Informatiebeleidsplan Gemeente Zaltbommel

Transcriptie

1 Informatiebeleidsplan Gemeente Zaltbommel Klaar voor Het Andere Werken! , de jaren van de virtuele werkplek Efficiënter werken met minder kantoorpand én meer klantgericht Opdrachtgever: Opdrachtnemer: Versie: 1.0 Datum: 8 mei 2013 Management Team/Gemeentesecretaris Huug Derksen Organisatie ontwikkelaar Marijke ten Hoeve in samenwerking met Guiseppe Cascino, consultant van Native Consulting

2 Versiebeheer Versie Verspreid aan Datum Wijzigingen 0.1 Giuseppe Cascino Opzet plan en teksten aangeleverd 0.2 Marijke ten Hoeve Teksten aangepast en opzet veranderd. 0.3 Giuseppe Cascino Commentaar en opmerkingen tekst gemaakt en suggesties opzet. 0.4 Marijke ten Hoeve Teksten toegevoegd en suggesties verwerkt. 0.5 Giuseppe Cascino Commentaar en opmerkingen tekst gemaakt en suggesties opzet. 0.6 Marijke ten Hoeve Teksten toegevoegd. 0.7 Giuseppe Cascino Teksten toegevoegd en tekstwijzigingen. 0.8 Marijke ten Hoeve Teksten toegevoegd en tekstwijzigingen. 0.9 Giuseppe Cascino Laatste tekstuele aanpassingen 1.0 Wouter van der Werken Tekstuele wijzigingen en aanpassingen financieel gedeelte. 2

3 Inhoudsopgave 0. Managementsamenvatting Beslispunten 7 1. Inleiding Doelstelling informatiebeleid Aanpak Leeswijzer Terugblik Wat hebben we al gerealiseerd? Lopende en afgeronde zaken in Extra gerealiseerde zaken Conclusies Visie: Extern & eigen ambities Wat komt er op Zaltbommel af? Eigen ambities Strategie: Plan van aanpak via 4 thema s Thema 1: Het Andere werken Thema 2: Informatiebeveiliging Thema 3: Bedrijfsvoering ICT Thema 4: Dienstverlening en basisregistraties Projecten Projecten en acties Programmaorganisatie Communicatie Financiën Financiële verantwoording 35 Bijlage 1: Overzicht projecten en acties met de financiën 37 Bijlage 2: Financieel effect, Reserve automatisering en taakstelling 40 Bijlage 3: Spoorboekje: Status en voortgang projecten uit de eerdere informatiebeleidsplannen Spoor 1 en 2 (aparte bijlage) Apart ter inzage bij het bestuurssecretariaat: - Poster Informatiebeleidsplan Klaar voor het andere werken - Poster Informatie- en Applicatiearchitectuur 3

4 0. Managementsamenvatting Voor u ligt het informatiebeleidsplan , dat een toelichting geeft op de poster van het informatiebeleid. Dit beleidsplan vormt het vervolg van het Informatiebeleidsplan Spoor , het jaar van consolideren, uitbouwen en vervangen. De afgelopen jaren hebben we een aantal stappen gezet om de dienstverlening te versterken en werkprocessen te digitaliseren, waarbij deze processen efficiënter en effectiever verlopen dan voorheen. Huidige stand van zaken De belangrijkste projecten die we het afgelopen jaar en begin 2013 hebben afgerond zijn: Diverse NUP projecten (Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e- overheid), waaronder: aansluiting op het 14+ nummer en voldoen van de website aan de webrichtlijnen (wettelijke eisen); Basisregistraties: de BAG-WOZ koppeling; Papierloos vergaderen in de raad, college en het MT; Opzetten van pioniersgroep t.a.v. het Andere Werken (voortaan ook wel te noemen HAW); Digitale afhandeling aantal werkprocessen zoals inkomende facturen. Door de realisatie van deze en overige projecten besparen we kosten door bv. afname van het aantal afdrukken, afname van rondbrengen interne post, de afname van handmatige handelingen en het aantal werkplekken (en daarmee van kantoorruimte). Alle afgeronde projecten zijn binnen de financiële raming gebleven. De nog lopende projecten zijn merendeel op schema en binnen budget. Een uitgebreide terugkoppeling van de projecten uit Spoor 1 en 2 vindt u in bijlage 3 het Spoorboekje. Toekomst De ingeslagen weg vraagt om vervolgstappen met als hoofddoel de verbetering van de dienstverlening aan burgers en ondernemers op een zo efficiënt mogelijke wijze. Concreet willen we de volgende zaken bereiken: Medewerkers zijn geschoold in het efficiënt gebruiken van de nieuwste kantoorautomatisering programma s en kunnen nog productiever met hun tijd omgaan. Medewerkers kunnen plaats- en tijd onafhankelijk werken, passen de clean desk policy toe (leeg bureau) en delen waar mogelijk met elkaar bureaus. Het management neemt een voorbeeldrol in t.a.v. Het Andere Werken en stuurt op het terugbrengen van het aantal werkplekken. Informatie is gemakkelijk terug te vinden in het centrale informatiesysteem en de status van de door ons geleverde producten zijn direct inzichtelijk voor ons intern, maar nog belangrijker- tevens ook voor onze klant. We voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, de E-dienstverlening programma s vanuit de centrale overheid, zoals Operatie NUP (Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid). De basisregistraties (onderdeel NUP) zijn geïmplementeerd en intern en extern gekoppeld. Alle systemen kunnen worden vervangen als de afschrijvingstermijn is verstreken. De interne bedrijfsvoering is verder op orde en voorbereid op de toekomst. De informatiebeveiliging is goed geregeld. Om de hierboven genoemde ambities te realiseren is gekozen om het informatiebeleid in 4 thema s onder te verdelen: Thema 1: Het Andere Werken Thema 2: Informatiebeveiliging Thema 3: Bedrijfsvoering ICT Thema 4: Dienstverlening en Basisregistraties 4

5 Deze thema s zijn nauw met elkaar verbonden en de componenten versterken elkaar, zoals weergegeven in de onderstaande illustratie: Het plaats en tijd onafhankelijk kunnen werken met verschillende mobiele apparaten brengt de noodzaak met zich mee om onze informatiebeveiliging ICT nog meer te versterken. Tevens zorgt de verregaande digitalisering en het zaakgerichte werken ervoor dat de interne bedrijfsvoering op orde moet zijn. Dit heeft weer effect op de dienstverlening aan onze klanten (burgers en bedrijven). In de onderstaande tabel zijn deze thema s verder uitgewerkt: In het voorliggend plan worden deze onderwerpen nader besproken. De benodigde investeringen en exploitatielasten zien er als volgt uit: Projecten in 2014 Programma Dienstverlening: Wettelijke taken en gemeentebrede trajecten Investering Jaarlijks Antwoord Digitalisering/Zaakgericht werken Gemeentebreed informatiebeheer Basisregistraties/Midoffice Gemeentebrede invoering Het Andere Werken Voorzieningen Raad en burgerleden Afdelingspecifieke projecten en acties: Bedrijfsvoering Samenleving en ontwikkeling Realisatie & Beheer Publiekszaken Totale kosten 2014: In bijlage 1 zijn de projecten en kosten verder gespecificeerd. In bijlage 2 staat het financiële effect hiervan uitgewerkt. 5

