Programma / Programmanummer Facilitaire diensten / 9630

Transcriptie

1 Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 21 november 2007 / 239/2007 Fatale termijn: besluitvorming vóór: N.v.t. Onderwerp Berging archieven Gelders Archief/Digitalisering film- en videocollectie RAN Programma / Programmanummer Facilitaire diensten / 9630 Portefeuillehouder Voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 30 oktober 2007 Samenvatting Dit raadsvoorstel heeft meerdere aanleidingen. Ten eerste heeft het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) op dringend verzoek van het Gelders Archief te Arnhem tijdelijk circa 2 km van zijn archieven opgenomen. Er dreigde namelijk acuut gevaar voor schimmelexplosie in een van de archiefbewaarplaatsen van het Gelders Archief. Voor de berging betaalt het Gelders Archief op jaarbasis (voor de periode augustus 2007 t/m december 2009). Ten tweede wordt het RAN in de Perspectiefnota s 2007 en 2008 opgedragen om externe financiering te zoeken voor de digitalisering van zijn historische film- en videocollectie (totale kosten geraamd op ), nodig om dit belangrijke cultuurerfgoed voor de toekomst zeker te stellen en het ter beschikking te kunnen stellen aan een breed publiek. Inmiddels is duidelijk dat de mogelijke subsidiegevers een aanzienlijke eigen bijdrage eisen. Voorgesteld wordt om de inkomsten die voortvloeien uit de tijdelijke berging van de Arnhemse archieven deels hiervoor in te zetten. Tevens wordt voorgesteld om het restant budget van in de begroting 2007 voor het wegwerken van de achterstanden in de bewerking van Nijmeegse archieven en collecties hiervoor in te zetten. Omdat het project digitalisering film- en videocollectie pas van start kan gaan na eventuele subsidietoekenningen van derden in 2008 vragen wij om een budgetoverheveling van respectievelijk en van 2007 naar Voorstel om te besluiten 1. In te stemmen met de aanpassing van de begroting in verband met het tijdelijk bergen van twee km archieven van het Gelders Archief, en het grotendeels inzetten van de hiervoor te ontvangen bijdrage voor het project digitalisering film- en videocollectie van het RAN. 2a. In te stemmen met een budgetoverheveling van het bedrag dat voor 2007 van het Gelders Archief ontvangen wordt voor de tijdelijke berging van archieven ( ) naar 2008, ten behoeve van het project digitalisering film- en videocollectie. RV. Berging GA - Digitalisering films RAN def

2 2b. In te stemmen met een budgetoverheveling van de nu nog beschikbare middelen in de begroting 2007 voor het wegwerken van achterstanden in de bewerking van Nijmeegse archieven en collecties ad naar 2008, ten behoeve van het project digitalisering film- en videocollectie. 3. In te stemmen met het aanvragen van subsidies bij derden ter dekking van een deel van de totale kosten van het project digitalisering film- en videocollectie. 4. Bijbehorende begrotingswijziging vast te stellen. Aan de Raad van de gemeente Nijmegen 1 Inleiding Het Gelders Archief te Arnhem heeft het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) dringend gevraagd of het voor een periode van tenminste twee jaar een deel van zijn archieven (in totaal 2 km; 1,5 km vanaf 1 augustus 2007 en 0,5 km vanaf 1 oktober 2007) kan opnemen, totdat de geplande nieuwbouw van de archiefbewaarplaats in Arnhem gereed is. Het Gelders Archief heeft namelijk grote problemen met de klimaatinstallatie in één van zijn huidige archiefbewaarplaatsen, waardoor acuut gevaar bestaat voor schimmelexplosie. De ontsmettingskosten bij een schimmelexplosie lopen in de honderdduizenden euro s. Gezien de ernst van de situatie heeft het RAN de mogelijkheden bekeken om te helpen. Er is berekend dat het RAN met het opnemen van de 2 km archieven voldoende frictieruimte overhoudt om tot aan 2010 aan de reeds aangegane verplichtingen voor opname van archieven te voldoen. Het RAN berekent een bergingsprijs van 18 per strekkende meter (kostprijs incl. BTW). Voor de berekening van de inkomsten is gerekend met een netto prijs van 15,13 per meter. Per saldo zal het Gelders Archief per jaar betalen. In de Perspectiefnota s 2007 en 2008 is het RAN opgedragen om externe financiering te zoeken voor de digitalisering van de historische film- en videocollectie (totale kosten geraamd op ca ), nodig om dit belangrijke cultuurerfgoed voor de toekomst zeker te stellen en het ter beschikking te kunnen stellen aan een breed publiek. Inmiddels is duidelijk dat de mogelijke subsidiegevers een aanzienlijke eigen bijdrage eisen (naar schatting 50%). Voorgesteld wordt om de inkomsten die voortvloeien uit de tijdelijke berging van de Arnhemse archieven (grotendeels) hiervoor in te zetten en de inkomsten over 2007 (ca ) over te hevelen naar Het eventuele restant zal worden gebruikt voor het wegwerken van achterstanden in de bewerking van Nijmeegse archieven en collecties. Tevens wordt voorgesteld om het nog niet bestede budget 2007 voor het wegwerken van achterstanden in de bewerking van Nijmeegse archieven en collecties ad (zie (Raadsbesluit 29 november 2006: Bewerkingskosten archieven derden, 214/2006) in te zetten voor de eigen bijdrage in de digitalisering van de film- en videocollectie.

