s-gravenhage, 5 april 2007

Transcriptie

1 Handleiding Verplicht gebruik en Verplichte terugmelding voor afnemers van de GBA Versie 1.0 s-gravenhage, 5 april 2007

2 2 handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

3 Inhoud Leeswijzer 5 Inhoud 6 1. Inleiding op de GBA als basisregistratie Achtergrond De regeling Betekenis voor afnemers De betekenis voor burgerzaken De betekenis voor de burger De samenhang met BSN en BAG Gevolgen van de invoering van de GBA als basisregistratie Verplicht gebruik De hoofdregel van verplicht gebruik De uitzonderingen op verplicht gebruik Situatie 1: het gegeven staat in onderzoek 16 Wat moet een medewerker doen als een gegeven in onderzoek staat? Situatie 2: Een medewerker twijfelt aan de juistheid Wat doet een medewerker bij gerede twijfel? Wat doet een medewerker bij twijfel over de identiteit? Situatie 3: Uitzondering in andere wetgeving Wat doet een medewerker in een dergelijk geval? Situatie 4: Strijdigheid met goede taakvervulling Wat doet een medewerker bij strijdigheid? Verplichte terugmelding bij gerede twijfel Achtergrond en betekenis van de verplichting Wat moet een medewerker doen in geval van terugmelding? Bij gerede twijfel: bepalen welke gegevens onjuist zijn Hoe loopt het terugmeldproces en wat doet TMV? 25 handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

4 4.3 Wanneer moet een medewerker het aanvraagproces stoppen of gewoon doorgaan? Uitstellen Uitstellen en de burger naar Burgerzaken sturen Toch in behandeling nemen Hoe lang duurt een onderzoek naar terugmelding? Burgers en de GBA als basisregistratie Wat is eenmalige gegevensverstrekking? Er zijn uitzonderingen op het recht van eenmalige verstrekking De plichten van de burger Burger moet eerst naar Burgerzaken Er zijn enkele uitzonderingen Geval van spoed / Geen uitstel mogelijk Burger heeft geen belang om naar Burgerzaken te gaan Geen verwijt burger: een overheid kan ook een fout maken Van het kastje naar de muur? 32 Bijlagen Bijlage A De authentieke gegevens 34 Bijlage B Wat is nodig voor de invoering van verplicht gebruik en terugmelding? 37 Bijlage C De terugmeldprocedure voor Registratie-houders 42 Bijlage D Bericht terugmelding 43 4 handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

5 Leeswijzer Deze handleiding is geschreven voor medewerkers van gemeenten, provincies, waterschappen, rijksoverheid en andere (semi)overheid die in de praktijk volgens de regels van de GBA als basisregistratie zullen moeten gaan werken. De wet- en regelgeving voor de GBA als basisregistratie is op 1 april 2007 in werking getreden en zal geleidelijk worden ingevoerd. Dit brengt mee dat bestuursorganen uiterlijk op 1 januari 2010 volgens deze voorschriften dienen te werken. Deze handleiding beschrijft de wijzigingen in de wet en de gevolgen daarvan voor de werkprocessen van de afnemers van de GBA. Afnemers zijn álle bestuursorganen die voor de uitvoering van hun publiekrechtelijke taken persoonsgegevens nodig hebben. Wat een bestuursorgaan is, bepaalt de Algemene wet bestuursrecht in artikel 1:1. De regels voor de basisregistratie GBA gelden niet voor niet-bestuursorganen. Voor deze derden is de handleiding dan ook niet bedoeld. De handleiding richt zich evenmin op medewerkers burgerzaken of publiekszaken, die de gegevens in de GBA bijhouden. Voor hen is toegespitste informatie beschikbaar via Op deze website is eveneens specifieke informatie beschikbaar voor degenen die in technische of organisatorische zin zorg dragen voor de invoering van de GBA als basisregistratie binnen de organisatie. handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april

6 Inhoud Deze handleiding begint met een inleidend hoofdstuk. Hierin is beschreven wat de achtergrond en betekenis is van de invoering van de GBA als basisregistratie. Verder komt aan bod de samenhang met het burgerservicenummer (BSN) en de basisregistraties voor adressen en gebouwen (BAG). Daarna volgen twee hoofdstukken over het verplicht gebruik. Hoofdstuk 2 behandelt de inhoud van de gebruiksplicht. Hoofdstuk 3 geeft inzicht in de gevallen waarin kan worden afgeweken van deze plicht en wat een medewerker moet doen in zulke situaties. Hoofdstuk 4 gaat in op de terugmeldplicht en op de rol van de medewerker binnen het proces van terugmelding. Hoofdstuk 5 beschrijft de positie van de burger. Daarbij komen aan de orde het recht op eenmalige gegevensverstrekking, het doorverwijzen van de afnemer van een burger naar de GBA en de uitzonderingen hierop. Hoofdstuk 6 zet kort op een rij wat op 1 januari 2010 gerealiseerd moet zijn. De Bijlagen leveren aanvullende informatie, die in het verlengde van de vijf hoofdstukken kan worden geraadpleegd. In Bijlage A staan de verplicht te gebruiken authentieke gegevens. Bijlage B geeft inzicht in de benodigde voorzieningen om de verplichtingen goed in te kunnen voeren. Bijlage C geeft een beeld van de afhandeling van de terugmelding door de registratiehouder (burgerzaken of publiekszaken). Bijlage D biedt een technische weergave van het bericht terugmelding. 6 handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

7 1. 0 Inleiding op de GBA als basisregistratie 1.1 Achtergrond Op 1 april 2007 is gestart met de invoering van de GBA als basisregistratie van persoonsgegevens. Op 1 januari 2010 moet invoering binnen de gehele overheid gereed zijn. De GBA is de eerste in een reeks van basisregistraties. Binnen dit stelsel van basisregistraties worden de komende jaren onder andere basisregistraties voor ondernemingen, percelen, inkomens, adressen en gebouwen ingevoerd. Een basisregistratie fungeert voor bestuursorganen als een unieke bron van essentiële en betrouwbare gegevens. Deze zogenoemde authentieke gegevens dienen bestuursorganen te gebruiken in het bestuurlijke verkeer met burgers en bedrijven. Deze hoeven reeds bekende gegevens daardoor niet nogmaals aan allerlei instanties te verstrekken. Dit wordt ook wel het beginsel van de eenmalige gegevensverstrekking genoemd. Niet alleen worden de administratieve lasten minder door meervoudig gebruik binnen de overheid van informatie die al beschikbaar is. Een dergelijk meervoudig gebruik leidt voorts tot kostenbesparingen en efficiencywinsten voor de publieke sector en dus tot minder bestuurlijke lasten. Overheidsinstanties hoeven de informatie immers niet meer bij betrokkenen uit te vragen en zelf te controleren en bij te houden, maar kunnen de benodigde gegevens eenvoudig betrekken uit basisregistraties. Doordat bestuursorganen over dezelfde objecten dezelfde, betrouwbare, algemene gegevens gebruiken, zal tevens de kwaliteit van de informatiehuishouding van de (semi-)overheid toenemen. Dit zal zich vertalen in betere dienstverlening, in beter beleid en in beter toezicht en handhaving. Ten slotte draagt eenheid in registratie bij aan rechtszekerheid voor burger, bedrijf en bestuur. handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april

