Kostenverrekenmodel. Financiële randvoorwaarden. Bijlage bij raadsvoorstel 20 februari 2014

Transcriptie

1 Kostenverrekenmodel Bijlage bij raadsvoorstel 20 februari 2014 Inleiding In september 2013 stemden de raden Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel in met de door de colleges aan de hand van het rapport Innovatief samen verder aangegeven richting met betrekking tot het verder ontwikkelen en inrichten van de samenwerking tussen beide gemeenten. Eén van de eerste formele stappen in de verdere ontwikkeling van de samenwerking tussen Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel was het treffen van een gemeenschappelijke regeling voor een openbaar lichaam. Met deze regeling, die in de raden van 12 december 2013 (Achtkarspelen) en 19 december 2013 (Tytsjerksteradiel) is vastgesteld, is een formele basis gegeven aan de verdere ontwikkeling en inrichting. Het uiteindelijke doel van de samenwerking is een toekomstbestendig, voor de burger herkenbaar en toegankelijk gemeentebestuur dat zijn taken en dienstverlening adequaat en tegen zo laag mogelijke kosten uitvoert. De kosten van de gemeenschappelijke regeling moeten worden verdeeld over beide gemeenten. Deze verdeling gaat uit van een kostenverrekenmodel. Dit kostenverrekenmodel moet voor beide gemeenten acceptabel zijn en mag niet leiden tot ongewenste herverdeeleffecten. Het model moet wel objectief toe te passen zijn. Omdat de inrichting van de werkmaatschappij wel in hoofdlijnen maar nog niet in detail bekend is, presenteren wij u de contouren van het kostenverrekenmodel en de daarbij gekozen uitgangspunten inclusief een aantal voorbeelden. Wat gaan we doen Om tot een acceptabel en objectief toe te passen model voor kostenverrekening te komen, wordt voor beide organisaties op basis van de huidige begrotingen een nulmeting opgesteld. Deze nulmeting is nodig om besparingen als gevolg van de samenwerking te kunnen monitoren. De nulmeting vormt een goede basis voor het opstellen van een eenvoudig kostenverrekenmodel met zo weinig mogelijk herverdeeleffecten. Ook kunnen wij vanuit de nulmeting de opbouw van een uniforme nieuwe administratie voor de drie organisaties op basis van een aantal randvoorwaarden en uitgangspunten goed vorm geven. Randvoorwaarden Financiële randvoorwaarden De samenwerking tussen de gemeente Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel is niet primair gericht op een kostenbesparing of bezuiniging, maar er wordt wel verwacht dat er efficiency voordelen ontstaan. Voor de meerjarenbegrotingen van beide gemeenten wordt verwacht dat 1

2 de samenwerking aanzienlijke (financiële) voordelen oplevert op tal van terreinen. Voor de werkmaatschappij en beide gemeenten ligt hier dus een uitdaging. Fiscale randvoorwaarden Met de vorming van de werkmaatschappij lopen de gemeenten eventueel fiscale risico s in verband met de mogelijke verrekening van BTW. Er wordt onderzocht, of wij hier risico s lopen. Mocht dit zo zijn dan zal dit in kaart worden gebracht. Stappenplan voor onderzoek Het onderzoek naar een nieuw kostenverrekenmodel is opgesplitst in een aantal stappen. Het gaat hierbij om de volgende stappen: Stap 0: Bevestigen van de uitgangspunten Uitgangspunten Nulmeting van de (huidige) kosten Opstellen van een eenvoudig kostenverrekenmodel met zo weinig mogelijk herverdeeleffecten Kritische beschouwing van directe en indirecte kosten Opbouw van een uniforme nieuwe administratie voor de drie organisaties Informatievoorziening aansluiten bij vraag van gebruiker Stap 1: Welke producten vallen onder welke organisatie Op basis van de bestaande begrotingen en de lijst van bedrijfsvoeringsonderden (3c-variant) bepalen welke producten onder welke organisatie (dragende of werkmaatschappij) vallen. Stap 2; Indelingcriteria bepalen Voor de inrichting van de nieuwe begrotingen en administraties moeten indelingcriteria worden vastgelegd. Hierbij gaat het ondermeer om programma en programmaomschrijving, nadere productindeling, benoemen van de verschillende kostensoorten enzovoort. Stap 3: bepalen IST-positie Tussen de begrotingen van 8k en T-diel wordt op detailniveau een vergelijking gemaakt, om zowel de overeenkomsten als de verschillen te bepalen als basis voor de nulmeting. Stap 4; kritische beschouwing van directe en indirecte kosten Tussen de werkmaatschappij en de dragende organisaties moeten kosten worden verrekend. Dit kan uiteraard op verschillende manieren. Voor het model van kostenverekening geldt een aantal criteria als uitgangspunt: Het model moet voor beide gemeenten acceptabel zijn Het model mag niet leiden tot ongewenste herverdeeleffecten Het model moet objectief toe te passen zijn. Op basis van de huidige balans en exploitatie van beide gemeenten gaan we bepalen welke onderdelen als direct en indirect kunnen worden beschouwd. 2

