Raadsinformatiebrief B&W vergadering 3 november 2009

Transcriptie

1 Raadsinformatiebrief B&W vergadering 3 november 2009 Steller : D.P.J. Brom Telefoonnummer: 593 Onderwerp : Stand van zaken programma e-dienstverlening Geachte leden van de raad, Graag informeren wij u over het volgende. 1. Inleiding In oktober 2008 heeft de raad het programmaplan e-dienstverlening vastgesteld. Gelijktijdig is afgesproken dat er jaarlijks twee maal een voortgangsrapportage wordt gemaakt. Deze rapportage wordt in de voor- en najaarsnota verwerkt. Bij de voorjaarsnota is dat ook gebeurd. Toch menen wij nu dat gezien het belang van dit programma het goed is u via een raadsinformatiebrief te informeren over de stand van zaken. Er is ook nog een andere aanleiding. Op dinsdag 3 november is de nieuwe website van de gemeente gelanceerd. Deze website bevat naast veel informatie die zoveel mogelijk vraaggericht is ingedeeld ook al enkele interactieve onderdelen (poll, weblog). 2. Kern Het programma e-dienstverlening is onderverdeeld in een aantal projecten (digitaal loket, website, basisregistraties) en een aantal activiteiten die randvoorwaardelijk zijn om het programma uiteindelijk te realiseren (DigiD, betalen via internet, MidOffice, werkprocessen). Wij hebben eind 2008, in samenwerking met de VNG, ons akkoord gegeven aan de minister van Binnenlandse Zaken om het Nationaal Uitvoerings Programma (NUP) uit te voeren. Dit NUP is een gezamenlijk prioriteitenprogramma van gemeenten, provincies, waterschappen en het rijk. Het is een lijst van negentien NUP-bouwstenen die zijn geordend. Deze bouwstenen vormen samen de basisinfrastructuur voor de realisatie van de e-overheid. Het NUP wil niet alleen prioriteit geven aan deze bouwstenen, maar ook de regie versterken op de realisatie ervan. Juist

2 deze bouwstenen/ basisvoorzieningen zijn gekozen omdat zij de minimaal noodzakelijke randvoorwaarden zijn voor goed elektronisch verkeer tussen overheid en burger. De basisvoorzieningen zijn ingedeeld in vijf categorieën: e-toegang, e-authenticatie, nummers, basisregistraties 1 en e-informatieuitwisseling. Hierna geven wij u een korte beschrijving van de bouwstenen en de stand van zaken binnen onze organisatie. We beginnen echter met onze eigen bouwstenen/ projecten die niet in het NUP staan genoemd. 3. Stand van zaken bouwstenen/ projecten die niet in het NUP staan Alvorens dieper in te gaan op de diverse projecten hebben we gemerkt dat de invoering van elektronische dienstverlening een behoorlijke impact heeft op de organisatie. Dat waren we ons terdege bewust en in het programma hadden we de risico s ook benoemd met daaraan gekoppeld een aantal mogelijke maatregelen. Vooral de risico s t.a.v. communicatie, medewerkers en cultuur spelen een belangrijke rol. Deze zijn getackled door het nemen van onder andere de volgende maatregelen: Er is een communicatieadviseur toegevoegd aan het programmateam Er wordt regelmatig gepubliceerd in de digitale nieuwsbriefer wordt jaarlijks een communicatieplan opgesteld Project pas starten als de juiste medewerkers beschikbaar worden gesteld. Vanuit management dit programma stimuleren Medewerkers deelgenoot maken van de geboekte resultaten. Medewerkers vroegtijdig informeren en betrekken bij de uitvoering van de activiteiten Gedurende de verder uitvoering van het programma e-dienstverlening blijven we ons bewust van deze en andere risico s en zullen dan ook, indien nodig, tijdig maatregelen nemen. Internet: website Op basis van een functioneel en grafisch ontwerp is de nieuwe website gebouwd. De planning was erop gericht om de website begin september 2009 te lanceren. Wij hebben echter gemeend meer tijd en energie te steken in voldoende draagvlak creëren. Hierdoor