Adviesnota voor de raad. Marijke ten Hoeve

Transcriptie

1 Adviesnota voor de raad Onderwerp Informatiebeleidsplan 2014 Datum collegebesluit dinsdag 20 augustus 2013 Datum raadsvergadering donderdag 26 september 2013 Agendapunt Portefeuillehouder Nummer postregistratie Naam programma Inlichtingen bij Tel.nr. Wethouder Zondag Marijke ten Hoeve Voorstel 1. Vaststellen van het informatiebeleidsplan voor Inleiding In juni 2012 is het informatiebeleidsplan Spoor , het jaar van consolideren, uitbouwen en vervangen Spoor 2 besproken en goedgekeurd door MT, B&W en de raad van de gemeente Zaltbommel. Dit plan was het tweede deel van het informatiebeleidsplan Informatievoorziening in de lift, Spoor 1. Voor de komende twee jaar is er een nieuw plan opgesteld informatiebeleidsplan Klaar voor Het Andere Werken!. Dit plan geeft een nadere toelichting op de bijbehorende poster (apart ter inzage in de leeskamer). Het vormt het logische vervolg op de beide eerdere plannen. De afgelopen jaren hebben we een aantal stappen gezet om de dienstverlening te versterken en werkprocessen te digitaliseren waardoor deze processen efficiënter en effectiever verlopen dan voorheen. Huidige stand van zaken Een aantal belangrijke projecten die we het afgelopen jaar en begin 2013 hebben afgerond zijn Diverse NUP projecten, waaronder aansluiting op het 14+ nummer en voldoen van de website aan de webrichtlijnen (wettelijke eisen); Basisregistraties de BAG-WOZ koppeling; Papierloos vergaderen in de raad, college en het MT; Opzetten van pioniersgroep t.a.v. het Andere Werken (plaats- en tijd onafhankelijk kunnen werken, voortaan ook wel te noemen HAW); Digitale afhandeling van een aantal werkprocessen, zoals inkomende facturen. Door de realisatie van deze en overige projecten besparen we kosten door bv. afname van het aantal afdrukken, afname van rondbrengen interne post, de afname van handmatige handelingen en het aantal werkplekken (en daarmee van kantoorruimte). Alle afgeronde projecten zijn binnen de financiële raming gebleven. De nog lopende projecten zijn merendeel op schema en binnen budget. Een uitgebreide terugkoppeling van de projecten uit Spoor 1 en 2 vindt u in bijlage 3 het Spoorboekje. 1

2 Toekomst De ingeslagen weg vraagt om vervolgstappen met als hoofddoel de verbetering van de dienstverlening aan burgers en ondernemers op een zo efficiënt mogelijke wijze. Concreet willen we de volgende resultaten bereiken Het management neemt een voorbeeldrol in t.a.v. Het Andere Werken en stuurt op het terugbrengen van het aantal werkplekken. Medewerkers zijn geschoold in het efficiënt gebruiken van de nieuwste kantoorautomatisering programma s en kunnen nog productiever met hun tijd omgaan. Medewerkers kunnen plaats- en tijd onafhankelijk werken, passen de clean desk policy toe (leeg bureau) en delen waar mogelijk met elkaar bureaus. Informatie is gemakkelijk terug te vinden in het centrale informatiesysteem en de status van de door ons geleverde producten zijn direct inzichtelijk voor ons intern, maar nog belangrijkertevens ook voor onze klant. We voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, de E-dienstverlening programma s vanuit de centrale overheid, zoals Operatie NUP (Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e- overheid). De basisregistraties (onderdeel NUP) zijn geïmplementeerd en intern en extern gekoppeld. Alle systemen kunnen worden vervangen als de afschrijvingstermijn is verstreken. De interne bedrijfsvoering is verder op orde en voorbereid op de toekomst. De informatiebeveiliging is nog beter geregeld. Om de hierboven genoemde ambities te realiseren is gekozen om het informatiebeleid in 4 thema s onder te verdelen Thema 1 Het Andere Werken Thema 2 Informatiebeveiliging Thema 3 Bedrijfsvoering ICT Thema 4 Dienstverlening en Basisregistraties Deze thema s zijn nauw met elkaar verbonden en de componenten versterken elkaar, zoals weergegeven in de onderstaande illustratie Het plaats en tijd onafhankelijk kunnen werken met verschillende mobiele apparaten brengt de noodzaak met zich mee om onze informatiebeveiliging ICT nog meer te versterken. Tevens zorgt de verregaande digitalisering en het zaakgerichte werken ervoor dat de interne bedrijfsvoering op orde moet zijn. Dit heeft weer effect op de dienstverlening aan onze klanten (burgers en bedrijven). In het plan worden deze onderwerpen verder toegelicht. Doel/meetbaar effect Het informatiebeleidsplan levert een belangrijke bijdrage aan de verhoging van de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening en aan het steeds efficiënter maken van de interne bedrijfsvoering. De effecten hiervan zijn 2