8 Resumerend leveren basisregistraties de volgende voordelen op: Minder administratieve lasten voor burgers en bedrijven door de eenmalige gegevensverstrekking aan basisregistraties. Minder bestuurlijke lasten voor overheidsinstanties door efficiencywinsten en kostenbesparingen. Betere dienstverlening, beleid, toezicht en handhaving doordat over dezelfde objecten dezelfde betrouwbare informatie uit basisregistraties wordt gebruikt. Meer rechtszekerheid voor burger, bedrijf en bestuur door eenheid in registratie. 1.2 De regeling Sinds 1994 houdt iedere gemeente persoonsgegevens over de eigen ingeschrevenen bij in de GBA. Ondanks dat dit al de bedoeling was bij de invoering van de GBA, wordt deze registratie tot op heden niet als enige bron van persoonsgegevens gebruikt door alle overheidsinstanties. Sommige gemeentelijke diensten houden zelf persoonsgegevens bij, afzonderlijk van de GBA. Dit geldt eveneens voor sommige buitengemeentelijke afnemers. Daarvan krijgt echter het merendeel rechtstreeks via het landelijke GBA-netwerk of via een keten op geautomatiseerde wijze gegevens verstrekt uit de GBA. Met de invoering van de GBA als basisregistratie zal worden gerealiseerd dat de GBA voor alle afnemers (bestuursorganen) de enige en unieke bron van persoonsgegevens van Nederlandse ingeschrevenen wordt. De wet- en regelgeving die dit bewerkstellingen, is ingegaan op 1 april Vanaf die datum tot 1 januari 2010 zullen de wettelijke verplichtingen geleidelijk van toepassing worden verklaard op alle afnemers. Op 1 januari 2010 zullen ze voor alle afnemers gelden. De colleges van BenW van gemeenten en de besturen van buitengemeentelijke afnemers zijn er zelf verantwoordelijk voor dat ze tijdig werken volgens de voorschriften voor de GBA als basisregistratie Betekenis voor afnemers De in de vorige paragraaf genoemde wettelijke verplichtingen die voor afnemers gaan gelden zijn de volgende: 1. Het verplichte gebruik van de authentieke gegevens in de GBA en 2. De verplichte terugmelding op authentieke gegevens in de GBA. Deze twee verplichtingen kan de afnemer in de organisatie invoeren aan de hand van het Stappenplan invoering GBA als basisregistratie (beschikbaar op 8 handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

9 Het verplichte gebruik van de authentieke gegevens in de GBA. De wet GBA (artikel 3b) bepaalt dat alle afnemers, die voor de vervulling van hun publiekrechtelijke taken algemene persoonsinformatie over ingeschrevenen nodig hebben, gebruik moeten maken van de authentieke gegevens in de GBA. De authentieke gegevens zijn de algemene gegevens in de GBA over naam(gebruik), geboorte, adres, partner, ouders, kind en overlijden. Ze zijn opgesomd in Bijlage 1d bij het Besluit GBA en in Bijlage A bij deze handleiding. Natuurlijk bestaan op de hoofdregel van verplicht gebruik uitzonderingen, die worden toegelicht in hoofdstuk 3. Een afnemer kan met het Stappenschema Verplicht Gebruik achterhalen of een gegeven in de GBA verplicht moet worden gebruikt. Dit schema staat ook op de website Wanneer een afnemer dit elektronische schema opent kan voor meer informatie op (de toelichting bij) de wetswijziging, (de toelichting bij) de wijziging in het besluit GBA en deze handleiding worden doorgeklikt (deze functionaliteit is op dit moment nog niet beschikbaar). De verplichte terugmelding op authentieke gegevens in de GBA De wet GBA (artikel 62) bepaalt dat alle afnemers, die gerede twijfel hebben aan de juistheid van authentieke gegevens, moeten terugmelden aan de GBA. Deze plicht gaat samen met het verplichte gebruik. Natuurlijk is de afnemer die terugmeldt, niet langer verplicht het gegeven in de GBA te gebruiken, omdat de afnemer immers twijfelt aan de juistheid. Anderzijds zorgt de verplichte terugmelding, samen met de plicht tot onderzoek voor de gemeente die de GBA bijhoudt, dat de kwaliteit van de authentieke gegevens hoog blijft. Zo helpen overheidsinstanties elkaar. De procedures en de voorzieningen voor de terugmelding worden beschreven in (de toelichting bij) de wijziging in het besluit GBA en het Logisch Ontwerp GBA (versie 3.5). Hierin vindt u meer informatie over de technische ondersteuning in de vorm van de terugmeldvoorziening (TMV). Deze zal ervoor gaan zorgen dat terugmeldingen door afnemers eenvoudig kunnen plaatsvinden en vervolgens bij de juiste gemeente terecht komen. Verder zal de TMV informatie bevatten over actuele en historische terugmeldingen. Inzicht in de technische specificaties van de TMV, de webservice en de -applicatie wordt verschaft via documenten op Met het Stappenschema Terugmeldplicht op kan een afnemer achterhalen of terugmelding verplicht is. In dit schema kan de afnemer tevens doorklikken op (de toelichting bij) de wetswijziging, (de toelichting bij) de wijziging in het besluit GBA en deze handleiding (deze functionaliteit is op dit moment nog niet beschikbaar). handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april

