*Z006BB2F632* documentnr.: INT/G/14/07582 zaaknr.: Z/G/14/08602

Transcriptie

1 Grave *Z006BB2F632* documentnr.: INT/G/14/07582 zaaknr.: Z/G/14/08602 Raadsvoorstel Onderwerp : Vaststellen Verordening behandeling bezwaarschriften Grave 2014 Datum college : 29 april 2014 Portefeuillehouder Afdeling Commissie : Dhr. A.M.H. Roolvink : Bedrijfsvoering : Inwoners en Bestuur In te vullen door de griffie Nummer raadsvoorstel : Datum commissie : 10 juni 2014 Agendapunt commissie : Datum raad : 18 juni 2014 Agendapunt raad : Samenvatting voorstel De ambtelijke fusie van de drie gemeenten is aanleiding om de verordeningen betreffende de behandeling van bezwaarschriften te harmoniseren. Voorstel besluit 1. De Verordening behandeling van bezwaarschriften Grave 2014 vaststellen. Financiële consequenties Omdat de gemeenten Cuijk, Grave, Mill en Sint Hubert een gezamenlijke commissie zullen benoemen zullen de kosten van de bezwaarschriftencommissie in CGM geboekt worden en aan het eind van het jaar verdeeld worden (naar rato van het aantal gevallen per gemeente) over de drie gemeenten. Per saldo komen de begrote en werkelijke kosten dan bij de gemeente terecht die gebruik heeft gemaakt van de bezwaarschriftencommissie. In de begroting van de gemeente Grave is een bedrag voor de kosten van advisering van behandeling van bezwaarschriften opgenomen. Dat bedrag is toereikend. Er zijn geen financiële consequenties aan dit voorstel verbonden. Wettelijk kader en beleidskader Algemene wet bestuursrecht, Gemeentewet. Communicatie en participatie Deze verordening wordt op de voorgeschreven wijze bekendgemaakt. Gemeenschappelijke regeling/samenwerkingsverband Naam gemeenschappelijke regeling/samenwerkingsverband:

2 Deelnemende gemeenten: Adoptiegemeente: Toelichting op het voorstel Inleiding Indien bezwaarschriften tegen besluiten van de bestuursorganen van de gemeente Grave worden ingediend, worden deze aan een daartoe benoemde commissie voorgelegd: de vaste commissie voor de bezwaarschriften. Het instellen van een dergelijke commissie is geregeld in de artikelen 84 tot en met 86 van de Gemeentewet. De werkwijze van de commissie is vastgelegd in de door de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester vastgestelde Verordening commissie bezwaarschriften Ook de gemeenten Cuijk en Mill en Sint Hubert kennen een dergelijke commissie en ook in die gemeenten is een dergelijke verordening vastgesteld. In de drie verordeningen is vastgelegd dat de commissie niet bevoegd is ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingesteld betreffend een wettelijk voorschrift inzake belastingen of de Wet waardering onroerende zaken en bezwaarschriften tegen besluiten betreffende de taakvelden van de Intergemeentelijke Sociale Dienst Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert. Voor de behandeling van bezwaarschriften tegen besluiten van de ISD is een aparte verordening vastgesteld en een aparte commissie ingesteld. De commissies van Cuijk en Grave zijn tevens niet bevoegd ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van de ambtelijke rechtspositie en alle daarmee samenhangende verordeningen en reglementen. De commissie van Mill en Sint Hubert is dat wel. De ambtelijke fusie van de drie gemeenten is aanleiding om de drie verordeningen te harmoniseren. Door die harmonisatie kan efficiënter gewerkt worden. Ook het feit dat het secretariaat van de commissies door het cluster Juridische Zaken van de afdeling Bedrijfsvoering gevoerd wordt draagt daar aan bij. Om tot harmonisatie te komen dienen enkele keuzes gemaakt te worden en, als die gemaakt zijn, dienen vier nieuwe verordeningen vastgesteld te worden. Vier verordeningen, omdat ook in de behandeling van bezwaarschriften die tegen besluiten van de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie Grave, Cuijk en Mill en Sint Hubert ingediend worden, moet voorzien worden. De rechtbanken passen sinds het jaar 2012 een andere werkwijze toe ten aanzien van de behandeling van beroepschriften tegen besluiten van bestuursorganen. Vaker dan voorheen trachten ze tot finale geschillen beslechting te komen. Regelmatig blijkt dat er een ander probleem achter de juridische procedure schuilgaat. Tijdens de zitting wordt getracht met de indiener van het beroepschrift en (de vertegenwoordiger van) het bestuursorgaan dat probleem te achterhalen en op te lossen. Geprobeerd wordt zaken te doen. Voor de rechtbank kan de vraag of het bestuursorgaan ook zelf pogingen heeft ondernomen om tot een minnelijke oplossing te komen een rol spelen. Die andere manier van werken heeft daarom ook gevolgen voor de behandeling van bezwaarschriften. Het voeren van een (informeel) gesprek met de bezwaarmaker voordat tot de (juridische) behandeling van het bezwaarschriften wordt overgegaan, kan er mogelijk toe leiden dat het onderliggende probleem duidelijk wordt en opgelost kan worden. Het voeren van een dergelijk gesprek wordt pre-mediation genoemd. Wij stellen voor om in de bezwaarfase premediation mogelijk te maken.

