RAADSVOORSTEL Rv. nr.: B&W-besluit d.d.: 14 juli 2009 B&W-besluit nr.:

Transcriptie

1 RAADSVOORSTEL Rv. nr.: B&W-besluit d.d.: 14 juli 2009 B&W-besluit nr.: Naam programma +onderdeel: Bestuur en dienstverlening. Onderwerp: Verbouw depots Regionaal Archief Leiden Aanleiding: Vanwege het naderende ruimtetekort aan plankruimte in de depots van het Regionaal Archief Leiden is al twee jaar geleden een project opgestart met een aantal (externe) partners. De partners hebben zich teruggetrokken omdat hun ruimtetekort op een andere manier kon worden opgelost. Het ruimtetekort bij het Regionaal Archief begint echter nijpend te worden. Indertijd is gekozen voor nieuwbouw met externe partners vanwege de kostenbesparing die dat met zich mee zou brengen. Nieuwbouw zonder partners blijkt duurder dan huur van een depot in een aan alle eisen voor een archiefbewaarplaats voldoend depot in Alphen aan de Rijn, dat naar verwachting in het 4 e kwartaal van 2010 wordt opgeleverd. Op de hele korte termijn is echter nog steeds ruimte nodig, dat gevonden kan worden door drie bestaande depots te voorzien van verrijdbare rolstellingen in plaats van vaste kasten. Doel: Op korte termijn realiseren van meer ruimte in het Regionaal Archief Leiden door een verbouwing. Voor de lange termijn huren van goedgekeurde depotruimte in Alphen aan den Rijn, dat goedkoper blijkt dan zelfstandig bouwen. Het is vooral ook goedkoper omdat niet het gehele bouwvolume in een keer hoeft te worden betrokken, maar er is sprake van gefaseerd huren. De hierdoor gerealiseerde besparing kan worden ingezet voor de eveneens noodzakelijke investering in een digitaal depot. Kader: De Archiefwet 1995 en de daarmee samenhangende regelgeving stellen hele specifieke eisen aan archiefdepots. De archieven die in een archiefbewaarplaats in de zin der wet, zoals het Regionaal Archief Leiden, berusten, moeten in een depot dat aan de eisen voldoet worden geplaatst. De controle op de kwaliteit van de depots ligt bij de provinciale archiefinspectie. De groei van archieven is vrij autonoom. De selectielijst gemeentelijke archieven schrijft voor wat in bewaring genomen dient te worden. Overwegingen: In eerste instantie is geprobeerd om met (externe) partners in de stad (Lakenhal en de Universiteitsbibliotheek) gezamenlijk een nieuw gebouw neer te zetten. Beide partners konden op andere manieren hun ruimtebehoefte oplossen, waardoor het Regionaal Archief Leiden als enige overbleef. Alternatieven om bestaande bouw zodanig te wijzigen dat het in gebruik genomen kon worden als archiefbewaarplaats zijn onderzocht, maar niet mogelijk gebleken. Nieuwbouw lijkt voor één instelling erg duur met een risico van leegstand voor een aantal depots, terwijl huur gefaseerd kan gebeuren naar behoefte. Op korte termijn is ruimte nodig omdat er nagenoeg geen ruimte meer over is met de huidige opstelling. Het risico is enerzijds dat archiefbescheiden van particulieren die

2 historisch interessant en zelfs waardevol zijn, verloren kunnen gaan. Anderzijds kunnen archiefbescheiden van de gemeente niet volgens de regels worden overgebracht, wat een beperking van de openbaarheid van de stukken zou inhouden, die niet wenselijk is. Tenslotte ontstaat door de gekozen oplossing financiële ruimte om een begin te maken met de financiering van een digitaal depot. Financiën: ad 2 interne verbouwing in drie depots ad 3 stellingen investering , 20 jaar lineair afschrijven ad 4 huur- en vervoerskosten ad 3 stellingen investering , 20 jaar lineair afschrijven ad 5 verhuiskosten lasten huur depot vrijval lasten nieuwbouw depot voordeel tov nieuwbouw depot bestemmen voor digitaal depot Evaluatie: Niet van toepassing. RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Leiden: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (rv.nr van 2009), mede gezien het advies van de commissie. BESLUIT: 1.af te zien van nieuwbouw van een depot ter invulling van de ruimtebehoefte van het Regionaal Archief Leiden. De geraamde kapitaallasten ad (behorend bij het krediet ad ) en de geraamde exploitatielasten ad in 2009 en ad vanaf 2010 te laten vrij vallen. 2.voor een interne verbouwing in drie depots van het Regionaal Archief Leiden op de Boisotkade 2a (ten behoeve van de korte termijn in 2009) een budget van beschikbaar te stellen. 3.voor het plaatsen van stellingen in de depots investeringskredieten beschikbaar te stellen ad voor 2009 en voor 2010, lineair af te schrijven in 20 jaar.

