2006. Nr. : Dnst. : ID. Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Noordwijk. Leiden, 30 mei 2006.

Transcriptie

1 2006. Nr. : Dnst. : ID Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Noordwijk. Leiden, 30 mei Sinds 1995 zijn er met de (voormalige) gemeenten Zoeterwoude, Rijnsburg, Warmond en Leiderdorp gemeenschappelijke regelingen gesloten ten aanzien van het beheer van en toezicht op hun archief. In diezelfde periode is Leiden door de provincie aangewezen als centrumgemeente t.a.v. archiefbeheer. In 2004 heeft er een onderzoek plaatsgevonden, gefinancierd door de provincie, naar de bereidheid van de regiogemeenten om meer te investeren in hun archief. De diverse gemeentelijke herindelingen in de regio en problemen met de eigen archiefbewaarplaatsen hebben de gemeenten ertoe aangezet om na te denken over samenwerking, hetzij binnen de Duin- en Bollenstreek, hetzij met Leiden. De beleidslijn in Leiden is sinds 1995 dat samenwerking met gemeenten in de regio wenselijk is, indien deze gemeenten het initiatief nemen. Deze beleidslijn is gebaseerd op het idee dat het vanuit één locatie beschikbaarstellen van de archieven de informatiewaarde van die archieven voor de burger vergroot. Onderzoekers/bezoekers kunnen de onderlinge verbanden tussen gegevens in verschillende archieven (makkelijker) vinden. De gemeente Noordwijk heeft per raadsbesluit van 21 december 2005 besloten om de gemeentearchivaris van Leiden aan te wijzen als hun gemeentearchivaris en de bewaarplaats van de gemeente Leiden als hun bewaarplaats. Om dit besluit te effectueren moeten Leiden en Noordwijk een gemeenschappelijke regeling aangaan waarin het bovenstaande wordt besloten. De daadwerkelijk te bieden diensten worden in een overeenkomst van dienstverlening vastgelegd, met de bijbehorende bedragen. Dit wordt zo gedaan om de dienstverlening en de tarieven flexibel te kunnen houden. De bijdrage van de gemeente Noordwijk dient in principe kostendekkend te zijn. Dat wil ook zeggen dat de inkomsten gebruikt dienen te worden voor dekking van extra werkzaamheden en extra depotruimte. Wij stellen uw Raad voor het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen. Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester, P.I.M. v.d. WIJNGAART. H.J.J. LENFERINK.

2 De Raad van de gemeente Leiden; Gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders (raadsvoorstel nummer van 2006), mede gezien het advies van de commissies; B E S L U I T: 1. de navolgende "gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het archief van de gemeente Noordwijk" aan te gaan en vast te stellen. Gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het archief van de gemeente Noordwijk Begripsbepalingen Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: - de wet: de Archiefwet 1995; - de gemeenten: de gemeenten Leiden en Noordwijk - het archief: alle archieven van de gemeente Noordwijk, van haar onderdelen en van hun rechtsvoorgangers, alsmede de archieven van natuurlijke en rechtspersonen die functioneren of gefunctioneerd hebben op het grondgebied van de gemeente Noordwijk, voorzover die zijn of worden verworven volgens een nader door Burgemeester en Wethouders van Noordwijk vast te stellen procedure en naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebracht zijn om door de gemeentearchivaris te worden beheerd. Taken\werkzaamheden gemeente Leiden Artikel 2 Als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet wordt voor de gemeente Noordwijk aangewezen de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden. Artikel 3 Tot gemeentearchivaris van Noordwijk - in de zin van artikel 32 van de wet - wordt aangewezen de gemeentearchivaris van de gemeente Leiden. Dienstverleningsovereenkomst Artikel 4 Ter uitwerking van het gestelde in de artikelen 2 en 3 wordt tussen de gemeenten een dienstverleningsovereenkomst gesloten. Slotbepalingen Artikel 5 1. De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking op de dag, volgende op die van haar opname in de registers als bedoeld in artikel 27, eerste en tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen. 2. De regeling kan worden gewijzigd op voorstel van elk der gemeenten. 3. De regeling kan bij daartoe strekkende besluiten van de gemeenten worden opgeheven, waarbij een opzegtermijn van tenminste drie jaar in acht genomen moet worden, behoudens in gevallen van bewezen wanprestatie en/of grove nalatigheid. De opheffing treedt in werking op de dag volgende op die van opname van de vereiste besluiten in de registers als bedoeld in het eerste lid, tenzij een later tijdstip is bepaald.

