B en W Adviesnota ADVIES. Onderwerp Archiefverordening gemeente Venray 2019

Transcriptie

1 B en W Adviesnota Onderwerp Archiefverordening gemeente Venray 2019 Zaaknummer Teammanager Ruud Steegh B & W datum 18 maart 2019 Afdeling/Team Bedrijfsvoering/Informatiebeheer Naam steller Paul van Meegeren Portefeuillehouder Martijn van der Putten Openbaarheid Bevoegd orgaan Deze adviesnota is openbaar Raad Per direct. Ter advisering Aanbieden via de Griffie aan Commissie Werken en Besturen en gemeenteraad ADVIES 1. De raad voor te stellen om de Archiefverordening gemeente Venray 2019 vast te stellen. 2. De raad voor te stellen om de Archiefverordening gemeente Venray 2006 in te trekken.

2 B en W Adviesnota Samenvatting Gemeenten zijn op grond van de Archiefwet 1995 verplicht een archiefverordening vast te stellen. De huidige archiefverordening van de gemeente Venray dateert uit 2006 en is niet meer actueel. De VNG heeft in mei 2017 een nieuw model archiefverordening gepubliceerd. Dit model is aangepast aan de gewijzigde wet- en regelgeving. In lijn met de huidige wetgevingsleer is gekozen voor een summiere verordening op basis van de uitgangspunten dat hogere wetgeving niet in lagere herhaald wordt en dat taken die aan het college zijn opgedragen niet door de gemeenteraad worden vastgesteld (zie bijlage: wijzigingsformulier). In juli 2018 is de model archiefverordening door de VNG nog op een paar onderdelen geactualiseerd. De nu voorliggende Archiefverordening gemeente Venray 2019 is gebaseerd op de laatste versie van het VNG-model. Beoogd resultaat De archiefverordening in overeenstemming brengen met de landelijke wet- en regelgeving op archiefgebied en hiervoor een model gebruiken dat is opgesteld conform de uitgangspunten van de heersende wetgevingsleer. De verordening regelt de zorgplicht van het college van burgemeester en wethouders voor de gemeentelijke archiefbescheiden (digitaal en papier) met bijzondere aandacht voor de onderlinge samenhang met andere delen van het gemeentelijk informatiebeleid. Argumenten 1.1 De gemeente is verplicht op grond van de Archiefwet 1995 een archiefverordening vast te stellen. De huidige verordening is niet meer actueel. Diverse artikelen zijn achterhaald door wijzigingen in landelijke regelgeving en de verordening is niet meer in lijn met de huidige wetgevingsleer. 1.2 Met het vaststellen van een nieuwe archiefverordening komt de gemeente een toezegging na aan de provincie Limburg in het kader van het interbestuurlijk toezicht op de archieven (Kpi-verslag van januari 2018). 2.1 Met het vaststellen van de nieuwe verordening dient de Archiefverordening gemeente Venray 2006 te worden ingetrokken. Risico s Kanttekeningen Communicatie De verordening wordt, na vaststelling door de gemeenteraad, bekend gemaakt op en in het weekblad Peel en Maas. De archiefverordening wordt ter kennis gebracht van het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Limburg. Financiële gevolgen Personele/organisatorische gevolgen Juridische gevolgen Met vaststelling van deze verordening voldoet de gemeente aan artikel 30 van de Archiefwet 1995.

3 B en W Adviesnota Rechtmatigheid De verordening is op grond van artikel 30 van de Archiefwet 1995 verplicht. Fatale termijnen Vervolgtraject besluitvorming De archiefverordening schrijft voor dat het college interne regels zal vaststellen voor het archiefbeheer, in samenhang met het gemeentelijk informatiebeleid. Deze regels, vastgelegd in een Beheerregeling Informatiebeheer, zullen zo spoedig mogelijk na de inwerkingtreding van de archiefverordening, door het college worden vastgesteld. Evaluatie Bijlagen Raadsvoorstel, raadsbesluit, verordening Wijzigingsformulier Naslagwerk

