MEMO. Voortgang en status van de ontwikkeling van de ICT bij de Gemeente Bloemendaal

Transcriptie

1 Gemeente Bloemendaal WBR MEMO Postadres: Postbus 201, 2050 AE Overveen Telefoon (023) Telefax (023) Aan : de leden van de Raad c.c. : Van : Wim de Gelder Datum : Onderwerp : Voortgang ICT en toelichting op begroting 2008 Ons kenmerk : Voortgang en status van de ontwikkeling van de ICT bij de Gemeente Bloemendaal Aanleiding Tijdens de vergadering van de Commissie Middelen, d.d. 12 juni 2007, is door het college toegezegd, dat de Cie in de commissievergadering van 11 september 2007 nader zal worden geïnformeerd over de invulling en uitwerking van het toekomstige ICT beleid. Daarnaast heeft de fractie van de VVD naar aanleiding van deze vergadering vragen gesteld aan het college. De beantwoording is middels een brief nr juli 2007 aan de fractievoorzitter verzonden. Het college informeert middels deze memo de leden van de raad over de status en voortgang van de ICT ontwikkeling, t.b.v. het overleg in de vergadering van de Commissie middelen d.d. 11 september In dit memo komen achtereenvolgens aan de orde: 1. Voortgang en status lopende ICT programma s 2. Relatie met fusie 3. Bouwstenen elektronische overheid en de (nieuwe) gemeente Bloemendaal 4. Andere belangrijke punten i.v.m. de ontwikkeling van de informatievoorziening 5. Globale ontwikkeling van de ICT Bloemendaal 6. De begroting ICT 2008 Bijlage(n): Bezoekadressen: Brouwerskolkweg 2, 2051 ED Overveen Bloemendaalseweg 158, 2051 GJ Overveen Telefax (023) (Gemeentehuis) Afdeling I Gemeentewerken Afdeling III Publiekszaken Afdeling II Bouwen en Wonen Afdeling IV Financiën en Facilitaire zaken Afdeling VI Belastingen Afdeling V Bedrijfsbureau Stafbureau Personeel en Organisatie -1-

2 1. Voortgang en status lopende ICT programma s Project WKPB De Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB) is met succes binnen de wettelijke termijn per 1 juli 2007 bij de gemeente ingevoerd. Alles is conform planning en budgettering afgerond. Op 5 juli 2007 is de 1 e digitale WKPB registratie (WVG besluit Vogelenzang Oost) succesvol aan de landelijke voorziening gemeld. Daarnaast registreert Bennenbroek i.s.m. Bloemendaal en Zandvoort zijn 1 e WKPB Monumentenbesluit. Hiermee behoren de gemeenten Bloemendaal en Bennebroek, ondanks de vertraging ontstaan door de fusie, tot de selecte groep gemeenten die op tijd de WKPB procedure hebben geïmplementeerd. Dit in tegenstelling tot meer dan 170 gemeenten die nog niet in staat zijn om de wettelijk verplichte WKPB registratie uit te voeren. Deze gemeenten lopen hierdoor vanaf 1 juli 2007 aanzienlijke financiële risico s. Dit project is conform de internationale projectstandaard Prince2 uigevoerd. Na evaluatie zal worden besloten of dit de basis gaat vormen voor toekomstige projecten bij de gemeente. Hiermee wordt dan voldaan aan het geldende ICT beleidsplan. Wel moet worden opgemerkt dat de beide gemeenten de historische registraties nog moeten uitvoeren, maar hiervoor hebben de gemeenten tot 1 januari 2009 de tijd. Hiervoor zal binnen het uitvoeringsprogramma Vastgoedinformatie een plan van aanpak worden geschreven. EGEM-i Beide gemeenten hebben de EGEM-i propositie geaccepteerd en ondertekend. De e-adviseur is reeds begonnen met zijn werkzaamheden. Samen met de ICT-regisseur wordt aan een EGEM-i programma gewerkt. Deze zal de basis gaan vormen voor de inrichting van de fusiegemeenten als elektronische overheid. In dit kader is reeds aangevangen met de inventarisatie van de ICT voorzieningen bij Bloemendaal en Bennebroek Uitvoeringsprogramma Vastgoedinformatie Capgemini heeft opdracht gekregen voor beide gemeenten een uitvoeringsprogramma Vastgoedinformatie te schijven. Dit programma zal de basis gaan vormen voor de uitvoeringsprojecten t.b.v. de Vastgoedinformatiesystemen. In dit programma zal de impact op de organisatie, inzet van medewerkers en middelen en de gevolgen voor de begroting 2008 duidelijk worden. Het uitvoeringsprogramma zit in een afrondingsfase en zal eind september worden opgeleverd. Wij stellen voor dit rapport in oktober 2007 middels een presentatie aan het bestuur toe te lichten. 2. Relatie met fusie De activiteiten in verband met de fusie gaan op korte termijn starten. De gemeenteraden zullen in oktober een Plan van aanpak vaststellen. Aan dit plan wordt momenteel gewerkt. De gemeenten Bennebroek en Bloemendaal hebben allebei besloten gebruik te maken van het ondersteuningsaanbod van het programma Egem-i. Dit programma van de rijksoverheid is gericht op ondersteuning van de gemeenten bij het realiseren van de bouwstenen van de elektronische overheid voor zover het hun eigen gemeentelijke organisatie betreft. Daarmee hebben de beide gemeenten zich ook uitgesproken binnen de gestelde termijnen de betreffende activiteiten te hebben uitgevoerd zodat zij kunnen werken overeenkomstig de (deels wettelijke) eisen die aan gemeenten gesteld worden ten aanzien van deze bouwstenen. Gelet op de fusie betekent dit concreet dat de nieuwe gemeente van meet af aan zal moeten voldoen aan de nieuwe eisen. Een fusie van twee gemeenten maakt het noodzakelijk de informatievoorziening te integreren. Dit betreft niet alleen ICT technische zaken zoals datacommunicatie en servers, het maken van een keuze voor de te gebruiken applicatie en de uitvoering van de nodige conversies; het kan ook aanleiding geven tot forse aanpassing van administratieve werkwijzen. De fusie biedt een mooie gelegenheid een aantal verbeteringen door te voeren. 2