3 4. De besturen van de gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze - overeenkomstig het bepaalde in artikel 26, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen - zorg voor de bekendmaking van de inwerkingtreding van de regeling of van besluiten tot wijziging of opheffing van de regeling. 5. Burgemeester en wethouders van Leiden zenden de regeling en besluiten tot wijziging of opheffing daarvan toe aan Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland. 2. Ter uitvoering van deze gemeenschappelijke regeling het College op te dragen een dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Noordwijk te sluiten. 3. Een krediet van ,00 ( excl. B.T.W.) beschikbaar te stellen voor uitbreiding capaciteit depots en een interne verbouwing voor kantoorruimte projectmedewerkers (in depotruimte die niet meer aan de eisen voldoet). 4. De kapitaallasten van dit krediet te dekken uit de inkomsten uit de gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het archief van de gemeente Noordwijk. 5. Bijgaande begrotingswijziging vast te stellen. Gedaan ter openbare vergadering van 15 juni 2006 de Griffier, de Voorzitter, BW Dit raadsvoorstel is ongewijzigd vastgesteld in de raadsvergadering van 15 juni 2006

4 B&W-nr.: d.d Onderwerp Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Noordwijk BESLUITEN Behoudens advies van de commissie VOCS 1. De Raad voor te stellen de navolgende "gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het archief van de gemeente Noordwijk" aan te gaan en vast te stellen. Gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het archief van de gemeente Noordwijk Begripsbepalingen Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: - de wet: de Archiefwet 1995; - de gemeenten: de gemeenten Leiden en Noordwijk - het archief: alle archieven van de gemeente Noordwijk, van haar onderdelen en van hun rechtsvoorgangers, alsmede de archieven van natuurlijke en rechtspersonen die functioneren of gefunctioneerd hebben op het grondgebied van de gemeente Noordwijk, voorzover die zijn of worden verworven volgens een nader door Burgemeester en Wethouders van Noordwijk vast te stellen procedure en naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebracht zijn om door de gemeentearchivaris te worden beheerd. Taken\werkzaamheden gemeente Leiden Artikel 2 Als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet wordt voor de gemeente Noordwijk aangewezen de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden. Artikel 3 Tot gemeentearchivaris van Noordwijk - in de zin van artikel 32 van de wet - wordt aangewezen de gemeentearchivaris van de gemeente Leiden. Dienstverleningsovereenkomst Artikel 4 Ter uitwerking van het gestelde in de artikelen 2 en 3 wordt tussen de gemeenten een dienstverleningsovereenkomst gesloten. Slotbepalingen Artikel 5 1. De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking op de dag, volgende op die van haar opname in de registers als bedoeld in artikel 27, eerste en tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen. 2. De regeling kan worden gewijzigd op voorstel van elk der gemeenten. 3. De regeling kan bij daartoe strekkende besluiten van de gemeenten worden opgeheven, waarbij een opzegtermijn van tenminste drie jaar in acht genomen moet worden, behoudens in gevallen van bewezen wanprestatie en/of grove nalatigheid. De opheffing treedt in werking op de dag volgende op die van opname van de vereiste besluiten in de registers als bedoeld in het eerste lid, tenzij een later tijdstip is bepaald. 4. De besturen van de gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze - overeenkomstig het bepaalde in artikel 26, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen - zorg voor de