3 Voorgestelde beslissing(en) met argumenten en afwegingen Harmonisatie verordeningen De drie bestaande verordeningen verschillen onderling weinig van elkaar. Het grootste verschil is dat in verordening van de gemeente Mill en Sint Hubert de behandeling van besluiten die betrekking hebben op de ambtelijke rechtspositie niet is uitgezonderd; deze worden door de commissie wel behandeld. Wij stellen voor dat in de nieuw vast te stellen verordeningen van de gemeente Grave de commissie de bevoegdheid krijgt ook over dergelijke bezwaarschriften te adviseren. Het aantal door de commissies te behandelen bezwaarschriften tegen dergelijke besluiten zal overigens naar verwachting zeer gering zijn. Immers uitsluitend de drie gemeentesecretarissen zijn ambtelijk in dienst van de drie colleges en uitsluitend de drie raadsgriffiers en de griffiemedewerker van de gemeente Cuijk zijn in dienst van de gemeenteraad. Daarnaast zijn de bijzondere ambtenaren van de burgerlijke stand in dienst van de gemeente. Alle andere ambtenaren zijn in dienst van de Werkorganisatie CGM, waarvoor een separate verordening wordt vastgesteld. De Verordening commissie bezwaarschriften 2010 dient ingetrokken te worden. Met de ambtelijke fusie per 1 januari 2014 is de Intergemeentelijke Sociale Dienst deel gaan uitmaken van de Werkorganisatie CGM. Het is niet meer nodig om voor de behandeling van bezwaarschiften op het werkterrein sociale zaken een aparte commissie te laten bestaan. Wij stellen daarom voor om de nieuw in te stellen commissies ook bevoegd te maken voor de behandeling van die bezwaarschriften. Omdat de behandeling van sociale zaken meer specialistische kennis veronderstelt van de commissieleden, stellen wij voor dat in de verordening de mogelijkheid wordt geopend dat de commissies kamers kunnen instellen, bijvoorbeeld een algemene kamer en een sociale kamer. De huidige Verordening inzake de behandeling van bezwaarschriften op het gebied van Werk, Inkomen en Zorg dient ingetrokken te worden. Pre-mediation De laatste jaren is mediation een steeds vaker gehanteerd instrument voor conflicthantering. Onder mediation wordt verstaan: het door partijen zelf oplossen van een conflict met behulp van een onafhankelijke bemiddelaar. In dit voorstel wordt voorgesteld om bij de behandeling van ingediende bezwaarschriften en bij dreigende conflicten pre-mediation als instrument van bemiddeling te gaan gebruiken. Bij pre-mediation wordt gepoogd om het conlict onderling op te lossen, dus zonder hulp van een onafhankelijke bemiddelaar. De voordelen van pre-mediation zijn de kortere looptijd en de lagere kosten ten opzichte van rechterlijke procedures. Het toepassen van pre-mediation kan vorm krijgen doordat de indiener van een bezwaarschrift door een medewerker wordt benaderd met de bedoeling er achter te komen of voor de bezwaren, buiten de bezwarenprocedure om, een oplossing kan worden gevonden. Daarvoor is van belang te weten wat de redenen zijn om een bezwaarschrift in te dienen, of over de juiste informatie wordt beschikt en of deze juist is geïnterpreteerd. Een andere mogelijkheid is dat een lid van de bezwarencommissie optreedt als premediator. Dat kan voorkomen dat de ene ambtenaar zijn werk beoordeeld acht door een collega. Wij stellen voor om beide mogelijkheden in de verordening op te nemen. Het is aan de commissies om te bepalen of zijn een lid of een ambtenaar aanwijst om de pre-mediation uit te voeren. Voor welke vorm zij ook kiest, in plaats van het voeren van een papieren, afstandelijke procedure wordt er persoonlijk contact gezocht met de betrokkene. Het feit dat de oplossing van de partijen zelf komt, kan als een groot voordeel worden gezien. De oplossing wordt daardoor (eerder) geaccepteerd en partijen gaan met een goed gevoel uit elkaar. Wanneer pré-mediation niet tot het gewenste resultaat leidt wordt alsnog de

