MEMO. JvdH. Projectenoverzicht Informatievoorziening en ICT Bloemendaal nieuw (jan 2009)

Transcriptie

1 JvdH MEMO Aan : College van B&W, Commissie Middelen c.c. : Van : Jeroen van der Hulst Datum : 13 januari 2009 Verzenddatum : 13 januari 2009 Onderwerp : Voortgangsrapportage ICT-projecten jan 2009 Ons kenmerk : Projectenoverzicht Informatievoorziening en ICT Bloemendaal nieuw (jan 2009) Hierbij geven wij een actueel overzicht van de stand van zaken voor wat betreft de projecten Informatievoorziening. Ten eerste wordt een aantal specifieke aandachtspunten genoemd. Ten tweede is een overzicht van de projecten weergegeven en ten derde wordt de status van deze projecten toegelicht. De stoplichten en kleuren geven aan of: een project specifiek en urgent aandacht nodig heeft vanwege vertraging of andere knelpunten (rood); een project aandacht verdient omdat er een kans is dat er vertraging optreedt of er anderszins problemen optreden (oranje); een project verloopt binnen de afgesproken termijnen en inhoudelijke eraan gestelde eisen (groen). Specifieke aandachtspunten zijn: A2 GBA/burgerzaken: integratie bestanden gemeenten is goed verlopen; BZK/BPR hebben de proefconversie in december goedgekeurd. Ook de definitieve conversie is goed verlopen. De GBA Bennebroek en Bloemendaal zijn per 1 januari 2009 geïntegreerd in één administratie. De goede samenwerking tussen de verschillende afdelingen heeft geleid tot een zeer soepel lopende conversie, waarbij alle deadlines zonder moeite werden gehaald. C1 Vernieuwing technische infrastructuur: in 2008 hebben twee aanbestedingsrondes plaatsgevonden voor het vernieuwen van de technische infrastructuur. In beide procedures vielen, ondanks het tussentijds naar beneden bijstellen van de eisen, de aanbiedingen te hoog uit. Tijdelijke maatregelen hebben problemen voorkomen. Momenteel vindt opnieuw een bijstelling van de eisen plaats. Minimale eisen zijn de eisen die het rijk stelt aan de beschikbaarheid (maximaal 48 uur uitval) en vereenvoudiging van het beheer. De nieuwe aanbesteding vindt plaats in het eerste kwartaal van C2 Telefooncentrale: uitrol heeft in december plaatsgevonden en de koppeling met de buitenlijnen is op 2 januari gerealiseerd. Naast wat normale aanloopproblemen is deze overgang

2 prima verlopen. Eind januari zal door het MO worden geëvalueerd of iedereen nu voldoende is geïnformeerd over de nieuwe mogelijkheden/apparatuur. Hierbij zal worden besloten of per afdeling één of twee supergebruikers aan moeten worden gewezen, die de collega s zonodig helpen. Dit ook om het team automatisering te ontlasten. Daarnaast zal voor de afdeling Belastingen nog een aparte cursusdag worden gehouden. C3 organisatie Informatie en ICT functie: in verband met de fusie ontbrak de capaciteit om reeds in 2008 nader invulling te geven aan de organisatie van de Informatie en ICT functie. Per 1 januari is de vacature van programmamanager met als één van de aandachtsvelden Informatie en ICT ingevuld. De komende periode zal een Informatiebeleidsplan (gereed half 2009) worden opgesteld met daarin een duidelijke visie, die richtinggevend zal zijn voor de ontwikkelingen op het gebied van Informatie en ICT. 2

