Addendum Realisatieplan e-dienstverlening Gemeente Langedijk

Transcriptie

1 Doordacht veranderen, zichtbaar verbeteren Addendum Realisatieplan e-dienstverlening Gemeente Langedijk Opdrachtgever Opdrachtnemer Regie adviseur EGEM-i E-adviseur EGEM-i Coördinator EDV : College van burgemeester en wethouders : A. Meijering : E. Koperdraat : H. Calis : K. Krom Versie: 1.0 Datum: 8 december 2009

2 VERSIEBEHEER Versie Verspreid aan Datum Wijzigingen 0.1 Directie Eerste concept 0.2 MT N.a.v. bespreking met directie en overleg met financieel beleid 1.0 College van B en W N.a.v. bespreking in MT en overleg met financieel beleid Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

3 1. Samenvatting Aanleiding Doelstelling addendum...5 Wat houdt het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) in? Verschil NUP en Bestuurlijke Verklaring Verschil tussen NUP en het realisatieplan e-dienstverlening Aansluiting op de visie van de gemeente Langedijk Relatie met het Dienstverleningsconcept Nederland Open in Verbinding (NOiV) Welke acties: de Projecten Stand van zaken projecten huidige realisatieplan NUP projecten in Langedijk Extern belegde projecten Overige projecten Kosten en Baten Kosten Interne kosten Incidentele kosten Structurele kosten Verschil tussen ramingen oorspronkelijk plan en addendum Baten Dekking Capaciteitsraming Vervolg...21 Bijlagen Aanvullende projectenbundel Beschrijving NUP projecten Kostenraming lopende en aanvullende projecten Planning lopende en aanvullende projecten...22 Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

4 1. Samenvatting Doelstelling Dit addendum op het realisatieplan dienstverlening dat 27 mei 2008 in het college van B&W vastgesteld en 24 juni 2008 in de raad behandeld is, geeft richting aan de acties die de gemeente Langedijk de komende tijd gaat ondernemen om invulling te geven aan het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) en de modernisering van de (e-)dienstverlening en de daarbij behorende bedrijfsvoering. Dit document vormt de verbinding met het bestaande realisatieplan en daarmee sluit het NUP aan bij lopende initiatieven en ambities van de gemeente Langedijk. Naast het invoegen van de NUP projecten zijn de projecten uit het huidige realisatieplan e-dienstverlening geactualiseerd qua planning en budgettering en zijn waar nodig nog extra projecten toegevoegd of verwijderd. Met de uitvoering van het realisatieplan en dit addendum worden de verschillende e- overheidsvoorzieningen in samenhang met elkaar en aansluitend op de gemeentelijke doelstellingen gerealiseerd en in gebruik genomen (beheerd). Er wordt invulling gegeven aan de landelijke normen voor administratieve lastenverlichting en elektronische dienstverlening en aan het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid (NUP). De interne bedrijfsvoering wordt onder andere met elektronische hulpmiddelen - op een hoger niveau gebracht, waarmee naar verwachting een betere externe dienstverlening wordt gecombineerd met een toegenomen efficiency. Planning De planning van de diverse activiteiten is afgestemd op de deadlines van de diverse wettelijke verplichtingen, waarmee het merendeel van de werkzaamheden zal plaatsvinden in de periode medio Personele middelen De uitvoering van de projecten in het kader van elektronische dienstverlening vindt plaats binnen de kaders van de activiteitenplanning. Voor de periode betreft het een totale inzet van ruim mensdagen ( uur). Dit is exclusief de inzet van het programmabureau MIV en de externe ondersteuning bij implementatie. Financiële middelen Er is een (her)inventarisatie gemaakt van de benodigde investeringen en structurele (onderhouds)lasten. De geraamde extra investeringen bedragen Hiervan is voor een bedrag van nog aanvullende dekking nodig. De financiering wordt via de reguliere planning- en controlcyclus meegenomen in de meerjarenramingen en de exploitatiebegrotingen. Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