4 procedure voor de commissie bezwaarschriften gevolgd. Het commissielid dat pre-mediation heeft uitgevoerd neemt dan niet deel aan de advisering over het bezwaarschrift. Van belang is dat degene die het pre-mediationgesprek voert niet bij de totstandkoming van het bestreden besluit betrokken is geweest en dat verwacht mag worden dat deze op een informele manier meedenkt over eventuele oplossingsrichtingen en daarbij mediationvaardigheden toepast. Dit zijn communicatieve vaardigheden zoals luisteren, samenvatten en doorvragen vanuit een open houding. Wij stellen voor om de mogelijkheid van pre-mediation in de nieuwe verordening op te nemen. Ambtelijk horen Wij stellen voor om in de nieuwe verordening ambtelijk horen voor alle aan de commissie voorgelegde bezwaarschriften mogelijk te maken. Die mogelijkheid bestond al in de Verordening behandeling bezwaarschriften ISD Cuijk, Grave, Mill en Sint Hubert 2014 voor bij afzonderlijk besluit daartoe aangewezen categorieën van bezwaarschriften. Wij zullen separaat een aanwijzingsbesluit nemen waarin wij de categorieën van gevallen zullen aanwijzen waarbij ambtelijk horen tegen onze beslissingen mogelijk is. Uitvoering, risico s en evaluatie Samenstelling commissies De leden van de nu nog zittende commissies is gevraagd of zij het lidmaatschap in een gemeenschappelijke commissie voor de gemeenten Cuijk, Grave, Mill en Sint Hubert en voor de Werkorganisatie CGM ambiëren. Enkelen hebben gemeld dat zij die ambitie hebben, enkele anderen niet. Om in de ontstane vacatures te voorzien is het wervings- en selectietraject inmiddels opgestart. Vergoeding commissieleden Voor wordt gesteld om de hoogte van de vergoeding voor de commissieleden te handhaven op het niveau van het jaar Dat betekent dat de voorzitter(s) 175,-- per vergadering ontvangen en de leden 140,--. De kosten worden door de Werkorganisatie CGM vooruit gefinancierd en aan de drie gemeenten doorberekend. Overige politiek relevante informatie Conclusie Wij stellen u voor om de Verordening behandeling bezwaarschriften Grave 2014 vast te stellen en de datum van inwerking treden te bepalen op 1 juli Bijlagen - Raadsbesluit. Documentnummer INT/G/14/ Verordening behandeling van bezwaarschriften Grave Raadsplanning (bestuurlijke planning) Dit voorstel leidt tot de volgende wijziging in de raadsplanning:

5 Toelichting: Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Grave, J.J.L. Heerkens secretaris A.M.H. Roolvink burgemeester