Addendum realisatieplan e-overheidsvoorzieningen Gemeente Schiermonnikoog

Transcriptie

1 Opdrachtgever: College van B&W van de gemeente Schiermonnikoog Opdrachtnemer: Hielco Koeze, informatiemanager samenwerkingsverband VAST E-adviseur EGEM-i: Bert Gerlofs Datum: 23 december 2009 Datum: 23 december 2009 Pagina 1

2 Versiebeheer Versie Verspreid aan Datum Wijzigingen 0.1 Simen Stamhuis, Bob Boelens 18 december 2009 Conceptversie 1.0 Rinko Huisman, Simen Stamhuis, 23 december 2009 Definitief Bob Boelens Datum: 23 december 2009 Pagina 2

3 Inhoudsopgave Inleiding... 4 Algemeen... 4 Uitgangssituatie... 4 Samenwerking... 5 Opzet addendum... 5 Stand van zaken geplande activiteiten... 7 Opstellen realisatieplan en inrichting e-gemeente (EGEM)... 7 Inrichting organisatie (ORG)... 7 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)... 7 Basisregistratie Personen (BRP)... 8 Modernisering GBA (mgba)... 8 Kadastrale informatie (KAD)... 8 Registratie Niet Ingezetenen (RNI)... 9 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT of GBKN)... 9 Basisregistratie Waardebepaling Onroerende Zaken (WOZ)... 9 Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB)... 9 Inrichting Integrale Gemeentelijke Informatievoorziening (IGI) Omgevingsvergunning (WABO Bestemmingen (DURP) Wet Infrastructuur Ondergrondse Netwerken (WION) Inrichting Elektronische Dienstverlening (EDV) Deregulering (DR) Gevonden voorwerpen (GV) Nieuw op te nemen activiteiten Webrichtlijnen Gemeenschappelijke machtigings- en vertegenwoordigingsvoorziening DigiD bedrijven Nieuw Handelsregister (NHR) Overheidsservicebus (OSB) Terugmeldfaciliteit (TMF) (inmiddels Digimelding) Gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties (GOB) Datum: 23 december 2009 Pagina 3

4 Inleiding Algemeen Op 24 november 2009 heeft de gemeente Schiermonnikoog de definitieve versie van haar realisatieplan Elektronische Overheid opgeleverd. Dat plan is opgesteld onder aansturing van regie-adviseur Rinko Huisman en met begeleiding van e-adviseur Bert Gerlofs. Bestuurlijke goedkeuring moet nog verkregen worden en wordt begin januari 2010 verwacht. De gemeente Schiermonnikoog heeft in het kader van het EGEM-i programma ondersteuning van i- Teams aangevraagd om de consequenties van het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) voor het eigen realisatieprogramma te analyseren en de consequenties ervan in beeld te brengen. Dit onderzoek is uitgevoerd door Hielco Koeze, informatiemanager van het Samenwerkingsverband VAST, met begeleiding van Bert Gerlofs als e-adviseur. De resultaten van dit onderzoek worden in dit addendum samengevat, aangevuld met adviezen. Daarbij wordt aandacht besteed aan: 1. De huidige stand van zaken mbt de punten uit het vastgestelde realisatieplan 2. Een overzicht van nieuw op te nemen activiteiten (NUP-uitbreidingen (nieuwe bouwstenen) na oplevering realisatieplan) 3. Een benoeming van de verschillende aspectgebieden per onderwerp. Uitgangssituatie Op 18 april 2006 heeft de VNG de Verklaring Betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid getekend. Hiermee hebben ook de gemeenten beloofd hun best te doen bij de invoering van basisvoorzieningen van de elektronische overheid. In de periode zullen deze ontwikkelingen een grote impact hebben op de informatievoorziening en bedrijfsvoering van de gemeente Schiermonnikoog. Enkele belangrijke ontwikkelingen zijn: invoering van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG); invoering van de Omgevingsvergunning (WABO); invoering van het elektronische loket en de bijbehorende elektronische formulieren; invoering van het burgerservicenummer (BSN); invoering van elektronische authenticatievoorzieningen zoals DigiD. Naast wettelijke verplichtingen, heeft de gemeente Schiermonnikoog ook eigen ideeën en wensen op het gebied van elektronische dienstverlening. Om de invoering van de elektronische gemeente op een gestructureerde en beheersbare wijze te laten verlopen, is een projectorganisatie in het leven geroepen. Het realisatieplan geeft aan op welke wijze gemeente Schiermonnikoog gestalte wil geven aan de invoering van de elektronische overheid, welke individuele projecten worden uitgevoerd en wat de gevolgen hiervan zijn in termen van geld, tijd, organisatie en besturing. Dit plan dient als basis voor de besluitvorming door het gemeentebestuur. Van belang is aan te geven dat de dienstverlening raakt aan de aspecten van de organisatie. Daarmee ontkomen we er niet aan om in dit realisatieplan in te gaan op onze visie op dienstverlening en de gevolgen daarvan op onze organisatie en onze informatievoorziening. Datum: 23 december 2009 Pagina 4

