Presentatie Syntrophos. Verbeterplan Syntrophos 2.0

Transcriptie

1 Presentatie Syntrophos Verbeterplan Syntrophos 2.0

2 Agenda: 1. Syntrophos vanaf april Huidige stand van zaken 3. Aansturingsvoorstel van uit Westvoorne 4. Syntrophos Syntrophos > AFO Voortaan Voorne

3 Waarom Syntrophos Schaalvoordelen en daardoor: Meer continuïteit; Hogere kwaliteit; Professionaliteit en deskundigheid; Efficiency; Besparingen. Dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen.

4 Organisatie Bestuur Directeur Nissewaard P, O, F, Jur. Fac. taken Secretaresse Team ICT Team Advies Team Geoinformatie

5 Syntrophos GEO Inwinning Landmeten, Luchtfoto, 360 foto s Registratie Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG), Publiekrechterlijke Beperkingen (WKPB) Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Deelnemers + Waterschap (WSHD), Hellevoetsluis, Goeree Overflakkee Ontsluiting Kaartprodukten (warmteatlas, stadsplattegrond, geluidskaarten) Beheer Openbare Ruimte; geharmoniseerd incl. Hellevoetsluis GIS pakket; geharmoniseerd incl. Goeree Kwaliteit Adviseur van Ministerie en VNG voor toekomstige inspecties en kwaliteitsmonitor (BAG en BGT) Zelfcontrole, audits

6 Wat is er gerealiseerd BGT (basisregistratie grootschalige Topografie); Telefonie Glasvezel (in uitvoering) 2 Datacenters (uitwijk) Infra 1.0 Nissewaard Westvoorne Brielle in voorbereiding Fusie Bernisse - Spijkenisse

7 Wat is nog niet gereed Infra 1.0 (Brielle); Doorontwikkeling techniek Volwassenheid organisatie

8 Ontwikkelingen Syntrophos 2.0; Harmonisatie Infrastructuur ; Applicatielandschap; Bedrijfsprocessen; AFO

9 Nieuwe infrastructuur Ontwerp (architectuur) gemaakt door Syntrophos; Beoordeling door externe IT architect: (mrt 2014) Beoordeling door ATOS na fusie Nissewaard (jan 2015) Beoordeling voor nul-meting AFO door ATOS (juli 2016)

10 Uitkomst Gekozen ontwerp en gemaakte functionele keuzes zijn prima; Vooruitstrevende oplossing (Hyperconverged); Infrastructuur lijkt solide en robuust; Heterogenere server omgeving, door omvang complexiteit beheer hoog; In potentie goede uitwijk omgeving.

11

12 Datacenter Rockanje Datacenter Spijkenisse

13 Plaats, tijd en device onafhankelijk werken via digitale werkplek Gestandaardiseerde werkplekken die flexwerken mogelijk maakt Schaalbare oplossing, bewezen moderne techniek

14 Aansturingsvoorstel Westvoorne Stabiele techniek Techniek vs samenwerking & aansturing Prioriteiten Groei naar volwassenheid

15 I-Visie Hoofdlijnen voor de drie gemeenten, van waaruit de opdracht aan Syntrophos wordt geformuleerd. In de raad van april is deze I-Visie vastgesteld

16 Ambitieniveau I-Visie» Basis op orde» Kwalitatieve verbetering» Bewezen technologiën

17 Programmalijnen I-Visie 1. Doorontwikkeling I-organisatie 2. Harmonisatie van de applicaties 3. Basis op orde 4. Internet, tenzij. 5. Verplichte landelijke programma s Programmalijn Doorontwikkeling I-organisatie is randvoorwaardelijk voor succes in de andere programmalijnen

18 Demand Supply In het demand-supplymodel wordt de behoeftestelling (demand) vorm gegeven door de eigen organisatie, terwijl de leverancier de aanbodkant (supply) voor zijn rekening neemt

19 Doorontwikkeling I-organisatie Kernaanbeveling voor Syntrophos opstarten professionaliseringtraject, gericht op proces- en projectmatig werken. Kernaanbeveling voor de gemeente beter inrichten van het informatiemanagement

20 Syntrophos 2.0 Stap naar een meer volwassen en professionele organisatie Werkgroep: demandmanagers / regievoerders van de drie deelnemende gemeenten en Syntrophos

21 Deelplannen Uitwerking projectopdracht op de volgende onderdelen: Organisatie algemeen Dienstverlening Rapportages Financiën op orde Versterking DVO s Overlegstructuur Techniek AFO Voortaan Voorne Beveiliging

22 Organisatie algemeen (1 van 2) (w.o. vraag- en aanbodprocessen) Huidige situatie: 1. Zowel bij de gemeente als bij Syntrophos zijn de werkprocessen matig ingeregeld. 2. Belangrijke rollen ziijn onvoldoende ingevuld of niet op de juiste positie. 3. Syntrophos en de gemeente gedragen zich wisselend t.o.v. elkaar (vervlochten partners <-> zakelijke relatie)