10 1.2.2 De betekenis voor burgerzaken Burgerzaken heeft een belangrijke rol om ervoor te zorgen dat het gebruik van de GBA binnen gemeenten verder vorm krijgt. Als steun in de rug verplicht het wetsvoorstel gemeenten om bij verordening een regeling te treffen voor het verplichte gebruik van de GBA door alle binnengemeentelijke afnemers die persoonsgegevens nodig hebben. In de toelichting bij de wetswijziging is deze verplichting uitgelegd. Ter uitwerking van deze verplichting, past de NVVB de modelverordening voor de GBA aan op de voorschriften voor de basisregistratie. De wettelijke plicht tot terugmelding voor álle bestuursorganen, zal in het begin met zich meebrengen dat de afdelingen burgerzaken (of publiekszaken) van gemeenten meer terugmeldingen zullen ontvangen dan nu het geval is. Als gevolg daarvan zullen deze afdelingen meer onderzoeken naar de authentieke gegevens in de GBA moeten doen. Die toename valt overigens ook weer mee, omdat de afnemers geleidelijk worden aangesloten. Na verloop van tijd zal er sprake zijn van een afname van het aantal terugmeldingen, omdat de kwaliteit van de gegevens in de GBA omhoog gaat. De verwachting is dat het merendeel van de terugmeldingen betrekking zal hebben op de adresgegevens. Daarom zal een aparte handreiking voor adresonderzoeken van de NVVB beschikbaar komen De betekenis voor de burger De burger krijgt in de Wet GBA (artikel 3c) een recht op eenmalige gegevensverstrekking. Dit betekent dat de burger tegen een afnemer kan zeggen dat bepaalde algemene persoonsinformatie niet meer mag worden gevraagd, omdat daarvoor de authentieke gegevens in de GBA moeten worden gebruikt. Natuurlijk bestaat dit recht niet als er geen plicht bestaat om de authentieke gegevens te gebruiken. Indien bepaalde informatie nodig is voor een goede identiteitsvaststelling, geldt dit recht evenmin. In hoofdstuk 5 zijn de rechten en ook de verplichtingen van de burger verder uitgewerkt De samenhang met BSN en BAG. De GBA gaat functioneren in een stelsel van basisregistraties. Dit heeft de volgende effecten: 1. Andere basisregistraties zullen verplicht de authentieke gegevens in de GBA gaan gebruiken en daarop verplicht terugmelden. 2. De GBA zal enkele authentieke gegevens in de basisregistratie adressen (BRA) en de basis gebouwen registratie (BGR), samen afgekort tot BAG, verplicht gebruiken 10 handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

11 en daarop terugmelden. Verder wordt het burgerservicenummer (BSN) ingevoerd. Het BSN is een verbindende schakel tussen diverse basisregistraties. Het BSN Het burgerservicenummer (BSN) is een uniek identificerend nummer voor iedereen die een relatie heeft met de Nederlandse overheid. Na de invoering van het BSN (datum is nog niet bekend) kan een burger met dit nummer bij elk (digitaal) loket in de publieke sector terecht. Persoonsgebonden gegevens kunnen met dit nummer doelmatig en betrouwbaar worden uitgewisseld binnen de overheid en tussen de overheid en burgers. Het BSN heeft als het ware een spilfunctie in het bestuurlijke verkeer tussen afnemer en burger. Daarom is het BSN ook als authentiek gegeven in de GBA aangemerkt. Na de invoering is de afnemer verplicht het BSN te gebruiken, zoals dat opgenomen is in de GBA. Het BSN krijgt daarmee een directe relatie met de GBA als basisregistratie. De BAG De basisregistraties voor adressen en gebouwen worden samen afgekort de BAG genoemd. De twee basisregistraties van de BAG worden op korte termijn ingevoerd. Hiermee worden de begrippen adressen en gebouwen gedefinieerd, die centraal staan in de beide basisregistraties Gevolgen van de invoering van de GBA als basisregistratie De invoering van de GBA heeft gevolgen voor de betrokken organisaties en medewerkers. In de rapporten Een Verkenning naar de aanpak en de gevolgen van de invoering van de GBA als basisregistratie en Invoeringsplan GBA als basisregistratie zijn de gevolgen en de veranderingen beschreven. Deze rapporten kunnen worden gedownload van de website handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april

12 2.0 Verplicht gebruik 2.1 De hoofdregel van verplicht gebruik Wat is verplicht gebruik? Alle afnemers worden in de periode tussen 1 april 2007 en 1 januari 2010 verplicht om persoonsgegevens uit de GBA te gebruiken bij de uitvoering van hun publiekrechtelijke taken. Dit wettelijke verplichte gebruik is een zorgplicht. Overheidsorganisaties die informatie over personen voor hun taakvervulling nodig hebben, moeten er zelf voor zorgen dat ze de actuele, authentieke gegevens in de GBA gebruiken bij het vervullen van die taken. Een medewerker die voor de vervulling van zijn taak persoonsinformatie over een ingeschrevene nodig heeft, is dus verplicht de informatie te gebruiken die in de vorm van een authentiek gegeven beschikbaar is in de GBA. Het gaat dan om het gebruiken van de actuele gegevens van een burger in de GBA, die op het moment van gebruik ofwel rechtstreeks uit de basisregistratie GBA komen ofwel uit een overkoepelende registratie (gegevensmagazijn) die wordt gesynchroniseerd met de GBA. Het betekent ook dat er geen persoonsgegevens uit een bestand gebruikt mogen worden dat afzonderlijk van de GBA wordt bijgehouden. Voor wie geldt verplicht gebruik? De voorschriften voor de GBA als basisregistratie, dus ook het verplichte gebruik van de authentieke gegevens in de GBA gelden voor alle bestuursorganen. Deze worden in de Wet GBA afnemers genoemd. Wat een bestuursorgaan ofwel afnemer is, bepaalt de Algemene wet bestuursrecht in artikel 1:1. Overigens worden de regels voor de basisregistratie GBA in de periode tussen 1 april 2007 en 1 januari 2010 slechts geleidelijk van toepassing verklaard op de afnemers. Na 1 januari 2010 gelden ze voor alle afnemers (bestuursorganen). Voor wie niet? De regels voor de basisregistratie GBA gelden niet voor niet-bestuursorganen. Deze worden in de Wet GBA derden genoemd. Is een organisatie krachtens de Wet GBA aangewezen als derde (en niet als afnemer) dan gelden derhalve niet de regels tot het 12 handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

13 verplichte gebruik van en de verplichte terugmelding op authentieke gegevens. De regels voor de basisregistratie GBA gelden evenmin voor de instanties die de informatie leveren aan de GBA, de bronhouders. Voor de houders van de bronregisters, die tegelijkertijd leveranciers van gegevens aan de GBA en afnemers van de GBA zijn, geldt dat bij een eventuele discrepantie tussen de gegevens in de GBA en de gegevens in de bronregistraties, de gegevens die opgenomen zijn in de bronregistraties voor de bronhouders prevaleren. Bronhouders zijn dus niet verplicht tot het gebruik van de gegevens in de GBA en vallen evenmin onder de algemene terugmeldplicht. Voor verplichte meldingen door bronhouders bevat de Wet GBA aparte voorschriften. Alleen bij authentieke gegevens Verplicht gebruik geldt alleen voor de authentieke gegevens in de GBA. Dit zijn basisgegevens die zodanig betrouwbaar zijn dat het gebruik ervan verplicht kan worden gesteld. Welke gegevens in de GBA zijn dat? De authentieke gegevens zijn aangewezen bij algemene maatregel van bestuur in Bijlage 1d bij het Besluit GBA. Ze staan opgesomd in Bijlage A bij deze handleiding. Het gaat om de algemene persoonsgegevens over de naam (geslachtsnaam; voornamen, aanschrijfnaam), geboorte (datum; plaats en land), geslacht, het BSN, de nationaliteit en het verblijfsrecht, het adres, de ouders en de kinderen (geslachtsnaam; voornamen; geboortedatum). Bij het uitvoeren van publiekrechtelijke taken dient de afnemer de actuele, authentieke gegevens in de GBA te gebruiken. Elke keer als persoonsgegevens bij de uitvoering van wettelijke taken worden gebruikt, moeten ze identiek zijn aan de persoonsgegevens in de GBA. Dit betekent dat er koppelingen moeten zijn tussen de werkprocessen en de achterliggende gegevenshuishouding. Deze interne gegevensuitwisseling en afstemming op de GBA is een verantwoordelijkheid van het bestuur en de daarvoor aangewezen personen in de organisatie (zie verder het Stappenplan invoering GBA als basisregistratie dat beschikbaar is op Hoe worden GBA-gegevens verkregen? De verplichtingen gelden voor bestuursorganen in de zin van artikel 1 van de Algemene wet bestuursrecht. Deze instanties worden in de Wet GBA afnemers genoemd. Een deel van deze bestuursorganen of afnemers krijgt hun gegevens op geautomatiseerde wijze systematisch verstrekt via het landelijke GBA-netwerk voor de uitvoering van hun publiekrechtelijke taken. Een andere deel krijgt de gegevens verstrekt van één of meerdere gemeenten. Het betreft dan vooral diensten van handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april

14 gemeenten of andere lokale organisaties die nagenoeg alleen de gegevens van de inwoners van één of meerdere gemeenten nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Daarnaast zijn er bestuursorganen die de gegevens in de GBA verstrekt krijgen via een netwerk dat voor een bepaalde keten is ingericht. De gegevens in de GBA worden daarbinnen ter beschikking gesteld samen met andere taakspecifieke informatie op grond van een wettelijke regeling. Instanties die aan te merken zijn als bestuursorgaan en die persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun publiekrechtelijke taken moeten er zelf voor zorgen dat ze uiterlijk op 1 januari 2010 de beschikking hebben over actuele gegevens in de GBA. Ze kunnen daartoe verzoeken om aansluiting op het landelijke netwerk, om gegevenverstrekking door een of meerdere gemeenten dan wel aansluiten op een ketennetwerk dat de actuele gegevens in de GBA doorlevert, voor zover hiervoor een wettelijke basis is. 14 handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

15 3.O De uitzonderingen op verplicht gebruik In het vorige hoofdstuk is beschreven dat afnemers de authentieke persoonsgegevens in de GBA verplicht moeten gebruiken. Er zijn echter situaties waarin dit niet kan. Het gaat om de volgende uitzonderingssituaties, die hierna worden toegelicht: 1. bij een gegeven staat een aantekening dat het gegeven in onderzoek is 2. een medewerker twijfelt aan de juistheid van een gegeven 3. er zijn wettelijke uitzonderingen op verplicht gebruik en 4. onder omstandigheden is het verplichte gebruik in strijd met een goede taakvervulling. STAPP ENSCHEMA VERPLICHT GEBRUIK handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april

16 3.1 Situatie 1: het gegeven staat in onderzoek Als bij een authentiek gegeven een aantekening staat dat het gegeven in onderzoek is genomen door de registratiehouder, is er geen verplicht gebruik. Een dergelijke aantekening betekent immers dat de registratiehouder van de GBA een onderzoek doet naar mogelijke onjuistheid (of strijdigheid) van een gegeven. Dit wordt aan alle afnemers van de GBA kenbaar gemaakt via de aantekening in onderzoek op de persoonslijst.. Geautoriseerde afnemers van de GBA die een afnemersindicatie op de persoonslijst hebben geplaatst, worden via het netwerk spontaan op de hoogte gehouden van wijzigingen in de gegevensset. Is de afnemer geautoriseerd voor de onderzoeksgegevens dan wordt de datum van ingang ook spontaan vermeld. Organisaties die alleen voor de ad hoc verstrekking zijn geautoriseerd zullen hier speciaal naar moeten vragen. Ook zij mogen deze gegevens alleen opvragen als deze zijn opgenomen in de autorisatie. Wanneer een medewerker van de Sociale Dienst de gegevens van een burger online willen inzien dan kan het voorkomen dat bijvoorbeeld het adres in onderzoek is geplaatst. Omdat het adres voor een uitkering een belangrijk gegeven is zal de medewerker moeten besluiten om bijvoorbeeld het aanvraagproces stop te zetten. Naast de aantekening in onderzoek kent de GBA de aantekening dat de bijhouding van de gegevens opgeschort is vanwege het overlijden of het vertrek uit Nederland van de ingeschrevene. Het gebruik van de gegevens op opgeschorte persoonslijsten van overledenen of emigranten is niet verplicht. Deze persoonslijsten worden namelijk niet meer bijgewerkt. De gegevens op deze persoonslijsten zijn dan ook om die reden onvoldoende betrouwbaar om verplicht te kunnen worden gebruikt. Wat moet een medewerker doen als een gegeven in onderzoek staat In geval van een onderzoek zijn er twee opties: 1. de medewerker kan de behandeling opschorten en de uitkomst van het onderzoek naar het gegeven afwachten. Wanneer? In gevallen waarin een authentiek gegeven in de GBA in onderzoek is en waarin zekerheid over het gegeven van belang is voor de handeling. Hoelang? Totdat het onderzoek binnen de GBA is afgerond en mogelijk het gegeven in de GBA is aangepast. 16 handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

