Rapportage van bevindingen en aanbevelingen 2008

Transcriptie

1 Rapportage van bevindingen en aanbevelingen Doelmatigheid en doeltreffendheid- Boxmeer, 9 juli 2009 tbo

2 .

3 Inhoudsopgave Periodiek onderzoek Inleiding Uitgangspunten Inleiding Reikwijdte van het onderzoek Doeltreffendheid Inleiding Bedrijfsvoering: WKPB Paragraaf: onderhoud kapitaalgoederen/ Rioolbeheersplan Doelmatigheid Inleiding Uitvoering Wet WOZ Personele inzet Samenvatting en conclusies \Rapportage bevindingen en aanbevelingen 2008.doc 1

4 . 2008\Rapportage bevindingen en aanbevelingen 2008.doc 2

5 1. Inleiding Voor u ligt de tweede rapportage van bevindingen en aanbevelingen inzake de intern uitgevoerde onderzoeken met betrekking tot doelmatigheid en doeltreffendheid. Deze verplichting is ontstaan door de vaststelling van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Boxmeer. In het kader van de dualisering is de gemeentewet gewijzigd. Hoofdstuk XIV van de gemeentewet handelt over de administratie en de controle. In artikel 213a van deze wet zijn bepalingen opgenomen over door het college te verrichten periodiek onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. Artikel 213a gemeentewet luidt als volgt: Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover. Bij besluit van 30 september 2004 heeft de raad van de gemeente Boxmeer deze regels vastgesteld in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Boxmeer. Het onderzoeksplan 2008 Doelmatigheid en doeltreffendheid- is op 27 november 2007 door het college vastgesteld en op 31 januari 2008 door de raad voor kennisgeving aangenomen. Dit rapport beschrijft de bevindingen en aanbevelingen, die getrokken kunnen worden na uitvoering van het onderzoeksplan. 2008\Rapportage bevindingen en aanbevelingen 2008.doc 3

6 2. Uitgangspunten 2.1. Inleiding In het onderzoeksplan 2008 Doelmatigheid en doeltreffendheid- zijn de aanpak en de objecten van onderzoek beschreven. In dit hoofdstuk wordt inzicht gegeven in de relevante uitgangspunten zoals die gelden voor deze rapportage van bevindingen en aanbevelingen in het verlengde van het onderzoeksplan Reikwijdte van het onderzoek De onderzoeken hebben betrekking op de afdelingen Financiën, Interne Dienstverlening (ICT), Realisatie & Beheer en Personeel en organisatie. Zowel voor de doelmatigheidonderzoeken als de doeltreffendheidonderzoeken zijn duidelijke scheidslijnen aangebracht ten aanzien van de gekozen objecten. De reikwijdte van de doelmatigheidsonderzoeken is het uitvoeren van de Wet Waardering Onroerende Zaken en het onderzoek of we met de inzet van de personele middelen de te leveren prestaties binnen de gemeente Boxmeer kunnen leveren. De reikwijdte van de doeltreffendheidonderzoeken is de uitvoering van het rioolbeheersplan en de invoering van de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen. Doelmatigheidonderzoeken 2008 Nr. Omschrijving Afbakening Afdeling 1 Afdeling: Financiën Wet-WOZ O-FIN 2 Afdeling: Personeel en Organisatie Personele inzet O-PO Doeltreffendheidonderzoeken 2008 Nr. Omschrijving Afbakening Afdeling 1 Bedrijfsvoering Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen O-ID 2 Paragraaf: Onderhoud kapitaalgoederen Rioolbeheersplan R-MRM 2.3. Kwantificering De onderzoeken zijn allen verricht met een methodiek. De navolgende methodes zijn bij de uitgevoeren onderzoeken 2008 gebruikt: Rapportage; Toets administratieve organisatie en maatregelen van interne controle (AO/IC); Externe waarneming/onderzoek; 2008\Rapportage bevindingen en aanbevelingen 2008.doc 4

7 Benchmark (verbijzonderde cijferbeoordeling). Afhankelijk van de bevindingen en de aanwezige informatie is de feitelijke toepassing van de methode bekeken. 2008\Rapportage bevindingen en aanbevelingen 2008.doc 5