5 2. Aanleiding De gemeente Langedijk is al in het bezit van een bestuurlijk geaccordeerd realisatieplan dienstverlening Met de komst van het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) is een aantal projecten toegevoegd aan de Bestuurlijke Verklaring Betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid' d.d. 18 april Die extra projecten worden gefaseerd ingevoerd door de gemeente. Het gros van de gemeenten heeft aangegeven geen geheel nieuw realisatieplan te schrijven in het kader van het NUP. Men geeft er de voorkeur aan een addendum te schrijven bij het bestaande plan. Dit addendum geeft de impact van het NUP op de gemeente weer. EGEM i-teams ondersteunt het proces om te komen tot een gedegen addendum, dat dus een aanvulling vormt op het reeds geaccordeerde realisatieplan. De randvoorwaarden die gesteld werden aan een bestuurlijk geaccordeerd realisatieplan blijven van toepassing op de NUP-aanvulling. Achtereenvolgens zijn deze randvoorwaarden: Projectorganisatie en capaciteit voor de uitvoering; Bestuurlijke verankering; Budget voor het eerste jaar met een doorkijk naar de daaropvolgende periode; Alle NUP-projecten zijn benoemd; Aspectgebieden op organisatieniveau zijn uitgewerkt. 3. Doelstelling addendum Dit addendum is een aanvulling op het realisatieplan dat 27 mei 2008 in het college van B&W vastgesteld en 24 juni 2008 in de raad behandeld is. Het geeft inzicht in, en richting aan, de acties die de gemeente Langedijk de komende tijd gaan ondernemen om invulling te geven aan het Nationaal Uitvoeringsprogramma. Dit document vormt de verbinding met het bestaande realisatieplan en daarmee sluit het NUP aan bij lopende initiatieven en ambities van de gemeente Langedijk. De gehanteerde aanpak die gevolgd is, is dezelfde als die de gemeente Langedijk bij het opstellen van het realisatieplan heeft gevolgd. Deze aanpak komt kort gezegd op het volgende neer: Net als in het realisatieplan zijn projectbeschrijvingen van de nieuwe aandachtsgebieden opgesteld, op basis van hetzelfde projectsjabloon. Deze zijn toegewezen aan de verantwoordelijke afdeling en beoogde projectleiders. In de projectdefinities worden kosten, doorlooptijden en planningen opgenomen, zodat een totaalbeeld van de (NUP) toevoegingen ontstaat. Op die basis zijn de overall planning en de overall kostenraming aangepast. Omdat we inmiddels een jaar verder zijn wordt als periode voor planning en doorrekening het tijdvak genomen (het oorspronkelijke realisatieplan had als planperiode ). Tevens is aandacht besteed aan projecten die zowel ontbreken in het huidige realisatieplan als in de projecten van het NUP. De wijze waarop aan deze, deels wettelijk verplichte, projecten invulling wordt gegeven is in het addendum aangegeven. Wanneer nodig zijn deze aanvullende projecten verder uitgewerkt en aan de projectenbundel toegevoegd. Tenslotte zijn de projecten uit het huidige realisatieplan e-dienstverlening geactualiseerd qua planning en budgettering. Wat houdt het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) in? Simpel gezegd zou je het NUP kunnen zien als een herziene versie van de Bestuurlijke Verklaring uit 2006 die de basis was voor de propositie en het EGEM-i traject. Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

6 Het NUP is eind 2008 door de Tweede Kamer aangenomen, en kent naast projecten (bouwstenen) die infrastructurele basisvoorzieningen regelen (de clusters e-toegang, e- authenticatie, e-voorzieningen, basisregistraties, etc.), ook 6 voorbeeldprojecten die meer op maatschappelijke thema s gericht zijn. Achtergrond daarvan is dat de oorspronkelijke Bestuurlijke Verklaring teveel op de infrastructurele voorzieningen gericht was en te weinig op maatschappelijke thema s. NUP PROJECTEN E-toegang 1 Webrichtlijnen 2 Samenwerkende catalogi (onderdeel Overheid heeft Antwoord) 3 Antwoord voor Bedrijven 4 MijnOverheid.nl (PIP) 5 Overheid heeft Antwoord E-authenticatie 6 DigiD burger 7 Gemeenschappelijke machtigings- en vertegenwoordigingsvoorziening (GMV) 8 DigiD bedrijven Nummers 9 Burger Service Nummer (BSN) Basisregistraties 10 Gemeentelijke Basisregistratie Personen (GBA) 11 Registratie Niet Ingezetenen (RNI) 12 Nieuw Handelsregister (NHR) 13 Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) 14 Topografie 15 Kadaster 16 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT, ook bekend als Grootschalige Basiskaart Nederland (GBKN) E-informatieuitwisseling 17 Overheidsservicebus (OSB) 18 Terugmeldfaciliteit (TMF) 19 Gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties (GOB) Voorbeeldprojecten 1 Het omgevingsloket 2 Digitaal klantdossier (DKD2) 3 Landelijk digitaal loket Schoolverlaten 4 WMO/Regelhulp 5 Verwijsindex risicojongeren 6 Dienstenloket van de Dienstenrichtlijn Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