5 bekendmaking van de inwerkingtreding van de regeling of van besluiten tot wijziging of opheffing van de regeling. 5. Burgemeester en wethouders van Leiden zenden de regeling en besluiten tot wijziging of opheffing daarvan toe aan Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland. 2. Ter uitvoering van deze gemeenschappelijke regeling het College de opdracht te geven een dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Noordwijk te sluiten. 3. Een krediet van ,00 ( excl. BTW) beschikbaar te stellen voor uitbreiding capaciteit depots en een interne verbouwing voor kantoorruimte projectmedewerkers (in depotruimte die niet meer aan de eisen voldoet). 4. De kapitaallasten van dit krediet te dekken uit de inkomsten uit de gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het archief van de gemeente Noordwijk. 5. Bijgaande begrotingswijziging vast te stellen. Samenvatting De gemeente Leiden heeft besloten een gemeenschappelijke regeling aan te gaan met Noordwijk waarbij het Regionaal Archief Leiden wordt als archiefbewaarplaats van Noordwijk. Dit betekent dat alle Noordwijkse archieven van voor 1930 verhuizen naar het Regionaal Archief Leiden. Later zal de rest van de Noordwijkse archieven die ouder zijn dan 20 jaar worden overgebracht naar het archief aan de Boisotkade 2a in Leiden. Daar zijn zij voor een ieder kosteloos in te zien in de studiezaal. Tevens worden Noordwijkse gegevens binnen afzienbare tijd toegevoegd aan de website van het Regionaal Archief Leiden (

6 Raadsaanbiedingsformulier Rv nr. Opsteller Naam: A.H. Netiv Dienst: ID Telefoon: 4921 Verantwoordelijk portef.houder: B&W-besluit d.d: Hessing (product) en Lenferink (programma) Meningsvormend X Besluitvormend Informatief (t.k.n.) Naam Programma + onderdeel: Bestuur en Organisatie, product Archief Onderwerp: Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Noordwijk Voorgenomen besluit: 1. De navolgende "gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het archief van de gemeente Noordwijk" aan te gaan en vast te stellen. Gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het archief van de gemeente Noordwijk Begripsbepalingen Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: - de wet: de Archiefwet 1995; - de gemeenten: de gemeenten Leiden en Noordwijk - het archief: alle archieven van de gemeente Noordwijk, van haar onderdelen en van hun rechtsvoorgangers, alsmede de archieven van natuurlijke en rechtspersonen die functioneren of gefunctioneerd hebben op het grondgebied van de gemeente Noordwijk, voorzover die zijn of worden verworven volgens een nader door Burgemeester en Wethouders van Noordwijk vast te stellen procedure en naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebracht zijn om door de gemeentearchivaris te worden beheerd. Taken\werkzaamheden gemeente Leiden Artikel 2 Als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet wordt voor de gemeente Noordwijk aangewezen de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden. Artikel 3 Tot gemeentearchivaris van Noordwijk - in de zin van artikel 32 van de wet - wordt aangewezen de gemeentearchivaris van de gemeente Leiden. Dienstverleningsovereenkomst Artikel 4 Ter uitwerking van het gestelde in de artikelen 2 en 3 wordt tussen de gemeenten een dienstverleningsovereenkomst gesloten. Slotbepalingen Artikel 5 1. De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking op de dag, volgende op die van haar opname in de registers als bedoeld in artikel 27, eerste en tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen. 2. De regeling kan worden gewijzigd op voorstel van elk der gemeenten.

