Rv. nr.: B en W-besluit d.d.: B en W-besluit nr.:

Transcriptie

1 RAADSVOORSTEL Rv. nr.: B en W-besluit d.d.: B en W-besluit nr.: Naam programma: Programma Onderwerp: Digitalisering bouwarchief en cliëntenarchief Aanleiding: De behoefte en noodzaak om het Leidse papieren bouwarchief en cliëntenarchief van Sociale Zaken te digitaliseren vindt naast de kaders - zijn oorsprong in een aantal (gemeentelijke) en en knelpunten op het terrein van de documentaire informatievoorziening en. Verregaande digitalisering is bovendien nodig als randvoorwaarde in het kader van het nieuwe huisvestingsconcept met meer flexwerken. In het licht hiervan is het wenselijk om de bestaande archieven die regelmatig geraadpleegd worden te digitaliseren. Het gaat daarbij met name om het bouw- en het cliëntenarchief. Doel: Verbeteren van de zowel aan de burger als intern door de digitalisering van het bouw- en cliëntenarchief. De investering levert bovendien een structurele besparing op in lijn met de diverse taakstellingen. Digitalisering levert een belangrijk voordeel voor de klant op. Voor het bouwarchief geldt dat archiefstukken makkelijker en sneller zijn in te zien door beschikbaarstelling op het gemeentelijk internet. Digitaal beschikbare cliëntendossiers dragen bij aan het verkorten van de doorlooptijd van cliëntvragen. Intern wordt tijdswinst gerealiseerd bij alle medewerkers die betrokken zijn bij de werkprocessen rond het verlenen van bouwvergunningen en het verstrekken van uitkeringen. Ook op het gebied van archiefbeheer uitgevoerd door medewerkers van het team Documenten, wordt tijdwinst gerealiseerd. Tevens wordt met de digitalisering van deze twee archieven de ruimte voor fysieke opslag drastisch ingeperkt. Kader: De nota informatiebeleid benoemt als eerste prioriteit het digitaliseren en op orde brengen van het documentenbeheer ; Sinds 2009 is de gemeente Leiden bezig digitalisering door te voeren met het principe van zaakgewijs werken als uitgangspunt. In dat kader is in oktober 2010 een zaaksysteem / DMS aangeschaft, waarvan de implementatie start in 2012 na afronding van de pilots die momenteel met dit systeem worden uitgevoerd; Archiefwet 1995 Besluit Archief- en Informatiebeheer van Leiden 1998 Verordening Archief- en Informatiebeheer van Leiden, 1998 Beleidsregel vervanging Archiefbescheiden, Provincie Zuid-Holland, 2008 Overwegingen:

2 De gemeente moet blijven voldoen aan de wettelijke eisen rondom de digitale duurzaamheid en archivering. De afhandeling van post en de archivering van stukken op grond van de archiefwetgeving is in de huidige situatie hybride. Archiefwaardige stukken komen gedurende het proces van ontvangst, afhandeling en archivering, zowel in fysieke (papieren) als digitale vorm voor. Met de huidige middelen kan niet worden voldaan aan de eisen die door provinciale en landelijke overheid worden gesteld aan digitale reproducties als vervanging van fysieke archiefbescheiden. Gevolg daarvan is dat archivering van fysieke documenten op grond van de wetgeving noodzakelijk blijft. Dit doet een beslag op zowel menskracht als ruimte voor opslag en daarmee samenhangende kosten; De mogelijkheid om adequaat en efficiënt in te spelen op landelijke eisen op het terrein van digitale dossieropbouw bijvoorbeeld in het kader van de Wabo, kan nu nog niet efficiënt worden gerealiseerd. Digitalisering van het bestaande archief is een belangrijke voorwaarde om volledig digitaal te kunnen gaan werken. De centralisatie van het gehele team documenten op de locatie Stadsbouwhuis heeft geleid tot de noodzaak om de benodigde ruimte voor fysieke opslag van archief terug te brengen. De nu beschikbare ruimte is vrijwel volledig benut, digitalisering dient ertoe te leiden dat geen fysieke opslag meer nodig is; Het gebruik van dossiers in fysieke vorm door eindgebruikers is voor hen tijdrovend, het gemakkelijk delen van informatie wordt belemmerd en er bestaat een risico op het kwijtraken van informatie of onvolledige dossieropbouw; Het zorg dragen voor het uitlenen van cliënten- en bouwdossiers en registratie daarvan is arbeidsintensief. Er worden per jaar in totaal zo n aanvragen voor cliëntendossiers en aanvragen voor bouwdossiers gedaan. Voor bouwdossiers geldt dat deze zowel intern als door derden via het servicepunt bouwen en wonen opgevraagd kunnen worden. Het aantal aanvragen door derden bedraagt ongeveer Digitalisering kan op termijn leiden tot een efficiëntere werkwijze voor zowel de medewerkers van het team documenten als eindgebruikers. Ervaringen bij andere gemeenten leren dat naast een kortere doorlooptijd van afhandeling ook de kwaliteit van aanvragen wordt verhoogd. Om te voldoen aan de wettelijke vereisten om het digitale archief formeel de substitutie te laten zijn van het oorspronkelijke papieren archief, is een formele machtiging tot vervanging nodig. Gedurende het project Digitalisering van het bouwen cliëntenarchief wordt in samenwerking met het Regionaal Archief de aanvraag daartoe voorbereid en voorgelegd aan de Provincie Zuid-Holland ter besluitvorming. Financiën: Om toe te werken naar een situatie waarin de gemeente kan beschikken over een gedigitaliseerd bouwarchief en cliëntenarchief is een budget nodig van over een periode van vijf jaar. Vanaf 2014 worden de eerste besparingen verwacht. Vanaf 2016 zijn de verwachte besparingen op de lasten hoger dan de kosten en is er voor het eerst sprake van een positief saldo. In 2017 is het digitaliseringsproject afgerond; vanaf dat jaar is er structureel sprake van een besparing van op jaarbasis. Hiermee worden verschillende taakstellingen gerealiseerd binnen de afdeling Kwaliteit, Documenten en Gegevens. De realisatie van de digitalisering van het bouw- en cliëntenarchief wordt projectmatig opgepakt zodra het benodigde budget beschikbaar gesteld wordt. De projectleider wordt budgetneutraal uit de formatie van het team Kwaliteit en Informatiemanagement gehaald. De kosten voor het uitbesteden van het daadwerkelijk digitaliseren zijn in de kostenraming meegenomen. Voor een deel van de dekking van de investeringskosten wordt een beroep gedaan op de Egalisatiereserve inkomsten bouwleges. Dit is conform een van de twee doelstellingen van de reserve, te weten niet geraamde incidentele uitgaven mogelijk maken voor de optimalisatie van de bouwvergunningverlening. De overige dekking komt uit de besparingen in de en uit de sreserve concern.

3 Evaluatie: Vanuit het project digitalisering documentaire informatievoorziening wordt in samenspraak met de Archiefinspectie toezicht gehouden op het naleven van de kwaliteitseisen. Een evaluatieverslag zal na afloop aan B&W worden aangeboden Bijgevoegde informatie: RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Leiden: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (rv.nr. het advies van de commissie, van 2011), mede gezien BESLUIT 1. Het bouw- en cliëntenarchief te digitaliseren om op die wijze de interne en externe binnen vijf jaar te verbeteren en daarbij diverse bezuinigingstaakstellingen te realiseren; 2. Voor de digitalisering van het bouwarchief beschikbaar te stellen uit de egalisatiereserve inkomsten bouwleges conform een van de twee bestedingsdoelen van deze reserve, voor een periode van vijf jaar en dit als volgt te verdelen: totaal Onttrekking aan egalisatiereserve bouwleges 3. De meerjarenbegroting als volgt te wijzigen, met in achtneming van het feit dat de overige dekking binnen de opgevangen wordt: a. De begroting van 2012 als volgt te wijzigen Totaal b. De begroting van 2013 als volgt te wijzigen Totaal