6 Momenteel wordt - in opdracht van beide colleges - onderzocht of er samengewerkt kan worden met Maasdriel op het gebied van I&A. Daartoe wordt een nulmeting voor uitgevoerd. Meer hierover bij hoofdstuk 4 Bedrijfsvoering ICT. Dit betekent bij een positieve uitkomst dat de volgende investeringen noodzakelijk zullen zijn. Deze zijn nu nog niet mee genomen in het totaaloverzicht van de kosten. Overigens zijn de voordelen van samenwerking ook niet meegenomen. Samenwerking Maasdriel. Bij positieve uitkomst 0-meting: Opstellen businesscase Verbindingen upgraden tussen Maasdriel en Zaltbommel Aanpassingen ICT infrastructuur Externe inhuur procesbegeleider Kosten Om de ingeslagen weg te vervolgen zijn financiën benodigd om dit proces te bekostigen. In het vorige Informatiebeleidsplan Spoor 2 is aangekondigd dat een aantal projecten werd uitgesteld naar Het gaat om deze projecten: PM PM Uitgestelde projecten naar 2014: Midoffice: Het nieuwe werken ICT kant (totale implementatie uitgesteld): - Vervanging Office en Exchange. Op afstand werken technisch realiseren - Uitbreiding gebruik Tablets, Smartphones In Spoor 2 staat de volgende tekst: Deze investeringen zullen in 2014 gemaakt moeten worden evenals de uit te voeren projecten voor de wettelijke NUP projecten (o.a. Modernisering GBA) Deze projecten zijn nu opnieuw opgenomen in dit informatiebeleidsplan. De vervanging van Office en Exchange naar nieuwere versies (Office 2013) kan niet meer uitgesteld worden, omdat de ondersteuning stopt en we steeds vaker van medewerkers horen dat ze thuis met de nieuwere versies werken. Deze overgang naar nieuwere versies willen we aangrijpen om de medewerkers te scholen in het betere werken, zodat men productiever wordt en efficiënter leert werken. Laten we deze stap achterwege dan zijn medewerkers niet vaardig genoeg om met de nieuwe programma s te werken en dit betekent verlies van productiviteit. Voor het project HAW hebben we vorig jaar een pioniersgroep gevormd van 25 vrijwilligers. Dit project wordt als zeer positief ervaren en er melden zich steeds meer medewerkers aan, die we nu niet kunnen faciliteren. In 2014 willen we dit uitbreiden gemeentebreed, maar dan moeten we investeren in onze infrastructuur. Dit is iets wat in de gemeente Maasdriel al geruime tijd gefaciliteerd wordt en waar wij een inhaalslag te maken hebben. Tevens neemt vanuit het personeel de behoefte toe om ook te kunnen werken met smartphones en tablets. Het MT, het college en de raad zijn inmiddels wel voorzien van deze faciliteiten. De toename van het gebruik van mobiele apparatuur betekent weer het nodige voor onze beveiliging. Verder moeten we blijven voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals de Modernisering GBA. De klantgerichte dienstverlening kan alleen maar verbeteren als we het Midoffice compleet maken en de werkprocessen automatiseren en daarmee de klant beter kunnen bedienen net zoals bijvoorbeeld het proces van Bol.com. Er wordt in dit plan een substantiële investering gevraagd voor de vernieuwing van de kantoorautomatisering en de gemeentebrede invoering van HAW. Voor de vervanging van 6

7 Office en Exchange etc. geldt dat als we dit niet doen de bedrijfszekerheid in gevaar komt. De oude pakketten worden niet meer ondersteund en hebben niet de juiste licentievorm voor het Andere Werken. In de benodigde investering is geld opgenomen voor zowel softwarelicenties als wel voor de benodigde scholing voor het personeel. Ook zijn de benodigde vervangingen voor systemen van de Raad opgenomen en voor de interne bedrijfsvoering. De genoemde bedragen zijn ramingen. Bij de uit te schrijven aanbestedingen zal mede gestuurd worden op zo goedkoop mogelijke aanschaf. Dekking Voor de dekking van de kosten van dit plan zal een structurele bijdrage geleverd worden vanuit de organisatie. Er zal daartoe bovenop de taakstelling uit de voorjaarsnota 2013 van een extra taakstelling van voor de organisatie opgenomen worden (zie bijlage 2 Financieel effect). Vervangingsplan ICT In 2005 bij het betrekken van het pand is destijds veel hardware en software aangeschaft zonder dat er een meerjarig vervangingsplan voor hard- en software opgesteld. Er is daarom nog steeds sprake van een inhaalslag op dit gebied. Voor de bedrijfsvoering en ter ondersteuning van de raad dienen nu ook de nodige middelen aangeschaft te worden. Deze zijn niet eerder financieel in een vervangingstraject meegenomen. Zo staat in 2015 de vervanging van het financieel pakket gepland en moet er hardware in de serverruimte vervangen worden. Dit is ook niet mee genomen in een vervangingsplan. Sinds het informatiebeleidsplan worden hiervoor wel steeds stelposten opgenomen. Zo worden de virtuele werkplekken nu deels bekostigd uit de vervanging van de desktops (2009). Door deze virtueel te maken kunnen we de desktops zelf twee jaar later vervangen. In dit informatiebeleidsplan wordt het voorstel gedaan om vanaf 2015 een extra bedrag van structureel op te nemen voor vervangingsinvesteringen. De dekking van deze jaarlijkse kosten vindt plaats door een structureel te bezuinigen op de bedrijfsvoering. Het is dan niet meer nodig om extra geld te vragen voor vervangingsinvesteringen. Dit geldt alleen als er geen nieuwe grote projecten vanuit de overheid gestart worden. 0.1 Beslispunten Aan het college en de raad wordt gevraagd om in te stemmen met: De geformuleerde projecten en activiteiten (zie bijlage 1); Het financieel effect (zie bijlage 2 Financieel effect, Reserve automatisering en taakstelling). 7

