingverzoek. Om de voortgang op het terugmeldproces te kunnen bewaken, is het belangrijk dat de terugmelding geregistreerd kan worden in het backoffice systeem. Er wordt binnen een maand een bericht verstuurd naar DPG met daarin de vermelding welke procedure wordt gevolgd. Binnen zes maanden wordt bericht over de afhandeling of over de voortgang van de behandeling. BAG-proces 7

8 Checklist 1: Controle adres- en gebouwgegevens (deelzaak volledigheidstoets BAG) is de aanvraag is BAG - plichtig? controle adres- en gebouwgegevens in de BAG op aanvraagformulier aangegeven: de bouwwerkzaamheden/ sloopwerkzaamheden op aanvraagformulier aangegeven: de lokale en kadastrale aanduiding van het perceel/bouwwerk op aanvraagformulier aangegeven: de eigendomssituatie op aanvraagformulier aangegeven: de gebruiksfunctie(s) van het bouwwerk Ja Nee N.v.t. op aanvraagformulier aangegeven: de gebruiksoppervlakte op aanvraagformulier aangegeven: aantal huurwoningen/-eenheden op aanvraagformulier aangegeven: aantal koopwoningen/-eenheden op aanvraagformulier aangegeven: de woningsoorten een kadastrale situatietekening een situatietekening (op maat) met noordpijl op schaal 1:1000 alle plattegrondtekeningen per bouwlaag op schaal 1:100 (evt. van belang voor de juiste adressering) op plattegrond aangegeven per bouwblok/ bouwlaag/ verblijfsobject: de gebruiksoppervlakte op plattegrond aangegeven per bouwblok/ bouwlaag/ verblijfsobject: de gebruiksbestemming alle geveltekeningen (evt. van belang voor de juiste adressering) alle doorsneden (i.v.m. peilvaststelling) procedure intekenen plangeometrie door een GEO - medewerker (CAD) procedure nummerbeschikking starten (nummeraanduiding verblijfsobject(en) - betreft nieuwbouw (nieuwe verblijfsobjecten worden vastgesteld op datum vergunnen) - betreft sloop (verblijfsobjecten intrekken bij einde sloop) - betreft verbouw (verblijfsobjecten ontstaan na gebruiksgereedmelding) - betreft samenvoeging (verblijfsobjecten ontstaan na gebruiksgereedmelding) - betreft splitsing (verblijfsobjecten ontstaan na gebruiksgereedmelding) - betreft woningonttrekking (verblijfsobjecten ontstaan na gebruiksgereedmelding) - betreft een ligplaats (nieuwe verblijfsobjecten worden vastgesteld op datum vergunnen) - betreft een standplaats (nieuwe verblijfsobjecten worden vastgesteld op datum vergunnen) - betreft een administratieve wijziging - betreft een correctie 8

9 Checklist 2: Controle volledigheid brondocumenten (deelzaak advies BAG) Adres- en gebouwgegevens gecontroleerd na evt. aanvullingen? Brondocumenten voor de BAG volledig? Aanvraagformulier aanwezig? Vergunning aanwezig? Bijlagen aanwezig (situatietekeningen, plattegronden per bouwlaag en evt. alle geveltekeningen)? Straatnaambesluit (Naamgeving Openbare Ruimte) aanwezig bij registratie nieuwe straatnamen? Plangeometrie ingetekend door een GEO -medewerker (CAD)? Nummerbeschikking, inclusief situatietekening(en) en gevelaanzicht(en) aanwezig? Terugmelding beoordeeld? (adviesresultaat opstellen voor DPG) Ja Nee N.v.t. Resultaat Stadsdelen en DMB leveren de brondocumenten voor de BAG op tijd aan en geven de verantwoordelijkheden voor het (op tijd) doorgeven van (kwalitatief goede) gegevens een herkenbare plek in de organisatie. 9

10 Mandaten en geraadpleegde bronnen Mandaten artikel 32 Verordening op de Stadsdelen; informatieplicht BAG en uitvoering BAG-werkzaamheden artikel 4 Verordening op de Vastgoedregistratie; vaststellen nummerbeschikking en gebouwenregistratiebesluit artikel 108 van de Gemeentewet Geraadpleegde bronnen VROM (2009) Handreiking BAG-WABO, stapsgewijze strategie voor het implementatieproces VROM, Verdiepingsdocument Proces & Organisatie, versie 0.9, tips voor het (her)inrichten van gemeentelijke processen en organisatie voor de BAG ACAM (2009) Onderzoeksrapport kwaliteit BAG DPG (2010) Handboek BAG 10

11 Werkzaamheden voor de BAG bij stadsdelen en DMB Taken BAG-coördinator De BAG-coördinator beoordeelt het werkproces BAG bij het stadsdeel of DMB, neemt het advies BAG behorende bij een vergunningaanvraag in behandeling, coördineert de zaken voor de BAG (intekenen plangeometrie, opstellen nummerbeschikking) bij de verschillende vakafdelingen (Ruimtelijke Ontwikkeling, Vergunningen, Toezicht/ Wijkzaken en Handhaving) en controleert de brondocumenten die horen bij de vergunning voor verzending naar DPG. Er wordt naar gestreefd om de (digitale) brondocumenten voor de BAG binnen 24 uur na vergunningverlening te verzenden naar DPG. De BAG -coördinator is eerste aanspreekpunt voor BAG -gerelateerde zaken, vragen over adres- en gebouwgegevens, bouwdossiers en terugmeldingen. De BAG-coördinator houdt toezicht op de voortgang van de behandeling en verzorgt de tussenrapportages naar DPG. Overige taken binnen het werkproces BAG Intekenen plangeometrie en situatietekening huisnummering behorende bij een bouwaanvraag (afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling); Opstellen nummerbeschikking inclusief situatietekening en gevelaanzichten (afdeling Vergunningen); Registreren en verzenden van statusmeldingen behorende bij een bouwen sloopaanvraag en het in behandeling nemen van handhavingverzoeken n.a.v. een terugmelding (afdeling Toezicht/ Wijkzaken en Handhaving); Administratieve ondersteuning bij verzending, registratie, scannen en archivering van de brondocumenten (front-office). Kengetallen Overzicht aantal BAG -dossiers (= bouwdossiers die leiden tot een mutatie in de BAG) per stadsdeel/dmb per jaar Overzicht aantal nummerbeschikkingen en situatietekeningen plangeometrie Overzicht adressen in onderzoek/geconstateerde adressen (aantal terugmeldingen DPG) 11

12