3 3. Bouwstenen elektronische overheid en de (nieuwe) gemeente Bloemendaal De speerpunten van de elektronische overheid zijn: 1. verbetering dienstverlening door betere informatie en communicatie en aanbod van integrale transactiediensten via meerdere kanalen 2. stroomlijnen samenwerking binnen de overheid als geheel met name door invoering basisregistraties en algemene voorzieningen op het gebied van beveiliging, authenticatie en datacommunicatie. De basis hiervoor is een door de VNG, de provincies (IPO), de waterschappen en de Minister voor BZK ondertekende Verklaring: Betere dienstverlening,minder administratieve lasten met de elektronische overheid! In de daarbij behorende uitvoeringsagenda wordt voor de gemeenten de hoogste prioriteit gelegd bij de realisatie van: De Gemeentelijke Basis Administratie als basisregistratie (voor personen) GBA De uitgiftefunctie in verband met het Burger Service Nummer (BSN) De elektronische Nationale Identiteits Kaart (enik) De basisregistraties Adressen en gebouwen (BAG) Vervolgens is afgesproken ervoor zorg te dragen dat gemeenten zijn aangesloten op: De verschillende basisregistraties (GBA, BAG, Nieuw Handelsregister, Kadaster, Topografie) De generieke voorziening i.v.m. authenticatie: DigiD en gebruik enik Het Bedrijvenloket, de e-formulierenvoorziening en het digitale omgevingsloket Uiteindelijk gaat het er om dat deze voorzieningen dan ook actief gebruikt worden bij voorbeeld bij de werkprocessen binnen verschillende ketens (zoals: omgeving en ruimte, maatschappelijke ondersteuning, jeugd, werk en inkomen ) en de gemeentelijke processen die in deze ketens een rol spelen evenals bij andere gemeentelijke processen. Door een regie-adviseur van het EGEM-i programma zijn voor Bennebroek en Bloemendaal proposities opgesteld. Daarin wordt de stand van zaken beschreven voor wat betreft de ontwikkeling van deze voorzieningen. Daaruit blijkt dat bij beide gemeenten nog veel moet gebeuren. Gelet op de hoeveelheid activiteiten, de samenhang en de complexiteit is een projectmatige aanpak nodig. Als eerste actie is daartoe nodig dat concreet wordt aangegeven welke resultaten bereikt moeten worden en welke activiteiten daartoe moeten worden uitgevoerd. Dit kan in de vorm van een zelfstandig realisatieplan, of een uitvoeringsprogramma binnen de kaders van een overall programma voor organisatievernieuwing. Van belang is dat het maar in beperkte mate om ICT gaat; de invoering van deze voorzieningen betreft met name de introductie van nieuwe taken en werkprocessen dan wel de aanpassing daarvan. De lijnorganisatie heeft hierin dan ook een grote verantwoordelijkheid! Zoals gezegd is er binnen de e-overheid een belangrijk onderscheid tussen de acties in verband met de dienstverlening aan burgers en ondernemingen en de acties gericht op de stroomlijning van gebruik en beheer van basisgegevens. Binnen de cluster basisgegevens kan een onderscheid gemaakt worden tussen zaken die betrekking hebben op, op ruimtelijke objecten en op ondernemingen en instellingen. 3