3 Voor de verdeling van de kosten sluiten we aan bij verrekensleutels die beide dragende organisaties nu ook wel toepassen. Als voorbeelden noemen we een verdeling op basis van fte s inclusief een eenvoudige wegingsfactor voor geen/weinig/veel gebruik of de verhouding van het aantal inwoners. Voor werk en inkomen kunnen de kosten ook verdeeld worden op basis van de verhouding van het aantal cliënten W&I van beide gemeenten. De definitieve methode van verdeling van de kosten is uiteraard sterk afhankelijk van de uitkomsten van de nulmeting c.a. Hieronder lichten wij een aantal voorbeelden in het bijzonder toe: Balans Voor (bijna) alle huidige bezittingen (investeringen, vorderingen en liquide middelen) en schulden (reserves, voorzieningen, leningen) geldt dat deze bij de dragende organisaties blijven. Uitzonderingen hierop vormen bijvoorbeeld de investeringen die heel specifiek zijn toe te rekenen aan de activiteiten van de werkmaatschappij. In grote lijnen moet hierbij vooral gedacht worden aan de specifieke hard- en software. Voor nieuwe investeringen c.a. geldt telkens dat er een bewuste keuze moet worden gemaakt of het bij de dragende organisatie(s) hoort of bij de werkmaatschappij. Is dit laatste het geval dan worden de kosten verdeeld op basis van een vooraf afgesproken verdeelsleutel. Exploitatie Huisvestingskosten Huisvestingskosten zullen zoveel mogelijk als directe kosten voor de dragende organisaties worden beschouwd. Dit betekent dat er geen verrekening met en via de werkmaatschappij plaatsvindt. Het uitgangspunt hiervoor is dat wij op twee adressen ons kantoorpersoneel huisvesten. Wij bieden hiervoor voldoende werkruimte aan. In principe kan iedereen op beide adressen terecht. Dit vanuit de doelstelling dat er voldoende werkplekken op twee locaties zijn ingericht, waar iedereen plaats, tijd en organisatie onafhankelijk kan werken aan zijn of haar taken. Er wordt nog beoordeeld welke werkbudgetten bij de werkmaatschappij thuis horen. Deze kosten worden over de dragende organisaties verdeeld op basis van een vooraf afgesproken verdeelsleutel. Werk en inkomen De kosten voor werk en inkomen zullen zoveel mogelijk worden verdeeld op basis van de bestaande afspraken. Budgetten met betrekking tot re-integratie worden op dit moment 50%-50% verdeeld en de overige budgetten op basis van de verhouding van het aantal cliënten. Ook hier geldt dat de definitieve methode van verdeling van de kosten uiteraard sterk afhankelijk is van de uitkomsten van de nulmeting c.a. Transitie en frictiekosten ICT c.a. Voor ICT c.a. is het van belang dat de bodemplaat op orde komt. Op dit moment wordt hard gewerkt aan een harmonisatieplan voor beide gemeenten en de werkmaatschappij 3

4 In hoofdlijnen willen wij bereiken dat wij voor dezelfde taken dezelfde applicaties gebruiken, dat wij gelijke werkplekken op elke locatie kennen en dat wij een zelfde systeem voor telefonie onderling en naar buiten kennen. Dit zijn basisvoorwaarden om locatie onafhankelijk te werken en draagt bij tot continuïteit en beschikbaarheid. De leidende architectuur is de GEMMA-architectuur die wordt voorgeschreven door de centrale overheid. Medewerkers moeten in principe in één uniforme gebruikersomgeving kunnen werken in hun werk voor de drie organisatie-eenheden (en dus niet voor elke gemeente apart in moeten loggen in een andere omgeving). Het huidige applicatielandschap is reeds in beeld gebracht. Het gewenste toekomstige applicatielandschap moet worden beschreven. Hiervoor moeten noodzakelijke keuzes moeten worden gemaakt ondermeer ten aanzien van een aanbestedingsagenda. Dit wordt verder uitgewerkt in een businesscase ICT. In het kader van deze notitie constateren wij dat het harmoniseren van de ICT omgeving op korte termijn transitie en/of frictiekosten met zich meebrengt. Voor de verrekening van deze kosten stellen wij een afzonderlijke verrekening van de kosten tussen beide gemeenten op. Nadat de lasten van de toekomstige situatie in beeld zijn gebracht wordt een verdeelsleutel voor de kosten opgesteld die rekening houdt met de mate van het gebruik van de dragende organisaties. Overige frictiekosten Er worden straks in het traject van samenwerking op tal van terreinen keuzes gemaakt die voor één van de beide dragende organisatie nadelig uit kunnen vallen, omdat een systeem of werkwijze van de ander het uitgangspunt voor de samenwerking wordt. In die gevallen zal worden beoordeeld welke kosten als frictiekosten worden beoordeeld. Voor de verdeling van deze kosten wordt een voor beide partijen acceptabel verdeelsleutel afgesproken. Overige producten Op basis van de bestaande begrotingen en de lijst van bedrijfsvoeringsonderden (3c-variant) zullen onderdelen vanuit de huidige organisaties overgaan naar de werkmaatschappij. Vanuit de nulmeting gaan we de omvang van de budgetten en het niveau van dienstverlening aan de werkmaatschappij bepalen. Omdat de inzet van menskracht veelal bepalend is voor de omvang van de budgetten kan een verrekening van de werkmaatschappij naar de dragende organisaties op basis van fte s een goede verdeelsleutel. Soms is het meer passend om de kosten 50%-50% of op basis van inwoner aantal te verrekenen. Wij gaan er vanuit dat er voor een goede methode van kostenverrekening voldoende informatie uit de nulmeting naar voren komt en dat de uiteindelijke keuze mede hierop is gebaseerd. 4