17 2. Ondanks het onderzoek kan het toch nodig om het proces af te handelen. Daarbij kan de medewerker (a) het gegeven in onderzoek uit de GBA toch gebruiken of (b) gegevens gebruiken of mede gebruiken, die afkomstig zijn uit andere bronnen, zoals de ingeschrevene zelf. Wanneer toch het proces afhandelen? Als uitstel niet of niet langer mogelijk is dan wel onevenredig nadelig is voor de ingeschrevene, dan dient de afnemer op basis van de gegevens die op dat moment beschikbaar zijn een besluit te nemen of een andere handeling te verrichten. Het feit dat een gegeven in onderzoek staat in de GBA en daarom de afnemer niet verplicht is het authentieke gegeven te gebruiken, brengt mee dat de burger zich niet kan beroepen op zijn recht op eenmalige gegevensverstrekking. De afnemer mag met andere woorden, de burger om nadere informatie vragen en deze informatie laten meewegen bij de uitvoering van de publiekrechtelijke taak. 3.2 Situatie 2: Een medewerker twijfelt aan de juistheid In principe worden de authentieke gegevens in de GBA verplicht gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Een afnemer mag er namelijk vanuit gaan dat deze gegevens juist zijn. Heeft een medewerker echter zelf in een concreet geval gerede twijfel aan de juistheid van een of meer authentieke gegevens dan kan hij of zij natuurlijk andere gegevens gebruiken of mede gebruiken. Een medewerker is dan wel verplicht om de twijfel aan de juistheid terug te melden aan de GBA, zodat de registratiehouder onderzoek naar de juistheid van het gegeven kan (en moet) doen (zie hoofdstuk 4) Wat doet een medewerker bij gerede twijfel? In de volgende situaties kan sprake zijn van twijfel aan de juistheid van een gegeven: op basis van een onderzoek dat de betreffende organisatie heeft uitgevoerd in het geval dat een burger zelf aangeeft dat er iets niet klopt wanneer de afnemer geen actuele gegevens uit de GBA gebruikt. Deze drie situaties zijn hieronder uitgewerkt. Als gevolg van een onderzoek Bestuursorganen voeren vrij regelmatig onderzoeken of controles uit. Zo voeren gemeenten adrescontroles uit in het kader van bijvoorbeeld bestrijding van onrechtmatige bewoning. Uit zo n onderzoek kan naar voren komen dat bepaalde gegevens in de GBA mogelijk niet kloppen. handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april

18 Hoe te handelen? In dit geval vervalt het principe van verplicht gebruik en kan het bestuursorgaan de gegevens gebruiken die in het onderzoek naar voren zijn gekomen of het besluit nemen om een handeling uit te stellen in afwachting van een eventuele correctie van de gegevens in de GBA. Uiteraard moet het niet kloppende gegeven verplicht worden teruggemeld. In geval van mededeling door de burger Er kunnen zich ook situaties voordoen dat een burger aangeeft dat er iets niet klopt in de GBA. Bijvoorbeeld als de aanvrager een ander adres opgeeft dan waarop hij of zij staat ingeschreven volgens de informatie op het beeldscherm (dat uit de GBA komt!). Hoe te handelen? Hiervoor kunt u Hoofdstuk 5 Burgers en de GBA als basisregistratie raadplegen. Geen actuele GBA-gegevens Een onjuist gegeven hoeft niet altijd een fout te zijn van een burger. Hoe te handelen? Als de burger aangeeft dat een gegeven niet klopt én als de medewerker ook vaststelt, na online inkijken in de GBA, dat de burger gelijk heeft dan zal de betreffende organisatie de fout zelf moeten herstellen. Overigens doet de organisatie er in zo n geval goed aan zelf na te gaan hoe het komt dat gegevens in de GBA in de eigen werkprocessen niet een-opeen worden overgenomen. Wat betekent deze situatie voor een burger? Indien de medewerker van mening is dat er sprake is van gerede twijfel, dan kan een burger zich niet beroepen op eenmalige gegevensverstrekking Wat doet een medewerker bij twijfel over de identiteit? Pas nadat een medewerker zeker weet dat de gegevens in de GBA corresponderen met betrokkene, dan kan hij of zij tevens de andere authentieke gegevens in de GBA gebruiken voor de vervulling van de publiekrechtelijke taak. Er kunnen echter twijfels zijn over de identiteit van een burger. Dit kan een medewerker zelf constateren of zien aan de aantekening die bij het betreffende gegeven in de GBA staat. Hoe te handelen? De medewerker kan zonodig een door de ingeschrevene verzochte handeling uitstellen, totdat de identiteit deugdelijk is komen vast te staan. U wordt sterk geadviseerd aldus te handelen. 18 handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

19 3.3 Situatie 3: Uitzondering in andere wetgeving Verplicht gebruik is de hoofdregel in de Wet GBA. Van deze hoofdregel kan afgeweken zijn in een andere wet. Dit kan het geval zijn bij het raadplegen van politieregisters, waarin door recherchewerkzaamheden verzamelde gegevens staan. Een ander voorbeeld is de Toeslagenwet, waarin een aparte regeling is getroffen voor het gebruik van de adresgegevens in de GBA. Ook uit een verdrag of een bindend besluit van de Europese Unie kan voortvloeien dat de authentieke gegevens in de GBA niet verplicht hoeven te worden gebruikt Wat doet een medewerker in een dergelijk geval? Een afnemer volgt de voorschriften uit de andere wet- en regelgeving, voor zover deze afwijken van de Wet GBA. Wanneer betekent dit voor een burger? Een ingeschrevene kan zich niet kan beroepen op het recht op eenmalige gegevensverstrekking van de Wet GBA, indien bij een ander wettelijk voorschrift een afwijkende regeling is getroffen over het verplichte gebruik van het gegeven. 3.4 Situatie 4: Strijdigheid met goede taakvervulling Het zonder meer moeten gebruiken van de authentieke gegevens in de GBA kan op gespannen voet staat met een goede vervulling van een of meer taken door de afnemer. In een dergelijk geval kan de afnemer gebruik maken van andere gegevens, die afkomstig zijn uit andere bronnen, zoals van de ingeschrevene zelf. In dergelijke gevallen behoeft er geen sprake te zijn van een situatie waarin bij het gegeven een aantekening is geplaatst, de afnemer wegens gerede twijfel over de juistheid van het gegeven een terugmelding heeft gedaan of sprake is van een ander afwijkend wettelijk voorschrift. Het gaat dus om specifieke gevallen waarin het zonder meer moeten gebruiken van de authentieke gegevens in de GBA op gespannen voet staat met een goede vervulling van een of meer taken door de afnemer. Wanneer is hiervan sprake? Wanneer is sprake van bijzondere omstandigheden? De beantwoording van de vraag of er een bijzondere situatie aanwezig is die het gebruik van authentieke gegevens in de GBA in de weg staat, hangt niet af van een handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april

20 door de afnemer zelf gevoelde noodzaak. Het gaat erom dat de afwijking van het verplicht gebruik voort moet vloeien uit een behoorlijke taakuitoefening door de afnemer. Hiervan kan sprake zijn in de volgende gevallen: Identiteit Een medewerker heeft nadere gegevens van de ingeschrevene zelf of uit andere bronnen nodig voor een deugdelijke identiteitsvaststelling. Fraudebestrijding en fraudepreventie Een medewerker moet andere bronnen dan de GBA, waaronder de ingeschrevene zelf of de bronregisters van de GBA, raadplegen en gebruiken in het kader van fraudebestrijding en fraudepreventie. Opsporing, vervolging, e.d. Het is voor een medewerker onmogelijk of onwenselijk uitsluitend te vertrouwen op de authentieke gegevens in de GBA bij handelingen op het gebied van onderzoek, controle en handhaving en op het terrein van de opsporing en vervolging van strafbare feiten, alsmede de tenuitvoerlegging van strafrechtelijke beslissingen. Bij spoed, calamiteiten, rampen Het is voor een medewerker onmogelijk of onwenselijk om zijn handelingen afhankelijk te stellen van de authentieke gegevens in de GBA in gevallen van spoed, bijvoorbeeld bij een dreiging of een daadwerkelijke calamiteit, zoals rampen en zware ongevallen. Vanwege bijzonderheden in de bijhouding van de gegevens in de GBA Voor een medewerker kan in bijzondere gevallen het zonder meer gebruiken van de gegevens in de GBA op gespannen voet komen te staan met een goede taakvervulling, gelet op de wijze waarop gegevens bijgehouden moeten worden in de GBA. Een bekend voorbeeld is de datum van een adreswijziging, waarbij de datum een uitzonderingsgeval kan zijn. Voorbeeld: wat is de feitelijke verhuisdatum? Het kan voorkomen dat alle gegevens in de GBA over een persoon juist zijn, maar dat alleen de verhuisdatum afwijkt van de feitelijke verhuisdatum. In deze uitzonderingssituatie heeft een medewerker van een afnemer van GBA-gegevens dan de mogelijkheid ervoor te kiezen uit te gaan van een door hem geconstateerde feitelijke verhuisdatum in het belang van een goede vervulling van zijn taken. 20 handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

21 3.4.1 Wat doet een medewerker bij strijdigheid? Als verplicht gebruik strijdig is met een goede taakinvulling dan kunnen andere gegevens worden gebruikt. Dit kan in de volgende gevallen: Bij identiteitsvaststelling In het kader van fraude-bestrijding en fraudepreventie Opsporing, vervolging, e.d. Bij spoed, calamiteiten, rampen Als de juistheid van een bepaald gegeven niet is vast te stellen Een medewerker kan in een bijzonder geval andere gegevens gebruiken of mede gebruiken, die afkomstig zijn uit andere bronnen, zoals eigen onderzoek of de ingeschrevene zelf. Dit houdt in dat de medewerker zelf dient te beslissen van welke gegevens uiteindelijk uitgegaan wordt: de gegevens in de GBA of de gegevens uit een andere bron. In sommige geval kan dan ook, in afwijking van wat in de GBA staat, uitgegaan worden van hetgeen de burger aantoont of van hetgeen de organisatie zelf heeft geconstateerd. Denk bij het laatste aan een onderzoek door een buitendienst. Wanneer betekent dit voor een burger? Een ingeschrevene kan zich niet beroepen op de eenmalige gegevensverstrekking, indien een goede vervulling van de taak van de afnemer het verplichte gebruik van het gegeven belet. handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april

22 4.0 Verplichte terugmelding bij gerede twijfel Bij gerede twijfel aan de juistheid van een authentieke gegeven, dat is verstrekt uit de GBA, moet een afnemer op dit gegeven terugmelden. Uiterlijk 1 januari 2010 zijn alle binnen- en buitengemeentelijke afnemers hiertoe verplicht. 4.1 Achtergrond en betekenis van de verplichting Wat stelt de wet? Vanaf 1 januari 2010 moeten alle afnemers verplicht terugmelden. Als een afnemer gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dan moet hiervan een mededeling (of een terugmelding) worden gedaan (zie artikel 62). Fasering invoering plicht tot terugmelden Uiterlijk vanaf 1 januari 2010 moeten alle afnemers terugmelden. Het is niet de bedoeling om dit op één moment (big bang) te doen. Een afnemer dient een verzoek voor autorisatie en aansluiting op de TMV in door middel van een aanvraagformulier. Op site staat een stappenplan invoering GBA als basisregistratie. Daarin staat beschreven hoe de aanvraag kan worden ingediend. De minister van BZK zal de buitengemeentelijke afnemer vervolgens aanwijzen die op een bepaalde datum dan kan beginnen met terugmelding. Wel moeten deze afnemers eerst zorgen dat de bestanden zijn opgeschoond. Verder wordt de aansluiting van de afnemers vooraf getoetst. Colleges van burgemeester en wethouders kunnen voor binnengemeentelijke afnemers die op basis van de wet verplicht zijn tot terugmelding, zelf een regeling treffen voor de interne inrichting van de verplichting tot terugmelding. Dit kan via een eigen, interne voorziening lopen of via de TMV die gekoppeld is aan de GBA-V. Echter, terugmelden mag pas nadat aan de voorwaarde is voldaan dat de afnemer het verplicht gebruik heeft ingericht. Daarnaast moet een gemeente over een GABA-aansluiting beschikken. Het inrichten van de GBA als basisregistratie bij de gemeentelijke diensten kan pas goed lopen als deze beschikt over een GABA-aansluiting. Hierdoor kunnen 22 handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