3 Steeds meer producten kunnen digitaal worden aangevraagd/geleverd; Formulieren zijn vooringevuld. Wat we weten van onze klanten vragen we niet nog een keer; Door efficiënter te werken kan er worden bespaard op bedrijfsvoering; Gegevens zijn locatie en tijd onafhankelijk beschikbaar. Argumenten 1.1 Het Informatiebeleidsplan is een plan dat een integrale en samenhangende visie geeft op informatievoorziening vertaald in concrete projecten en acties tot eind het wordt breed gedragen door de organisatie en sluit aan bij de prioriteiten van de organisatie; het is afgestemd op de ambitie en de schaal en maat van de gemeente Zaltbommel; Het pakt door op de succesvolle aanpak van Spoor 1 en 2; het geeft een vervolg aan eerder uitgestelde projecten die nu niet meer langer uitgesteld kunnen worden. 1.2 Het plan geeft een helder realistisch financieel beeld. het plan levert de randvoorwaarden voor toekomstige bezuinigingen op de bedrijfsvoering door efficiënt en locatieonafhankelijk werken mogelijk te maken; het plan voorziet tevens in een vervangingsbudget ICT, waaruit toekomstige ontwikkelingen en vervangingen gefinancierd kunnen worden. Dit budget wordt gedekt door een besparing in andere bedrijfsvoeringbudgetten. Kanttekeningen 1.1 Het Informatiebeleidsplan bevat een integrale en samenhangende visie. Deze visie is vertaald in een aantal concrete projecten en acties. Het schrappen van projecten en acties betekent een aantasting van de integraliteit en samenhang. De belangrijkste risico s bij de uitvoering van de projecten zijn onvoldoende financiële en personele middelen; onvoldoende deskundigheid; beheer en onderhoud niet geregeld. Financiën De benodigde investeringen en exploitatielasten zien er als volgt uit Projecten in 2014 Programma Dienstverlening Wettelijke taken en gemeentebrede trajecten Investering Jaarlijks Antwoord Digitalisering/Zaakgericht werken Gemeentebreed informatiebeheer Basisregistraties/Midoffice Gemeentebrede invoering Het Andere Werken Voorzieningen Raad en burgerleden Afdelingspecifieke projecten en acties Bedrijfsvoering Samenleving en ontwikkeling Realisatie & Beheer Publiekszaken Totale kosten