voldoet deze website niet alleen aan de eisen en wensen vanuit de eigen organisatie maar vooral ook van de inwoners en ondernemers. Dit had gevolgen voor de planning voor de website en ook voor het project digitaal loket. Beide projecten hebben, ten opzichte van de oorspronkelijke planning, een vertraging opgelopen van ongeveer twee maanden. Vandaar dat de nieuwe website begin november live gaat en het digitaal loket uiterlijk 1 maart Intranet Voor het intranet is al een concept functioneel- en grafisch ontwerp beschikbaar maar nog geen nieuwe website gebouwd. De planning was erop gericht om Intranet begin september 2009 te lanceren. Aangezien we meer tijd en energie hebben gestoken in Internet is dit project uitgesteld tot het eerste kwartaal van Tussentijds wordt het huidige Intranet één-op-één overgezet. 1 Basisregistraties zijn gegevensbronnen die op één plaats worden bijgehouden en door alle andere overheden worden gebruikt. 2

3 Extranet Over het extranet is met u in mei 2009 al eens van gedachten gewisseld. Een aantal eisen en wensen zijn vertaald in het onderdeel Raadsinformatiesysteem op de nieuwe website. Als dat onderdeel goed functioneert, wordt dat de basis voor extranet voor de raad. Extranet wordt dan verder ontwikkeld zodat de site, op termijn, aan uw eisen en wensen tegemoet komt. Omdat dit project nauw gerelateerd is aan Internet is er een vertraging ontstaan. Extranet komt nu in januari 2010 beschikbaar. Digitaal loket Het loket waar u zaken met de gemeente kunt regelen via internet. Aan de noodzakelijke randvoorwaarden (DigiD, Betalingen, werkprocessen, MidOffice) voor dit project wordt gewerkt zodat uiterlijk 1 maart 2010 de volgende producten digitaal worden aangeboden: Aanvragen GBA uittreksel; Binnengemeentelijke verhuizing Klacht indienen; Digitaal bezwaar indienen; Woonvoorziening WMO; Vervoersvoorziening WMO; Kapvergunning aanvragen; Melding straatfeest (als onderdeel van evenementenvergunning) Aanmelden hond (hondenbelasting) Automatische incasso Digitaal afspraak maken Bekendmakingen Betalingen Betalingen is onderdeel van het project digitaal loket en een randvoorwaarde om digitaal te kunnen betalen voor producten die via het digitaal loket worden aangeboden. Planning loopt synchroon met het project Digitaal loket. Midoffice De midoffice is de schakel tussen de gegevens waarvoor de inwoners bij ons aankloppen (frontoffice) en de informatie die wordt verzameld binnen de afdelingen maar ook binnen andere overheidsinstellingen (backoffice). Het betreft hier vooral techniek om ervoor te zorgen dat de juiste gegevens op het juiste moment, op de juiste plek beschikbaar zijn. Het project is opgeknipt in een vijftal fasen. Fase 1 en 2 worden nu uitgevoerd. De start met de andere fasen is sterk afhankelijk van de inrichting van het beheer van de Midoffice. Conform planning wordt eind 2009 een voorstel besproken in het MT. Werkprocessen, workflow en documentflow Binnen de organisatie kennen we veel werkprocessen. Deze werkprocessen zijn deels beschreven en er wordt ook gewerkt conform de procesbeschrijvingen. Ook worden de processen gemonitord, gevolgd, getoetst en geëvalueerd. Aangezien we de uitvoering van de werkprocessen digitaal willen ondersteunen (de zogenaamde workflow) moeten veel werkprocessen worden herschreven. Soms zijn werkprocessen beschreven op hoofdlijnen (registreren, plannen, distribueren, behandelen, besluiten, afdoen en archiveren). Ze zijn dan niet gedetailleerd genoeg om er een digitaal proces van te maken. Andere werkprocessen echter bevatten werkinstructies die weer te gedetailleerd zijn om ze één- 3

