RAADSVOORSTEL Rv. nr. + dossiernr.: B&W-besluit d.d.: B&W-besluit nr.:

Transcriptie

1 RAADSVOORSTEL Rv. nr. + dossiernr.: B&W-besluit d.d.: B&W-besluit nr.: Naam programma +onderdeel: Omgevingskwaliteit/Bereikbaarheid Onderwerp: Kredietaanvraag voor vervanging van diverse beheerssystemen openbare ruimte. Aanleiding: Het beheer van de openbare ruimte wordt nu via meerdere beheerssystemen geregeld. Deze systemen zijn niet eenduidig in opzet en systematiek. Deze diversiteit past niet meer bij de gewenste werkwijze. Doel: Met de vaststelling van de nota Grip op kwaliteit is een eenduidig referentiekader gecreëerd voor het totale beheer van de openbare ruimte. Om dit beheer in de praktijk de juiste invulling te kunnen geven is een geïntegreerd en eenduidig beheersysteem nodig, dat aansluit bij het beleidsmatige denkkader. Kader: Voorafgaand besluit: RV Wijkgericht werken RV Structuurelementen in het kader van Grip op Kwaliteit. Overwegingen: De Raad heeft op 23 mei 2006 de uitgangspunten voor het beheer van de openbare ruimte vastgesteld. In dit Leidse kwaliteitsprofiel is verankerd wat de technische staat en de status van de verschillende onderdelen van de openbare ruimte in de praktijk zou moeten zijn. Ter ondersteuning is een compleet, actueel en juist integraal werkend beheersysteem noodzakelijk, waarin gegevens over de toestand in de openbare buitenruimte het referentiekader vormen voor de mate waarin er sprake is van Grip op Kwaliteit. Op dit moment zijn veel beheersystemen in omloop die niet eenduidig zijn in opzet en systematiek. Met deze systemen kunnen er geen integrale meerjarige beheerplannen gemaakt worden en kan Grip op Kwaliteit als sturingsmiddel voor het beheer van de openbare ruimte niet geïmplementeerd worden. Daarom is een programma van eisen opgesteld voor een of meer nieuwe beheersystemen. De aanschaf hiervan moet Europees aanbesteed worden. De doorlooptijd van het begin van de aanbesteding tot en met de oplevering van een nieuw beheersysteem bedraagt een jaar. Daarna zal een begin gemaakt kunnen worden met de implementatie van Grip op Kwaliteit. Hiernaast wordt een eenmalig bedrag gevraagd van voor het op orde krijgen van de bedrijfsprocessen van het beheer van de openbare ruimte. De achtergrond hiervoor is de volgende.

2 De dienst M&B heeft een reorganisatie doorgevoerd waarbij een bedrijfsbureau is geformeerd, waarbij veel bedrijfsprocessen geoptimaliseerd moeten worden. Bij de inrichting hiervan is onvoldoende rekening gehouden met de benodigde extra formatie tijdens de ontwikkelfase van het bedrijfsbureau. Het betreft met name taken die incidenteel van aard zijn, zoals het goed inrichten van bedrijfsprocessen en methodieken op het gebied van beheer van de openbare ruimte. Te denken valt aan het volgende: - beschrijving van: wat verstaan we onder beheer openbare ruimte; welke fasen zijn er te onderscheiden en waar positioneren we die taken; - beschrijven van beheerprocessen; - stuurmethodieken (waaronder Grip op Kwaliteit) op beheer openbare ruimte; - kostentoerekeningssystematiek; - kwaliteitsborging beheer openbare ruimte. Hiermee wordt invulling gegeven aan het motto de Basis op orde, een van de uitkomsten van Anders Werken. Als de basis op orde is kan ook de implementatie van Grip op Kwaliteit ter hand worden genomen. Financiën: De vervangingskosten van het systeem, inclusief de kosten van de aanbestedingsprocedure, worden geschat op 1 miljoen. Met een verwachte levensduur van 10 jaar komen de kosten van rente en afschrijving op per jaar. De onderhoudskosten (zoals licentiekosten) worden geschat op per jaar. De totale jaarlijkse kosten van kunnen worden gedekt binnen de huidige budgetten voor werkvoorbereiding. Voor het eenmalige bedrag van is dekking beschikbaar in de concernreserve. RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Leiden: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (raadsvoorstel van 2008), mede gezien het advies van de commissie BESLUIT: 1. een krediet beschikbaar te stellen van voor de aanschaf van een integraal beheersysteem voor de openbare ruimte en dit te dekken uit het beschikbare budget voor werkvoorbereiding op programma 6, Omgevingskwaliteit en programma 5, Bereikbaarheid (verkeersmaatregelen). 2. een eenmalig bedrag van beschikbaar te stellen voor het optimaliseren van de bedrijfsprocessen van het voormalig bedrijfsbureau dienst MB (nu de afdeling Werkvoorbereiding Openbare Ruimte) onder het motto De Basis op Orde, te dekken uit de concernreserve. 3. Bijgaande begrotingswijziging vast te stellen.

3 Gedaan in de openbare raadsvergadering van, de Griffier, de Voorzitter,

4 TECHNISCHE INFORMATIE Opsteller: Caroline van der Kuijl Organisatieonderdeel: Realisatie & Beheer/Werkvoorbereiding Openbare Ruimte Telefoon: Verantwoordelijk portefeuillehouder: J.P. Steegh Communicatie: Voor een integraal beheer van de openbare ruimte moet een nieuw beheersysteem aangeschaft worden. Met dit besluit wordt gevraagd hiervoor een krediet ter beschikking te stellen.

5 Bijgevoegde informatie: ADVIES PRESIDIUM Doel: Behandelingsvoorstel: Opmerkingen/aandachtspunten:

6 B&W.nr.: , d.d. 20 mei 2008 B&W-Aanbiedingsformulier Onderwerp Kredietaanvraag voor de vervanging van de beheersystemen openbare ruimte. BESLUITEN Behoudens advies van de commissie 1. te besluiten tot vervanging van het beheersysteem openbare ruimte en daarom de raad voor te stellen: a. Een krediet van ter beschikking te stellen voor de vervanging van de beheersystemen openbare ruimte; b. De investering in 10 jaar af te schrijven; c. De kapitaallasten van en het onderhoudscontract van ten laste te brengen van het beschikbare budget voor werkvoorbereiding op programma 6, omgevingskwaliteit en programma 5, bereikbaarheid; 2. De begroting met bijgaande begrotingswijziging te wijzigen. 3. Vooruitlopend op de kredietvotering door de Raad te starten met de voorbereidingen van de Europese aanbesteding van een nieuw beheersysteem. 4. Een eenmalig bedrag van beschikbaar te stellen voor het optimaliseren van de bedrijfsprocessen van het voormalig bedrijfsbureau dienst MB (nu de afdeling Werkvoorbereiding Openbare Ruimte) onder het motto De Basis op Orde, te dekken uit de bedrijfsvormings reserve concern.. Samenvatting Voor een integraal beheer van de openbare ruimte moet een nieuw beheersysteem aangeschaft worden. Met dit besluit wordt gevraagd hiervoor een krediet ter beschikking te stellen.