3 Overzicht projecten A Project activiteiten 2008 activiteiten 2009 en later Diverse projecten fusie en e-gemeente A.1 Informatievoorziening voor Dienstverlening Vernieuwen website Uitbreiden (beperkt) aanvraagmogelijkheden via website Meldingensysteem A.2 GBA/burgerzaken integratie GBA GBA als basisregistratie Reisdocumenten/rijbewijssysteem Invoering BSN A.3 Beveiligingsbeleid risicoanalyse vaststellen beleidsuitgangspunten uitvoeren noodmaatregelen opstellen plan van aanpak organisatorisch verankeren A.4 Selectie diverse applicaties, data conversie, opleiding i.v.m. fusie A5 Aansluiten op Nieuw Handelsregister Inventarisatie huidig gebruik applicaties in B&B en wensen BN Totale impact bepalen Uitwerken per werkproces Verder uitbreiden diensten via website Kennissysteem voor frontofficemedewerkers GBA als basisregistratie Uitvoering plan van aanpak n.v.t. Inventariseren gebruik gegevens over bedrijven Aansluiten op NHR B B1 uitvoeringsprogramma vastgoedinformatie Basisregistraties Adressen gebouwen (BAG) Opbouwen BAG Organiseren van beheer BAG B2 WKPB fase 2 Invoeren beperkingen van voor 1 juni 2007 B3 Omgevingsvergunning (WABO) Invoeren Omgevingsvergunning (beperkte versie) Aansluiten op en gebruiken BAG Verdere uitbreiding tot minimaal wettelijk niveau B4 DURP Start met aanmaak digitale plannen uitbreiding gedigitaliseerde plannen B5 Ontsluiting vastgoedinformatie Vooronderzoek/planvorming B6 WION Digitaliseren kaarten (leidingen) Selecteren ICT Aansluiten op meldingsvoorziening realisatie: inrichting organisatie en aanpassen ICT C Vernieuwing technische infrastructuur C1 Ontwerp en uitvoering Programma van eisen Invoering fase 3 3

4 vernieuwing technische infrastructuur Blauwdruk Invoering fase 1 (oorspronkelijke planning: augustus 08) Invoering fase 2 (oorspronkelijke planning: januari 09) C2 Nieuwe telefooncentrale Vervangend systeem moet voldoen aan eisen dienstverlening(sconcept) Uitbreiding toepassingen telefonie C3 organisatie Informatie en ICT functie Visie, capaciteit, taken en taakverdeling Aanvullende trainingen Stand van zaken (jan 2009) A Project i.r.t. mijlpalen fusie i.r.t. (wettelijke en andere) mijlpalen Diverse projecten fusie en e-gemeente A.1 Informatievoorziening voor Dienstverlening Nieuwe website is gereed en succesvol gelanceerd. Verdere verbetering inhoud van de site heeft de continue aandacht. Dienstenrichtlijn vereist aansluiten op landelijke catalogus (eind 2009) A.2 GBA/burgerzaken project is gestart en ligt op schema. Plan voor aanpak verplicht gebruik basisgegevens 1 januari 2010 wordt in kader project opgesteld A.3 Beveiligingsbeleid Besluitvorming over statuut door B&W heeft in oktober plaatsgevonden. Betrokken afdelingen (FFZ en BB) moeten nog punten uitwerken A.4 Selectie systeem, data conversie, opleiding ivm fusie A5 Aansluiten op Nieuw Handelsregister B B1 er zijn geen knelpunten v.w.b. de te gebruiken applicatie in Bloemendaal nieuw uitvoeringsprogramma vastgoedinformatie Basisregistraties Adressen gebouwen (BAG) Inventariseren gebruik gegevens over bedrijven Aansluiten op NHR Een gedeelte van het grondgebied is BAG-gereed. Juni 2009 voor heel Bloemendaal is haalbaar. B2 WKPB fase 2 n.v.t. Is tijdig voor 1 juli 2009 gereed B3 Omgevingsvergunning (WABO) Aanpak richt zich meer op eigen dienstverleningsdoelen gemeente per 1 jan 09 Wettelijke termijn 1 januari 2010 B4 DURP Alleen nieuwe plannen moeten aan eisen voldoen B5 Ontsluiting vastgoedinformatie Van project GIB! is de inventarisatiefase afgerond. Besloten dit bij Belastingen onder te brengen. B6 WION Ligt op schema gelet op de verwachte datum 1oktober

5 C C1 Vernieuwing technische infrastructuur Vernieuwing technische infrastructuur Door tussentijdse maatregelen is voldaan aan de eisen i.v.m. de fusie C2 Nieuwe telefooncentrale Technische invoering in volle gang. Acties in verband met effectief gebruik zijn opgestart. Werkgroep telefonie is ingesteld i.v.m. verbetering telefoongebruik C3 Organisatie Informatie en ICT functie Vacature programmamanager vervuld Nadere uitwerking volgt in beoordeling/keuze 1 maart realisatie 1 juli aandacht vereist voor huisvesting 5