8 3. Doeltreffendheid 3.1. Inleiding De doeltreffendheid van een programma of onderdeel daarvan wordt gerelateerd aan het totaal van de bijdrage van diverse producten. De relatie tussen een programma of paragraaf en de producten is bindend. De zogenaamde outcome van deze items moet dan ook zo beschreven zijn, dat de verhouding met de producten inzichtelijk is. Het is anders niet mogelijk om op effecten te sturen. De inzet van ieder product en de onderlinge verhouding daarvan tussen de producten enerzijds en de mate van concreetheid van het programma anderzijds maken een doeltreffendheidmeting haalbaar. Het plannen, beheersen en sturen van effecten is enkel mogelijk met duidelijke indicatoren en prestatiegegevens. Een programma moet dan ook SMART benoemd worden: Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden Het doeltreffendheid onderzoek richt zich dan ook met het gebruik van de beschreven methodes op de concreetheid van het programma in relatie tot de aanverwante producten. Dit houdt in dat naast de kwantitatieve en kwalitatieve normen van het effect een relatie moet liggen met een vergelijkbaar benoeming van producten. Zo kan bepaald worden of door de inzet van de juiste producten met de benodigde hoeveelheden de effecten worden behaald zoals deze door de raad zijn uitgesproken in de programmabegroting. De volgende doeltreffendheidonderzoeken zijn verricht: Doeltreffendheidonderzoeken 2008 Omschrijving Afbakening Afdeling Bedrijfsvoering Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen O-ID Paragraaf: Onderhoud kapitaalgoederen Rioolbeheersplan R-MRM 3.2. Bedrijfsvoering: WKPB Onderzoeksvraag: Is het inzicht in de beheersing van de invoering van de WKPB zodanig dat de doeltreffendheid gemeten kan worden? 2008\Rapportage bevindingen en aanbevelingen 2008.doc 6

9 De detailvragen die een gezamenlijk een antwoord moeten geven op de onderzoeksvraag zijn: 1. Is de opzet van de stukken voorzien van SMART geformuleerde doelen/ effecten? 2. Is de opzet van de stukken voorzien van een duidelijke relatie tussen programma en de producten? 3. Worden de stukken gebruikt voor planning en beheersing d.m.v. periodieke rapportages? Bevindingen en aanbevelingen 1. Is de opzet van de stukken voorzien van SMART geformuleerde doelen/ effecten? Het Handboek Publiekrechtelijke Beperkingen gemeente Boxmeer is op 29 april 2008 vastgesteld door het college van B&W. In het Handboek staan de landelijke doelstellingen van de WKPB beschreven en de procedure op welke wijze de gemeente Boxmeer deze doelstellingen wil verwezenlijken. Geconstateerd wordt dat de landelijke doelstellingen en effecten niet SMART geformuleerd zijn. De verwezenlijking in de Boxmeerse situatie (dus de plaatselijke uitvoering) is SMART beschreven. Geconstateerd wordt tevens dat de gemeente Boxmeer voorloper is in de uitvoering van de WKPB, de uitvoering kwalitatief zeer goed is en de gemeente Boxmeer een voorbeeldfunctie vervult in de regio. In de opzet van de stukken is geen duidelijke relatie gelegd tussen productiedoelen en inzet van de middelen. Het ware aan te bevelen ook bij dergelijke invoeringstrajecten de doelmatigheid te meten. 2. Is de opzet van de stukken voorzien van een duidelijke relatie tussen programma en de producten? In het Handboek WKPB is de raamwet vertaalt in een beheerorganisatie en procesbeschrijving met bijbehorende werkzaamheden voor de gemeente Boxmeer. Ook zijn formats vastgesteld voor de registratie. Het Handboek bevat een versiebeheer. 3. Worden de stukken gebruikt voor planning en beheersing d.m.v. periodieke rapportages? In het Handboek zijn de communicatielijnen van de beheerorganisatie WKPB beschreven. De centrale registrator bewaakt de kwaliteit en de voortgang van het totaal en heeft een signaalfunctie naar MT en College. Niet beschreven is wanneer rapportage plaatsvindt. Het ware aan te bevelen hiervoor een vast stramien vast te stellen, bijvoorbeeld bij de bestuursrapportages (2x per jaar) 2008\Rapportage bevindingen en aanbevelingen 2008.doc 7