23 persoonsgegevens van burgers die buiten de gemeentegrenzen wonen ook worden gebruikt. Zie verder Bijlage B. Vindt ook handhaving op terugmelding plaats? Nee. De wet verplicht afnemers tot terugmelding in geval van gerede twijfel. Verder gaat de invoering van de wettelijke verplichtingen gepaard met voorlichting en de nodige ondersteuning van de afnemers. Hierdoor zal geen handhaving op de voorschriften hoeven plaats te vinden. Overigens zullen de driejaarlijkse audits bij gemeenten wel betrekking hebben op de wijze waarop gemeenten met de terugmeldingen omgaan. Waarom moet worden teruggemeld? Als alle afnemers terugmelden -in het geval van gerede twijfel over de juistheid van een gegeven- dan zal de GBA uitgroeien tot een zeer betrouwbare en actuele registratie. Door het overheidsbrede verplichte gebruik en het terugmelden zal de kwaliteit van basisregistratie GBA beter zijn dan iedere afzonderlijke bestand met persoonsgegevens. Door het brede gebruik zullen ook meer signalen van mogelijke onjuistheden naar voren komen. Hierdoor kan een optimale zelfreinigende werking ontstaan. Mits natuurlijk alle afnemers onjuistheden terugmelden aan de houder van de betreffende persoonsgegevens. En mits vervolgens de registratiehouder deze teruggemelde gegevens snel en adequaat onderzoekt en afhandelt. Wanneer terugmelden? Als er sprake is van gerede twijfel. Van gerede twijfel over de juistheid van authentieke gegevens die in de GBA zijn opgenomen, kan het geval zijn, indien: 1. een medewerker over afwijkende informatie beschikt naar aanleiding van een onderzoek of controle in het kader van de taakvervulling. 2. een medewerker twijfelt aan de identiteit van een ingeschrevene. 3. een burger zelf aangeeft dat er iets niet klopt (Voorbeeld: een burger is verhuisd maar heeft dit nog niet doorgegeven. Deze burger moet dan naar Burgerzaken worden gestuurd. Er wordt dan geen terugmelding gedaan. Indien de medewerker vermoedt dat een burger mogelijk niet naar Burgerzaken zal gaan dan moet wel een terugmelding worden gedaan). Moet bij gerede twijfel altijd worden teruggemeld (zie ook schema op volgende pagina)? Belangrijke vraag is: Wat is de aanleiding voor de gerede twijfel? Komt die twijfel voort uit eigen onderzoek (dus buiten de burger om), dan zijn handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april

24 afnemers altijd verplicht om terug te melden. Indien de burger in het contact met de afnemer meldt dat een gegeven niet juist is (adreswijziging, melding gegevens onjuist, formulier met andere gegevens), dan verwijst u hem door naar burgerzaken. U meldt dus in principe niets terug. Immers, de burger heeft de plicht om wijzigingen van zijn gegevens door te geven aan de registratiehouder. Hoe u in dit geval moet handelen komt in hoofdstuk 5 aan de orde. WANNEER TERUGMELDEN? Aan wie terugmelden? In de wet staat dat een afnemer een mededeling doet aan het college van burgemeesters en wethouders. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat afnemers brieven of s gaan sturen aan een B&W van een gemeente. In de wet is het echter op bovenstaande wijze geformuleerd om duidelijk te maken dat B&W verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit en actualiteit van de GBA. Bovendien worden alle gemeenten driejaarlijks gecontroleerd op de uitvoering van deze wettelijke voorschriften en op de juistheid van de in de GBA opgenomen gegevens. Een buitengemeentelijke afnemer meldt in beginsel terug via de geautomatiseerde landelijke terugmeldvoorziening (TMV). De TMV zorgt ervoor dat terugmeldingen door afnemers eenvoudig en elektronisch kunnen plaatsvinden. Bovendien zorgt de TMV ervoor dat terugmeldingen van afnemers gestructureerd de gemeenten als registratiehouder bereiken. Gemeenten worden aangeraden dit ook via de TMV te laten lopen zodat geen eigen voorziening ontwikkeld hoeft te worden. Er is nog een andere reden om dit via de TMV te doen. Een binnengemeentelijke afnemer zal soms ook een terugmelding 24 handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

25 moeten doen van een persoon die niet woont in de eigen gemeente. In dat geval kan dit gebeuren via de TMV. 4.2 Wat moet een medewerker doen in geval van terugmelding? Hieronder zijn de handelingen beschreven die een medewerker, die binnen de organisatie is aangewezen om te mogen terugmelden aan de TMV, moet uitvoeren in geval van een terugmelding. Na het versturen van de terugmelding gaat de Terugmeldvoorziening (TMV) aan het werk. De acties van de TMV worden in 4.3 behandeld. In 4.4 is beschreven hoe lang een terugmelding kan duren. De terugmeldprocedure In geval van gerede twijfel wordt teruggemeld. De handelingen, die een medewerker moet uitvoeren, zijn hieronder beschreven Bij gerede twijfel: bepalen welke gegevens onjuist zijn Een medewerker beoordeelt bij een aanvraag of de persoonsgegevens juist zijn. In geval van gerede twijfel bepaalt een medewerker welke gegevens onjuist zijn. Wat moet een medewerker doen als een persoon niet bekend is? Deze persoon zal niet in aanmerking komen voor de aangevraagde dienst. De baliemedewerker zal deze persoon naar Burgerzaken moeten sturen Hoe loopt het terugmeldproces en wat doet TMV? 1. Melding door afnemer aan TMV. Bij de terugmelding moet duidelijk zijn op welk gegeven wordt teruggemeld en kan aanvullende informatie worden meegegeven. Een medewerker meldt bijvoorbeeld dat het adres A van burger X niet klopt en dat het adres B moet zijn. 2. TMV voert een controle uit via GBA-V (bestaat de persoon?), en bepaalt naar welke gemeente de melding moet worden doorgestuurd en maakt een dossier voor de persoon aan (tenzij die al bestaat), In de TMV wordt voor de registratie over één persoon één open dossier gereserveerd. Als er meer terugmeldingen over dezelfde persoon zijn dan zet de TMV deze in hetzelfde dossier. In één dossier kunnen dan terugmeldingen op verschillende categorieën staan. Bijvoorbeeld over de naam en over het adres. handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april

26 Het dossier ziet er in grote lijnen als volgt uit: Status dossier aangemeld in de TMV doorgemeld aan gemeente in onderzoek bij gemeente uitgevoerd dossier gesloten Resultaat onderzoek geen onderzoek uitgevoerd onderzoek in uitvoering onderzoek afgerond onderzoek gestaakt Als een onderzoek wordt gestaakt dan gebeurt het volgende: het betreffende gegeven wordt uit onderzoek gehaald er is weer sprake van verplicht gebruik van dat gegeven. 3. Nadat het verzenden van de terugmelding ontvangt de terugmelder: een ontvangstbevestiging met identificerend nummer dat uniek is toegekend aan deze terugmelding door de TMV, met de datum van terugmelding en de opgevoerde terugmelding. Na het terugmelden kan de afnemer of het werkproces stoppen of daarmee doorgaan. Zie hiervoor paragraaf Doorsturen dossier: TMV stuurt dossier naar betreffende gemeente. De gemeente neemt een besluit om het gegeven al dan niet in onderzoek te nemen. Indien het gegeven in onderzoek wordt genomen, komt deze aantekening ook op de PL. De registerhouder zal de indicatie van de onderzoeksduur toevoegen aan het dossier, zodat afnemer en gebruikers een indicatie hebben van de afrondingstermijn van het onderzoek. Deze onderzoeksduur betreft niet meer dan een indicatie en is geen afdwingbare termijn. N.B. In het geval van een identieke melding, stuurt TMV de melding niet door. 5.Bijwerken dossier: Gemeente geeft aan de TMV door of het gegeven in onderzoek wordt genomen, wanneer het onderzoek naar verwachting wordt afgerond en wanneer een onderzoek is afgerond. Tussentijds kan de gemeente ook doorgeven wat de status van het onderzoek is (uitstel + nieuwe datum afronding). Indien uit het onderzoek van de gemeente naar voren komt dat een gegeven op de PL moet worden aangepast dan krijgt de afnemer dit via het gangbare kanaal van het GBAnetwerk te weten; de PL wordt aangepast 6.Inzage dossier(s) door afnemers. Een afnemer kan te allen tijde de status van de door hem gemelde gegevens inzien bij de TMV. 26 handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