8 1. Inleiding Bij elkaar komen is een begin, bij elkaar blijven is vooruitgang, met elkaar samenwerken is succes. Citaat: Henry Ford. Er moeten een aantal beleidskeuzes worden gemaakt t.a.v. de I&A samenwerking met Maasdriel en de gemeentebrede invoer van het Andere Werken. Voor u ligt het informatiebeleidsplan , dat een toelichting geeft op de poster van het informatiebeleid. Dit beleidsplan vormt het vervolg op het Informatiebeleidsplan Spoor , het jaar van consolideren, uitbouwen en vervangen. De afgelopen jaren hebben we een aantal stappen gezet om de dienstverlening te versterken en werkprocessen te digitaliseren, waarbij deze processen efficiënter en effectiever verlopen dan voorheen. In lijn met het vorige informatiebeleidsplan, willen we werken aan: verbeteren van de dienstverlening aan de klant (Klant contact systeem, verbeteren digitaal kanaal); meer flexibiliteit en efficiency, o.a. door papierarm te werken; digitaal vergaderen; digitaal en zaakgericht werken; plaats- en tijd onafhankelijk werken. Willen we dit proces voortzetten in 2014 en 2015, dan zijn er enige belangrijke aandachtspunten. We moeten inzetten op: 1. Meer sturing op het digitaal kanaal zodat meer diensten digitaal afgehandeld kunnen worden. 2. De lijn van digitalisering en zaakgericht werken gemeentebreed doorzetten; 3. De infrastructuur technisch aanpassen om Het Andere Werken (voortaan ook wel HAW) mogelijk te maken; 4. Meer actieve sturing op de invoering HAW zoals terugdringen gebruik kantoorpand en voorbeeldrol management 5. Meer aandacht voor informatiebeveiliging, omdat de gegevens vanuit allerlei verschillende locaties toegankelijk moeten worden gemaakt; 6. We moeten onze informatiehuishouding nog verder moeten professionaliseren, o.a. door centralisatie van ons applicatiebeheer; 7. Daarnaast zoeken we naar manieren om de kwaliteit te vergroten en kwetsbaarheid te verminderen, o.a. door samenwerkingsverbanden met andere gemeenten te versterken. T.a.v. het laatste punt wordt momenteel onderzocht of er samengewerkt kan worden met Maasdriel op I&A gebied. Meer hierover bij hoofdstuk 4 Bedrijfsvoering ICT en Basisregistraties. Om de ingeslagen weg te vervolgen zijn financiën benodigd om dit proces te bekostigen. In het vorige Informatiebeleidsplan Spoor 2 is aangekondigd dat een aantal projecten werd uitgesteld naar Het gaat om deze projecten: Uitgestelde projecten naar 2014: Midoffice: Het nieuwe werken ICT kant (totale implementatie uitgesteld): - Vervanging Office en Exchange. Op afstand werken technisch realiseren - Uitbreiding gebruik Tablets, Smartphones 8

9 In Spoor 2 staat de volgende tekst: Deze investeringen zullen in 2014 gemaakt moeten worden evenals de uit te voeren projecten voor de wettelijke NUP projecten (o.a. Modernisering GBA) Deze projecten zijn nu opnieuw opgenomen in dit informatiebeleidsplan. De vervanging van Office en Exchange naar nieuwere versies (Office 2013) kan niet meer uitgesteld worden, omdat de ondersteuning stopt en we steeds vaker van medewerkers horen dat ze thuis met de nieuwere versies werken. Deze overgang naar nieuwere versies willen we aangrijpen om de medewerkers te scholen in het betere werken, zodat men productiever wordt en efficiënter leert werken. Laten we deze stap achterwege dan zijn medewerkers niet vaardig genoeg om met de nieuwe programma s te werken en dit betekent verlies van productiviteit. Voor het project HAW hebben we vorig jaar een pioniersgroep gevormd van 25 vrijwilligers. Dit project wordt als zeer positief ervaren en er melden zich steeds meer medewerkers aan, die we nu niet kunnen faciliteren. In 2014 willen we dit uitbreiden gemeentebreed, maar dan moeten we investeren in onze infrastructuur(het aanbieden van virtuele werkplekken). Dit is iets wat in de gemeente Maasdriel al geruime tijd gefaciliteerd wordt en waar wij een inhaalslag te maken hebben. Tevens neemt vanuit het personeel de behoefte toe om ook te kunnen werken met smartphones en tablets. Dit is toe te juichen in het kader van de gemeentebrede digitalisering. Het MT, het college en de raad zijn inmiddels wel voorzien van deze faciliteiten. De toename van het gebruik van mobiele apparatuur betekent het nodige voor onze beveiliging. Verder moeten we blijven voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals de Modernisering GBA. De klantgerichte dienstverlening kan alleen maar verbeteren als we het Midoffice compleet maken en de werkprocessen automatiseren en daarmee de klant beter kunnen bedienen net zoals bijvoorbeeld het proces van Bol.com. Voor de bedrijfsvoering en ter ondersteuning van de raad dienen ook de nodige middelen aangeschaft te worden. Deze zijn niet eerder financieel in een vervangingstraject meegenomen of ze zijn nodig in het kader van noodzakelijke nieuwe ontwikkelingen. De ingeslagen weg vraagt om vervolgstappen met als hoofddoel de verbetering van de dienstverlening aan burgers en ondernemers op een zo efficiënt mogelijke wijze. Concreet willen we de volgende zaken bereiken: Medewerkers zijn geschoold in het efficiënt gebruiken van de nieuwste kantoorautomatisering programma s en kunnen nog productiever met hun tijd omgaan. Medewerkers kunnen plaats- en tijd onafhankelijk werken, passen de clean desk policy toe (leeg bureau) en delen waar mogelijk met elkaar bureaus. Het management neemt een voorbeeldrol in t.a.v. Het Andere Werken en stuurt op het terugbrengen van het aantal werkplekken. Informatie is gemakkelijk terug te vinden in het centrale informatiesysteem en de status van de door ons geleverde producten zijn direct inzichtelijk voor ons intern, maar nog belangrijker- tevens ook voor onze klant. We voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, de E-dienstverlening programma s vanuit de centrale overheid, zoals Operatie NUP (Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid). De basisregistraties (onderdeel NUP) zijn geïmplementeerd en intern en extern gekoppeld. Alle systemen kunnen worden vervangen als de afschrijvingstermijn is verstreken. De interne bedrijfsvoering is verder op orde en voorbereid op de toekomst. De informatiebeveiliging is goed geregeld. Om de hierboven genoemde ambities te realiseren is gekozen om het informatiebeleid in 4 thema s onder te verdelen voor de periode van : 9