23 Organisatie algemeen (2 van 2) (w.o. vraag- en aanbodprocessen) Gewenste situatie in 2018: 1. Alle rollen zijn belegd bij mensen met voldoende kennis, kunde en formatieruimte. 2. Balans tussen de vraag- en aanbodorganisatie door versterking van de vraagzijde. 3. Partnerschap via afgestemd beleid, doelstellingen en jaarplannen en een zakelijke naleving daarvan. 4. Stapsgewijze procesinrichting van niveau 1 in 2016, maar niveau 2 in 2017 tot niveau 3 in 2018

24 Dienstverlening w.o. DVO (1 van 2) Huidige situatie: 1. Twee IT-servicedesks is niet effectief/efficiënt. 2. Mager DVO. 3. Diensten zijn onvoldoende SMART. 4. DVO bevat beperkt KPI s SMART = specifiek meetbaar acceptabel realistisch tijdgebonden KPI s = Kritische prestatie indicatoren

25 Dienstverlening w.o DVO (2 van 2) Gewenste situatie in 2018: 1. IT-servicedesks zijn geïntegreerd en ondergebracht bij de gemeente of Syntrophos. 2. Het professionaliseringsprogramma heeft geleid tot een versterkt DVO, de DVO-bijlage is aangescherpt en het kostenmodel is aangepast. 3. Op basis van proffesionaliseringsslag vindt regelmatig aanpassing van de DVO plaats. 4. Bij de drie gemeenten bestaat een uniforme werkwijze. Voor een aantal processen bestaat een KPI-meting met daaraan gekoppeld een KPIrapportage.

26 Financiën op orde (1 van 2) Huidige situatie: 1. Onvoldoende kennis bij de gemeente om nut en noodzaak van extra kosten en investeringsvoorstellen vanuit Syntrophos te kunnen beoordelen. 2. Syntrophos heeft matig zicht op de kostenstructuur van haar diensten.

27 Financiën op orde (2 van 2) Gewenste situatie in 2018: 1. De vraagzijde is kwantitatief en kwalitatief versterkt en biedt afdoende inhoudelijk tegenwicht aan Syntrophos. 2. Er is een hanteerbaar kostenmodel ontwikkeld en ingevoerd.

28 Begroting 2017 en de deelnemersbijdrage (1 van 2) De begroting van Syntrophos bestaat uit de volgende elementen: Programma ICT Programma GEO Telefonie Overige TOTAAL Deelnemersbijdrage is op basis van het aantal accounts Brielle 158, Nissewaard 948, Westvoorne 133 = 1239

29 Begroting 2017 en de deelnemersbijdrage (1 van 2) De deelnemersbijdrage van Westvoorne bedraagt Per inwoner van Westvoorne bedraagt de bijdrage 74,12 Voor alleen voor het programma ICT bedraagt de bijdrage 45,82 ICT Benchmark gemeenten 2016 van M&I Partners De uitgaven per inwoner bedragen gemiddeld 72 voor ICT. Bij grote gemeenten (vanaf inwoners) bedragen de kosten gemiddeld 75 per inwoner. Het gemiddelde voor kleinere gemeenten (minder dan inwoners) bedragen de kosten gemiddeld 59 per inwoner

30 Techniek (1 van 2) Huidige situatie: 1. Conform de vastgestelde I-Visie, is de basis op orde en getoetst op gangbare technologieën, waarbij harmonisatie en schaalvoordeel belangrijke randvoorwaarden zijn. 2. Behoudens de goedkeuring van de investering, heeft Syntrophos vrijheid in de keuze van de inrichtingvan de bedrijfsvoering en de ingezette middelen (infra).

31 Techniek (2 van 2) Gewenste situatie in 2018: 1. Er is een techniek die blijvend past bij de vraag en de ontwikkelingen van de organisatie. Hierbij passend is er een meerjaren visie ontwikkeld op het gebied van techniek, inclusief een meerjaren investeringsschema. 2. Er bestaat een - gezamenlijk met Syntrophos opgesteld SMART inhoudelijk kader (architectuurprinicipe), waaraan opdrachten aan (en voorstellen vanuit) Syntrophos kunnen worden getoetst.

32 AFO (1 van 3) Huidige situatie: 1. Werkgroep ICT vanuit de deelnemende gemeenten (Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne) hebben samen met een externe partij (ATOS) een beleid en plan voor de realisatie van de informatievoorziening van de AFO opgesteld. Belangrijk onderdeel hiervan is om aan te geven onder welke condities Syntrophos de IT kan leveren en beheren

33 AFO (2 van 3) Aanpak: Aan Syntrophos is gevraagd een voorstel te doen hoe aan de eisen en wensen van de AFO kan worden voldaan. Een planning is opgesteld in welke stappen de gevraagde informatievoorziening kan worden gerealiseerd. Een aanpak is opgesteld om op een beheerste wijze tot een werkbare startsituatie voor de AFO op 1 januari 2018 te komen.

34 AFO (3 van 3) Gewenste situatie in 2018: Gezamenlijke IT-infrastructuur IT bereikbaar van alle locaties, werkplekken en devices. Gemeenschappelijk kantoorautomatisering. De vijf belangrijkste applicaties zijn geharmoniseerd. De organisatie van Syntrophos dient zich ontwikkeld te hebben in de professionaliteit van haar dienstverlening

35 Voortgang Tussentijdse rapportage over de voortgang

36 Vragen en discussie