4 op-één digitaal te ondersteunen. Naast de workflow bestaat er ook een documentflow. Dit betreft het ondersteunen van de afhandeling van documenten zowel fysiek als digitaal. De beschrijving van de werkprocessen die te maken hebben met het aanbieden van de digitale producten zijn beschreven en worden nu getoetst. Alle werkprocessen die verband houden met Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (de Wabo) zijn be(her) schreven en gedigitaliseerd. Dit wordt nu volop getest. Ondanks het feit dat de Wabo is uitgesteld streven we ernaar om de processen vanaf 1 januari operationeel te hebben. Voor het inrichten van de documentflow wordt nu gewerkt aan de invoering van een documentstructuurplan (DSP). Een DSP bevat overzichtelijk geordende gemeentelijke werkprocessen en geeft structuur aan ons archief. In een DSP zijn aan de werkprocessen (meta)gegevens gekoppeld, is de wettelijke grondslag beschreven, worden de bewaartermijnen vastgelegd en is de documentflow bekend door de standaarddocumenten eraan te koppelen. Eind 2009 is een aantal kenniskaarten beschikbaar. 4. Stand van zaken bouwstenen/ projecten die in het NUP staan Webrichtlijnen Informatie op websites die voldoen aan de webrichtlijnen is toegankelijk voor iedereen, onafhankelijk van de gebruikte software of hardware. Er bestaan ongeveer 125 kwaliteitseisen om te komen tot betere overheidswebsites. Bij de lancering van de nieuwe website voldoet de gemeente aan de gestelde eisen. In het NUP wordt eind 2010 genoemd als streefdatum. Samenwerkende catalogi Deze NUP-bouwsteen zorgt ervoor dat gebruikers informatie kunnen vinden, ook al zoeken zij op de website van de overheidslaag die hier niet over gaat. Gebruikers komen niet meer voor een dichte deur te staan, maar worden naar het juiste loket geleid. Dit is nu al gerealiseerd. Antwoord voor Bedrijven Bij dit portaal kunnen alle ondernemers terecht voor alle actuele en relevante overheidsinformatie, bijvoorbeeld over regelgeving, vergunningen en rijkssubsidies. Is al gerealiseerd bij de nieuwe website. MijnOverheid.nl (Mijn Utrechtse Heuvelrug.nl) Deze voorziening is een persoonlijke en veilige webomgeving, waarmee inwoners zaken doen en informatie uitwisselen met de gehele overheid, waar en wanneer ze dat maar willen en zo snel mogelijk. Denk aan belastingaangifte, het aanvragen van een uitkering, bouw- of kapvergunning. In het NUP is geen planning opgenomen. Wij streven ernaar om een - weliswaar beperkt - Mijn Utrechtse Heuvelrug in het eerste kwartaal van 2010 beschikbaar te hebben. Antwoord Een aantal overheden werkt samen aan de realisatie van een dienstverleningsconcept, een multichannel loket waar burgers en bedrijven met vrijwel al hun vragen terecht kunnen: een klantcontactcentrum (KCC). In het NUP is afgesproken dat alle gemeenten met meer dan inwoners een KCC inrichten dat is aangesloten op het 14+ netnummer. Dit project speelt op dit moment nog niet binnen onze gemeente. DigiD burger 4

5 DigiD is het gemeenschappelijke, digitale authenticatiesysteem voor de overheden, waarmee ze elektronisch de identiteit kunnen verifiëren van burgers die van overheidsdiensten gebruik maken. DigiD is vooral bekend van de belastingaangifte. De gemeente zal eind 2009, uiterlijk 1 maart van 2010 deze bouwsteen beschikbaar hebben. Gemeenschappelijke machtigingsvoorziening (GMV) De GMV is een landelijke, gemeenschappelijke voorziening die het gebruik van machtigingen voor elektronische overheidsdienstverlening mogelijk maakt voor inwoners en bedrijven. Met deze voorziening wordt het mogelijk een ander te machtigen - namens jezelf - elektronisch diensten van de overheid af te nemen. De GMV is nog in ontwikkeling, de precieze gevolgen voor gemeenten zijn moeilijk in te schatten. e-herkenning voor bedrijven (voorheen DigiD voor bedrijven) Om betrouwbaar, gemakkelijk en veilig digitaal