7 3. De regeling kan bij daartoe strekkende besluiten van de gemeenten worden opgeheven, waarbij een opzegtermijn van tenminste drie jaar in acht genomen moet worden, behoudens in gevallen van bewezen wanprestatie en/of grove nalatigheid. De opheffing treedt in werking op de dag volgende op die van opname van de vereiste besluiten in de registers als bedoeld in het eerste lid, tenzij een later tijdstip is bepaald. 4. De besturen van de gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze - overeenkomstig het bepaalde in artikel 26, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen - zorg voor de bekendmaking van de inwerkingtreding van de regeling of van besluiten tot wijziging of opheffing van de regeling. 5. Burgemeester en wethouders van Leiden zenden de regeling en besluiten tot wijziging of opheffing daarvan toe aan Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland. 2. Ter uitvoering van deze gemeenschappelijke regeling het College op te dragen een dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Noordwijk te sluiten. INHOUD Aanleiding: Directe aanleiding is het raadsbesluit van de gemeente Noordwijk d.d , waarbij de gemeente besluit haar archief onder te brengen in de archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden en de gemeentearchivaris van Leiden aan te wijzen als gemeentearchivaris van Noordwijk. Doel: De gemeente Leiden is door de provincie sinds 1995 aangewezen als centrumgemeente voor archiefbeheer in wat later de regio Holland Rijnland is geworden. Regionalisering van het toenmalige gemeentearchief is sinds eind jaren 90 een van de meerjarige beleidslijnen in de begroting van het product archief. Kader: De Archiefwet 1995 regelt de zorg voor de archiefbescheiden van de overheid. Gemeenten die belang hechten aan een goed en toegankelijk archief zorgen voor een archiefbewaarplaats die voldoet aan de daartoe bij ministeriële regeling gestelde eisen. Tevens benoemen zij een gemeentearchivaris die de naar de bewaarplaats overgebrachte archieven beheert en toezicht houdt op de nog niet overgebrachte archieven. Sinds 1995 zijn er met de (voormalige) gemeenten Zoeterwoude, Rijnsburg, Warmond en Leiderdorp gemeenschappelijke regelingen gesloten ten aanzien van het beheer van en toezicht op hun archief. In diezelfde periode is Leiden door de provincie aangewezen als centrumgemeente t.a.v. archiefbeheer. In 2004 heeft er een onderzoek plaatsgevonden, gefinancierd door de provincie, naar de bereidheid van de regiogemeenten om meer te investeren in hun archief. De diverse gemeentelijke herindelingen in de regio en problemen met de eigen archiefbewaarplaatsen hebben de gemeenten ertoe aangezet om na te denken over samenwerking, hetzij binnen de Duin- en Bollenstreek, hetzij met Leiden. Overwegingen: De beleidslijn in Leiden is sinds 1995 dat samenwerking met gemeenten in de regio wenselijk is, indien deze gemeenten het initiatief nemen. Deze beleidslijn is gebaseerd op het idee dat het vanuit één locatie beschikbaarstellen van de archieven de informatiewaarde van die archieven voor de burger vergroot. Onderzoekers/bezoekers kunnen de onderlinge verbanden tussen gegevens in verschillende archieven (makkelijker) vinden. Door de autonome groei van de instroom van Leidse archieven raken de depots sneller vol dan werd voorzien bij het ontwerp van het gebouw. De instroom van archieven uit de regio versnelt het vollopen van de depots, maar levert aan de andere kant een bijdrage aan de bouw en exploitatie van nieuwe depots. In principe is deze beslissing wat dat betreft dus neutraal.

8 Door het aangaan van een aparte gemeenschappelijke regeling in deze vorm, per gemeente, maakt die gemeente in feite een dienstonderdeel van de gemeente Leiden tot zijn eigen dienstonderdeel. Dat betekent dat de gemeente Leiden als gemeente niet aansprakelijk is voor eventuele wanprestaties. Procedure: Behandeling in achtereenvolgend B&W - commissie BV Raad. Er zijn geen inspraakprocedures of inzageverplichtingen. Financiën: De gemeente Noordwijk levert een bijdrage per meter archief, die gebruikt dient te worden voor de kosten van depot en formatie dienstverlening. Voor de uren inspectie wordt een aparte berekening gemaakt. Deze bijdragen dienen kostendekkend te zijn, overhead niet meegerekend. De preciese dienstverlening en de daartegenover staande vergoeding worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. Bijgevoegde informatie: Voorbeeld overeenkomst van dienstverlening. N.B.: die overeenkomst wordt pas na het aangaan van de gemeenschappelijke regeling ingevuld. OVERIGEN Communicatie: De gemeenschappelijke regeling wordt ter registratie aangeboden aan de provincie. Na het vaststellen van de dienstverleningsovereenkomst wordt een bijeenkomst belegd waarbij portefeuiilehouders van beide gemeenten de overeenkomst tekenen. Evaluatie: De dienstverleningsovereenkomst wordt jaarlijks tegen het licht gehouden door beide gemeenten. In te vullen door de griffie: Raadsbesluit Raadsvoorstelnr. Onderwerp: De raad van de gemeente Leiden, Besluit: Gedaan in de openbare raadsvergadering van Voorzitter raad, griffier, Advies van de commissie Het besluit van de raad is: Aanvaarde

9 is: Hamerstuk Hamerstuk met stemverklaring van de fracties van Kort bespreekpunt Uitgebreide discussie Ongewijzigd aanvaard Gewijzigd aanvaard Verworpen moties/amendementen: