Programmaplan I-NUP+ Herijking EGEM. Datum 31 juli 2013 Auteur Bram Verrips

Transcriptie

1 Programmaplan I-NUP+ Herijking EGEM Datum 31 juli 2013 Auteur Bram Verrips

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding De visie en missie Positie en opbouw Projecten Evaluatie EGEM I-NUP Financiën Risico s... 8 Bijlage 1: Verklarende woordenlijst Bijlage 2: Omschrijving per project BAG-WOZ koppeling Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Basisregistratie Ondergrond (BRO) Nieuw Handelsregister (NHR) Digitaal archiveren (substitutie) Werken op afspraak Landelijke Voorziening WOZ Processen optimaliseren Klanttevredenheidsonderzoek Basis Registratie Personen (GBA+RNI) Informatiebeveiligingsplan Bring Your Own Device beleid Basis Registratie Kadaster (BRK) levering E-herkenning voor bedrijven Webrichtlijnen

3 1. Inleiding 1.1 In 2008 is begonnen met het programma Elektronische GEMeente (EGEM). Het doel van dit programma was enerzijds te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, opgelegd vanuit de Rijksoverheid. Anderzijds om de dienstverlening te verbeteren en de administratieve lastendruk voor de burger te verlichten. Aan de hand van de Routeplanner (int ) is gestart met de uitvoering van het EGEM programma. Met het informatiebeleidsplan (int ) is het programma herijkt. Het EGEM programma bestaat uit 23 projecten. De afgelopen jaren zijn een groot aantal van deze projecten afgerond. Een aantal projecten lopen op dit moment nog en een aantal projecten moeten nog gestart worden. De kern van het oorspronkelijke EGEM programma wordt gevormd door het stelsel van 13 basisregistraties. Basisgegevens worden in deze registraties eenmalig vastgelegd en meervoudig gebruikt. Hierdoor wordt voorkomen dat onnodig reeds e gegevens opnieuw aan de klant gevraagd worden. Bijkomend voordeel van de basisregistraties is dat ze gemuteerd worden op basis van brondocumenten. Zo zijn de gegevens in de basisregistratie te herleiden en te controleren. Dit verhoogt de kwaliteit van de geregistreerde gegevens. De basisregistraties worden met elkaar gekoppeld, zo wordt informatie verrijkt en ontstaat er een kennisbank voor de hele overheid. Om het stelsel compleet te maken moeten de laatste basisregistraties de komende jaren opgebouwd en/ of aangesloten worden. Ook zijn er nog een aantal bouwstenen met het doel de digitale dienstverlening aan de (interne) klant te verbeteren. Met het opstellen van het informatiebeleidsplan (int ) en het dienstverleningsconcept (int ) is een beleidskader vastgesteld om hier invulling aan te geven. Samengevat zullen we tot 2016: 1. Het stelsel van basisregistraties vaker gebruiken binnen de reguliere werkprocessen. 2. In spelen op de huidige maatschappelijke ontwikkelingen op het gebied van (digitale) dienstverlening. 3. Middels kleine organisatorische en technische aanpassingen efficiënter werken en kwalitatief betere resultaten leveren voor de (interne) klant. Om de vastgestelde doelen te realiseren, wordt met dit document het EGEM programma herijkt. Nieuwe projecten worden toegevoegd en bij bestaande projecten worden waar nodig de toegekende middelen herzien. Met dit programmaplan wordt hier invulling aangegeven. Er is voor gekozen om het programma I-NUP+ te noemen. Voorheen heeft het programma vanuit de Rijksoverheid verschillende namen meegekregen. EGEM-i, EGEM, NUP en als laatste I-NUP. Wij willen meer doen dan enkel het programma draaien zoals de Rijksoverheid dit voorschrijft. Zo creeëren we meerwaarde voor onze organisatie en profiteren we optimaal van de bouwstenen die we inrichten. Daarom noemen wij het programma I-NUP+! 2

4 1.2 De visie en missie Uit zowel het informatiebeleidsplan , als het dienstverleningsconcept zijn de visie en missie samen te vatten in één punt. Dat is te groeien naar INK fase 3: In deze periode willen we als organisatie een groei maken van activiteit- naar een ketengerichte organisatie (conform fase 3 model Instituut Nederlandse Kwaliteit). Hiervoor zal de omslag gemaakt moeten worden van een aanbodgerichte naar een vraaggerichte dienstverlening. Deze doelstelling is eerder geformuleerd in het Realisatieplan gemeente Uitgeest en in het Informatiebeleidsplan Uit een nulmeting in 2008 is gebleken dat we op dat we destijds hoofdzakelijk activiteit gericht (fase 1) opereerden. De groei naar een ketengerichte organisatie is nodig omdat gemeenten niet meer op zichzelf staan, maar in hun processen opereren met ketenpartners als de milieudienst, het werkplein, sverbanden met gemeenten, etc. Ook verwachten klanten meer. Door verder gaande digitalisering van de samenleving is informatie direct en volledig beschikbaar. Om niet achterop te raken op deze trends is het noodzakelijk mee te veranderen en te groeien naar een ketengerichte organisatie. Alleen zo kunnen we aan onze wettelijke taken en verwachtingen van de klant blijven voldoen. In dit document wordt verder niet ingegaan op visie, strategie en doelstellingen. Hiervoor wordt verwezen naar eerder genoemde beleidsdocumenten. 1.3 Positie en opbouw Met deze herijking naar van EGEM naar I-NUP+ wordt invulling gegeven aan het informatiebeleidsplan en het dienstverleningsconcept In deze beleidsplannen is het volgende model weergegeven: 3

5 De paars weergegeven traptreden maken onderdeel uit van de beleidsplannen. De geel weergegeven traptreden worden in dit document beschreven. Door de projecten te realiseren die in dit programma worden genoemd, bereiken we uiteindelijk de doelstelling om door te groeien naar INK fase 3. Het document is als volgt opgebouwd. Eerst wordt het EGEM programma geëvalueerd. Er wordt aangegeven welke projecten afgerond zijn, welke projecten voorlopig uitgesteld (geparkeerd) worden en welke opgenomen worden in I-NUP+. Vervolgens volgt een overzicht van projecten die nog niet benoemd waren. Het totaal aan projecten wordt in een programmaplanning gepresenteerd. In deze planning wordt aangegeven wanneer projecten starten en afgerond worden. Er wordt in de planning rekening gehouden met wettelijke verplichtingen en regio gemeenten. In het hoofdstuk financiën wordt aangegeven wat er per project aan krediet nodig is en hoe dit gedekt is. Tenslotte volgt er in de bijlage een woordenlijst. Hierin is aangegeven wat bepaalde afkortingen of begrippen betekenen. In de tweede bijlage is een projectenoverzicht te vinden. Hierin wordt per project aangegeven wat de smogelijkheden zijn met de gemeente en met gemeenten in de regio. Ook wordt per project de prioriteit benoemd, het projectresultaat, een omschrijving per project en de in te zetten personeelsleden. 4

6 2. Projecten 2.1 Evaluatie EGEM In onderstaande overzicht zijn de projecten weergegeven, zoals deze in het EGEM programma opgenomen zijn sinds de herijking in Per project is aangegeven wat de status is. Dit kan zijn afgerond, lopend, nog te starten of te parkeren. Project Afgerond Lopend Nog te starten Te parkeren P01 website P02 wet & regelgeving op internet (CVDR) P03 Verbeteren telefonische bereikbaarheid P04 WION P05 dig. bestemmingsplannen (DURP) P06 BAG P07 Verplicht gebruik GBA P08 Handelsregister NHR, topografie BGT P09 Businesscase Geo-outsourcing P10 kwaliteitsslag BRS P11 Informatiebeleidsplan ondersteuning programmamanagement P12 zaakgericht werken (Corsa Case) P13 Wabo P14 processen publieksbalie (knip FO/BO) P15 Samenwerking gemeente P16 Inrichten gegevensmagazijn midoffice P17 Inrichten zakenmagazijn midoffice P18 Masterplan P19 Businesscase Hardware en netwerken P20 Aanpassen fysieke balie P21 WMO regelhulp (NUP) P22 DigiD voor bedrijven (NUP) P23 Digitaal Klant Dossier 2 (DKD2 - NUP) De nog te starten projecten (P08, P14 en P22) worden per direct opgenomen in het I- NUP+ programma. Zodra P18 afgerond is, zal het EGEM programma gesloten worden. 5

7 2.2 I-NUP In het nieuwe I-NUP+ programma worden 15 projecten opgenomen. In bijgevoegde overzicht wordt per project een prioriteit meegegeven in de vorm van een 1 of een 2. Deze cijfers staan voor: 1. Hoge prioriteit in verband met een wettelijke verplichting of direct gevaar voor de bedrijfsvoering bij niet uitvoeren 2. Minder hoge prioriteit in verband met verbeteringen in de dienstverlening en efficiënter werken. In onderstaande overzicht is aangegeven welke projecten opgenomen worden in het I-NUP+ programma, welke projecten overgenomen zijn uit het voormalige EGEM programma en welke prioriteit het project heeft. Project Overgenomen uit EGEM Prioriteit 1. BAG-WOZ koppeling 1 2. BGT P BRO 1 4. NHR P Digitaal archiveren 2 6. Werken op afspraak 2 7. LV WOZ 1 8. Processen optimaliseren P Klanttevredenheidsonderzoek BRP (GBA+RNI) Informatiebeveiligingsplan BYOD beleid Kadastrale leveringen E-herkenning voor bedrijven P Webrichtlijnen 2 De projecten zijn onder te verdelen in drie categorieën: 1. Het stelsel van basisregistraties (projecten 1, 2, 3, 4, 7, 10 en 13). 2. Digitaal werken (de projecten 5, 8 en 12). 3. Verbeteren van de (online) dienstverlening (de projecten 6, 9, 14 en 15). Een uitgebreide omschrijving per project is te vinden in bijlage 2. 6

8 3. In onderstaande planning hebben de geel aangegeven planningsblokken betrekking op het realiseren van een project met prioriteit 1. De groen weergegeven planningsblokken hebben betrekking op een project met prioriteit 2.In overleg met de opdrachtgever kan de planning gedurende de looptijd van het programma aangepast worden, indien nodig en mogelijk. Jaar Kwartaal BAG-WOZ koppeling 2. BGT 3. BRO 4. NHR 5. Digitaal archiveren 6. Werken op afspraak 7. LV WOZ 8. Processen optimaliseren 9. Klanttevredenheidsonderzoek 10. BRP (GBA+RNI) 11. Informatiebeveiligingsplan 12. BYOD beleid 13. Kadastrale leveringen 14. E-herkenning voor bedrijven 15. Webrichtlijnen 7

9 4. Financiën In onderstaande overzicht is aangegeven welk krediet per project nodig is om I- NUP+ uit te kunnen voeren. De projecten binnen het EGEM programma zijn de afgelopen jaren ruim binnen het beschikbare krediet gerealiseerd. Daarom heeft het I-NUP+ programma geen gevolgen voor de kapitaallasten in de meerjarenbegroting. De definitieve eindafrekening van het EGEM programma wordt in te zijner tijd in een voorstel aangeboden ter besluitvorming. Hieronder wordt aangegeven welke bedragen opgenomen zullen worden in de meerjarenbegroting. Project BAG-WOZ koppeling BGT BRO NHR Digitaal archiveren Werken op afspraak LV WOZ Processen optimaliseren Klanttevredenheidsonderzoek 10. BRP (GBA+RNI) Informatiebeveiligingsplan BYOD beleid 13. Kadastrale leveringen E-herkenning voor bedrijven Webrichtlijnen Onvoorzien Totaal Het totaal krediet dat gevraagd wordt komt op ,- in de periode 2014 tot en met Bij het opstellen van de begroting zal jaarlijks aangegeven welke projecten er dat jaar uitgevoerd zullen worden. 5. Risico s Binnen dit programmaplan worden risico s gezien als een mogelijk verstorende factor op het realiseren van vooraf benoemde doelstellingen, binnen de daarvoor gestelde kaders. Een risico wordt uitgedrukt in de kans dat de verstorende factor zich manifesteert en de impact die dit heeft op het resultaat. Er kunnen risico s benoemd worden per project en voor het programma als geheel. In dit document beperken we ons tot het benoemen van de programmarisico s. Dit omdat de risico s van een project pas goed in te schatten zijn op het moment dat het project op het punt staat opgestart te worden. De risico s per project worden daarom in het projectvoorstel opgenomen. In bijgevoegde matrix zijn de risico s voor het programma als geheel beschreven. Dit inclusief beheersmaatregelen.

10 Nr Risico Kans Impact Beheersmaatregelen 1 Onvoldoende personele capaciteit Groot Groot Tijdig starten met het plannen van de werkzaamheden Prioriteit geven aan de programma werkzaamheden Extern inhuren capaciteit voor uitvoerende werkzaamheden Verschuiven einddatum indien mogelijk 2 Onvoldoende financiële middelen Middel Groot Tegenvallers compenseren met meevallers binnen het programma Geen wijzigingen aanbrengen in het beschikbare krediet 3 Vertraging in wetgeving Groot Klein Projecten in de planning naar achter doorschuiven en andere projecten naar voren halen 4 Ontbreken van draagvlak in de organisatie Klein Groot Betrekken belanghebbenden vanaf de start van het programma Tijdig informeren van opdrachtgever over voortgang en knelpunten Projectmatig werken Organisatiebrede communicatie via intranet en 'uit de afdelingen' Onvoldoende ondersteuning gemeente 5 Middel Groot Betrekken gemeente bij het opstellen van de project planning Periodiek bespreken voortgang met contactpersonen van de gemeente Doorlopen escalatieproces indien nodig 6 Vertraging door derden Klein Middel Vooraf haalbaarheid van regiogemeenten bepalen Gezamenlijk opstellen van een projectplan Loskoppelen van activiteiten indien nodig en mogelijk Tijdig opdracht verlenen aan leveranciers Tijdig inplannen werkzaamheden 7 Vertraging door dienstverlening leveranciers Groot Middel Aanpassen planning op basis van opleverdata te ontwikkelen producten 8 Gemeentelijke herindeling of ambtelijke fusie Middel Groot Het programmaplan gaat uit van landelijke ontwikkelingen en wettelijke verplichtingen. Vrijwel iedere gemeente heeft hiermee te maken. Mocht het risico zich manifesteren, dan zal het bekeken worden wat dit betekend voor dit plan. Tot die tijd worden de ontwikkelingen aandachtig gevolgd. 9

11 Bijlage 1: Verklarende woordenlijst Woord Backoffice BAG BAGid Baseline Basisregistratie BGT BRK Levering BRO Bronhouder BRP BYOD CMG EGEM Verklaring Afdelingen en medewerkers die ondersteuning bieden aan de dienstverlening, maar zelf geen direct contact met klanten hebben De Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) is de naam voor twee Nederlandse Basisregistraties, te weten de Basisregistratie Adressen (BRA) en de Basisgebouwenregistratie (BGR) Unieke identificatiecode per object dat opgenomen is in de BAG Een momentopname van een reeks gegevens op een bepaald moment Een systematische verzameling van gegevens over personen, instellingen of zaken die uniform en centraal worden bijgehouden. Er wordt van uitgegaan dat de overheid deze "authentieke gegevens" zonder enig verder onderzoek in haar werk kan gebruiken. De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is een basisregistratie van de Nederlandse overheid. In de BGT wordt de topografie van heel Nederland op een eenduidige wijze vastgelegd en beschikbaar gesteld voor alle gebruikers. Dagelijkse levering van kadastrale gegevens De Basisregistratie Ondergrond (BRO) bevat gegevens over geologische en bodemkundige opbouw, de ondergrondse infrastructuur en gebruiksrechten. De bronhouder is de gegevensleverancier van de basisregistratie. Deze is verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen van de juiste en actuele gegevens in zijn basisregistratie. Basisregistratie Personen is de GBA in combinatie met de RNI Mogelijkheid om op zelf meegebrachte ICT apparatuur te werken binnen het netwerk Civison makelaar (distributie en magazijn) distribueert de gemeentelijke (basis) gegevens naar de aangesloten taak specifieke applicaties Het programma Egem (elektronische gemeenten) heeft als missie het ondersteunen van gemeenten bij het verbeteren van hun dienstverlening en bedrijfsprocessen door effectieve en efficiënte inzet van ICT. EGEM-i E-herkenning GBA IMGEO 2.0 EGEM-i is de organisatie die gemeenten concrete hulp biedt bij de invoering van de elektronische overheid. Elektronische herkenning is Digid voor bedrijven De Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) registreert ieders administratieve levensloop. Bijvoorbeeld: geboorte, huwelijk, echtscheiding, adreswijziging en overlijden De inhoud van de BGT is vastgelegd in het Informatiemodel IMGEO 2.0. Dit is een datamodel dat aangeeft hoe objecten moeten worden aangeduid en weergegeven. 10

12 Informatiebeveiligingsplan Plan om informatie te beveiligen tegen diefstal of verlies INK I-NUP KPI Lean LV Massale Output Het Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK) is een onafhankelijke stichting die zich richt op het ondersteunen van organisaties op weg naar excellente prestaties De overheidsbrede implementatieagenda dienstverlening e- overheid, kortweg i-nup, bestaat uit vier hoofdlijnen:1. Het loket voor burgers, 2. Digitale dienstverlening aan bedrijven, 3. Het Stelsel van Basisregistraties, 4. Implementatieondersteuning voor gemeenten. I-NUP bouwt voort op het NUP Kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) zijn variabelen om prestaties van organisaties te analyseren. Het is een managementinstrument Manier van werken waarbij alles en iedereen in de organisatie zich richt op het creëren van waarde in alle processen en het elimineren van verspillingen Bij basisregistraties die meerdere (landelijk verspreide) bronhouder(s) of afnemers hebben is vaak sprake van een Landelijke voorziening (LV). In die landelijke voorziening worden alle functie/elementen centraal/landelijk opgeslagen. Maandelijkse levering van kadastrale gegevens NHR Niet ingezetenen NUP PDC RNI Suwinet TSA's Typo3 Webrichtlijnen Webservices WOZ Het nieuw handelsregister (NHR) is een door de kamer van koophandel gehouden register, waarin rechtspersonen en ondernemingen vermeld staan met hun gegevens Dit zijn mensen die niet in Nederland wonen, of korter dan 4 maanden, maar wel een relatie met de Nederlandse Overheid hebben Het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e- Overheid (NUP) zorgt voor focus op het verbeteren van de dienstverlening in de e-overheidsagenda. Het NUP bestaat uit een aantal basisvoorzieningen en een aantal voorbeeldprojecten Een Product-Diensten catalogus (PDC) is een applicatie voor het beschrijven en via een website ontsluiten van (groepen van) goederen of diensten Registratie Niet Ingezetenen (RNI) is de basisregistratie met persoonsgegevens van niet-ingezetenen Elektronische infrastructuur gebruikt bij de uitvoering van de taken die bij of krachtens de wet aan gemeenten zijn opgedragen Een Taak Specifieke Applicatie (TSA) is een computerprogramma dat gebruikt wordt voor het vastleggen, bewerken en interpreteren van informatie met een concreet doel TYPO3 is een gratis opensource webcontent managementsysteem voor middelgrote en grote websites Set afspraken waar websites aan moeten voldoen om toegankelijk te zijn voor iedereen Een web service is een methode van communicatie tussen twee applicaties via het internet Wet waardering onroerende zaken (WOZ) regelt de waardering van alle onroerende zaken in Nederland ten behoeve van belastingheffing 11

13 Bijlage 2: Omschrijving per project 2.1 BAG-WOZ koppeling Resultaten regionale 1. BAG-WOZ koppeling Bram Verrips Start: oktober 2012 Eind: december 2013 R Ja int q Nee q Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency R Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering De BAG panden en WOZ deelobjecten zijn op elkaar afgestemd. De WOZ deelobjecten beschikken over een BAGID. De WOZ adressen zijn conform de BAG. De BAG wordt technisch gekoppeld op de CMG. R Gezamenlijk project q Personele ondersteuning q Mogelijk gezamenlijk project R Niet van Toepassing Om eenmalig vastleggen en meervoudig gebruik van BAG gegevens mogelijk te maken moeten de adressen en objecten uit de WOZ gelijk zijn aan die van de BAG. Hiervoor wordt een vergelijking uitgevoerd. Waar de WOZ afwijkt van de BAG wordt de WOZ aangepast. Tenslotte volgt een technische koppeling van de BAG op de CMG, zodat mutaties vanuit de BAG rechtstreeks overgenomen worden in TSA's, waaronder de WOZ. De BAG-WOZ koppeling is randvoorwaardelijk voor de aansluiting op de Landelijke Voorziening WOZ. Deze aansluiting is wel wettelijk verplicht. Inzet intern personeel Pink Roccade en GOUWIT voor het realiseren van de koppeling Claudia Snijders, Ronald Rustemeier, Saskia Engelhart Benodigd budget Prioriteit 1 12

14 2.2 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) regionale 2. Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Bram Verrips Start: september 2013 Eind: juni 2014 R Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: q Verbetering dienstverlening Een uniform topografisch basisbestand met objecten volgens IMGEO 2.0 waar de gemeente bronhouder van is. R Gezamenlijk project q Personele ondersteuning R Mogelijk gezamenlijk project De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) wordt de gedetailleerde grootschalige basiskaart (digitale kaart) van heel Nederland. Op een eenduidige vlakgerichte manier wordt de ligging van alle fysieke objecten geregistreerd. Voorbeelden zijn gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en (landbouw) terreinen. De gemeente is één van de bronhouders van deze basisregistratie. Binnen het project zullen keuzes gemaakt moeten worden over welke objecten we bij willen houden naast de objecten die wettelijk verplicht zijn.. Daarnaast dient de kaart volledig vlakgericht gemaakt te worden. Ook heeft e.e.a. gevolgen voor de aanleverprocessen van mutaties vanuit de vakafdelingen. De BGT is onderdeel van het stelsel van basisregistraties. Voor de opbouwfase zal een keuze gemaakt moeten worden welke niet wettelijk verplichte objecten we bij willen gaan houden in de BGT. Inzet intern personeel Het vlakgericht maken van het kaartmateriaal wordt uitbesteedt. Nvt Benodigd budget Prioriteit 1 13

15 2.3 Basisregistratie Ondergrond (BRO) regionale Inzet intern personeel Benodigd budget 3. Basisregistratie Ondergrond (BRO) Bram Verrips Start april 2014 Eind: december 2014 R Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: q Verbetering dienstverlening Het raadplegen, terugmelden en aanleveren van informatie met betrekking tot de ondergrond in Uitgeest via webservices van en naar de landelijke voorziening. R Mogelijk gezamenlijk project q Personele ondersteuning q Mogelijk gezamenlijk project R Niet van Toepassing De nieuwe wet Basisregistratie Ondergrond (BRO) treedt op 1 januari 2015 in werking. Met deze wet worden in de toekomst alle relevante bodem- en ondergrondgegevens op een centraal punt beheerd en beschikbaar gesteld. Dit is waardevol omdat hergebruik van data dan mogelijk is en dubbel onderzoek worden voorkomen. Gemeenten zijn als bronhouder verplicht de basisregistratie te gebruiken. Het aanleveren van mutaties verloopt via webservices. Deze moeten geïnstalleerd worden. De BRO is onderdeel van het stelsel van basisregistraties. Mogelijk voor het installeren van de webservices Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor bodemonderzoek Prioriteit 1 14

16 2.4. Nieuw Handelsregister (NHR) 4. Nieuw Handelsregister (NHR) Bram Verrips Start: augustus 2013 Eind: juni 2014 regionale R Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering dienstverlening Technische aansluiting op het Handelregister en het inregelen van het binnengemeentelijk gebruiken van de gegevens uit deze basisregistratie. q Gezamenlijk project R Personele ondersteuning q Mogelijk gezamenlijk project R Niet van Toepassing Het Handelsregister is de basisregistratie waarin alle bedrijven en rechtspersonen opgenomen zijn. Mits deze ingeschreven staan bij de KvK. Gemeenten zijn vanaf 1 juli 2014 verplicht deze gegevens te gebruiken in hun werkprocessen. Dit op basis van eenmalig vastleggen en meervoudig gebruik. Het NHR is onderdeel van het stelsel van basisregistraties. Het project start met het opschonen van de gegevens van niet-natuurlijke personen in TSA's aan de hand van het NHR bestand. Vervolgens kan technisch aangesloten worden op deze basisregistratie. Tenslotte worden gebruikers van de gegevens geïnstrueerd en worden werkafspraken gemaakt. Pink Roccade voor het realiseren van de koppeling Inzet intern personeel Claudia Snijders, Lucia Koehorst, Joke de Jong, Bob Visser Benodigd budget Prioriteit 1 15

17 2.5 Digitaal archiveren (substitutie) regionale Inzet intern personeel 5. Digitaal archiveren (substitutie) Bram Verrips Start: augustus 2014 Einde: juli 2015 q Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering dienstverlening Het archief wordt digitaal gevoerd en is digitaal beschikbaar voor medewerkers. q Gezamenlijk project R Personele ondersteuning R Mogelijk gezamenlijk project Het papieren archief gaat digitaal gevoerd worden. Dit betekent dat archiefdossiers eenvoudiger te beheren, te vinden en te raadplegen zijn. Ook wordt het eenvoudiger om de kwaliteit en volledigheid van het archief te borgen. Een digitaal archief is randvoorwaardelijk om meer papierloos te werken en zaakgericht te gaan werken in de toekomst. Dit zijn trends die de komende jaren door zullen zetten. Daarnaast is een digitaal archief minder arbiedsintensief om bij te houden. Het digitaliseren van het bestaande papieren archief is geen onderdeel van het project. Voor dit project is het van belang om een gedegen voorstudie te doen naar technische impact en juridische kaders. BCT en mogelijk extern advies Miranda Faas, Joke de Jong Benodigd budget Prioriteit 2 16

18 2.6 Werken op afspraak regionale Inzet intern personeel Benodigd budget 6. Werken op afspraak Bram Verrips Start: januari 2014 Einde: september 2014 q Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering dienstverlening Klanten kunnen een afspraak maken om de gemeente te bezoeken q Gezamenlijk project R Niet van Toepassing q Personele ondersteuning R Mogelijk gezamenlijk project Er wordt een selectie gemaakt van producten en diensten die op afspraak kunnen worden geleverd. Het werken op afspraak zal gefaseerd ingevoerd worden. Er wordt gestart met complexe diensten en producten die vanuit de backoffice geleverd worden. Door op afspraak te werken kunnen medewerkers in de backoffice hun werkzaamheden beter plannen. Daarnaast verbetert de kwaliteit van de dienstverlening, doordat het bezoek van de klant goed voorbereid wordt. Het bezoek duurt daarmee niet langer dan noodzakelijk. De klant is zeker van het juiste en volledige antwoord op de vraag. Eventueel Typo 3 kennis voor het instaleren van de afprakenmodule Rob Stam, Saskia de Groot Prioriteit 2 17

19 2.7 Landelijke Voorziening WOZ regionale 7. Landelijke Voorziening WOZ Bram Verrips Start: augustus 2013 Einde: december 2014 R Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering dienstverlening Aansluiting op de LV WOZ R Gezamenlijk project q Personele ondersteuning q Mogelijk gezamenlijk project R Niet van Toepassing De Landelijke Voorziening (LV) WOZ wordt het centrale loket waar de WOZgegevens verkregen kunnen worden van alle gemeenten. De LV WOZ is onderdeel van het stelsel van basisregistraties. Voor de aansluiting moeten de BAG en de WOZ op elkaar aangesloten zijn. Vervolgens moet de koppeling met de LV gelegd worden. Dit gebeurt eerst in een testomgeving. Na akkoord van de waarderingskamer kan de koppeling in productie genomen worden. Inzet intern personeel Benodigd budget Pink Roccade voor het realiseren van de koppeling Nvt Prioriteit 1 18

20 2.8 Processen optimaliseren regionale 8. Processen optimaliseren Bram Verrips Start: januari 2014 Einde: december 2016 q Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering Klantgerichte en efficiënte processen, die voldoen aan de noodzakelijke regelgeving, op basis waarvan managementrapportages gemaakt kunnen worden. q Gezamenlijk project q Personele ondersteuning q Mogelijk gezamenlijk project R Niet van Toepassing R Niet van Toepassing Inzet intern personeel Benodigd budget Op basis van de PDC worden processen benoemd. Per proces wordt beoordeeld of: - Het gericht is op zelfredzame, niet-zelfredzame klanten of beide. - Deze slimmer en klantgerichter (lean) ingericht kunnen worden; - Er regels geschrapt kunnen worden obv 'betere regels, meer service'; - KPI's en servicenormen benoemd kunnen worden; - Welke managementinformatie gegenereerd kan worden; - Hoe de dienstverleningskanalen het beste op elkaar afgestemd kunnen worden. - Welke digitaliseringsstappen binnen het proces nog mogelijk zijn. - Of noodzakelijke achtervang goed geregeld is. Nvt Ntb Prioriteit 2 19

21 2.9 Klanttevredenheidsonderzoek regionale 9. Klanttevredenheidsonderzoek Bram Verrips Start: augustus 2014 Einde: maart 2015 q Wettelijke verplichting q Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering dienstverlening Inzicht in de wensen en verwachtingen van onze klanten ten aanzien van onze dienstverlening. R Gezamenlijk project q Personele ondersteuning R Mogelijk gezamenlijk project Klanttevredenheidsonderzoek is het middel om vooraf en achteraf te controleren of we de juiste dienstverlening bieden. Dit gezien vanuit het perspectief van de klant. Doel van dit project is een plan van aanpak te maken voor het doen van periodiek klanttevredenheidsonderzoek. Dit met betrekking tot al onze kanalen en producten.vervolgens worden op basis van het plan van aanpak de onderzoeken gepland en uitgevoerd. Inzet intern personeel Nvt Rob Stam, Saskia de Groot, Marcel Kuiper, Bob Visser Benodigd budget Prioriteit 2 20

22 2.10 Basis Registratie Personen (GBA+RNI) regionale 10. Basis Registratie Personen (GBA+RNI) Bram Verrips Start: januari 2015 Einde: december 2015 R Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering Transitie van de GBA naar de BRP R Gezamenlijk project q Personele ondersteuning R Mogelijk gezamenlijk project De BRP draagt bij aan de dienstverlening aan burgers, bedrijven en overheidsorganisaties en maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties. De BRP vervangt de huidige gemeentelijke basisadministratie (GBA). De BRP bevat persoonsgegevens over alle ingezetenen van Nederland en over personen die niet in Nederland wonen - of hier slechts kort verblijven - maar die een relatie hebben met de Nederlandse overheid, de 'niet-ingezetenen'. Het doel van de BRP is de kwaliteit van de gegevens en daardoor de dienstverlening te verbeteren. Dit moet leiden tot een efficiënte en betrouwbare manier van invoeren, opslaan, beheren en verstrekken van persoonsgegevens. Binnen het project worden er aanpassingen gemaakt in de GBA en wordt de burgerzakenapplicatie vervangen. Ook veranderen werkprocessen. Bij het ministerie van BZK is aangegeven dat we in oktober 2015 aan zullen sluiten op de BRP Inzet intern Leverancier nieuwe burgerzakenapplicatie Rob Stam, Claudia Snijders personeel Benodigd budget Prioriteit 1 21