4 In onderstaand overzicht zien we de bouwstenen naar deze indeling gegroepeerd. Dienstverlening DigiD enik Bedrijvenloket e-formulieren digitaal omgevingsloket Stroomlijning basisgegevens Personen BSN (uitgifte en gebruik) GBA (realiseren en aansluiten) Ruimtelijke objecten BAG (realiseren en aansluiten) Kadaster (aansluiten) Topografie (aansluiten) Ondernemingen en instellingen NHR (aansluiten) De impact op de organisatie is niet voor alle bouwstenen gelijk. In enkele gevallen betreft het vrij operationele activiteiten. Daarbij is wel van belang dat de verantwoordelijkheid duidelijk is belegd. Voor wat betreft de inspanning voor de realisatie maar ook de opbrengsten voor de organisatie hebben drie ontwikkelingen grote impact Digitaal omgevingsloket als onderdeel van de (elektronische) dienstverlening, maar tevens een ketensamenwerking van verschillende overheden De invoering van GBA als basisregistratie en de BSN. Vooral het verplichte gebruik bij alle administraties heeft de nodige impact; dit betreft namelijk veel verschillende afdelingen en hun administraties. Bij de GBA speelt tegelijkertijd de (technische) modernisering GBA, zie hiervoor de volgende paragraaf. De invoering van de BAG. Dit is een geheel nieuwe administratieve functie en tegelijkertijd moeten oude administraties opgeschoond en geconverteerd worden. onlangs is besloten een uitvoeringsprogramma Vastgoedinformatievoorziening op te gaan stellen. Daarmee komen de uit te voeren acties o.m. in verband met de BAG concreet in beeld. 4. Andere belangrijke punten i.v.m. de ontwikkeling van de informatievoorziening Op dit moment is er nog geen volledig beeld van de bestaande informatievoorziening bij de beide gemeenten. Niettemin kan voor een aantal punten wel benoemd worden waar extra aandacht voor nodig is mede vanwege het aspect informatievoorziening. Het betreft: 1. Documentaire informatievoorziening 2. Workflow management 3. GBA en modernisering GBA 4. Vastgoedinformatie 5. Financiën 6. Dienstverlening via website en telefonie 7. ICT infrastuctuur 8. Organisatie van de ICT functie 4