7 3.1. Verschil NUP en Bestuurlijke Verklaring In het NUP zijn t.o.v. de Bestuurlijke Verklaring (die basis is voor de EGEM-i trajecten) een paar verschuivingen te zien. Een paar projecten is vervallen en komt ook niet meer in het NUP voor: enik (elektronische identiteitskaart); BIN (Bedrijven Identificatie Nummer). Nieuwe toevoegingen zijn: 3 Overheid heeft Antwoord (Klantcontact centra bij alle gemeenten); 4 Mijn overheid.nl ook wel aangeduid als PIP (persoonlijke internet pagina); 7 Gemeenschappelijke machtigings- en vertegenwoordigingsvoorziening (GMV); 8 DiGiD bedrijven (status november 2009: wordt uitgefaseerd en vervangen door nieuw programma e-herkenning voor bedrijven); 11 Registratie Niet-ingezetenen (RNI); 16 BGT (vgl. GBKN + Basisregistratie Grootschalige Topografie); 17 Overheidsservicebus (OSB); 18 Terugmeldfaciliteit (TMF); 19 Gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties (GOB). Daarnaast kent het NUP zes voorbeeldprojecten: 1. Omgevingsloket (Omgevingsvergunning); 2. Digitaal klantdossier (DKD2); 3. Landelijk digitaal loket Schoolverlaten; 4. WMO/ Regelhulp; 5. Landelijke verwijsindex risicojongeren (VIR); 6. Dienstenloket van de Dienstenrichtlijn. De zes NUP voorbeeldprojecten maken gebruik van de bouwstenen die het NUP aanbiedt. Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

8 3.2. Verschil tussen NUP en het realisatieplan e-dienstverlening In het huidige realisatieplan e-dienstverlening waren al een aantal NUP projecten opgenomen. In onderstaande tabel is aangegeven welke projecten wel en welke niet in het realisatieplan e- dienstverlening aanwezig zijn. In realisatieplan Niet in realisatieplan E-toegang 1 Webrichtlijnen 5 Overheid heeft Antwoord 2 Samenwerkende catalogi (onderdeel overheid heeft antwoord) 3 Antwoord voor Bedrijven 4 MijnOverheid.nl (PIP) E-authenticatie 6 DigiD burger 7 Gemeenschappelijke machtigings- en vertegenwoordigingsvoorziening (GMV) 8 DigiD bedrijven Nummers 9 Burger Service Nummer (BSN) Basisregistraties 10 Gemeentelijke Basisregistratie Personen 11 Registratie Niet Ingezetenen (RNI) (GBA) 13 Basisregistraties Adressen en 12 Nieuw Handelsregister (NHR) Gebouwen (BAG) 14 Topografie 16 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT ook bekend als Grootschalige Basiskaart Nederland (GBKN) 15 Kadaster E-informatieuitwisseling 17 Overheidsservicebus (OSB) 18 Terugmeldfaciliteit (TMF) 19 Gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties (GOB) Voorbeeldprojecten 1 Het omgevingsloket 2 Digitaal klantdossier (DKD2) 4 WMO/Regelhulp 3 Landelijk digitaal loket Schoolverlaten 5 Verwijsindex risicojongeren 6 Dienstenloket van de Dienstenrichtlijn Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

