Verbeteracties naar aanleiding van strategische rapportage ECGeo

Transcriptie

1 Verbeteracties naar aanleiding van strategische rapportage ECGeo Leudal Nederweert Roermond Weert 13 februari 2019

2 Evaluatiemomenten Operationele rapportage: per kwartaal Financieel en inhoudelijk Per individuele gemeente + collectief Afgenomen en geleverde producten, uren en bedragen Risico s en te nemen maatregelen Rapportage over Q4 = Jaarverslag Strategische voortgangsrapportage: 2x per jaar Voortgang en realisatie doelstellingen Voor collectief (LNRW) Totstandkoming met inbreng van medewerkers, opdrachtgevers, OR Evaluatie in volledige breedte (2019) Toekomstperspectief ECGeo O.b.v. evaluatieplan, incl. benchmark Van Hoofd bedrijfsvoering Leudal aan opdrachtgevers, via Partneroverleg Van Hoofd bedrijfsvoering Leudal aan gezamenlijk secretarissenoverleg, via Partneroverleg, Hoofdenoverleg, Portefeuillehoudersoverleg en colleges Van Hoofdenoverleg aan gezamenlijk secretarissenoverleg, via Portefeuillehoudersoverleg en colleges

3 Naar een gezamenlijk advies voor het secretarissenoverleg. Strategische Rapportage 1e concept 14 dec versie 21 jan Operationele rapportage Q3 Operationele rapportage Q4 jaarverslag 14 jan MTO 1 dec dec OR afstemming met ECGeomedewerkers en interne afnemers Adviezen voor WOR bestuurders 14 jan Verbeteracties benoemd door hoofden ECGeo 24 jan Reflectie door medewerkers ECGeo 20 febr Reflectie door partner-overleg 27 febr Reflectie door portefeuillehoudersoverleg 21 febr Advies voor Secretarissenoverleg 18 april 2019 KTO Reflectie door OR 21 dec maart 2019 Door ECGeo Door OR en Door Hoofden

4 Basis voor de verbeteracties Strategische doelstellingen, gerapporteerd in Uit: bedrijfsplan, definitief collegebesluit én uitvoeringsprogramma Robuuste en kwalitatieve informatievoorziening 2. Innovatie 3. Uniformiteit 4. Reactievermogen, o.a. 5. Collectieve voorzieningen 6. Achtervang 7. Personele bijdrage door LNRW 8. Personele bijdrage ECGeo 9. Medewerkerstevredenheid, o.a. Overige issues KTO MTO Strategische Rapportage

5 Doel 1: robuuste en kwalitatieve informatievoorziening Indicatoren 1. uit vastgestelde ENSIA rapportage voor de BGT per gemeente > 90%. 100% 2. Gemiddelde percentage kwaliteit BGT voor de 4 gemeenten tezamen in kwaliteitsdashboard het Kadaster > 95% 99,7%

6 Doel 2: innovatie door optimaal gebruik geografische informatie Indicator 1. Minimaal één innovatieve geooplossingen/toepassingen wordt vertaald naar dagelijkse praktijk van gemeenten 1. Centraal benaderbaar ICTplatformen, mappen en Geo-database 2. Beleid meetapparatuur nieuwe technologie

7 Doel 3: uniformeren en standaardiseren Indicator 1. Producten uniform geleverd volledig conform PDC Maatregel: meer focus coördinator op proactief verbeteren PDC PDC opgesteld, geen proactieve verbetering. 2. Processen van verplichte producten zijn eind 2020 volledig uniform Voorstel extra indicator vanaf medio 2019: uniform werken door één digitale werkomgeving. Processen Landmeten en Applicatiebeheer uniform.

8 Doel 4: urgente vragen snel en kwalitatief goed behandeld Indicator 1. Beantwoording van minimaal 80% van de vragen binnen de termijnen uit PDC Inschatting 70% Maatregelen: - Meer processen uniformeren hoogwaardige kwaliteit - Onderzoek meldingenregistratie voor o.a. monitoring 2. Gemiddelde waardering van afnemers (klanten) is meer dan 3,5 op schaal van 1-5 Indicator vervangen door gelijke of betere tevredenheid dan in % is goed/heel goed tevreden 42% niet goed/niet slecht 3% slechte tevredenheid

9 Doel 5: efficientere aanschaf en beheer van collectieve voorzieningen Indicatoren 1. Ontlasten door collectief ontzorgen van > 3 voorzieningen Realisatie van collectieve producten bedroeg niet meer dan de begrote uitgaven Licenties lager, coördinatiekosten hoger

10 Doel 6: continuïteit door achtervang Indicator 1. Ieder product kan door minimaal 2 medewerkers geleverd worden Maatregel: opleidingsprogramma voor kennis achtervang, extra budget begroot Achtervang voor nietverplichte taken (specialismen) nog niet op niveau

11 Doel 7: gemeenten leveren voldoende capaciteit Indicator 1. Minimaal 80% van de gerealiseerde uren is door LNRW gemeenten ingebracht. 85%

12 Doel 8: levering van capaciteit flexibel én conform programma Indicatoren 1. Minimaal 80% van de geraamde uren voor individuele producten wordt gerealiseerd. Maatregel: raming aanpassen aan feitelijk benodigde productie (ervaringscijfers) 62% 2. Minimaal 80% van de verzoeken van de klant om buiten de PDC wordt ingewilligd. Indicator vervangen doet geen recht aan doel. Slechts één verzoek buiten de PDC ontvangen, niet ingewilligd

13 Doel 9: medewerkers werken graag bij ECGeo Indicator 1. Gemiddelde waardering van medewerkers is meer dan 3,5 op schaal van 1-5 (N=14) 64% is goed/heel goed tevreden (3,2 op schaal van 1-5) 29% niet goed/niet slecht 7% slechte tevredenheid Indicator vervangen door gelijke of betere tevredenheid dan in 2018

14 Overige issues / verbeterpunten uit klant- en medewerkers tevredenheidsonderzoek 1. Verbeteren financieel inzicht in ECGeo. Maatregel: overzichtelijke financiële overzichten per kwartaal (actie Financieel adviseurs samen). 2. Effectievere inzet landmeters. Maatregel: aanschaf extra meetbus (actie Leudal). 3. Meer transparantie voor klanten in de voortgang, betere bereikbaarheid ECGeo, betere mogelijkheden voor voortgangsbewaking en inzicht in afhandeltermijnen i.r.t. streeftermijnen. Maatregel: onderzoek naar centrale registratie van meldingen/verzoeken (actie: geocoördinator) met aandacht voor voorkomen van bureaucratische lijnen. 4. Beperkte beschikbaarheid werkplekken. Maatregelen: onderzoek verbetering beschikbaarheid werkplekken (actie: gem. Leudal), uitbreiden van aantal Glimit werkplekken in Leudal (van 13 naar 17) op De Bron en mogelijk andere werkdagen in Leudal (actie geocoördinator). 5. Producten ECGeo beperkt bekend. Maatregel: meer bekendheid geven aan producten en diensten en achterliggende ambities bij de (potentiele) gemeentelijke afnemers (actie: geocoördinator en accountmanagers). 6. Gescheiden systemen. Maatregel: impactanalyse voor realisatie van één remote werkomgeving voor de geo-medewerkers van de vier gemeenten (actie: hoofden voor onderzoek door ICTNML).