4 Raadsvoorstel Onderwerp Archiefverordening gemeente Venray 2019 Zaaknummer Steller Paul van Meegeren Team IB Raad datum 28 mei 2019 Teammanager Ruud Steegh Portefeuillehouder Martijn van der Putten Openbaar Ter advisering/ kennisneming/ bespreking Ja Ter advisering Voorstel 1. De Archiefverordening gemeente Venray 2019 vast te stellen. 2. De Archiefverordening gemeente Venray 2006 in te trekken. Samenvatting Gemeenten zijn op grond van de Archiefwet 1995 verplicht een archiefverordening vast te stellen. De huidige archiefverordening van de gemeente Venray dateert uit 2006 en is niet meer actueel. De VNG heeft in mei 2017 een nieuw model archiefverordening gepubliceerd. Dit model is aangepast aan de gewijzigde wet- en regelgeving. In lijn met de huidige wetgevingsleer is gekozen voor een summiere verordening op basis van de uitgangspunten dat hogere wetgeving niet in lagere herhaald wordt en dat taken die aan het college zijn opgedragen niet door de gemeenteraad worden vastgesteld (zie bijlage: wijzigingsformulier). In juli 2018 is de model archiefverordening door de VNG nog op een paar onderdelen geactualiseerd. De nu voorliggende Archiefverordening gemeente Venray 2019 is gebaseerd op de laatste versie van het VNGmodel. Beoogd resultaat De archiefverordening in overeenstemming brengen met de landelijke wet- en regelgeving op archiefgebied en hiervoor een model gebruiken dat is opgesteld conform de uitgangspunten van de heersende wetgevingsleer. De verordening regelt de zorgplicht van het college van burgemeester en wethouders voor de gemeentelijke archiefbescheiden (digitaal en papier) met bijzondere aandacht voor de onderlinge samenhang met andere delen van het gemeentelijk informatiebeleid. Argumenten 1.1 De gemeente is verplicht op grond van de Archiefwet 1995 een archiefverordening vast te stellen. De huidige verordening is niet meer actueel. Diverse artikelen zijn achterhaald door wijzigingen in landelijke regelgeving en de verordening is niet meer in lijn met de huidige wetgevingsleer. 1.2 Met het vaststellen van een nieuwe archiefverordening komt de gemeente een toezegging na aan de provincie Limburg in het kader van het interbestuurlijk toezicht op de archieven (Kpi-verslag van januari 2018). 2.1 Met het vaststellen van de nieuwe verordening dient de Archiefverordening gemeente Venray 2006 te worden ingetrokken. Risico s Pagina 1 van 2

5 Kanttekeningen Communicatie De verordening wordt, na vaststelling door de gemeenteraad, bekend gemaakt op en in het weekblad Peel en Maas. De archiefverordening wordt ter kennis gebracht van het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Limburg. Financiële gevolgen Personele/organisatorische gevolgen Juridische gevolgen Met vaststelling van deze verordening voldoet de gemeente aan artikel 30 van de Archiefwet Rechtmatigheid De verordening is op grond van artikel 30 van de Archiefwet 1995 verplicht. Fatale termijnen Vervolgtraject besluitvorming De archiefverordening schrijft voor dat het college interne regels zal vaststellen voor het archiefbeheer, in samenhang met het gemeentelijk informatiebeleid. Deze regels, vastgelegd in een Beheerregeling Informatiebeheer, zullen zo spoedig mogelijk na de inwerkingtreding van de archiefverordening, door het college worden vastgesteld. Evaluatie Bijlagen Raadsbesluit en verordening Wijzigingsformulier Naslagwerk Pagina 2 van 2

6 Besluit van de raad Onderwerp Datum 28 mei 2019 Archiefverordening gemeente Venray 2019 Pagina 1 van 1 De raad van Venray, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 18 maart 2019; gelezen het advies van de commissie Werken en Besturen van 8 mei 2019; besluit: 1. De Archiefverordening gemeente Venray 2019 vast te stellen. 2. De Archiefverordening gemeente Venray 2006 in te trekken. Aldus besloten in de openbare vergadering van 28 mei 2019 De voorzitter, De griffier, J.J.P.M. Gilissen S.A. Boere

7 De raad van de gemeente Venray; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 18 maart 2019; gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 en artikel 149 van de Gemeentewet; gezien het advies van de commissie Werken en Besturen van 08 mei 2019; besluit: vast te stellen de Archiefverordening gemeente Venray 2019 Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. 2. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen. Artikel 2. Taken gemeentearchivaris 1. De gemeentearchivaris brengt tweejaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad tweejaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval: a. het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in artikel 2, eerste lid; b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

8 Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren De gemeentearchivaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn. Artikel 5. Intrekking oude verordening De Archiefverordening gemeente Venray 2006 wordt ingetrokken. Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Venray Aldus besloten in de openbare vergadering van 28 mei 2019 De voorzitter, De griffier, J.J.P.M. Gilissen S.A. Boere

9 Wijzigingsformulier Oude verordening Nieuwe verordening Waarom? Hoofdstuk I, Artikel 1 Vervallen Begripsbepalingen zijn al in de Archiefwet gedefinieerd of hebben geen meerwaarde. Hoofdstuk II, Artikel 2 t/m 8 Hoofdstuk III, Artikel 9 t/m 14 Artikel 1 en Artikel 3 Artikel 2 Artikel 4 Zorgplicht is opnieuw omschreven. Hierbij is een verbinding gelegd tussen archiefbeleid en informatiebeleid. Geschrapt zijn bepalingen die al in landelijke regelgeving zijn geregeld of die niet in een verordening thuishoren. Geschrapt zijn bepalingen die al in landelijke regelgeving zijn geregeld of die niet in een verordening thuishoren. Dit artikel stelt de mogelijkheid open om particuliere archieven op te nemen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Dit was tot nu toe geregeld in het Besluit Informatiebeheer (artikel 4)