9 4. Aansluiting op de visie van de gemeente Langedijk Dit addendum en het oorspronkelijke realisatieplan e-dienstverlening geven uitwerking aan de in de notitie Naar een slagvaardige en vraaggestuurde organisatie geformuleerde visie op een vraaggerichte organisatie. Deze visie is verder uitgewerkt in een dienstverleningsconcept met de titel Koerrsen in etappes, Langedijk heeft Antwoord, welke inmiddels geaccordeerd is door het management en in december 2009 aan het bestuur wordt aangeboden. Uitgangspunt is dat de gemeente Langedijk zich herkend wil zien als een vraaggerichte organisatie met de volgende kenmerken: Klantgericht Open Efficiënt Resultaatgericht Rechtvaardig Samenwerkingsgericht Gemeente Langedijk werkt in etappes toe naar een klantencontactcentrum en heeft in de genoemde visie keuzes gemaakt over tempo en organisatie. De gemeente heeft verder nog steeds de ambitie om de implementatie van alle relevante wettelijke verplichtingen zoals basisregistraties, Wabo en Wkpb, de acties om de digitale dienstverlening verder uit te bouwen en de informatiehuishouding en bedrijfsvoering te verbeteren. 5. Relatie met het Dienstverleningsconcept Het realisatieplan e-dienstverlening en dit addendum ondersteunen de uitgangspunten die in het dienstverleningsconcept van de Gemeente Langedijk worden genoemd, zoals keuzevrijheid in dienstverleningskanaal, transparantie van gemeentelijke werkwijze en uitvoering en digitale bereikbaarheid op nagenoeg 24/7 basis. In nauwe samenwerking met het project Vraaggestuurde Dienstverlening wordt hieraan invulling gegeven en zijn de ICT projecten in dit realisatieplan verder uitgewerkt. Het voornemen is om de beide ontwikkelingen samen te brengen in één programma dienstverlening. 6. Nederland Open in Verbinding (NOiV) Bij de uitvoering van de projecten uit het realisatieplan en dit addendum wordt rekening gehouden met de uitgangspunten van het actieplan (NOiV) die van toepassing zijn op de rijksoverheid, de medeoverheden en de (semi-) publieke sector: Vergroten van de interoperabiliteit tussen en met de verschillende bouwstenen en vormen van dienstverlening van de e-overheid door versnelling aan te brengen in het gebruik van open standaarden; Verminderen van de afhankelijkheid van leveranciers bij het gebruik van ICT door versnelde inzet van open standaarden en open source software; Bevorderen van een gelijk speelveld op de softwaremarkt en voorts bevorderen van de innovatie en de economie door het gebruik van open source software krachtig te stimuleren en bij opdrachten de voorkeur te geven aan open source software bij gelijke geschiktheid). Bij keuzes zal waar mogelijk en wanneer het van toegevoegde waarde is het comply-or-explain and commit gehanteerd worden bij ICT inkoop en aanbestedingen. Dit betekent dat waar mogelijk vastgestelde open standaarden source toegepast worden (Comply) tenzij (Explain): Voor de gewenste functionaliteit geen open standaard beschikbaar is; De bedrijfsvoering en/of dienstverlening op onaanvaardbare wijze in gevaar komen, inclusief beveiligingsrisico s. Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

10 Het voornemen is om open standaarden toe te passen zodra een uitzonderingscriterium niet meer van toepassing is (Commit). Ten aanzien van open source zal waar mogelijk het standpunt gehanteerd worden dat bij gelijke geschiktheid voor open source software gekozen zal worden. De praktijk leert echter dat voor veel van de belangrijkste gemeentelijke applicaties (nog) geen volwaardige open source toepassingen beschikbaar zijn. Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