10 3.3. Paragraaf: onderhoud kapitaalgoederen/ Rioolbeheersplan Onderzoeksvraag: Is het inzicht in de beheersing van het Rioolbeheersplan zodanig dat de doeltreffendheid gemeten kan worden? De detailvragen die een gezamenlijk een antwoord moeten geven op de onderzoeksvraag zijn: 1. Is de opzet van de stukken voorzien van SMART geformuleerde doelen/ effecten? 2. Is de opzet van de stukken voorzien van een duidelijke relatie tussen programma en de producten? 3. Worden de stukken gebruikt voor planning en beheersing d.m.v. periodieke rapportages? Bevindingen en aanbevelingen 1. Is de opzet van de stukken voorzien van SMART geformuleerde doelen/ effecten? In het GRP zijn algemene en specifieke doelen/effecten opgenomen. Deze specifieke doelen/effecten zijn SMART geformuleerd. In het (concept-)grp wordt aangesloten op deze specifieke doelen/effecten en wordt een evaluatie gegeven van de vorige periode. 2. Is de opzet van de stukken voorzien van een duidelijke relatie tussen programma en de producten? In het GRP zijn duidelijke de doelen, speerpunten en de maatregelen om die doelen te bereiken kwalitatief en kwantitatief beschreven. De relatie hiertussen is duidelijk. Ook ligt er een relatie tussen wettelijke programma s, landelijke en regionale normen en de specifieke toestand in de gemeente Boxmeer. 3. Worden de stukken gebruikt voor planning en beheersing d.m.v. periodieke rapportages? In het GRP is in paragraaf 1.2 het volgende opgenomen: Er is sprake van een planperiode van 5 jaar, maar de planhorizon wordt jaarlijks 1 jaar uitgeschoven. Voordelen hiervan zijn: - De aanpak loopt synchroon met de systematiek van de gemeentelijke planning & controlcyclus. - De jaarlijkse evaluatie van het GRP kan gecombineerd worden met het jaarlijkse reguliere overleg met het Waterschap. - De jaarlijkse evaluatie van het plan kan met weinig inspanning plaatsvinden. De gemeenteraad heeft op deze manier gelegenheid om ook echte beleidskeuzes te maken en mede op basis daarvan beleidsmatige bijstellingen door te voeren. 2008\Rapportage bevindingen en aanbevelingen 2008.doc 8

11 Geconstateerd wordt dat in de jaarrekening onder de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen jaarlijks de stand van zaken gerapporteerd wordt. De evaluatie zoals aangegeven in het GRP, waarbij de raad jaarlijks beleidskeuzes kan maken en bijstellingen kan doen, wordt niet waargemaakt. Aanbevolen wordt de raad via de bestuursrapportages beter op de hoogte te houden van de uitvoering van het GRP en bij bijstellingen de raad ook daadwerkelijk te betrekken. 2008\Rapportage bevindingen en aanbevelingen 2008.doc 9

12 4. Doelmatigheid 4.1. Inleiding Doelmatigheid wordt gezien als de optimale verhouding tussen middelen, activiteiten en producten. De producten worden vervaardigd met minimale inzet van middelen en activiteiten. De normering van de producten in kwantitatieve zin is derhalve noodzakelijk. Het gebruik van de zogenaamde input moet wel leiden tot de gewenste output. Wat gewenst is, dient vastgelegd te worden in normen en prestatiegegevens. Het meten van doelmatigheid moet toegepast worden op de drie elementen. Als het ware dienen de middelen en activiteiten onderzocht te worden in relatie tot de te leveren producten. Van top tot teen wordt de opbouw van het zogenaamde product ontleed. Een duidelijk gedefinieerde productie is nodig om vervolgens de aansluiting van middelen en activiteiten te beoordelen. Deze definitie moet bestaan uit een omschrijving van de doelstelling, een duidelijke relatie met de input en met name een kwantificering van de gestelde output. Controleren bestaat immers uit het toetsen aan een norm. De input van en product bestaat, zoals vermeld, uit (productie)middelen en activiteiten. De middelen kunnen als volgt verder verdeeld worden: * Personeel * Informatie * Communicatie * Organisatie * Financiën * Automatisering De activiteiten borgen de samenhang en de feitelijke inzet van de input. Deze ingrediënten worden afzonderlijk onderzocht in relatie tot de doelstelling (productie). De eerder beschreven methodes worden daarbij gebruikt. De volgende doelmatigheidsonderzoeken zijn verricht: Doelmatigheidonderzoeken 2008 Nr. Omschrijving Afbakening Afdeling 1 Afdeling: Financiën Wet-WOZ O-FIN 2 Afdeling: Personeel en Organisatie Personele inzet O-PO 2008\Rapportage bevindingen en aanbevelingen 2008.doc 10