5 Het Managementteam (MT) van de gemeente Schiermonnikoog heeft op 28 augustus 2008 het plan van aanpak EGEM vastgesteld van de fasen 1 (voorbereiding) tot en met 3 (ontwerp) voor de invoering van de e-overheid, oftewel het opstellen van een realisatieplan. B&W hebben op 9 sepember 2008 kennis genomen van dit plan van aanpak. Met het vaststellen van dit plan is eveneens de projectorganisatie in het leven geroepen (zie bijlage 1). Uitgangspunt voor het realisatieplan vormt de analyse van de huidige situatie en de visie op dienstverlening van de gemeente Schiermonnikoog. Ook is gebruik gemaakt van de ervaringen die de gemeente heeft opgedaan met het EGEM-i traject. De projectorganisatie, zijnde stuurgroep en de projectgroep, heeft aan diverse EGEM-activiteiten meegedaan. Soms betrof activiteiten in samenwerking met de andere Waddeneilanden. De ICT-outsourcing behoorde ook tot het EGEM-i traject. Dit werd in gezamenlijkheid met de andere Waddeneilanden opgepakt. De regieadviseur en de EGEM-i adviseur hebben de gemeente geholpen bij het tot stand komen van onderhavig plan en het ICT-outsourcing traject. Samenwerking Bij de totstandkoming van het EGEM-realisatieplan is Schiermonnikoog samen met de andere Friese Waddeneilanden op zoek gegaan naar een partner om de ICT voorzieningen adequaat en op niveau te kunnen (blijven) aanbieden. Samen kunnen gemeenten ICT-ontwikkelingen efficiënter en effectiever implementeren door het delen van mensen, middelen, kennis en commitment. Meer samenwerken leidt bovendien tot meer standaardisering. Dit drukt de kosten. Na een afwegingsproces is ervoor gekozen aansluiting te zoeken bij de gemeente Leeuwarden. Het traject van samenwerking verliep parallel aan het samenstellen van het realisatieplan maar heeft uiteraard grote effecten voor de uitvoering van het realisatieplan en dat van de andere eilanden. Om de afstemming tussen de realisatieplannen van de verschillende Waddeneilanden te bevorderen is gekozen voor eenzelfde EGEM-i adviseur voor alle eilanden. Inmiddels is binnen het samenwerkingsverband VAST ook een informatiemanager aangesteld die de samenwerking op ICT-vlak meer gestalte moet gaan geven. Opzet addendum In deze rapportage worden allereerst de in het oorspronkelijke realisatieplan opgenomen acties opgesomd met hun huidige status. Nieuw daarbij zijn de aspectgebieden, die in het oorspronkelijke plan niet benoemd werden. De aspectgebieden zoals genoemd in het implementatiemodel van EGEMi- Teams zijn bedoeld om richting te geven aan het implementatieproces. Het voorkomt een eenzijdige blik (bijvoorbeeld vanuit de ICT) op de invoering waardoor er een grotere kans op succes is. Per activiteit wordt vermeld welke aspectgebieden nadere aandacht behoeven en hoeveel (indien hiervan sprake is). We onderscheiden daarbij de volgende aspectgebieden: Dit aspectgebied gaat in op het hoe en wat van het informatiebeleid van de gemeentelijke organisatie en de consequenties daarvan voor de ICT. Op projectniveau betekent dit dat in kaart gebracht wordt wat de invloed is van de NUP bouwstenen op ICT en informatiebeleid. Voor een aantal bouwstenen van het NUP, zoals de BAG, zullen specifiek voor die bouwsteen nieuwe processen ontworpen moeten worden. Andere bouwstenen leiden tot aanpassingen van bestaande processen. De visie op dienstverlening kan leiden tot aanpassingen van bedrijfsvoeringprocessen. Datum: 23 december 2009 Pagina 5