10 Thema 1: Het Andere Werken Thema 2: Informatiebeveiliging Thema 3: Bedrijfsvoering ICT Thema 4: Dienstverlening en Basisregistraties Deze thema s zijn nauw met elkaar verbonden en de componenten versterken elkaar, zoals weergegeven in de onderstaande illustratie: Het plaats en tijd onafhankelijk kunnen werken met verschillende mobiele apparaten (HAW) brengt de noodzaak met zich mee om onze informatiebeveiliging ICT nog meer te versterken. Tevens zorgt de verregaande digitalisering en het zaakgerichte werken ervoor dat de interne bedrijfsvoering op orde moet zijn. Dit heeft weer effect op de dienstverlening aan onze klanten (burgers en bedrijven). Deze thema s worden in hoofdstuk 4 verder uitgewerkt. 1.1 Doelstelling informatiebeleidsplan Het doel van dit informatiebeleidsplan is: Richting geven aan de ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening voor Vanuit de strategische visie van onze organisatie en met het oog op de externe ontwikkelingen. Een integrale visie op informatievoorziening vertaald in concrete projecten en activiteiten voor de komende jaren, alsmede een financiële onderbouwing. 1.2 Aanpak Dit informatiebeleidsplan is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met de projectleiders van het programma (E-) Dienstverlening en diverse sleutelfiguren van alle afdelingen. Op die manier konden we goed vaststellen welke zaken binnen de organisatie leven en welke daarvan prioriteit hebben. Daarnaast hebben we gekeken naar de wettelijke verplichtingen en de zaken, die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering en voor de informatiebeveiliging. Er is een concept informatiebeleidsplan op een poster geschetst en dit is doorgesproken evenals de financiële gevolgen hiervan. 10

11 1.3 Leeswijzer De opbouw van het informatiebeleidsplan volgt de indeling van de poster. Op deze manier kan dit informatiebeleidsplan gebruikt worden als een nadere toelichting op de poster. In hoofdstuk 2 gaan we in op wat we bereikt hebben t.a.v. de belangrijkste projecten de afgelopen twee jaar. In hoofdstuk 3 werken we de ambities van de organisatie verder uit, die de uitgangspunten vormen voor dit beleid. In hoofdstuk 4 gaat we in op de gekozen strategie en tactiek om de ambities met behulp van informatievoorziening te realiseren. In hoofdstuk 5 staan de projecten en acties. De financiën staan beschreven in hoofdstuk 6. 11

12 2. Terugblik Wat is er van Spoor 1 en 2 terechtgekomen? Liepen de projecten volgens planning of zijn we het spoor bijster geraakt? In dit hoofdstuk een update van de belangrijkste projecten. In bijlage 3 Spoorboekje staat een uitgebreide terugkoppeling naar de stand van zaken rond de uitvoering van Spoor 1 en 2. We bespreken hieronder een aantal van de belangrijkste projecten uit 2012 en de projecten die nu nog lopen in Wat hebben we gerealiseerd in 2012? Korte uitleg i-nup oftewel Operatie NUP Het i-nup (Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening) bestaat uit de implementatie voor 2015 door gemeenten van 21 digitale bouwstenen en het nakomen van wettelijke resultaatverplichtingen. Op basis van het door de gemeente gevolgde landelijke dienstverleningsconcept Antwoord wordt de gemeente dé ingang voor de overheid waar in % van alle vragen beantwoord kunnen worden. Het doel is om de dienstverlening aan burgers sneller, beter en efficiënter te maken. Naast de verbetering van de website, telefonische bereikbaarheid en het instellen van een Klantcontactcentrum vallen onder de I-NUP projecten ook de invoering van de basisregistraties, zoals bv. de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). Tevens de diverse koppelingen zoals bv. tussen de BAG, GBA en WOZ. SP1.1 I-NUP projecten en acties onder Antwoord: Aansluiting 14+ telefoonnummer is geactiveerd en gecommuniceerd. Browse aloud geïnstalleerd (voorleesmodule website). E-formulieren zijn toegevoegd. Verbeteringen website: technische en verbetering zoekfunctionaliteit. Diverse benchmarks zijn uitgevoerd: (Benchmarks Publiekszaken, Waarstaatjegemeente en het onderzoek Normenkader voor Bedrijven) Uit de benchmark Publiekszaken kwam naar voren dat onze klanten de dienstverlening aan de balie boordelen met een 8 en de dienstverlening van de telefonische met een 7,8. Dit is beide 0,2 boven het landelijk gemiddelde! Gebleken is dat een Klantcontactsysteem en telefonische managementinformatie worden gemist. Beide zaken zijn al opgenomen in Spoor 1 en 2. Behaald resultaat: Website is verbeterd en klanten gaan steeds meer gebruik maken van de digitale mogelijkheden waardoor de balie en de telefonistes ontlast worden. SP1.2 KCC (Klant Contact Centrum) Met een Klant contact systeem kan de klant (bedrijf of burger) optimaal ondersteund worden door de Frontoffice (balie, post, telefoon, mail en website). Actuele en betrouwbare digitale informatie is noodzakelijk om vragen in één keer duidelijk en goed te beantwoorden. Samen met Maasdriel is een offerte traject ingezet. Dit is vertraagd vanwege onduidelijkheid rond de aanbesteding en onduidelijkheid t.a.v. beschikbaar budget van Maasdriel. Het proces is dit jaar opnieuw gestart en de offertes gaan naar eind april naar de leveranciers. Derde en vierde kwartaal 2013 wordt de implementatie gerealiseerd. 12

13 Behaald resultaat: Wegens vertraging in het offertetraject nog geen resultaat maar we gaan dit resultaat bereiken voor het eind van dit jaar. SP1.4 Tweede fase Digitalisering Een aantal werkprocessen is in 2012 gedigitaliseerd. Het team STIM werkt nu digitaal met Verseon. De afhandeling van Meldingen openbare ruimte en vergunningen APV vinden plaats in Verseon en de inkomende facturen zijn gedigitaliseerd! Iedere medewerker is opgeleid in gebruik van het pakket en in de modules waar men specifiek gebruik van maakt. Er zijn koppelingen gemaakt met de basisregistraties, Smartdocuments voor de sjablonen en met Decade (financieel pakket). Behaald resultaat: Bepaalde werkprocessen zijn gedigitaliseerd en efficiënter ingericht. SP1.7 Uitbreiden pilot Papierloos vergaderen naar MT en Raad: Papierloos vergaderen d.m.v. tablets en apps door MT en Raad. MT, College en Raad zijn voorzien van tablets met diverse apps zodat zij nu papierloos kunnen vergaderen. Er vinden eind mei en in september evaluaties plaats. Behaald resultaat: Digitalisering van het werkproces MT en Raad. Papierkosten omlaag. Het college was al eerder uitgerust met tablets en apps. SP1.9 Koppelingen en ondersteuning basisregistraties De afgelopen periode zijn de meeste kernapplicaties gekoppeld aan de basisregistraties zoals de GBA en BAG. De kwaliteit van onze gegevens gaat hierdoor omhoog. De wettelijke verplichte BAG-WOZ koppeling is per 1 februari 2013 gerealiseerd. We behoren hiermee tot de voorhoede gemeenten (B-gemeenten). Dat wil zeggen dat we in de voorhoede lopen van gemeenten, die dit gerealiseerd hebben! Intern zijn de basisregistraties gekoppeld aan alle kernapplicaties d.m.v. het datadistributiesysteem, behalve het financiële systeem. Dit betekent dat het niet meer mag voorkomen dat onjuiste gegevens van burgers en panden kunnen worden gebruikt. Behaald resultaat: Voldoen aan de wettelijke verplichting van koppeling van de BAG met de WOZ. Kwaliteit van onze gegevens omhoog. De dienstverlening naar de klant verhoogd. Naast deze projecten zijn er ook resultaten geboekt op het gebied van personeelsaangelegenheden (Raet online). Steeds meer processen worden gedigitaliseerd en kunnen via Raet Online door elke medewerker geraadpleegd worden vanaf elke locatie. Denk bv. aan digitale declaraties. 2.2 Lopende en afgeronde zaken in 2013 SP2.1 I-NUP projecten en acties onder Antwoord: Website voldoet per 1 juni 2013 aan de webrichtlijnen prioriteit 1; Verbetering website i.v.m. cookiewetgeving en webrichtlijnen; Het RIS (Raads Informatie Systeem) wordt vernieuwd; Aanpassing en uitbreiding van E-formulieren; App Zaltbommel is in gebruik genomen. Kwaliteitshandvest met servicenormen is ingesteld. 13

14 Behaald resultaat: We hebben voldaan aan de wettelijke verplichtingen en we brengen de kwaliteit van de dienstverlening omhoog door aan servicenormen te voldoen. Tevens sluiten we aan bij de ontwikkeling van Apps om onze klanten goed te informeren. Website In de bezoekersaantallen van onze website zit een stijgende lijn: van in het 1e kwartaal van 2012 naar in het 1e kwartaal van Het aantal digitale bezoekers daarvan neemt fors toe: van in het 1e kwartaal 2012 tot in het 1e kwartaal In 2012 zijn 461 digitale aanvragen ingediend tegenover in het 1e kwartaal van De meeste aanvragen betreffen: Digitale aanvraag Aantal Verhuizing doorgeven 233 Melding woon- en leefomgeving 78 Uittreksel GBA 59 Kopie OZB-WOZ beschikking 46 De toename van het aantal digitale aanvragen in het 1e kwartaal 2013 betreffen met name Kopie OZB WOZ beschikking (55) en Melding woon- en leefomgeving (46). Het aantal bezoekers en aanvragen via het digitale kanaal moet omhoog en daar zullen we actief op gaan sturen de komende periode. SP2.3 Vervolg tweede fase Digitalisering (2013) Een aantal andere aparte programma s (zoals contracten)worden geïntegreerd in ons Document Management Systeem (DMS) van Verseon. Ook het Bestuurlijke Besluitvormingsproces (BBV)wordt hierin opgenomen. Daarnaast zijn een aantal andere zaken extra uitgevoerd. Team STIM De afgelopen periode is het team STIM gegroeid in hun veranderde rol m.b.t. het zaakgericht werken. Men draait zelfstandig pilots en benadert actief de afdelingen. Om dit te bereiken was een cultuuromslag nodig. Extra uitgevoerde zaken We hebben nog een aantal extra zaken opgenomen in Verseon namelijk: aanvragen offertes, mantelbuizen, belastingen etc. Er wordt in mei dit jaar een upgrade van het programma uitgevoerd, zodat we t.b.v. het andere werken via een dongel van Verseon gebruik kunnen maken. BBV De invoering van de BBV bevindt zich nu in de testfase. Er is een speciale testgroep geformeerd vanuit afdelingen, die veel voorstellen maken voor college en raad. Deze groep zal uitgebreid testen met het digitaal aanleveren van bestuurlijke stukken, zodat dit niet meer op papier hoeft. Met de webversie kan er straks geaccordeerd worden door secretaris en college via de tablet. De module Contracten wordt in juli ingevoerd. Door zwangerschap, ziekte en nog niet goed afronden van andere modules is dit verschoven. De module Subsidies zal niet in Verseon geïmplementeerd worden. Dit taakgebied vereist toch specifieke programmatuur. Behaald resultaat: Digitalisering van het bestuurlijke besluitvormingsproces en gemeentebrede invoering digitalisering. Dit is een randvoorwaarde voor het andere werken: clean desk policy en plaats en tijdonafhankelijk werken. Tevens zijn er extra zaken uitgevoerd en het team STIM heeft de veranderde rol goed opgepakt. Helaas is de invoering van BBV nu door allerlei oorzaken (ziekte etc.) tijdelijk vertraagd. 14

15 SP2.6 Vereisten beheer basisregistraties Derde kwartaal 2013 vindt er een audit plaats vanuit het Ministerie van Infrastructuur en Milieu op de kwaliteit van de gegevens in de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen). Als voorbereiding hierop is het noodzakelijk om een pre audit te houden en de nodige ondersteuning en begeleiding te bieden aan de BAG beheerders. Alle benodigde programmatuur is aangeschaft en in gebruik genomen. Dit zorgt ervoor dat er veel minder intensief veldwerk moet worden verricht wat voorheen veel tijd kostte van de BAG-beheerders. De pre-audit is uitgevoerd en de uitkomsten hiervan worden nu verwerkt zodat we straks goed door de audit komen. Behaald resultaat: Voorbereid zijn van de organisatie op de BAG audit in derde kwartaal 2013.Terugbrengen van intensief veldwerk. SP2.9 Gemeentebrede infrastructuur vervangen Het gaat hier o.a. om de noodzakelijke vervanging van onze Oracle servers. Door Zaltbommel is het initiatief genomen om dit project gezamenlijk op te pakken met Maasdriel en de Sociale Dienst Bommelerwaard. Dit zou aanzienlijk schelen in de kosten. Zowel de SDB als Zaltbommel hebben hiervoor de middelen. Het wachten is op de instemming van de raad van Maasdriel met de benodigde financiën. Komt dit niet in orde dan gaan de SDB en Zaltbommel alleen door maar is de aanschaf duurder. Nog steeds binnen geraamd budget. Behaald resultaat: Zekerstellen van onze bedrijfsvoering de komende jaren. De databases vormen het hart van onze informatievoorziening! SP2.10 Vervanging urenverantwoording en tijdsregistratie pakket De separate programma s voor tijdsregistratie en urenverantwoording waren verouderd. Dit waren twee aparte programma s nu verenigd in 1 softwarepakket nml. Timetell. Per 1 januari 2013 zijn deze succesvol geïmplementeerd. Alleen moet nog een oplossing gevonden worden voor de pasjes waarmee ingeklokt wordt. De leverancier is hier druk mee bezig. Men kan nu ook d.m.v. een app en in de webversie vanuit thuis de wijzigingen zelf doorvoeren. Behaald resultaat: Tijdwinst voor medewerkers en personeel. Alle wijzigingen worden nu door de medewerkers zelf geautomatiseerd verwerkt en mutatieformulieren en de verlofkaarten behoren tot het verleden. Dit levert een besparing op in fte, die al verwerkt is in de dekking van Spoor 1 en Extra gerealiseerde zaken Naast alle projecten uit Spoor 1 en 2 zijn er ook een aantal zaken uitgevoerd in de afgelopen twee jaar die ervoor zorgen dat oftewel de dienstverlening naar de klant is verhoogd oftewel ervoor gezorgd hebben dat de interne bedrijfsvoering of het inzicht in de kwaliteit van onze gegevens is toegenomen. Het gaat om de volgende zaken: SMS dienst klanten Burgerzaken Invoering nieuw Intranet i-spiegel SMS dienst klanten Als de klant dat wil kan deze ge-sms t worden als de bestelde producten bij Burgerzaken gereed zijn. De klant ervaart dit als een positieve aanvulling op de dienstverlening. 15

