De terugmeldingsverplichting. Datum 22 mei 2014

Transcriptie

1 De terugmeldingsverplichting Datum 22 mei 2014

2 Inhoudsopgave Inleiding De terugmeldvoorziening (TMV) Juridisch kader Procedure op hoofdlijnen Algemeen De melding door de Afnemers Vastleggen dossier Vrijwillige terugmelding Binnengemeentelijke verplichting tot terugmelden Procedure terugmelding voor afnemers Terugmelden Termijn Terugmeldingen bijhoudingsgemeenten... 8 Pagina 2 van 8

3 Inleiding Wanneer een bestuursorgaan (gebruiker) bij de vervulling van zijn taak informatie over een ingeschrevene in de Basisregistratie Personen (BRP) nodig heeft en deze informatie is in de vorm van een authentiek gegeven beschikbaar in de basisregistratie, worden voor die informatie die gegevens gebruikt (verplicht gebruik authentieke gegevens). Ze mogen er dan ook van uit gaan dat deze gegevens juist zijn. Gebruik van de authentieke gegevens uit basisregistraties leidt tot betere informatie voor beleid en bestuur, effectievere handhaving en fraudebestrijding, efficiencywinsten en kostenreductie voor de gehele overheid en tot vermindering van de administratieve lasten voor burgers en bedrijven. Is er gerede twijfel aan de juistheid van actuele authentieke gegevens, dan is de gebruiker verplicht tot terugmelding aan de BRP. Deze verplichting geldt voor alle gebruikers. Zie hiervoor ook de Handreiking gerede twijfel voor gebruikers van BRP-gegevens op de website van het Agentschap BPR. De BRP is dé basisregistratie van persoonsgegevens voor de gehele (semi)overheid (en een beperkte groep daarbuiten), waarbij een groot aantal gebruikers verplicht gebruik maakt van het GBA-netwerk. Deze status vereist dat de lat zeer hoog wordt gelegd waar het gaat om de kwaliteit van de gegevens en dat de nodige maatregelen worden getroffen om de kwaliteit op peil te houden. Ook een kwalitatief hoogwaardig bestand als de BRP is niet perfect. Het kan zijn dat een gebruiker constateert of vermoedt dat een gegeven in de BRP niet of niet meer waarheidsgetrouw is. Als de gebruiker gerede twijfel heeft, moet hij een terugmelding doen. Met de aanwijzing van de BRP als Basisregistratie is een nieuw proces van terug melden op gang gekomen tussen gebruikers en gemeenten. De terugmeldvoorziening (TMV) fungeert als schakel tussen de terug meldende gebruiker en de bijhoudingsgemeente aan wie de terugmelding is gericht. Pagina 3 van 8

4 1 De terugmeldvoorziening (TMV) De TMV is een centrale functionaliteit in het GBA-stelsel en is daarom technisch gerealiseerd als onderdeel van GBA-Verstrekkingen (GBA-V). De TMV maakt ook gebruik van de gegevens uit GBA-V, bijvoorbeeld voor het routeren van berichten. Functioneel gezien is de TMV echter een afzonderlijke voorziening die los staat van GBA-V. De belangrijkste functies van de TMV voor gebruikers zijn: Het doen van een terugmelding. De gebruiker krijgt een respons met daarin de unieke identificatie van het dossier. Het inzien van dossiers met eerdere terugmeldingen. Het bundelen van terugmeldingen van verschillende gebruikers is één van de belangrijkste doelstellingen van de TMV. Met deze bundeling wordt bereikt dat een gemeente niet overspoeld wordt met terugmeldingen die niets toevoegen aan terugmeldingen die al eerder door andere gebruikers zijn gedaan. De communicatie tussen gebruikers en de TMV verloopt via twee WebServices: Registreren Terugmelding en Opvragen Dossiergegevens. De beschrijving van deze webservices is in LO 3.8 opgenomen in Bijlage III.2. Terugmeldvoorziening. De communicatie tussen gemeenten en de TMV verloopt via het klassieke GBA-berichtenverkeer. Het is ook mogelijk een terugmelding te doen op de Registratie Niet- Ingezetenen (RNI). De gegevens in de RNI zijn geen authentieke gegevens. Voor gebruikers geldt naar de RNI dan ook geen verplichting tot terugmelden. Vanwege het niet-verplichte karakter van terugmelden op de RNI wordt de RNI in de hoofdstuk buiten beschouwing gelaten. Pagina 4 van 8

5 2 Juridisch kader De verplichting tot terugmelden is getrapt geregeld, namelijk in de Wet BRP en in het Besluit BRP. De belangrijkste artikelen worden hieronder weergegeven: Wet BRP Artikel 2.34, lid 1: Een bestuursorgaan dat in verband met de verstrekking van een authentiek gegeven uit de basisregistratie gerede twijfel heeft over de juistheid van dat gegeven, doet hiervan mededeling aan het college van burgemeester en wethouders van de bijhoudingsgemeente. Artikel 2.34, lid 2: Onze Minister wijst de bestuursorganen aan die tevens mededeling doen in verband met de verstrekking van andere dan authentieke gegevens. Besluit BRP Artikel 27, lid 1: Een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 2.34, eerste lid, van de wet, alsmede een bestuursorgaan dat op grond van artikel 2.34, tweede of vierde lid, van de wet is aangewezen, doet mededeling aan het college van burgemeester en wethouders van door hem geconstateerde afwijkingen tussen enerzijds gegevens die hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie of waarvan de verstrekking achterwege is gebleven en anderzijds gegevens waarvan hij op andere wijze kennis heeft gekregen, alsmede van de grond van zijn gerede twijfel als bedoeld in artikel 2.34, eerste lid, van de wet. Artikel 27, lid 2: Onze Minister kan nadere regels stellen omtrent de gevallen waarin en regels over de wijze waarop de mededeling wordt gedaan. Artikel 28, lid 1: Het college van burgemeester en wethouders stelt het bestuursorgaan dat een mededeling als bedoeld in artikel 2.34 van de wet heeft gedaan, zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vijf werkdagen na de ontvangst van de mededeling er van in kennis of deze mededeling aanleiding is geweest voor verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens in de basisregistratie, dan wel dat bij het gegeven een aantekening als bedoeld in artikel 2.26 van de wet is geplaatst in verband met het doen van een onderzoek naar de onjuistheid van het gegeven. Artikel 28, lid 2: Indien het college van burgemeester en wethouders besluit een aantekening als bedoeld in artikel 2.26 van de wet te plaatsen, stelt het college het bestuursorgaan dat de mededeling heeft gedaan na afloop van het onderzoek in kennis of naar aanleiding van de mededeling gegevens in de basisregistratie zijn verbeterd, aangevuld of verwijderd. Deze opsomming betreft niet alle relevante artikelen. De complete wet- en regelgeving BRP vindt u op Pagina 5 van 8

6 3 Procedure op hoofdlijnen 3.1 Algemeen De terugmeldvoorziening (TMV) wordt beheerd door het Agentschap BPR en stelt gebruikers in staat om de bijhoudingsgemeente op de hoogte te brengen van een nieuw of gewijzigd dossier. De dossiers worden bijgehouden in TMV. De bijhoudingsgemeente heeft een kopie van de dossiers voor lopende onderzoeken. Het is de gemeente toegestaan om de dossiers te bewaren na afsluiten van het onderzoek, maar het is niet verplicht. 3.2 De melding door de Afnemers Terugmeldingen worden gedaan door gebruikers. De terugmeldingen worden gebundeld door de terugmeldvoorziening (TMV). De gegevens van de dossiers worden vervolgens gekoppeld aan de PL. Er vindt geen rechtstreekse wijziging van de gegevens op de PL plaats. 3.3 Vastleggen dossier Bij ontvangst van een melding in de TMV, wordt dit dossier doorgezonden naar de bijhoudingsgemeente. Dit dossier wordt bij ontvangst opgenomen in het GBA-systeem. Binnen 5 werkdagen moet de bijhoudingsgemeente besluiten of: - geen onderzoek wordt ingesteld. Het dossier wordt gesloten. In het dossier wordt een motivatie opgenomen van de reden. - wel een onderzoek wordt ingesteld. In het dossier wordt de verwachte afhandeldatum opgenomen. 3.4 Vrijwillige terugmelding De procedures die hier ten behoeve van de verplichting tot terugmelden zijn opgenomen, gelden voor de aangewezen gebruikers. Andere gebruikers kunnen, evenals derden, eventuele afwijkingen ook terug melden aan gemeenten, zelfs als ze niet geautoriseerd zijn voor het netwerk. Deze terugmeldingen gaan via een andere wijze, bijvoorbeeld op papier of via een vrij bericht. 3.5 Binnengemeentelijke verplichting tot terugmelden Voor alle gebruikers is de zogenaamde Terugmeldvoorziening ingericht. Voor de gemeente als aangewezen afnemer is het aan te bevelen om de terugmeldingen via de Terugmeldvoorziening(TMV) te laten verlopen. Dit wordt centraal geregeld. De TMV zorgt ervoor dat terugmeldingen van afnemers eenvoudig en elektronisch kunnen plaatsvinden. Bovendien zorgt de TMV ervoor dat terugmeldingen van gebruikers gestructureerd de gemeenten als registratiehouder bereiken. Omdat zowel de binnengemeentelijke als de buitengemeentelijke afnemers naar de TMV kunnen terug melden komt dit de efficiency ten goede. Pagina 6 van 8