3 Er wordt dus om een budgetoverheveling gevraagd van beide bedragen ( en ) naar Wettelijk- of beleidskader De zorg over de teloorgang van de unieke verzameling film- en videomateriaal van het RAN sluit nauw aan op het thema "Nijmegen Filmstad", zoals door ons College verwoord in de Perspectiefnota Hierin hebben we aangegeven dat wij de mogelijkheden gaan verkennen van externe financiering voor conservering en digitalisering van de filmcollectie van het RAN. 1.2 Relatie met programma Opdat de toegankelijkheid van het publiek geheugen gewaarborgd is, draagt het RAN zorg voor het inspecteren, acquireren, beheren en ter beschikking stellen van archieven, collecties en andere informatiebronnen voor de gemeente Nijmegen. De film- en videocollectie van het RAN is onderhevig aan intrinsiek verval. Het conserveren, op digitale drager zetten en voor de klant beschikbaar stellen van deze collectie is dan ook een belangrijke taak binnen het productgroep Borging Publiek Geheugen. 2 Doelstelling In 2008 tot en met 2010 is 4,5 ton nodig voor het digitaliseren van de historische film- en videocollectie. De raad heeft in de Perspectiefnota s 2007 en 2008 het RAN opgedragen hiervoor externe financiering te zoeken. Om voor subsidie in aanmerking te komen dient de gemeente een eigen bijdrage van naar schatting 50% te leveren ( ). Doel van dit voorstel is deze dekking te regelen door: 1. de extra inkomsten uit de tijdelijke berging (in verband met acuut gevaar voor schimmelexplosie) van 2 km archieven van het Gelders Archief vast te leggen in de begroting en daaruit deels de digitalisering van de film- en videocollectie van het RAN te bekostigen; 2. het nog niet bestede budget ad in 2007 voor het wegwerken van achterstanden in de bewerking van Nijmeegse archieven en collecties over te hevelen naar 2008; 3. de raad te informeren over de subsidieaanvragen die bij derden gedaan zullen worden. 3 Argumenten 1. De tijdelijke berging van 2 km archieven van het Gelders Archief vraagt in de periode om de inzet van middelen van het RAN. Dit mag niet ten koste gaan van het wegwerken van achterstanden in de bewerking van de eigen Nijmeegse archieven en collecties. Derhalve wordt voorgesteld om de inkomsten die worden ontvangen van het Gelders Archief (ook al die uit 2007) grotendeels in te zetten voor de digitalisering van de