4 Momenteel wordt samen met de gemeente Maasdriel onderzocht of er samengewerkt kan worden op het gebied van I&A. Het is nodig om hier een businesscase voor op te stellen met ondersteuning van een procesbegeleider. Dit betekent bij een positieve uitkomst dat er aanvullende investeringen noodzakelijk zullen zijn. De kosten van zijn meegenomen in de voorjaarsnota 2014, waarbij dit bedrag in 2015/2016 wordt terugverdiend. Samenwerking Maasdriel. Bij positieve uitkomst Opstellen businesscase Externe inhuur procesbegeleider Verbindingen upgraden tussen Maasdriel en Zaltbommel PM Aanpassingen ICT infrastructuur PM Dekking Het informatiebeleidsplan is integraal opgenomen in de vastgestelde voorjaarsnota Voor de dekking van de kosten van dit plan zal een structurele bijdrage geleverd worden vanuit de organisatie. Er is daartoe bovenop de taakstelling uit de voorjaarsnota 2013 van een extra taakstelling van voor de organisatie opgenomen (zie tabel hieronder Financieel effect). De bovengenoemde kosten voor de samenwerking met Maasdriel zullen worden terugverdiend in de periode Vervangingsplan ICT In 2005 bij het betrekken van het pand is destijds veel hardware en software aangeschaft zonder dat er een meerjarig vervangingsplan voor hard- en software is opgesteld. Er is daarom nog steeds sprake van een inhaalslag op dit gebied. Voor de bedrijfsvoering dienen nu ook de nodige middelen aangeschaft te worden. Deze zijn niet eerder financieel in een vervangingstraject meegenomen. Zo staat in 2015 de vervanging van het financieel pakket gepland en moet er hardware in de serverruimte vervangen worden. Sinds het informatiebeleidsplan worden hiervoor wel steeds stelposten opgenomen. Zo worden de virtuele werkplekken nu deels bekostigd uit de vervanging van de desktops (2009). Door deze virtueel te maken kunnen we de desktops zelf twee jaar later vervangen. In dit informatiebeleidsplan wordt het voorstel gedaan om vanaf 2015 een extra bedrag van structureel op te nemen voor vervangingsinvesteringen. De dekking van deze jaarlijkse kosten vindt plaats door een structureel te bezuinigen op de bedrijfsvoering. Het is dan niet meer nodig om extra geld te vragen voor vervangingsinvesteringen. Dit geldt alleen als er geen nieuwe grote projecten vanuit de overheid gestart worden. Financieel effect uitvoering IB-plan Lasten IB-plan 2014 Onderhoud Gemiddelde investeringslasten IB-plan Gemiddelde investeringslasten vervanging (nog niet in IB-plan opgenomen) Totale lasten Besparingen in de exploitatie Taakstelling Bedrijfsvoering Beëindiging onderhoud opgezegde contracten Totale besparingen Financieel effect (verhoging lasten met)

5 Uitvoering Planning De uitvoering van de projecten en acties zijn gepland in Communicatie Informatiebeleid is sterk afhankelijk van communicatie. Het is belangrijk om draagvlak voor het plan te creëren bij medewerkers en management. De afgelopen jaren is het nodige gedaan om in de organisatie bekendheid te geven aan de uitvoering van de projecten van het informatiebeleidsplan en het programma E-Dienstverlening. Er zijn posters opgesteld, waarop duidelijk te zien is wat de huidige stand van zaken is t.a.v. informatiebeleid. Deze zgn. A0-platen zijn in interactieve sessies toegelicht tijdens de afdelingsoverleggen. Regelmatig verschijnen er nieuwsbrieven op het intranet Bommelnet, waarin over de voortgang van de projecten bericht wordt. Alle betreffende documenten kunnen hier worden teruggevonden. Evaluatie / controle Jaarlijks zal er verslag aan het college en de raad worden uitgebracht over de voortgang van de projecten en acties uit het informatiebeleidsplan. Bijlagen Bijgevoegd Bijlage 1 Informatiebeleidsplan Klaar voor Het Andere Werken! Bijlage 2 Spoorboekje Status en voortgang projecten uit de eerdere informatiebeleidsplannen Spoor 1 en 2 (aparte bijlage) Ter inzage in de leeskamer Poster Informatiebeleidsplan Klaar voor het andere werken Poster Informatie- en Applicatiearchitectuur Online presentatie Informatiebeleidsplan beschikbaar via onderstaande weblink (druk op CTRL toets en klik met de muis om deze te bekijken. Zet het scherm op volledig en doorloop de presentatie met de pijltjestoetsen) http//prezi.com/wnsswenwfej9/present/?auth_key=1vgiqz3&follow=wwsy4hpvxtz8&kw=presentwnsswenwfej9&rc=ref BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN ZALTBOMMEL de secretaris, de burgemeester, drs. L.H. Derksen A. van den Bosch 5