11 7. Welke acties: de Projecten Zoals in het oorspronkelijke realisatieplan e-dienstverlening is aangegeven stellen de projecten de Gemeente Langedijk in staat om langs een geleidelijke en dus beheersbare weg invulling te geven aan de gewenste elektronische dienstverlening. In dit addendum zijn de aanvullende projecten opgenomen om een verdere invulling te geven aan de ambities van de gemeente Langedijk in combinatie met de projecten die voortvloeien uit het Nationaal Uitvoeringsprogramma. De uitgebreide projectdefinities zijn in bijlage 2: Aanvullende projectenbundel opgenomen. Daarin vindt u een uitvoerige beschrijving en onderbouwing van de nieuwe toevoegingen uit onder andere het NUP. Per projectbeschrijving wordt aandacht geschonken aan de volgende aspecten: Omschrijving en doel; Veranderaspecten (huidige situatie versus gewenste situatie); Wie is de verantwoordelijke/ opdrachtgever voor dit project?; Welke acties vergt het invoeren van deze projecten van de gemeente?; Welke harde deadlines hangen aan de projecten?; Hoe ziet de planning binnen de gemeente eruit?; Wat zijn de (geschatte) implementatiekosten, mede i.v.m. de meerjarenbegroting. Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

12 7.1. Stand van zaken projecten huidige realisatieplan Het realisatieplan e-dienstverlening is al bijna 2 jaar onderweg. Een aanzienlijk aantal projecten is dan ook al in uitvoering of afgerond. In onderstaande tabel wordt de stand van zaken van de projecten uit het realisatieplan dienstverlening weergegeven. Nr. Project Status Frontoffice & digitale producten 1 CMS Afgerond 2 RIS Afgerond 3 E-formulieren top 10 1 e fase afgerond, 2e fase in opstart 4 DigiD Afgerond 5 BIN Vervallen 6 Bedrijvenloket Afgerond 7 GIS-viewer Afgerond Midoffice & digitale processen 8 DMS + DSP In uitvoering WFM CRM Midoffice overige onderdelen Nog niet gestart Nog niet gestart Deels afgerond, deels in opstartfase Backoffice en basisregistraties 12 BAG In uitvoering 13 Basisregistratie Personen In opstartfase 14 NHR Nog niet gestart 15 BRK & BRT In uitvoering Geo-informatie & overige ontwikkelingen 16 GEO-info basissysteem In uitvoering 17 DURP In uitvoering 18 WABO In opstartfase 19 WION In uitvoering Management & organisatie 20 MIS Nog niet gestart 21 Inrichten I&A functie Afgerond Vervanging / uitbreiding 22 Kantoorautomatisering. Nog niet gestart 23 Kwaliteitsverbetering gegevens In uitvoering 24 Belastingsysteem Nog niet gestart 25 GBA-applicatie + kassa In onderzoek 26 Financieel systeem Nog niet gestart 27 Datadistributiesysteem In opstartfase 28 Overige applicaties In uitvoering 29 Werkplekken (pc's) Nog niet gestart Nieuwe projecten 30 Dienstenrichtlijn - wettenbank In uitvoering 46 SAP server In uitvoering Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

13 7.2. NUP projecten in Langedijk Bij alle projecten uit het NUP is gekeken hoe hieraan in de gemeente Langedijk invulling gegeven wordt. Uit deze analyse blijkt dat een aantal projecten al afgerond of opgestart zijn en dat enkele projecten extern opgepakt worden. Alleen de NUP projecten die nog intern uitgevoerd moeten worden zijn in de aanvullende projectenbundel (bijlage 2) en de ramingen (bijlagen 3 en 4) opgenomen. Afgeronde, al opgestarte en NUP projecten die extern uitgevoerd of aangestuurd worden, zijn hier niet in opgenomen. In onderstaande tabel de aanpak per NUP project. Nr. Project Aanpak E-toegang 1 Webrichtlijnen Afgerond 2 Samenwerkende catalogi (onderdeel Afgerond overheid heeft Antwoord ) 3 Antwoord voor Bedrijven Afgerond 4 MijnOverheid.nl (PIP) Meegenomen in project 11 5 Overheid heeft Antwoord Is uitgesplitst in een aantal (deel)projecten. Wordt aan de hand van nader vast te stellen dienstverleningsconcept verder uitgewerkt E-authenticatie 6 DigiD burger Afgerond 7 Gemeenschappelijke machtigings- en Project opgenomen in aanvullende vertegenwoordigingsvoorziening (GMV) projectenbundel 8 DigiD bedrijven In november 2009 is bekend geworden dat Digid voor bedrijven wordt afgebouwd. Daarvoor in de plaats komt e-herkenning voor bedrijven. Doorstart is gepland in 2e helft Vooralsnog niet opgenomen in aanvullende projectenbundel Nummers 9 Burger Service Nummer (BSN) Afgerond Basisregistraties 10 Gemeentelijke Basisregistratie Personen (GBA) In uitvoering 11 Registratie Niet Ingezetenen (RNI) Project opgenomen in aanvullende projectenbundel 12 Nieuw Handelsregister (NHR) Project opgenomen in aanvullende projectenbundel 13 Basisregistraties Adressen en Gebouwen In uitvoering (BAG) 14 Topografie In uitvoering 15 Kadaster In uitvoering 16 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT ook bekend als Grootschalige Basiskaart Nederland (GBKN) Project opgenomen in aanvullende projectenbundel Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