6 De invoering van de eoverheid en het werken aan een integraal georganiseerde gemeente heeft grote consequenties voor personeel en organisatie. Denk bijvoorbeeld aan competenties, kennis etcetera. Daarnaast is het een vraagstuk hoe om te gaan met de personele bezetting en de manier van organiseren van de implementatie zelf. Op bedrijfsvoeringniveau moet gekeken worden naar de gevolgen van de invoering van NUP op de regelgeving. die intern geldt (effecten op personeel, OR) maar ook regelgeving die extern geldt, zoals apv s. Verandermanagement & Communicatie Op welke wijze wordt de verandering, veroorzaakt door de implementatie van NUP, begeleid en hoe blijft iedereen geïnformeerd en betrokken tijdens het implementatieproces. Hoe ziet de inrichting van de besturing van de implementatie eruit. Op welke wijze en door wie wordt sturing gegeven aan de veranderingen in de organisatie. Vervolgens wordt aangegeven welke bouwstenen uit het NUP ontbreken in het realisatieplan (bv omdat zij pas later aan het NUP zijn toegevoegd). Hiervan worden ook weer de aspectgebieden benoemd, tevens wordt per activiteit een analyse gegeven van nut en noodzaak van de betreffende bouwsteen. Een inschatting van het aantal benodigde uren en een voorlopige planning completeert het geheel. Datum: 23 december 2009 Pagina 6

7 Stand van zaken geplande activiteiten Opstellen realisatieplan en inrichting e-gemeente (EGEM) Planning: November 2009 Status: afgerond Het project is geen onderdeel van het NUP maar regelt de totstandkoming van het realisatieplan en is dus afgerond. Inrichting organisatie (ORG) Planning: December 2011 Status: lopende Het project is geen onderdeel van het NUP maar hangt samen met de herinrichting van de ICT-functie in het kader van de samenwerking. Door de samenwerkingspartner is aangegeven dat er geen concrete stappen mogen worden verwacht voor medio 2010, inrichting van de beheerorganisatie hangt daar nauw mee samen. Invoering wordt momenteel voorbereid. Onder dit project vallen de volgende deelprojecten: Uitbesteding ICT Inrichting beheerorganisatie Inrichting architectuur Inrichting Frontoffice Waddensamenwerking, organisatorisch Applicatie- en gegevensbeheer (decentraal inrichten) Taakinhouden wijzigen, nieuwe beheerfuncties Verandermanagement & Communicatie Organisatie moet ingericht en geïnformeerd worden Inrichten regiefunctie Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) Planning: Februari 2010 Status: lopende Het project wordt in nauwe samenwerking met de andere Friese Waddeneilanden uitgevoerd. Gezamenlijk is uitstel van de verplichte invoeringsdatum van 1 juli 2009 naar 1 juli 2010 gevraagd (en verkregen). Administratieve gegevens zijn op orde, GEO-info binnenkort. Aanschaf/inrichting nieuwe applicatie BAG-proces inrichten (nieuw proces) BAG-beheer invullen Wettelijke kaders basisregistraties Verandermanagement & Communicatie Organisatie moet ingericht & geïnformeerd worden grote impact, reguliere bedrijfsvoering Datum: 23 december 2009 Pagina 7

8 Basisregistratie Personen (BRP) Planning: Januari 2010 Status: lopende Invoering geautomatiseerde TMV is gaande, procesbeschrijvingen zijn in de maak. Wettelijke verplichting gebruik authentieke gegevens is operationeel per Applicaties migreren, aanvullingen implementeren Met name nieuwe wettelijke verplichtingen toevoegen (TMV) Weinig tot geen Wettelijke kaders Weinig verandering tov huidige situatie (goed beschreven) Modernisering GBA (mgba) Planning: Januari 2010 Status: lopende Zwaar afhankelijk van landelijke ontwikkelingen Afhankelijk van softwareleverancier Vooralsnog geen wijzigingen Weinig tot geen Wettelijke kaders Weinig verandering tov huidige situatie (goed beschreven) Kadastrale informatie (KAD) Planning: Juli 2012 Status: nog niet gestart Weinig, gebruik maken van door anderen beheerde content Nog uit te werken Integrale GEO-visie bepalen, samenhang met overige GEO-onderwerpen Datum: 23 december 2009 Pagina 8

9 Registratie Niet Ingezetenen (RNI) Planning: nntb (afhankelijkheid) prioriteit laag benodigde uren (in + extern): nntb Verandermanagement & Communicatie Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT of GBKN) In afwachting van landelijke ontwikkelingen. Planning: nntb (afhankelijkheid) prioriteit laag benodigde uren (in + extern): nntb Verandermanagement & Communicatie Basisregistratie Waardebepaling Onroerende Zaken (WOZ) Afhankelijk van invoering BAG Planning: december 2009 prioriteit middel benodigde uren (in + extern): nntb Verandermanagement & Communicatie Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB) Planning: Juli 2009 Status: gerealiseerd Betreft eerste fase, omtrent de vervolgfasen bestaat nog geen duidelijkheid. Bekendmaking regelen Weinig impact wegens geringe omvang Wettelijke kaders Verandermanagement & Communicatie, zeer geringe omvang Datum: 23 december 2009 Pagina 9