13 4.2. Uitvoering Wet WOZ Onderzoeksvraag: is het inzicht in de beheersing van het proces Uitvoering Wet WOZ zodanig dat de doelmatigheid gemeten kan worden? De detailvragen die gezamenlijk een antwoord moeten geven op de onderzoeksvraag zijn: 1. Is de opzet van de stukken voorzien van SMART geformuleerde doelen? 2. Is de opzet van de stukken voorzien van een duidelijke relatie tussen de productiedoelen en inzet van middelen (personeel, informatie, communicatie, organisatie, financieel en automatisering)? 3. Bestaan er beschrijvingen van processen en activiteiten? 4. Worden de stukken gebruikt voor planning en beheersing d.m.v. periodieke rapportages? Bevindingen en aanbevelingen 1. Is de opzet van de stukken voorzien van SMART geformuleerde doelen? Ja, zowel in de wet WOZ als in de gemeentelijke begroting zijn de doelstellingen van de herwaardering onroerende zaken duidelijk beschreven, zowel kwalitatief als kwantitatief. De Waarderingskamer heeft daarnaast criteria ontwikkeld om de uitvoering van de Wet WOZ bij alle gemeenten te volgen. Minimaal 4 maal per jaar wordt een meting verricht door de Waarderingskamer. In het rapport van de Waarderingskamer van 2 januari 2008 is gesteld dat de kwaliteit van de herwaardering (peildatum ) voldoende is en de uitvoering van de wet WOZ naar behoren verloopt. 2. Is de opzet van de stukken voorzien van een duidelijke relatie tussen de productiedoelen en inzet van middelen (personeel, informatie, communicatie, organisatie, financieel en automatisering)? In de begroting en jaarrekening is het product Waardering onroerende zaken specifiek opgenomen, waarin een relatie wordt gelegd tussen werkzaamheden en inzet van middelen. In 1999 is de Waarderingskamer begonnen met het organiseren van een benchmark over de kosten van de uitvoering van de wet WOZ. De gemeente Boxmeer heeft nooit deelgenomen aan deze benchmark. Een eerste globale vergelijking laat zien dat de gemeente Boxmeer voor de jaren ongeveer 20% onder de gemiddelde kosten per object zit. Het ware aan te bevelen jaarlijks deel te nemen aan de benchmark van de Waarderingskamer. 2008\Rapportage bevindingen en aanbevelingen 2008.doc 11

14 3. Bestaan er beschrijvingen van processen en activiteiten? Ja, dit zijn de door de Waarderingskamer aangereikte beschrijvingen. Tevens is door de Waarderingskamer een handreiking interne beheersmaatregelen aangeleverd. Minimaal 4 maal per jaar wordt door de Waarderingskamer de voortgang van de processen gecontroleerd. 4. Worden de stukken gebruikt voor planning en beheersing d.m.v. periodieke rapportages? Ja, de rapportages van de Waarderingskamer worden gebruikt voor planning en beheersing. De rapportages dienen wel regelmatiger richting bestuur te gaan Personele inzet Onderzoeksvraag: Kunnen we met de inzet van de beschikbare personele middelen de gevraagde prestaties binnen de gemeente Boxmeer leveren? Eind 2007 is aangegeven dat er een doelmatigheidsonderzoek zou komen rondom het personeelsbestand. In november 2007 is de actualiseringnota vastgesteld en is de organisatie in maart 2008 daarop aangepast. In de maanden daarop zijn er 51 (parttime) interim-managers en -adviseurs vertrokken, is er een call-centrum en centrale hal ingevoerd en is begonnen met de nieuwbouw van het gemeentehuis. Thans wordt er gewerkt aan een nieuwe actualisering. Deze is nodig omdat de gemeente geconfronteerd wordt met een groot aantal nieuwe ontwikkelingen, zoals: de ontwikkelingen Land van Cuijk (ICT, P&O, ISD, Leerlingenvervoer etc), Electronische dienstverlening, de nieuwe wet RO, de BAG, de wet WMO, Aktiviteitenbesluit Accoord van Malta (Archeologie), Wet Bodembescherming etc. Al deze ontwikkelingen vergen wederom een nader organisatorisch antwoord. Vandaar dat de vaststelling van de formatie pas dit najaar zijn beslag zal kunnen krijgen. Om deze reden zal het doelmatigheidsonderzoek eerst in 2010 kunnen plaatsvinden. 2008\Rapportage bevindingen en aanbevelingen 2008.doc 12

15 5. Samenvatting bevindingen Ingevolge de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Boxmeer onderzoekt het college jaarlijks de doelmatigheid van onderdelen van de organisatie en de uitvoering van taken door de gemeente. Ingevolge het onderzoeksplan zijn in onderzoeken verricht. Eén voorgenomen onderzoek is niet verricht. Doel van deze rapportage is om de organisatie verder te helpen in de doelmatigheid en doeltreffendheid van de bedrijfsvoering. Het rapport wordt vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders en ter kennis aangeboden aan de Gemeenteraad. Algehele conclusies en aanbevelingen: 1. Uit de onderzochte objecten blijkt dat de organisatie er steeds beter in slaagt doelen/effecten SMART te formuleren. 2. Er dient een duidelijkere relatie te worden gelegd tussen productiedoelen en de inzet van middelen bij projecten. 3. Rapportages over de voortgang van de werkzaamheden worden onvoldoende gewaarborgd. Het ware aan te bevelen hiervoor een vast stramien vast te stellen, bijvoorbeeld bij de bestuursrapportages. 2008\Rapportage bevindingen en aanbevelingen 2008.doc 13