4 Nijmeegse films- en videocollectie en deels toe te voegen aan het budget voor het wegwerken van Nijmeegse achterstanden. 2a en 2b: Budgetoverhevelingen uit 2007: Met het tijdelijk opnemen van 2 km archieven van het Gelders Archief wordt in 2007 ca extra inkomsten gegenereerd. Het RAN beschikt nog over in de begroting Dit budget is bestemd voor het wegwerken van de bestaande achterstanden in het bewerken van archieven en collecties van het RAN (Raadsbesluit 29 november 2006: Bewerkingskosten archieven derden, 214/2006). Het conserveren en digitaliseren van de film- en videocollectie sluit hier naadloos op aan. Gevraagd wordt beide budgetten uit 2007 over te hevelen naar Het RAN heeft in het kader van de Perspectiefnota de mogelijkheden in kaart gebracht van externe financiering van de digitalisering van de film- en videocollectie. Tijdens dit onderzoek bleek dat mogelijk geschikte subsidiënten een eigen bijdrage verlangen van naar schatting 50%. Met dit voorstel willen we de dekking creëren voor 50% van de totale kosten van het project (zijnde ) om hiermee bij de diverse instanties subsidieaanvragen te kunnen indienen. 4 Risico s Het is niet bekend hoe lang het duurt voordat alle eventuele subsidies gegenereerd zijn (ca. 50% van het benodigde bedrag). Elke subsidiegever hanteert eigen termijnen en voorwaarden. Op dit moment kan nog niet met zekerheid worden aangegeven wanneer het geld precies zal worden uitgegeven. De 50% inkomsten (totaal bedrag van ) van subsidiegevers zijn niet gegarandeerd. Het is echter mogelijk om bij geen of lagere subsidie-inkomsten het aantal te digitaliseren films en video s aan te passen, zodat er geen financieel risico gelopen wordt. 5 Financiën De totale kosten van de digitalisering van de film- en videocollectie worden vooralsnog geraamd op , waarvan voor de films en voor de video s. Onderstaand overzicht geeft een beeld van de verwachte kosten en inkomsten over de projectperiode Het voorstel is de bedragen uit 2007 over te hevelen naar 2008.

5 Totale kosten Project Digitalisering Geraamde subsidie derden Bijdrage RAN uit: berging archieven Gelders Archief Bijdrage RAN uit: bestaand budget begroting Totale eigen bijdrage RAN , , , ,00 p.m , , ,00 p.m , , , ,00 p.m , ,00 Totaal , , , , ,00 In 2008 is vooralsnog niet het volledige budget uit de tijdelijke berging van de archieven van het Gelders Archief nodig voor de digitalisering ( van de ). Het restant in 2008 ( ,) zal worden toegevoegd aan het budget voor het wegwerken van achterstanden in de bewerking van Nijmeegse archieven en collecties. Nadat definitief bekend is welke subsidie eventueel aanvullend van derden wordt ontvangen, zullen we een nieuw Raadsvoorstel aanbieden, waarin ook de definitieve invulling van de cijfers verwerkt is. 6 Communicatie Het ligt niet in de verwachting van het RAN dat bij de uitvoering van het raadsbesluit bijzondere voorzieningen of activiteiten nodig zijn ten aanzien van communicatie naar de burger. M.b.t. specifiek de tijdelijke berging van de archieven van het Gelders Archief is een persmoment voorzien wanneer de laatste meters binnenkomen (oktober 2007). 7 Uitvoering en evaluatie Het RAN zal subsidie (s) aanvragen bij derden voor voornoemd project en na eventuele toekenning hiervan opnieuw een voorstel aan de Raad aanbieden. College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Secretaris, mr. Th.C. de Graaf P. Eringa Bijlage(n): begrotingswijziging

6 Aanleveren begrotingswijziging Steller W. Mastenbroek BW Soort wijziging Begrotingswijziging Soort besluit BESL-RAAD Besluitperiode Omschrijving DIW Gelders archief BW DIW Gelde Let op, lees eerst de WERKINSTRUCTIE die op het intranet staat. Verrekeningen debet 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Verrekeningen credit 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Saldo goed goed goed goed goed Totaal debet , , ,00 0,00 0,00 Totaal credit , , ,00 0,00 0,00 Saldo goed goed goed goed goed kpl / product kostensoort wijk functie Deb / Omschrijving product specificatie Cred Soort mutatie MV Meerjr.var. MV Meerjr.var. EM Eenmalig Document soort WYZ-MV WYZ-MV WYZ-EM D D D , , D D D , D D D , , S D C , , , F D D , F D D , D D D D , F D C , F D C , D D D D ,00 Pagina 1 van 1

7

8