10 Inrichting Integrale Gemeentelijke Informatievoorziening (IGI) Planning: Januari 2012 Status: vooronderzoek Het project wordt in nauwe samenwerking met de andere Friese Waddeneilanden uitgevoerd. Gezien de grote infrastructurele afhankelijkheid van de samenwerkingspartner in deze is invoering nog niet gestart. Momenteel loopt een vooronderzoek naar de eisen, wensen, mogelijkheden en onmogelijkheden, in nauwe samenwerking met de infrastructuurpartner. In onderzoek In onderzoek In onderzoek In onderzoek Verandermanagement & Communicatie In onderzoek In onderzoek Omgevingsvergunning (WABO Planning: April 2010 Status: lopende Het project wordt in nauwe samenwerking met de andere Friese Waddeneilanden uitgevoerd. Invoering wet is vertraagd naar (minimaal) 1 juli Applicatiekeuze is lopende, inrichting van de applicatie in nauwe samenwerking met de samenwerkingspartner. Aanschaf/inrichting nieuwe applicatie Vergunningenproces opnieuw inrichten, hoge impact Wellicht herindeling taken noodzakelijk (van vakgebied naar integrale vergunningenaanpak) Wettelijke kaders Hoge impact ihkv wettelijke kaders en verzwaarde eisen Bestemmingen (DURP) Planning: Januari 2012 Status: lopende Implementatie van de applicatie is in samenwerkingsverband gerealiseerd en operationeel. Beschikbaar stellen van digitale bestemmingsplannen is gaande. Aanschaf inrichting nieuwe applicatie Digitalisering bestaande procesen nieuwe taakgebieden Wettelijke kaders nieuwe aspecten Datum: 23 december 2009 Pagina 10

11 Wet Infrastructuur Ondergrondse Netwerken (WION) Planning: Juli 2010 Status: lopende Applicatie is geselecteerd, brondata worden verzameld. Implementatie wordt voor de wettelijke einddatum 1 juli 2010 verwacht. Aanschaf/inrichting nieuwe applicatie Weinig verandering tov bestaande situatie (meldingen) Verantwoordelijkheid beleggen Wettelijke kaders Weinig impact, proces blijft identiek alleen reactietijden en cosequenties wijzigen Inrichting Elektronische Dienstverlening (EDV) Planning: Juli 2012 Status: lopende Onder dit project vallen de volgende deelprojecten Digitaliseren 10 producten Digitaal loket Inrichting E-formulieren Samenwerkende catalogi Decentrale regelgeving op internet Website geschikt maken voor blinden en slechtzienden Documentbeheer Bekendmakingen Raadinformatiesysteem (RIS) (geen NUP-onderdeel) Bedrijvenloket (BL) Persoonlijke Internetpagina (PIP) Digitaal zorgloket Elektronische Nederlandse Identititeitskaart (enik) Digitaal Klantendossier (DKD) Verandermanagement & Communicatie Hoge impact, koppelingen frontoffice/midoffice/backoffice Hoge impact, van handmatig naar digitale (geautomatiseerde) afhandeling Taken wijzigen, bestaande regelgeving blijft gelden Organisatie moet geïnformeerd/opgeleid worden Monitorfunctie van handmatig naar geautomatiseerd, kengetallen en managementinfo Datum: 23 december 2009 Pagina 11

12 Deregulering (DR) Planning: Juli 2012 Status: lopende Dit project is erop gericht om de eigen gemeentelijke regels en vergunningen te laten doorlichten op nut/noodzaak en zogenaamde administratieve lasten (snoeiplan vereiste vergunningen). Op basis daarvan dient een maatregelenplan te worden opgesteld om gevonden knelpunten op te lossen. Inmiddels is het maatregelenplan vastgesteld en wordt verder uitgevoerd. Sommige processen vervallen Wellicht personele consequenties door minder regelgeving (opstellen beleid & handhaving) Hoge impact Verandermanagement & Communicatie Organisatie moet geinfomeerd worden, cultuuromslag wellicht aan de orde (minder controle en handhaving, meer dienstverlening) Cultuuromslag begeleiden, personele consequenties Gevonden voorwerpen (GV) Planning: Januari 2011 Status: lopende Het beheer van gevonden voorwerpen is overgedragen van politie naar gemeente. Inetrnetapplicatie is aangeschaft en actief, werkprocessen nog optimaliseren Aanschaf internetapplicatie Ingericht, optimaliseren Taakomschrijving beheerder Regulier Datum: 23 december 2009 Pagina 12