5 Stap 5; bepalen SOLL-positie Op grond van zowel de uitgangspunten als de randvoorwaarden van harmonisatie en in het bijzonder de informatie van stap 3 en stap 4 komen tot een gewenste uniforme inrichting van de administratie voor de drie organisaties gebaseerd op de uitgangspunten van budgetverantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie en een informatievoorziening die aansluit bij de vraag van gebruiker en de randvoorwaarden van harmonisatie. Traject begroting 2015 Op basis van de GR-regeling en het wettelijke kader van toezicht op de GR is in een proforma tijdschema voor de begroting 2015 van de werkmaatschappij 8kTD opgesteld. Formeel gezien zou dit betekenen dat de conceptbegroting voor de werkmaatschappij al op 1 april a.s. gereed moet zijn en dat er uiterlijk 15 juli een definitieve begroting van de werkmaatschappij bij de provincie moet liggen. De vraag was of dit wenselijk en haalbaar was. Op basis van het proforma tijdschema heeft overleg met de provincie als toezichthouder (ambtelijk) op de GR plaatsgevonden. In dit overleg is zowel de situatie (begroting/rekening) 2014 als de situatie (begroting) 2015 en verder centraal besproken. Het nadrukkelijke advies van de provincie was om dit jaar (2014) als een overgangsjaar te beschouwen in de voorbereiding op de begroting Concreet betekent dit dat zij adviseren om eerst op basis van de huidige meerjarenbegroting ( ) en de nieuwe kaderstelling voor 2015 (en verder) de begrotingen van de beide gemeenten samen te stellen en pas van daaruit de begroting voor de werkmaatschappij op te stellen. Op deze manier wordt de zorgvuldigheid van het proces beter gewaarborgd en kan het begrotingstoezicht (repressief of preventief) beter worden bepaald. De belangrijkste overwegingen hierbij zijn: Het toezicht wordt beoordeeld op basis van een reëel sluitende begroting De begroting moet realistische cijfers bevatten Beide gemeenten staan al voor een uitdaging om een reëel sluitende begroting te realiseren voor de jaren 2015 en verder Forse bezuinigingen van beide gemeenten Herverdeling gemeentefonds Sociaal domein (drie decentralisaties) Gemeenteraadsverkiezingen, nieuwe colleges, nieuwe raden Gezien de fase van het samenwerkingsproces waarin wij nu verkeren en het formele kader en tijdpad waarbinnen de begroting van de werkmaatschappij normaal gesproken zou moeten worden samengesteld, is het advies van de toezichthouders realistisch. De voorgestelde werkwijze voor het overgangsjaar werkt wat ons betreft niet vertragend om te komen tot een goede nulmeting en kostenverrekening en staat ook de inrichting van een geharmoniseerde administratie voor drie organisaties in 2015 niet in de weg. 5

6 Sterker nog het opstellen van de begroting voor de werkmaatschappij op basis van het concepttijdschema leidt tot een begroting waar naar verwachting in het derde kwartaal van 2014 al de nodige aanpassingen op komen, omdat dit jaar in verband met de nieuwe raden de kaderstelling voor de begrotingen pas eind juni en begin juli in beide raden komt. Jaar 2014 In 2014 zal de werkmaatschappij gedurende het jaar worden gevuld met de diverse bedrijfsonderdelen conform de 3c-variant. In 2014 beschikken wij nog niet over één financieel systeem voor de drie organisaties. Hiervoor loopt op dit moment een traject van Europese aanbesteding. De planning hiervan is er op gericht dat het nieuwe pakket vanaf 1 januari 2015 operationeel is. Voor het overgangsjaar 2014 gaan we op een pragmatische wijze de administratie voeren. Wij zetten hiervoor de manier van werken tot en met 2013 voort in Binnen de huidige proeftuinen is hiervoor voldoende ervaring opgedaan. Rol accountant Voor de jaren 2014 t/m 2017 is Ernst en Young onze accountant. Zij zijn voor onze organisaties nieuw. Het is verstandig om in een zo vroeg mogelijk stadium een gesprek met hen te voeren over de wijze waarop wij onder meer het opstellen van begroting en rekening en de verrekening van kosten tussen de werkmaatschappij en de dragende organisaties willen invullen. Hiervoor wordt binnenkort een gesprek gepland. Wij gaan er vanuit dat de accountant vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie zijn visie zal geven over het te hanteren verrekenmodel. 6