14 E-informatieuitwisseling 17 Overheidsservicebus (OSB) Project niet in aanvullende projectenbundel opgenomen aangezien resultaten, impact, kosten en inspanning nog niet voldoende duidelijk zijn. Wanneer er meer duidelijkheid is zal het project toegevoegd worden 18 Terugmeldfaciliteit (TMF) Zie Gemeenschappelijke ontsluiting Zie 17 basisregistraties (GOB) Voorbeeldprojecten 1 Het omgevingsloket (Omgevingsvergunning) Project loopt. Hercalculatie heeft plaatsgevonden 2 Digitaal klantdossier (DKD2) Project opgenomen in aanvullende projectenbundel 3 Landelijk digitaal loket Schoolverlaten Project wordt door de IB-Groep geregisseerd. waardoor inspanningen van de gemeentelijke organisatie minimaal zullen zijn 4 WMO/Regelhulp Aansluiting op Regelhulp is operationeel. 5 Verwijsindex risicojongeren Wordt onder regie van de provincie Noord-Holland regionaal opgezet. De provincie faciliteert de aanbesteding, vergoedt de kosten van het systeem en ondersteunt de implementatie 6 Dienstenloket van de Dienstenrichtlijn Project opgenomen in aanvullende projectenbundel. Is al bijna afgerond Extern belegde projecten Voor alle duidelijkheid in onderstaande tabel de NUP projecten die extern worden georganiseerd of aangestuurd. Deze projecten zijn niet in het realisatieplan of addendum meegenomen. Nr. Project Aanpak Voorbeeldprojecten 3 Landelijk digitaal loket Schoolverlaten Project wordt door de IB-Groep geregisseerd. waardoor inspanningen van de gemeentelijke organisatie minimaal zullen zijn 5 Verwijsindex risicojongeren Wordt onder regie van de provincie Noord-Holland regionaal opgezet. De provincie faciliteert de aanbesteding, vergoedt de kosten van het systeem en ondersteunt de implementatie 6 Dienstenloket van de Dienstenrichtlijn Project opgenomen in aanvullende projectenbundel. Is al bijna afgerond Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

15 7.3. Overige projecten Naast de NUP projecten en de projecten in het huidige realisatieplan is er ook aandacht besteed aan projecten die zowel in het NUP programma als in het realisatieplan dienstverlening ontbreken. Het gaat hier zowel om nieuwe, wettelijk verplichte projecten zoals de basisregistratie WOZ, alsook om de uitbouw van bestaande projecten (bijv. WKPB 2 e tranche) en projecten zoals de opzet van het Elektronisch Kinddossier (EKD). In onderstaande tabel wordt kort aangegeven hoe deze projecten in Langedijk invulling krijgen. Een korte beschrijving van de uitgangspunten en doelstelling van de diverse projecten is te vinden in de aanvullende projectenbundel (bijlage 2). Project Aarhus Elektronisch Kinddossier (EKD) Leerling administratie Aanpak Doel van Aarhus is het actief verstrekken van milieu-informatie via de website aan burgers. Informatie wordt via pfd bestanden via website gepubliceerde informatie. Toekomstige ontsluiting via een GIS systeem wordt in de uitbouw van het geobasissysteem en de GIS viewer meegenomen, dus geen aanvullend project gedefinieerd. Wordt regionaal ontwikkeld op niveau kopnoord-holland (drie noordelijke regio s). Regie en opzet door de GGD. Niet opgenomen in aanvullende projectenbundel. Wordt regionaal (o.a. met Alkmaar) verder doorontwikkeld. Niet opgenomen in aanvullende projectenbundel. Afname basisregistratie WOZ Project opgenomen in aanvullende projectenbundel. Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