3 4.voor huur en vervoerskosten budget oplopend tot een bedrag van structureel vanaf 2010 beschikbaar te stellen. 5.voor verhuiskosten voor een periode van 3 jaar budget van per jaar beschikbaar te stellen. 6.het voordeel ten opzichte van de oorspronkelijk geplande nieuwbouw van het depot voor 2009 ad ter beschikking te stellen voor het digitaa depot. Gedaan in de openbare raadsvergadering van, de Griffier, de Voorzitter,

4 TECHNISCHE INFORMATIE Opsteller: C. de Graaf Organisatieonderdeel: Archief Telefoon: Verantwoordelijk portefeuillehouder: J.J. de Haan Communicatie:

5 Bijgevoegde informatie: ADVIES PRESIDIUM Doel: Behandelingsvoorstel: Opmerkingen/aandachtspunten:

6 B&W.nr , d.d 14 juli 2009 B&W-Aanbiedingsformulier Onderwerp Uitbreiding depot Regionaal Archief Leiden BESLUITEN Behoudens advies van de commissie DD I. De Raad voor te stellen: 1. af te zien van nieuwbouw van een depot ter invulling van de ruimtebehoefte van het Regionaal Archief Leiden. De geraamde kapitaallasten ad (behorend bij het krediet ad ) en de geraamde exploitatielasten ad in 2009 en ad vanaf 2010 te laten vrij vallen. 2. voor een interne verbouwing in drie depots van het Regionaal Archief Leiden op de Boisotkade 2a (ten behoeve van de korte termijn in 2009) een budget van beschikbaar te stellen. 3. voor het plaatsen van stellingen in de depots investeringskredieten beschikbaar te stellen ad voor 2009 en voor 2010, lineair af te schrijven in 20 jaar. 4. voor huur en vervoerskosten budget oplopend tot een bedrag van structureel vanaf 2010 beschikbaar te stellen. 5. voor verhuiskosten voor een periode van 3 jaar budget van per jaar beschikbaar te stellen. 6. het voordeel ten opzichte van de oorspronkelijk geplande nieuwbouw van het depot voor 2009 ad ter beschikking te stellen voor het digitaal depot. II de voordelen ten opzichte van de oorspronkelijk geplande nieuwbouw van het depot te weten: te bestemmen voor een digitaal depot van het Regionaal Archief Leiden en te betrekken bij de meerjarenbegroting Samenvatting In verband met naderend depotruimtegebrek bij het Regionaal Archief Leiden is ruim twee jaar geleden het plan opgevat om in samenwerking met De Lakenhal en met de Universiteitsbibliotheek van de Universiteit Leiden - die beide eveneens kampten met tekort aan depotruimte - een nieuw gebouw neer te zetten. Beide partners hebben zich in het afgelopen jaar teruggetrokken omdat ze de mogelijkheid hadden hun depotruimtetekort op een andere manier op te lossen. Het RAL heeft echter nog steeds dringend ruimte nodig. De verbouwing van drie depots en een quarantaineruimte levert een ruimtewinst op van 2,2 km aan plankruimte. Dat betekent dat de ruimtedruk voor de korte termijn wordt opgevangen. Voor de langere termijn is nieuwbouw of huur een mogelijkheid. Gezien de dalende huurprijzen en het feit dat er momenteel een depotgebouw dat aan alle eisen voldoet op het

7 punt staat gebouwd te worden (eind 2010 oplevering) op een relatief nabije locatie (Alphen aan den Rijn), blijkt nieuwbouw door één partij een duurdere oplossing dan huur.