5 Documentaire informatievoorziening Een goed opgezette documentaire informatievoorziening is een belangrijk fundament voor een organisatie die digitaal wil communiceren met de burgers en bedrijven en intern efficiënt wil werken. Omdat documentaire informatievoorziening een breed begrip is, is het noodzakelijk de beoogde ontwikkelingen concreet te benoemen. Het (wettelijk verplichte) documentair structuurplan kan hierbij behulpzaam zijn. De opzet van de DIV bij Bennebroek is anders dan die van Bloemendaal, de integratie én vernieuwing van e.e.a. zal veel aandacht en de nodige doorlooptijd vergen; ook ICT speelt daarbij een belangrijke rol. Workflowmanagement Hierbij gaat het om een gemeentebrede oplossing voor de bewaking en ondersteuning bij de uitvoering van werkprocessen. Vanuit gemeentelijke dienstverlening, handhaving, maar ook vanuit besluitvorming door de raad worden (administratieve) processen op gang gebracht. De juiste afhandeling in verschillende processtappen moet worden gewaarborgd. Dit is van belang om aan de kwaliteitseisen die gesteld worden aan de organisatie in 2009 te voldoen. Hierbij kan automatisering een belangrijke rol spelen. Na invoering van WFM zal dit bij de afdeling DIV aanzienlijke werkbesparing opleveren. Bovendien zal de kwaliteit van procesafhandeling en managementinformatie sterk verbeteren. Ook zal d.m.v. WFM de controle bij de afhandeling van de kritieke processen worden versterkt. GBA en modernisering GBA De gemeentelijke systemen voor bevolkingsgegevens maken onderdeel uit van een landelijke opzet. Deze wordt grondig vernieuwd. Dit leidt tot allerlei aanpassingen (vervanging) van de inrichting van deze systemen. Dit vergt veel aandacht van de betrokken organisatieonderdelen en moet een duidelijke plaats krijgen binnen de samenwerking in het fusietraject. Vastgoedinformatie Naast de eerder besproken bouwstenen in het kader van de elektronische overheid dienen zich nog enkele ontwikkelingen aan waarbij actie vanuit de gemeente nodig is (BAG, WKPB, DURP.). Al deze ontwikkelingen samen leiden tot een grondige vernieuwing van de vastgoedinformatievoorziening. In het Uitvoeringsprogramma Vastgoedinformatie zal duidelijk worden welke activiteiten moeten worden ondernomen. Financiën Beide gemeenten gebruiken het systeem FMS. Dat is i.v.m. de fusie een voordeel. De levensduur van dit pakket is echter beperkt. Ook is niet duidelijk of het voldoet aan de te stellen eisen, b.v. in verband met sturingsinformatie. Onderzoek is nodig om vast te kunnen stellen of vervanging voor 1 januari 2009 noodzakelijk is. Dienstverlening via website en telefonie Beide gemeenten hebben ingezet op de toegankelijkheid van de gemeentelijke informatie en dienstverlening. Deze ontwikkeling zal verder gaan. Dit zal steeds meer vragen van de digitale informatievoorziening. Vanwege de fusie zal er mogelijk nog meer nadruk gaan worden gelegd op digitale bereikbaarheid van informatie en diensten aan publiek in een vrij uitgestrekt werkgebied. Mogelijk zal ook telefonie een belangrijkere rol gaan spelen bij dienstverlening en wordt het landelijk initiatief Antwoord interessant. 5

6 ICT infrastuctuur De huidige opzet van de ICT infrastructuur dient geëvalueerd te worden, zowel de serveromgeving, als de werkplekopzet. Op dit moment zijn updates van software arbeidsintensief omdat zij veelal per werkplek moeten worden uitgevoerd. Hierdoor is het uitvoeren van updates en beveiligingsaanpassingen arbeidsintensief. Vernieuwing van systemen vond op werkplek niveau plaats, waardoor het massaal updaten moeilijk is, er zijn teveel verschillende computersystemen op de werkplekken in gebruik. Onderzoek is gaande naar een alternatieve opzet; een variant is de thin cliënt ; daarbij verhuist de rekencapaciteit en de werkplekinrichting van de werkplek naar een centrale server. Invoering hiervan heeft voordelen. Met het oog op de integratie van beide organisaties zou dit het liefst in 2008 moeten worden ingevoerd. Andere aanpassingen hebben met name te maken met de datacommunicatie tussen gemeentelijke vestigingen. Voor een tijdige oplevering is het noodzakelijk dat in een zo vroeg mogelijk stadium uitsluitsel wordt gegeven over de huisvestingsplannen. Organisatie van de ICT functie De ICT functie gaat een centralere en cruciale rol spelen bij gemeenten. Behalve de fusie zal dus ook aandacht aan de benodigde versterking gegeven moeten worden. Met name het gegevensmanagement (die de kwaliteit van de door de gemeente beheerde gegevens moet waarborgen) vraagt extra aandacht. Ook zal de verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening binnen de lijnorganisatie helder benoemd moeten worden en terug moeten komen in de functieprofielen. Het applicatiebeheer behoeft hierbij in het bijzonder aandacht. Een belangrijke eis waaraan de nieuwe organisatie van de ICT functie moet voldoen is dat de kwetsbaarheid in de vorm van afhankelijkheid van de kennis van één of enkele personen wordt verminderd en dat de continuïteit beter wordt gewaarborgd. Een specifiek aandachtspunt betreft de intergemeentelijke samenwerking; Het is van belang dat bij de uitwerking van organisatievoorstellen in een zo vroeg mogelijk stadium uitgangspunten worden bepaald t.a.v. samenwerking met andere gemeenten en/of vormen van uitbesteding. Deze keuzes hebben nl. een grote impact op de inrichting van de infrastructuur en op de organisatie van de ICT functie: een hoge ambitie op dit punt betekent immers dat samenwerkingsmogelijkheden met andere gemeenten grondig moeten worden onderzocht. 6