16 Intranet Voor de interne bedrijfsvoering is in 2012 het intranet vervangen door een intranet van onze website leverancier. Er was geen onderhoud meer op het oude pakket. De medewerkers gebruiken het intranet nu meer als centraal communicatiemiddel. Nieuwsbrieven en stukken zijn hierop terug te vinden. Er zijn forums en via blogs worden ervaringen gedeeld. Ook kan men direct met elkaar communiceren via de Shoutbox. i-spiegel i-spiegel is software voor bestandsvergelijking, die het binnengemeentelijk gebruik van basisregistraties analyseert. Dit instrument laat zien wat het gebruik van basisregistraties oplevert en nog meer kan opleveren. i-spiegel geeft inzicht in financiële besparingen en maakt verbeteringen van gemeentelijke dienstverlening concreet en helder. i-spiegel helpt ook bij het nog strategischer inzetten van de basisvoorzieningen. Dit instrument meet niet alleen de besparingen en verbeteringen, gemeenten kunnen het ook inzetten om de baten te effectueren en verbeteringen te optimaliseren. Daarnaast duidt i-spiegel de voortgang van invoering en gebruik van de NUP-bouwstenen. De i-spiegel is een software instrument vanuit KING (Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeente) en maakt onderdeel uit van operatie NUP. Recent is de i-spiegel vergelijking uitgevoerd. Diverse van onze gemeentelijke bestanden zijn met elkaar vergeleken. De resultaten hiervan zijn opgenomen in een uitgebreide rapportage. Hieruit kwam naar voren dat: De datakwaliteit van Zaltbommel goed op orde is waarvan Reinigingsrechten en Afvalstoffenheffing zelfs uitstekend. Er kwamen nog meer resultaten naar voren maar deze behoeven nog aanvulling en nadere bestudering. 2.4 Conclusies We lopen aardig op schema. Knelpunten betreffen: - het uitvallen van medewerkers door ziekte of zaken van persoonlijke aard; - tekortkoming in het nakomen van afspraken van de kant van de leveranciers; - kwetsbaarheid in applicatiebeheer; - moeite van medewerkers met cultuuromslag. We hebben een aantal extra zaken gerealiseerd. Alle afgeronde en/of lopende projecten vallen binnen de geraamde budgetten. Aandachtspunt is het inzichtelijk maken van de besparingen in fte, die deze automatiseringsprocessen met zich meebrengen. Meer hierover in hoofdstuk 6 Financiën. 16

17 3. Visie: Extern & eigen ambities Je kunt beter ten onder gaan met je eigen visie dan met de visie van een ander. Citaat: Johan Cruijff. In dit hoofdstuk beschrijven we de externe ontwikkelingen, formuleren we onze ambities voor de komende periode en beschrijven we onze visie op de organisatie. 3.1 Wat komt er op Zaltbommel af? Er zijn verschillende externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de informatisering van de gemeente. Het gaat om ontwikkelingen in de volgende 3 categorieën: - Landelijke informatievoorziening projecten - Nieuwe wetgeving en bezuinigingen - ICT trends Landelijke informatievoorziening projecten De belangrijkste projecten op informatisering gebied die vanuit de Rijksoverheid zijn opgestart, en zich richten op gemeenten zijn: I-NUP (o.a. Basisregistratie Grootschalige Topografie, modernisering GBA, RNI, BRO, 2e tranche WKPB) Invoering Midoffice en zaakgericht werken Gemeentelijke Model Architectuur (GEMMA), Werken onder architectuur, Basisgemeente Introductie van gezamenlijke ICT middelen: Pleio, Rijkscloud De komende jaren krijgt de gemeente te maken met de uitvoering van het I-NUP of te wel Operatie NUP(Zie uitleg paragraaf 2.1). In de vorige informatiebeleidsplannen is al een aantal i-nup projecten benoemd. Daarnaast loopt een aantal i-nup ontwikkelingen pas in Deze zijn opgenomen in het huidige plan (Zie hoofdstuk 5 Projecten). De ervaring leert dat de landelijke ontwikkelingen nogal eens vertraagd worden, buiten de invloed van Zaltbommel. Midoffice en zaakgericht werken en het werken onder architectuur komen bij thema Dienstverlening verder aan de orde (Zie hoofdstuk 4 Strategie) Nieuwe wetgevingen en bezuinigingen Als gemeente hebben we te maken met wetgeving, decentralisatie en overheidsbezuinigingen. Dit vertaalt zich naar de volgende ontwikkelingen: Participatiewet Jeugdzorg AWBZ overheveling naar WMO Dit betekent een verzwaring van de gemeentelijke taken met minder geld. ICT trends Er zijn diverse ontwikkelingen in de informatievoorziening en ICT wereld, die een grote rol gaan spelen de komende jaren. Het gaat om: Het werken vanuit de Cloud ; Het gebruik van Social media; Het gebruik van Apps op de smartphone. Deze trends en de gevolgen daarvan voor het informatiebeleid en de ICT zijn uitgebreid besproken in informatiebeleidsplan 2013 Spoor 2. Deze trends nemen alleen maar toe. 17