7 4 Procedure terugmelding voor afnemers 4.1 Terugmelden De verplichte terugmelding gaat hand in hand met het verplicht gebruik. Juist verplicht gebruik van authentieke gegevens binnen de publieke sector, gecombineerd met de verplichte terugmelding van mogelijke fouten in authentieke gegevens, is een belangrijk middel om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de authentieke gegevens zo optimaal mogelijk is. Door de verplichting tot terug melden werken de gebruikers van de basisregistratie mee aan de bevordering van de kwaliteit van de gegevens in de BRP, die immers ook voor hen wordt bijgehouden. Zoals al eerder aangegeven, heeft de bijhoudingsgemeente als bijhouder conform artikel 28 lid 1 van het Besluit BRP de plicht om uiterlijk binnen vijf werkdagen na ontvangst van de terugmelding mededeling te doen of er gegevens zijn verbeterd, aangevuld of verwijderd, dan wel het gegeven in onderzoek is geplaatst. Aan de hand van onderstaand stappenschema kan nagegaan worden wanneer terug gemeld moet worden. Stappenschema Terugmeldplicht 1. Is de gebruiker een gebruiker van de BRP (= bestuursorgaan)? NEE: geen terugmelding tenzij afgesproken 2. Is het gegeven een authentiek gegeven in de BRP? NEE: geen terugmelding tenzij apart geregeld 3. Is er werkelijk sprake van gerede twijfel aan de juistheid? NEE: geen terugmelding Verplicht Gebruik! 4. Hoe is de twijfel ontstaan? Eigen Onderzoek Melding Betrokkene = Doorverwijzing BRP TERUGMELDING Tenzij: geen uitstel mogelijk geen belang burger geen verwijt burger 4.2 Termijn In de regelgeving wordt geen termijn gesteld waarbinnen de gebruiker een terugmelding moet doen. Voor de hand ligt dat dit kort na de vaststelling van de afwijking plaatsvindt. In het algemeen geldt: hoe sneller, hoe beter. Pagina 7 van 8

8 5 Terugmeldingen bijhoudingsgemeenten Reactietermijn op terugmelding In de inleiding is al het belang van de kwaliteit van de BRP geschetst. Voor het belang van de kwaliteit van de BRP hebben bijhoudingsgemeenten als bijhouder de plicht zo snel mogelijk de stappen te nemen die nodig zijn naar aanleiding van een terugmelding. Deze terugmeldingen moeten worden beoordeeld, behandeld en afgewerkt. De wijze waarop dit technisch vorm heeft gekregen, is afhankelijk van de systeemleverancier van de gemeente. Bijhoudingsgemeenten kunnen op basis van de terugmelding besluiten om niets met de melding te doen. Besluit de bijhoudingsgemeente om de melding te onderzoeken, dan worden de desbetreffende gegevens in onderzoek geplaatst. In beide gevallen geeft de bijhoudingsgemeente aan de TMV een inhoudelijke reactie. Gaat de bijhoudingsgemeente een onderzoek doen, dan wordt tevens een (geschatte) datum van afhandeling teruggemeld. Beëindiging dossier Nadat het onderzoek is afgerond geeft de bijhoudingsgemeente eveneens een status update van het dossier aan de TMV. Ook een langere behandelingstermijn (inclusief nieuwe datum van afronding) wordt doorgegeven. Is er naar aanleiding van het onderzoek een gegeven gewijzigd, dan wordt het betreffende gegeven geactualiseerd of gecorrigeerd., Gebruikers die hiervoor zijn geautoriseerd, ontvangen een mutatiebericht via het gebruikelijke GBA berichtenverkeer. Pagina 8 van 8