13 Nieuw op te nemen activiteiten Het NUP beslaat in zijn huidige vorm 19 bouwstenen, hieronder is een overzicht opgenomen. De nog niet in het realisatieplan opgenomen elementen zijn in rood weergegeven Toegang tot elektronische informatie 1. Webrichtlijnen 2. Samenwerkende catalogi 3. Antwoord voor Bedrijven 4. MijnOverheid.nl (als onderdeel van E-loket) 5. Overheid heeft Antwoord Beveiliging authenticatie informatie 6. DigiD burger 7. Gemeenschappelijke machtigings- en vertegenwoordigingsvoorziening 8. DigiD bedrijven Nummers 9. Burger Service Nummer (BSN) Basisregistraties 10. Gemeentelijke Basisregistratie Personen (GBA) 11. Registratie Niet Ingezetenen (RNI) 12. Nieuw Handelsregister (NHR) 13. Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) 14. Topografie 15. Kadaster 16. Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT of GBKN) E-informatieuitwisseling 17. Overheidsservicebus (OSB) 18. Terugmeldfaciliteit (TMF) 19. Gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties (GOB) Datum: 23 december 2009 Pagina 13

14 Webrichtlijnen In samenwerkingsverband wordt inmiddels gekeken naar de stroomlijning van de websites en het uitnutten van de mogelijkheden van het CMS. De mogelijkheden voor het aanstellen van een webmanager op samenwerkingsniveau worden onderzocht. Webrichtlijnen kunnen dan worden opgepakt en (beter) geïmplementeerd worden. Planning: Q prioriteit middel benodigde uren (in + extern): 25 Hulpmiddelen onderhoud website (hulp CMS-leverancier) (wellicht later te beleggen bij webmanager (nieuwe functie)) Wettelijke kaders Verandermanagement & Communicatie, projectmatige aansturing Gemeenschappelijke machtigings- en vertegenwoordigingsvoorziening In afwachting van landelijke ontwikkelingen. Planning: nntb (afhankelijkheid) prioriteit laag benodigde uren (in + extern): nntb Verandermanagement & Communicatie DigiD bedrijven In afwachting van landelijke ontwikkelingen. Planning: nntb (afhankelijkheid) prioriteit laag benodigde uren (in + extern): nntb Aspctgebied Verandermanagement & Communicatie Datum: 23 december 2009 Pagina 14

15 Nieuw Handelsregister (NHR) Nog geen aandacht in de lopende planvorming. Volgend jaar in de planning opnemen, gevolgen lijken beperkt. Deadline Planning: nntb (afhankelijkheid) prioriteit laag benodigde uren (in + extern): nntb Verandermanagement & Communicatie Overheidsservicebus (OSB) Technische voorziening, landelijke ontwikkelingen (vanuit softwareleveranciers) afwachten en daarop reageren. In het licht van de lopende uitbesteding van de infrastructuur meer een aandachtspunt voor de samenwerkingspartner dan de gemeente zelf. Planning: nntb (afhankelijkheid) prioriteit laag benodigde uren (in + extern): nntb Verandermanagement & Communicatie Terugmeldfaciliteit (TMF) (inmiddels Digimelding) Technische voorziening, landelijke ontwikkelingen (vanuit softwareleveranciers) afwachten en daarop reageren. In het licht van de lopende uitbesteding van de infrastructuur meer een aandachtspunt voor de samenwerkingspartner dan de gemeente zelf. Planning: nntb (afhankelijkheid) prioriteit laag benodigde uren (in + extern): nntb Activiteiten worden extern belegd Taakinhoud ICT-medewerker wijzigt Inrichten regiefunctie, geen eigen personeel meer Datum: 23 december 2009 Pagina 15

16 Gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties (GOB) Technische voorziening, landelijke ontwikkelingen (vanuit softwareleveranciers) afwachten en daarop reageren. In het licht van de lopende uitbesteding van de infrastructuur meer een aandachtspunt voor de samenwerkingspartner dan de gemeente zelf. Planning: nntb (afhankelijkheid) prioriteit laag benodigde uren (in + extern): nntb Activiteiten worden extern belegd Taakinhoud ICT-medewerker wijzigt Inrichten regiefunctie, geen eigen personeel meer Datum: 23 december 2009 Pagina 16