18 3.2 Eigen ambities gemeente Zaltbommel Ambities bedrijfsvoering Effectiever en flexibeler werken door Het Andere Werken (HAW) Belangrijkste doelstellingen van HAW : Medewerkers werken onafhankelijk van tijd en plaats; Medewerkers delen onderling hun kennis en ervaring; Medewerkers worden aangestuurd op basis van resultaat i.p.v. aanwezigheid; Voorbeeldrol management. Wij willen met HAW het volgende bereiken: Inspiratie: Ieder van ons zal in staat zijn de visie en missie van Zaltbommel te vertalen naar activiteiten die passen in zijn of haar rol; Cultuur: Ieder van ons zal zo transparant mogelijk handelen, onderling voldoende communiceren en kennis delen. Niet het individuele belang maar het groeps- en organisatiebelang staat voorop; Organisatie: We gaan onze huidige manier van resultaatgericht werken verder versterken en we blijven elkaar aanspreken op houding en gedrag; Technologie: We gaan ICT zodanig inrichten om resultaatgericht en flexibel werken (nog) beter mogelijk te maken. Het andere werken is dus niet alleen een technische uitdaging, maar vooral een organisatorische. Het betekent dat medewerkers niet meer altijd naar kantoor komen, dat er meer gestuurd wordt op resultaten en minder op aanwezigheid. Dit vergt een cultuuromslag, waar we druk mee bezig zijn en waar nu op een organische manier naar toe wordt gegroeid. De ICT moet gemeentebreed zodanig ingericht worden dat flexibel werken mogelijk wordt gemaakt. Er is gestart met een voorhoede groep, die alvast ervaring opdoet met deze andere manier van werken (Zie Hoofdstuk 2 Terugblik, SP2.16). Ambities bedrijfsvoering Meer samenwerken Wij zijn aan het onderzoeken hoe we kunnen samenwerken met de gemeente Maasdriel op I&A gebied. We hopen daarmee het volgende te bereiken: Efficiënter en effectiever organiseren van de informatievoorziening; Betere kwaliteit informatievoorziening; Verminderen van de kwetsbaarheid. Daarnaast zijn we nauw betrokken bij de informatievoorziening van andere intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, zoals Regio Rivierenland en ODR. Ambities dienstverlening Meer dienstverlening digitaal Ons basisidee om de dienstverlening op een nieuwe manier vorm te geven is gebaseerd op het landelijke dienstverleningsconcept Antwoord. In dit concept staan de belangrijke uitgangspunten en ambities voor dienstverlening, waaronder het introduceren van 1 loket (het Klant Contact Centrum) voor al onze diensten en om de klantvraag al zoveel mogelijk voor in het proces af te handelen, en ook om de klant zoveel mogelijk gebruik te laten maken van het digitale kanaal, zowel om 24/7 dienstverlening mogelijk te maken als om de fysieke balie en de telefonie te ontlasten. Hieronder staat een weergave van onze belangrijkste dienstverleningsdoelstellingen voor de komende periode. Belangrijke doelstellingen (Antwoord fase 4): 80% in 1 keer beantwoord in de Frontoffice; Eén loket, minder doorverwijzen; Minder regels, meer service (beter en concreter); We stimuleren gebruik van het e-loket en de e-formulieren; Luisterende en klantgerichte houding medewerker; 18

19 Klant is leidend, niet het systeem. Hiervoor is nodig: Medewerkers KCC zijn regisseur klantvraag; Integrale samenwerking tussen afdelingen; Eenduidig gebruik van klantgegevens; Verbeteren kwaliteit klantgegevens; Verbeteren toegankelijkheid van klantgegevens; Optimaal gebruik van basisregistraties; Efficiëntere werkprocessen; Afstemming applicatie- en gegevensbeheer; Geïntegreerde informatievoorziening. ICT trends en HAW: Aankomende generatie klanten en medewerkers: Meisje in blauw. Kleindochter Jill net twee. Kan op smartphone zelf kinderfilmpjes starten en bekijken en scrollt door alle menu s. 19

20 4. Strategie: Plan van aanpak via 4 thema s Hoe mooi ook de strategie, af en toe moet je naar de resultaten kijken. Citaat: Sir Winston Churchill Dit hoofdstuk geeft inzicht in hoe de gemeente Zaltbommel de landelijke ontwikkelingen, de politieke en organisatie-doelstellingen wil bereiken met de juiste informatievoorziening. Er is gekozen om de aanpak in doelstellingen in te delen. Deze doelstellingen zijn zo gekozen dat ieder thema ondersteunend is aan de volgende thema. Met de gefaseerde realisatie van deze doelstellingen voor informatievoorziening dragen wij bij aan de verder professionalisering van de organisatie. Thema 1. Het Andere Werken: Dit thema is gericht op het efficiënter en effectiever kunnen (samen)werken plaats- en tijdonafhankelijk, door o.a. meer digitaal en papierloos te werken. Thema 2. Informatiebeveiliging: Dit thema richt zich op de beveiliging van gegevens. Thema 3. Bedrijfsvoering ICT: Dit thema is gericht op het klaar zijn van de ICT systemen voor de toekomst. De verschuiving van taken en de versteviging van centraal applicatiebeheer. Thema 4. Verbeteren dienstverlening & basisregistraties: Dit thema voorziet in de realisatie van de dienstverleningsdoelstellingen waaronder de verdere uitbreiding van de digitale dienstverlening en verdere stroomlijning van de interne informatiehuishouding. Het landelijke thema i-nup geldt daarbij als leidraad. Daarnaast verankeren we het gebruik van de basisregistraties en hun onderlinge samenhang verder in de organisatie. Het thema richt zich op eenmalige opslag en meervoudig gebruik van dezelfde informatie; 20