16 8. Kosten en Baten Bij de projecten in de aanvullende projectenbundel is een indicatie van de te verwachten kosten en het capaciteitsbeslag op de organisatie gegeven. Ook de projecten uit het huidige realisatieplan zijn waar nodig financieel bijgesteld. In dit hoofdstuk wordt tevens aangegeven wat de verschillen zijn tussen de kostenramingen in het huidige realisatieplan en de ramingen in dit addendum. Aangegeven wordt voor welke van deze kosten inmiddels dekking is. Voor het ontbrekende bedrag wordt via de kadernota extra geld gevraagd. Ook wordt aandacht geschonken aan de baten van het realisatieplan dienstverlening en de in het addendum geformuleerde aanvullende projecten. De tabellen in dit hoofdstuk bevatten samenvattingen uit de gedetailleerde berekeningen in bijlage Kosten In deze paragraaf volgt een overzicht van de geraamde investeringen per projectcluster. In de genoemde bedragen zijn de kosten voor aanschaf van hard- en software, specifieke opleidingen en externe ondersteuning bij de implementatie weergegeven. Daarnaast wordt inzicht gegeven in de jaarlijkse kosten (kapitaallast plus exploitatie). Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Bijlage 3 Kostenraming lopende en aanvullende projecten bevat de gedetailleerde uitwerking van de ramingen. Om inzicht te houden in de kosten van het gehele realisatieplan zijn de afgeronde projecten ook opgenomen. Bij deze projecten staan niet de geraamde maar de in 2008 en 2009 daadwerkelijk gemaakte kosten vermeld Interne kosten De interne personeelskosten hebben betrekking op de capaciteitsinzet van een deel van de eigen medewerk(st)ers in de verschillende projecten. Deze kosten zijn in principe budgettair neutraal, omdat het merendeel van deze taken regulier zijn en onderdeel vormen van het vaste takenpakket. Voor de beschikbaarheid van capaciteit voor inzet bij de projecten is echter de omvang en het tijdvak bepalend. Daarnaast wordt inzet van capaciteit gevraagd voor andere, niet ICT gerelateerde, projecten. De praktijk zal uitwijzen of ook in bepaalde gevallen extra middelen voor de lijnorganisatie nodig zijn. De interne personeelskosten zijn daarom vooralsnog niet in het kostenoverzicht opgenomen; de ondersteunende projectorganisatie wel Incidentele kosten De totale investeringen over de periode staan in tabel 1aangegeven. Per cluster van projecten zijn de aanschoftkosten voor hard- en software, de opleidingskosten en de kosten voorondersteuning en implementatie aangegeven. Tabel 2 geeft een overzicht van de investeringen per jaar. Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

17 Hard- en software Opleidingen Externe ondersteuning / Implementatie Investeringen totaal Frontoffice & digitale producten Midoffice & digitale processen Backoffice en basisregistraties Geo-informatie & overige ontwikkelingen Management & organisatie Vervanging / uitbreiding Externe ondersteuning Totaal Tabel 1: Investeringen totaal Totaal investeringen 2008 Investeringen per jaar Frontoffice & digitale producten Midoffice & digitale processen Backoffice en basisregistraties Geo-informatie & overige ontwikkelingen Management & organisatie Vervanging / uitbreiding Externe ondersteuning Totaal Tabel 2: Investeringen per jaar Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