4 c. De begroting van 2014 als volgt te wijzigen Totaal d. De begroting van 2015 als volgt te wijzigen Totaal e. De begroting van 2016 als volgt te wijzigen f. De begroting vanaf 2017 als volgt structureel te wijzigen Gedaan in de openbare raadsvergadering van, de Griffier, de Voorzitter, TECHNISCHE INFORMATIE Opsteller: J. Finders & W. van de Kamp Organisatieonderdeel: Kwaliteit, Documenten en Gegevens Telefoon: 7415 en j.finders@leiden.nl & w.van.de.kamp@leiden.nl

5 Portefeuillehouder: Pieter van Woensel

6 B en W.nr d.d Onderwerp Digitalisering bouwarchief en cliëntenarchief Besluiten:Behoudens advies van de c 1. De raad voor te stellen: 1.1 Het bouw- en cliëntenarchief te digitaliseren om op die wijze de interne en externe binnen vijf jaar te verbeteren en daarbij diverse bezuinigingstaakstellingen te realiseren; 1.2 Voor de digitalisering van het bouwarchief beschikbaar te stellen uit de egalisatiereserve inkomsten bouwleges conform een van de twee bestedingsdoelen van deze reserve, voor een periode van vijf jaar en dit als volgt te verdelen: totaal Onttrekking aan egalisatiereserve bouwleges 1.3. De meerjarenbegroting als volgt te wijzigen, met in achtneming van het feit dat de overige dekking binnen de opgevangen wordt: a. De begroting van 2012 als volgt te wijzigen Totaal b. De begroting van 2013 als volgt te wijzigen Totaal c. De begroting van 2014 als volgt te wijzigen Totaal

7 d. De begroting van 2015 als volgt te wijzigen Totaal e. De begroting van 2016 als volgt te wijzigen f. De begroting vanaf 2017 als volgt structureel te wijzigen Hiermee voor de digitalisering van het bouwarchief: a. in totaal een budget vrij te maken van voor een periode van vijf jaar en dit als volgt te verdelen: totaal Bouwarchief b. het bedrag voor digitalisering van het bouwarchief als volgt te financieren: Besparing op de Onttrekking aan egalisatiereserve bouwleges totaal Hiermee voor de digitalisering van het cliëntenarchief: a. in totaal een budget vrij te maken van voor een periode van vijf jaar en dit als volgt te verdelen: totaal Cliëntenarchief

8 b. het bedrag voor digitalisering van het cliëntenarchief als volgt te financieren: Besparing op de Bedrijfsvoeringsreserve concern totaal De productraming op basis van de begrotingswijziging onder beslispunt 1.3 als volgt te wijzigen: a. De productraming van 2012 als volgt te wijzigen Egalisatiereserve inkomsten bouwleges AD Stelposten Concern Totaal b. De productraming van 2013 als volgt te wijzigen Egalisatiereserve inkomsten bouwleges AD Stelposten Concern Totaal c. De productraming van 2014 als volgt te wijzigen Egalisatiereserve inkomsten bouwleges AD Stelposten Concern Totaal d. De productraming van 2015 als volgt te wijzigen Egalisatiereserve inkomsten bouwleges

9 Totaal e. De productraming van 2016 als volgt te wijzigen f. De productraming vanaf 2017 als volgt structureel te wijzigen Perssamenvatting: In de komende 5 jaar wordt het volledige bouw- en cliëntenarchief van de gemeente Leiden gedigitaliseerd. Naast het gemak voor de burgers levert de digitalisering van deze archieven op termijn een besparing op vanwege de drastische inperking van de fysieke opslag en de tijdswinst voor medewerkers. Dit is in lijn met de diverse bezuinigingstaakstellingen. De voordelen kunnen dan ook hiervoor ingezet worden. Beoogd doel van de digitalisering is verbetering van de. Voor het bouwarchief geldt dat archiefstukken makkelijker en sneller zijn in te zien. Digitaal beschikbare cliëntendossiers dragen bij aan het verkorten van de doorlooptijd van cliëntvragen.