zaken te kunnen doen hebben bedrijven behoefte aan een aantal extra voorzieningen. In het programma e-herkenning gaan bedrijven samen met partijen die op de markt van e-herkenning actief zijn een netwerk voor e-herkenning opzetten. In afwachting van het rijksvoorstel zijn er op de korte termijn geen gevolgen voor gemeenten Burgerservicenummer (BSN) Het BSN is een uniek persoonsnummer, voorheen het sofinummer. De overheid hanteert in haar contacten met inwoners, maar ook in de uitwisseling van gegevens tussen overheden, slechts één uniek persoonsnummer: het burgerservicenummer (BSN). Gereed op 1 januari Basisregistratie Personen (GBA) De GBA is de enige en unieke bron van persoonsgegevens van alle inwoners van Nederland. De regelgeving voor de GBA als basisregistratie is op 1 april 2007 in werking getreden en het verplichte gebruik wordt in 2010 binnen de gehele overheid ingevoerd. Persoonsgegevens, een goed werkende basisregistratie en een terugmeldvoorziening zijn nodig voor de effectieve uitvoering van overheidstaken en een adequaat dienstverleningsniveau van de overheid. Gereed op 1 januari De gevolgen voor de gemeente hebben betrekking op de terugmeldvoorziening. Naarmate meer organisaties gaan terugmelden zal de gemeente ook meer wijzigingen in onderzoek moeten nemen. Dit vraagt extra inzet van de gemeente. Registratie Niet Ingezetenen (RNI) De RNI is het register voor natuurlijke personen die niet in Nederland zijn gevestigd, maar wel relaties met de Nederlandse overheid onderhouden. De verschillende overheidsorganen houden elk hun eigen registratie van deze niet-ingezetenen bij. In de RNI worden enkele algemene gegevens van die registraties gebundeld tot één geheel. Deze gegevens kunnen - net als de GBA - worden gebruikt door alle daartoe geautoriseerde overheidsorganisaties. De gevolgen voor de gemeenten zijn afhankelijk van de uitwerking van de RNI. Nieuw Handelsregister (NHR) De Kamer van Koophandel werkt aan en beheert een nieuw Handelsregister, dat de basisregistratie wordt voor ondernemingen en rechtspersonen (verenigingen, stichtingen). Alle overheden worden tussen 2008 en 2014 op het NHR aangesloten. Voorlopige planning kent als einddatum Aansluiten betekent voor de gemeente dat de gegevens over ondernemingen en rechtspersonen online beschikbaar komen. Dit heeft forse gevolgen voor alle gemeentelijke processen waarin deze gegevens worden gebruikt. De precieze impact wordt nader bepaald. 5

6 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) De BAG is een basisregistratie met gegevens over adressen en gebouwen die gemeenten bijhouden. Alle overheden kunnen deze gegevens afnemen en zijn vanaf medio 2011 verplicht ze te gebruiken. De aansluiting van de BAG op de landelijke voorziening stond gepland voor 1 juli Landelijk gezien hebben slechts vier gemeenten hieraan voldaan. Wij hebben gemeend geen voorloperspositie in te nemen en hebben met het Ministerie van VROM een nieuwe datum afgesproken. In maart 2010 sluit de gemeente aan op de landelijke voorziening. Basisregistratie Topografie (BRT) De BRT is de unieke bron voor alle midden- en kleinschalige topografische kaarten, waarmee overheden gemakkelijk met elkaar geografische informatie kunnen uitwisselen. De schaal hierbij is 1:10.000, later ook van kaarten op kleinere schaal). Het Kadaster is houder van de BRT. De gemeente is vanaf begin 2009 aangesloten. Basisregistratie Kadaster (BRK) De BRK registreert kadastrale informatie over percelen, eigendom, hypotheek en zelfstandig beperkte rechten, zoals erfpacht, opstal en vruchtgebruik. Het BRK fungeert als basisregistratie, aangezien veel overheden de kadastrale gegevens gebruiken als basis voor hun eigen werkprocessen. Gemeente is vanaf begin 2009 aangesloten. Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) De Grootschalige Basiskaart Nederland (GBKN) en de grootschalige topografie van de topografie-producerende gemeenten (TPG) vormen, samen met brongegevens van Rijkswaterstaat, ProRail, provincies en waterschappen, de BGT. Gegevens hoeven door deze bundeling nog maar éénmaal te worden ingewonnen, terwijl ze meervoudig kunnen worden gebruikt. De gevolgen van de BGT voor de gemeenten zijn afhankelijk van de nader te maken afspraken over planning en uitwerking. OverheidsServiceBus (OSB) De OSB is een eenduidige, innovatieve en veilige voorziening die diverse soorten berichten vervoert, zoals het berichtenverkeer van basisregistraties tussen serviceaanbieders en -afnemers. Het gaat dus om de logistiek van het berichtenverkeer, niet om de inhoud. De OSB is noodzakelijk voor de ontsluiting van basisregistraties. Met deze basisvoorziening kan het streven naar eenmalige gegevensverstrekking, meervoudig gebruik worden gerealiseerd. In de toekomst kan de OSB voor bijna alle soorten gegevensuitwisseling binnen de overheid worden gebruikt. Eind 2010 gereed. Invoering van de OSB standaarden betekent dat de gemeente de komende jaren moeten overgaan op elektronische dienstverlening op basis van zogenaamde webservices. Dit vraagt forse aanpassingen van de gemeentelijke systemen en werkprocessen. Na invoering zullen de (werk)processen meer geautomatiseerd verlopen, TerugMeldFaciliteit (TMF) Een overheidsorganisatie die gegevens gebruikt uit een van de basisregistraties kan vermoeden dat de gegevens onjuist zijn en is dan verplicht dit te melden. Met de TMF kan deze organisatie via één centraal punt zijn vermoeden melden, waarna de melding naar de betreffende instantie gaat. Elke gebruiker draagt er zo aan bij dat de gegevens in de basisregistraties een zo hoog mogelijke kwaliteit hebben. Voor personen vanaf 1 januari 2010 operationeel. Andere basisregistraties volgen in Invoering van de TMF heeft forse gevolgen voor de gemeente. In de eerste plaats moeten de registraties of werkprocessen aangepast worden die een vermoeden van onjuiste registratie moeten melden aan de TMF. In de tweede plaats zal de gemeente voor de 6

7 registraties waarvan zij de houder is, meer aanvragen voor onderzoek naar de juistheid van de gegevens krijgen. Gemeenschappelijke Ontsluiting Basisregistraties (GOB) De GOB is een stelsel van afspraken, standaarden, voorwaarden en voorzieningen die helpen de ontsluiting van de basisregistraties uniform en eenduidig te laten plaatsvinden. Door de GOB wordt het voor overheden veel eenvoudiger om de basisregistraties te gebruiken. Bij de inrichting van onze basisregistraties (personen, BAG) is rekening met dit stelsel van afspraken. Aansluiting op de GOB heeft gevolgen voor de gemeente: alle systemen en werkprocessen in de gemeente, die gegevens uit één of meer van de basisregistraties gebruiken, moeten worden aangepast om gebruik te kunnen maken van de GOB. 5. Planning NUP Voor alle onderdelen van het NUP zijn afspraken gemaakt over de datum waarop deze gerealiseerd moeten zijn. De uiterste datum waarop alle partijen aangesloten moeten zijn is 1 januari Voor alle voorzieningen geldt dat aangegane verplichtingen en afspraken over prioriteitstelling blijven gelden, ook na 1 januari Wij hanteren, zoals u wellicht is opgevallen, op een aantal onderdelen onze eigen planning die er toe leidt dat we een aantal bouwstenen eerder dan 2011 hebben geïmplementeerd. Wij hopen u met deze uitgebreide nieuwsbrief voldoende te hebben geïnformeerd over de voortgang van het programma e-dienstverlening. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug, de secretaris, de burgemeester, drs. T.P. van der Steen G.F. Naafs 7