18 Structurele kosten Tabel 3 geeft een overzicht van de jaarlijkse kosten aan het eind van de planperiode nadat alle projecten zijn uitgevoerd. Het betreft zowel de projecten uit het oorspronkelijke realisatieplan e- dienstverlening als de projecten uit de aanvullende projectbundel in dit addendum. Tabel 4 geeft de opbouw van de structurele kosten in de loop der jaren weer. Jaarlijkse kosten Frontoffice & digitale producten Midoffice & digitale processen Backoffice en basisregistraties Geo-informatie & overige ontwikkelingen Management & organisatie Vervanging / uitbreiding Externe ondersteuning Totaal Tabel 3: Structurele kosten totaal Kapitaallasten Onderhoud / support Totaal jaarlijkse kosten 2009 Jaarlijke kosten Frontoffice & digitale producten Midoffice & digitale processen Backoffice en basisregistraties Geo-informatie & overige ontwikkelingen Management & organisatie Vervanging / uitbreiding Externe ondersteuning Totaal Tabel 4: Jaarlijkse kosten per jaar Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

19 Verschil tussen ramingen oorspronkelijk plan en addendum In tabel 5 worden de verschillen tussen de oorspronkelijk geraamde investeringen in het realisatieplan e-dienstverlening en de ramingen in dit addendum weergegeven. Investeringen (hard- en software) Opleiding Externe ondersteuning Verschillen Realisatieplan e-dienstverlening Addendum Verschil Totaal investeringen Tabel 5: Verschillen in investeringen en jaarlijkse kosten Kapitaal lasten Onderhoud \ support Totaal jaarlijkse kosten Er is een verschil in geraamde extra investeringen van Het verschil laat zich als volgt verklaren: extra kosten BAG extra kosten WABO extra kosten DDS extra kosten DMS extra kosten Midoffice extra kosten geo projecten nieuwe jaarschijf (2012) toegevoegd externe projectleiders nu deels meegecalculeerd nieuwe projecten (wettelijke en NUP) beheerpakketten openbare ruimte Totaal Uiteraard zijn er ook bijramingen in positieve zin geweest, zijn er een aantal projecten vervallen en ook een aantal afgerond. Per saldo is er een verschil tussen het totaal van de meerkosten ( ) en de uiteindelijk extra benodigde middelen ( ). Uit een analyse van bovengenoemde extra kosten (BAG, WABO, DDS, DMS, Midoffice, Geo) blijkt dat deze voor een groot deel nodig zijn geweest voor het inhuren van externe expertise, meer expliciet voor projectleiders. Om deze reden is een stelpost externe projectleiders ( ) opgenomen. Bij de nieuwe projecten is waar nodig al rekening gehouden met externe inzet. Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22

20 8.2 Baten Het grootste deel van genoemde investeringen doet de gemeente om geleidelijk aan invulling te kunnen gaan geven aan de geformuleerde doelstellingen. Dit wordt voor een belangrijk deel (mede) mogelijk gemaakt door de inzet van moderne technologie en integratie van I&A. Het rendement van deze investering moet dan ook voornamelijk afgemeten worden aan de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening. Daarnaast wordt een deel van de investering aangewend om het gemeentebestuur en management in de gelegenheid stellen om sneller en adequater te kunnen sturen. Als de organisatie beschikt over moderne, geïntegreerde ICThulpmiddelen, dan zal dat leiden tot: Verbetering van de dienstverlening aan de burger door snellere afhandeling, uitgebreide informatieverstrekking (Internet), eenduidige communicatie door standaardisatie, etc.; Beheersbare doorlooptijden, waardoor processen beter binnen de wettelijke termijnen kunnen worden uitgevoerd; Efficiëntere werkprocessen, waardoor met de dan aanwezige personele capaciteit een grotere workload kan worden gehaald, met behoud of zelfs verbetering van de vastgestelde kwaliteit; Verbetering van de managementinstrumenten. Op deze wijze kan het gemeentebestuur en het management tijdig beschikken over de juiste informatie; Verbetering van de kwaliteit van de gegevens. Er worden steeds hogere eisen gesteld aan de kwaliteit van de gegevens die door de gemeente moeten worden beheerd en geleverd. Het realisatieplan zorgt er voor dat de basis, zijnde de I&A infrastructuur (functioneel en technisch), hiervoor op tijd klaar is waardoor de gemeente aan haar wettelijke verplichtingen kan voldoen; Verlaging van kosten door gebruikmaking van gemeentebrede concepten als: integrale dienstverlening, vastgoed en DIV (digitale documentaire informatievoorziening). Addendum realisatieplan e-dienstverlening versie van 22