7 5. Globale ontwikkeling van de ICT Bloemendaal De basis voor deze globale projectplanning wordt gevormd door het fusieproject van de gemeenten Bloemendaal en Bennebroek. De ICT projecten kennen drie hoofdstromen t.w. A. Het uitvoeringsprogramma informatievoorziening Bloemendaal waar de EGEM-i bouwstenen onderdeel van uitmaken en waarin de overige in verband met de fusie gewenste vernieuwingen in aan de orde komen. B. Het uitvoeringsprogramma Vastgoedinformatie, waarin de nieuwe basisregistraties en overige wettelijke regelingen rond vastgoed, milieu en omgeving worden ingevoerd. C. Invoer nieuwe ICT infrastructuur i.v.m. de fusie en toekomstige eisen vanuit de centrale overheid. Voor het onderdeel B, vastgoedinformatie geldt een harde datum van Voor de overige onderdelen is de planning met name afhankelijk van de doelen en termijnen die vanuit het fusietraject worden gesteld. Naar verwachting moet een groot aantal vernieuwingen op deze punten ook voor 1 januari 2009 zijn gerealiseerd. Voor de nieuwe ICT infrastructuur moet mogelijk een langdurige aanbestedingsprocedure doorlopen worden. Dit kan voor een aanzienlijke vertraging zorgen. Mogelijk kan deze (Europese) aanbesteding worden voorkomen, maar hierbij moeten wel de regels in acht worden genomen. In de planning gaan we er voor alsnog vanuit dat deze aanbestedingsprocedure moet geschieden. Voor wat betreft de programmaorganisatie en -sturing is ervoor gekozen deze onder te brengen binnen de (besluitvormings)structuur zoals die voor de fusie is bepaald. De belangrijkste reden is dat veel ontwikkelingen voor wat betreft de informatievoorziening de komende periode nauw samenhangen met de fusieactiviteiten. 7

8 6. De begroting ICT 2008 De keuzes en de planning hebben een grote invloed op de inrichting en planning van het ICT programma. Door de grote impact die het fusieproces op de ICT inrichting heeft is het hierdoor niet mogelijk volledig onderbouwde investeringsvoorstellen te leveren voor de bestuurlijke afsluiting en vaststelling van de begroting Het grootste deel van de ICT investeringen zal echter in 2008 moeten plaatsvinden. Om geen vertraging in de uitvoering te creëren zal, op basis van een redelijk beeld van de te verwachte uitgaven, er in de begroting 2008 een stelpost worden opgenomen. Zodra de gedetailleerde investeringsvoorstellen gereed zijn zullen deze investeringen op de stelpost in mindering worden gebracht. Zonodig zal in de voorjaarsnota 2008 een correctie op de stelpost worden aangebracht. Wij zullen de leden van de commissie middelen hiervan gaande het uitvoeringsproces tijdig op de hoogte brengen. Voor het uitvoeringsprogramma Vastgoedinformatie gaan wij voorlopig uit van de financiële paragraaf in het Vastgoedinformatie rapport van het bureau Marco van der Meij welke in december 2006 aan de raad is aangeboden. Hierin wordt een bedrag van ,- geraamd voor de uitvoering. De verwachting is dat de investeringsvoorstellen in het door Capgemini op te stellen uitvoeringsprogramma niet al teveel zullen afwijken. De totale stelpost is als volgt verdeeld: 1. Een bedrag ad ,- voor de uitvoering van het uitvoeringsprogramma informatievoorzieningen Bloemendaal. 2. Een bedrag van ,- voor de nieuwe ICT infrastructuur 3. Een aanvulling van ,- op de reeds eerder toegekende ,- bij de voorjaarsnota 2007, voor het uitvoeringsprogramma Vastgoedinformatie. Naast deze eenmalige bouw en implementatiekosten zullen er voor de basisregistraties extra structurele kosten komen voor uitvoering, beheer en onderhoud. Deze kosten worden in het Uitvoeringsprogramma Vastgoedinformatie nader gespecificeerd. Om een merkbare verbetering van de dienstverlening aan burgers en bedrijven te realiseren zijn op rijks- en gemeenteniveau investeringen in de elektronische overheid noodzakelijk. De kosten voor de EGEM-i begeleiding worden volledig door EGEM gesubsidieerd. De overige kosten zullen de gemeenten echter zelf moeten gedragen. Een door de staatssecretaris van BZK in te stellen onderzoekscommissie stelt op basis van onderzoek een financieringsarrangement op. Hopelijk wordt hiermee enige compensatie geboden voor de door de gemeenten voorgefinancierde investeringen! 8