27 Kan een nieuwe terugmelding een eerder gedane terugmelding overschrijven? Dit is inderdaad mogelijk. Stel dat een medewerker een terugmelding doet dat burger X niet op adres A woont maar op B dan zou het kunnen gebeuren dat de medewerker er na een paar weken achterkomt dat deze persoon op adres C woont. Deze medewerker doet een nieuwe terugmelding en geeft door dat burger X op adres C woont. De vorige melding over adres B wordt dan overschreven in de TMV. TMV is dus simpel en robuust. TMV meldt niet spontaan de status van het onderzoek, of het onderzoek is afgerond en wat het resultaat is van het onderzoek. Afnemers met een afnemersindicatie krijgen het gewijzigde gegeven automatisch. Ad hoc bevragers zien bij de volgende bevraging de eventuele wijziging van het gegeven. Op termijn zal worden beoordeeld of er noodzaak bestaat tot uitbreiding van de functionaliteiten van de TMV (hangt ook samen met de modernisering van de GBA) 4.3 Wanneer moet een medewerker het aanvraagproces stoppen of gewoon doorgaan? Er zijn verschillende keuzemogelijkheden ten aanzien van het aanvraagproces. De verschillende mogelijkheden zijn als volgt: Uitstellen In gevallen waarin een authentiek gegeven in de GBA in onderzoek is genomen, kan de medewerker een door een ingeschrevene verzochte behandeling uitstellen. Dit gebeurt in die gevallen waarin zekerheid over het gegeven van belang is voor de verdere behandeling. De afnemers zullen zelf moeten bepalen wanneer dit het geval is. De behandeling kan worden uitgesteld totdat het onderzoek binnen de GBA is afgerond en eventueel het gegeven in de GBA is aangepast. Wanneer een bepaald gegeven niet van belang is voor het nemen van een besluit en de verdere afhandeling dan kan het proces doorgang vinden Uitstellen en de burger naar Burgerzaken sturen In bepaalde situaties zal een burger eerst naar Burgerzaken worden gestuurd om zijn persoonsgegevens op orde te brengen. Het gaat dan om situaties waarin de burger zelf in gebreke is gebleven. Het proces wordt stopgezet of uitgesteld. Er wordt dan geen terugmelding gedaan. handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april

28 Uitstellen én terugmelden Echter als een medewerker een aanwijzing heeft dat deze persoon onvoldoende belang heeft om zich daarvoor bij de GBA te vervoegen dan dient hij of zij zo spoedig mogelijk een terugmelding aan de GBA te doen Toch in behandeling nemen Is een uitstel niet of niet langer mogelijk dan wel onevenredig nadelig voor de ingeschrevene, dan dient de medewerker op basis van de gegevens die op dat moment beschikbaar zijn een besluit te nemen of andere handeling te verrichten. De burger wordt niet naar Burgerzaken gestuurd. Er moet zonodig wel worden teruggemeld (indien afwijkende gegevens in plaats van GBA-gegevens worden gebruikt). 4.4 Hoe lang duurt een onderzoek naar terugmelding? Registratiehouders zijn verplicht de terugmeldingen snel en adequaat af te handelen en zonodig te corrigeren. Binnen 5 dagen moet de terugmelder op de hoogte worden gesteld of de melding wel of niet wordt onderzocht. In geval van onderzoek van de terugmelding moet de registratiehouder bij het gegeven een aantekening zetten hoelang het onderzoek naar verwachting zal duren. Voor de duur van een onderzoek zijn geen maximale termijnen vastgesteld. De terugmeldprocedure voor de registratiehouders is opgenomen in Bijlage C. Opvragen van documenten Wanneer Nederlandse documenten moeten worden opgevraagd is de onderzoekstermijn van maximaal een maand redelijk. Voor buitenlandse documenten is dit te kort. Voor Europese documenten kan bijvoorbeeld maximaal een half jaar en voor documenten van buiten de EU maximaal één jaar worden aangehouden. Mocht een onderzoek uitlopen, dan kan via de TMV de verlenging van de onderzoekstermijn aan de afnemer worden doorgegeven. 28 handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

29 5. 0 Burgers en de GBA als basisregistratie Dit hoofdstuk behandelt de positie en de rol van de burger als gevolg van de invoering van de GBA als basisregistratie. Een burger krijgt het recht op eenmalige gegevensverstrekking op het moment dat een afnemer is verplicht om de gegevens uit de GBA te gebruiken. Maar een burger moet ook zorgen dat zijn gegevens op orde zijn. Dit kan in de praktijk betekenen dat hij eerst naar Burgerzaken wordt gestuurd om bijvoorbeeld een verhuizing door te geven. Hieronder zijn de verschillende aspecten die met de burger te maken hebben en de rol van een baliemedewerker uitgewerkt. 5.1 Wat is eenmalige gegevensverstrekking? Het betreft de verplichting om geen gegevens te vragen aan burgers die binnen de overheid reeds beschikbaar zijn en die via de basisregistraties verkregen kunnen worden. Langs deze weg komt de overheid tegemoet aan de grootste klacht die bij burgers en ondernemers leeft, namelijk het steeds weer aanleveren van dezelfde gegevens bij verschillende overheidsloketten.. Burgers en bedrijven geven slechts één keer hun gegevens door aan een basisregistratie. Daarna hebben alle overheidsinstanties de plicht deze gegevens te gebruiken en ze dus niet meer opnieuw te vragen. Wanneer geldt dit recht op eenmalige gegevensverstrekking? Het recht op eenmalige gegevensverstrekking van de burger wordt gelijktijdig ingevoerd met de verplichting van de afnemer tot het gebruik van de authentieke gegevens in de GBA. Zolang deze verplichting voor de afnemer nog niet geldt, geldt het recht van de burger ook niet. Voorbeeld: de Suwiketen In de Suwi-keten is men al begonnen met de invoering van dit principe. Bij het CWI, het UWV en enkele gemeentelijke sociale diensten worden de reeds beschikbare handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april