21 4.1 Thema 1: Het Andere Werken In 2005 is het huidige kantoorpand ingericht voor het toen zgn. Flexwerken. Er werden stilteruimtes ingericht en zitjes. Er werd een clean desk policy afgesproken en medewerkers mochten in alleen in een trolley hun personalia en documenten opbergen. Stappen, die nagelaten werden toen waren de digitalisering van de documenten en het mogelijk maken van waar dan ook inloggen op het netwerk. Binnen geringe tijd werd het pand volgebouwd met kasten en was er van het oorspronkelijke idee weinig over. Hoe het ook kan is te zien bij bv. de gemeente Opheusden waar de digitaliseringsslag wel is gemaakt en de cultuurverandering gaande is. Tegenwoordig spreekt men over Het Nieuwe Werken (HNW). Is nieuw een goede term of gaat het om oude wijn in nieuwe zakken? Volgens ons is het zo dat als je als organisatie zorgt dat je processen, communicatie en informatievoorziening prima in orde zijn, je dan met de moderne ICT-technieken optimaal kan presteren. Dit heeft niks te maken met HNW, maar met het optimaliseren van de organisatie en dat is niet nieuw. HNW rekent wel af met de traditionele kantoren, werktijden en aanwezigheid en dat is nieuw. Wij praten liever over Het Andere Werken. HAW is geen project maar een proces dat elke organisatie in zijn eigen tempo moet doorlopen. Het MT heeft zich meermalen uitgesproken voor de groei naar HAW, rekening houdend met de cultuuromslag, die dit van de medewerkers en managers vraagt. Om dit te realiseren vanuit ICT en informatievoorziening gaan we inzetten op de volgende zaken: 1. Vernieuwing kantoorautomatisering 2. Training Het Andere werken 3. Flexibele virtuele werkplekken 4. Papierarm en digitaal werken 5. Choose Your Own Device beleid Hiermee beogen we de volgende resultaten te behalen: - Plaats- en tijdsonafhankelijk werken; - Efficiënter werken met kantoorautomatisering; - Informatie is digitaal en zaakgericht vanuit elke plek beschikbaar en gemakkelijk terug te vinden. De eerste vier punten worden verder besproken bij de projecten in hoofdstuk 5. We gaan hier alleen in op punt 5 het kiezen van je eigen mobiele apparaat. (Choose Your Own Device). Ad 5 Choose Your Own Device (CYOD) beleid De gemeente Zaltbommel gaat de komende jaren meer dan voorheen gebruik maken van mobiele apparaten. De belangrijkste redenen hiervoor zijn: Het uitbreiden van de mogelijkheid tot digitaal vergaderen voor diverse medewerkers. Momenteel vergaderen Raad, College en MT met de ipad, waarbij veel tijd en geld bespaard wordt op het printen en verspreiden van vergaderstukken; Vergroten van de flexibiliteit van medewerkers, zodat ze nog meer plaats- en tijdsonafhankelijk kunnen werken; Het verbeteren van de dienstverlening door mobiele apparaten in te zetten om de klant op locatie van dienst te zijn; We willen dat Zaltbommel een aantrekkelijke werkgever is en blijft voor jongere medewerkers, die het gebruik van mobiele apparaten vanzelfsprekend vinden. Werk en privé lopen steeds meer door elkaar. Een mobiel apparaat maakt het makkelijker om werk en privé activiteiten (tot op zekere hoogte) te combineren. Werk wordt daarmee persoonlijker. 21

22 Bring Your Own Device (BYOD), Choose Your Own Device (CYOD) of Here Is Your Device (HYID)? Er zijn 3 manieren om het beleid rond mobiele apparaten vorm te geven: 1. Bring Your Own Device: De medewerker bepaalt met welk device hij het beste zijn werk kan doen. Het voordeel is dat de medewerker maximaal rekening kan houden met zijn eigen voorkeuren en dit maximaal kan afstemmen met zijn werkzaamheden. Dit sluit ook aan op de wens om het device ook voor privé doeleinden te gebruiken. Nadeel is dat er een grote diversiteit ontstaat van producten, waardoor het beheer en de beveiliging meer tijd vergen en het delen van kennis en informatie lastiger wordt. 2. Choose Your Own Device: Het management stelt vast, na voordracht van de cluster ICT, welke reeks aan mobiele apparaten ingezet mogen worden. Het voordeel hiervan is dat er efficiënter kan worden ingekocht, de mobiele apparaten beter worden beheerd en ondersteund. Nadeel is dat de medewerker minder een oplossing op maat krijgt, en dat het wellicht daardoor privégebruik minder aantrekkelijk is. Wel krijgt de medewerker een set van mogelijkheden waar hij/zij uit kan kiezen. 3. Here Is Your Device (HYID): Het management stelt vast, na voordracht van het cluster ICT, welke type mobiel apparaat zal worden aangeschaft en hoeveel. Het beleid is daarmee te vergelijken met het huidige werkplekkenbeleid. Voordeel is dat het de goedkoopste oplossing is. Nadeel is dat er geen flexibiliteit mogelijk is voor medewerkers. In het onderstaande schema staat weergegeven hoe de 3 beleidsvormen ten op zichte van elkaar zich verhouden in relatie met enerzijds flexibiliteit-beheersbaarheid en anderzijds met zakelijk-privé gebruik. We baseren het beleid t.a.v. mobiele apparaten op CYOD. De belangrijkste argumenten hiervoor zijn: - Door de brede beschikbaarheid van steeds goedkopere type mobiele apparaten en beschikbaarheid van Apps op diverse besturingssystemen kunnen we een breder pallet aanbieden; - Hoewel we wel voor meer keuzevrijheid zijn, is deze niet onbeperkt, om zo te zorgen voor een efficiënt en veilig gebruik en beheer van mobiele apparaten; - Wij hebben de technische kennis in huis om de mobiele apparaten te ondersteunen, ook als dit meer soorten apparaten betreft. 22

23 In de loop van 2013 zal er een specifiek Choose Your Own Device-beleid worden opgesteld. In dit informatiebeleidsplan spelen we hierop vooruit, door uit te gaan van de volgende afspraken: 1. Bepaalde mobiele apparaten zullen worden toegestaan, waarbij 1 centrale lijst wordt opgesteld; 2. We kiezen voor specifieke Apps die gebruikt mogen worden, waardoor we zowel de uitwisselbaarheid van informatie waarborgen, als de kennis over deze Apps; 3. In 2014 ontvangen de raadsleden nieuwe tablets, en zullen de huidige tablets worden doorgegeven aan beleidsmedewerkers en ambulant personeel; 4. De tablets en smartphones moeten als doel hebben om efficiënter en flexibeler te kunnen werken en moet passen bij de functie; 5. We maken alleen gebruik van de private cloud, niet van openbare clouds zoals Dropbox of Google; 6. Als houvast voor managers en medewerkers is er een overzicht waarbij het type mobiele apparaat is gekoppeld aan de functieprofielen. Dit geldt als centraal kader. 7. We gaan alle mobiele apparatuur centraal beheren en beveiligen d.m.v. Mobile Device Management. Om dit beleid te realiseren zullen er een aantal acties moeten plaatsvinden: Financieel: er zal extra geïnvesteerd moeten worden in het faciliteren van de mobiele werkplek; Communicatie: er komt een (eenvoudig) communicatieplan, waarbij de diverse doelgroepen (burgers, raadsleden, college, MT-leden, managers, medewerkers) op verschillende manieren zullen worden geïnformeerd; Uitrollen van de mobiele apparaten: We willen de mobiele apparaten centraal uit laten rollen, zodat er efficiency winst optreedt (dus geen individuele aanschaf door afdelingen). Ook het inperken van de varianten van de mobiele apparaten helpt daarbij de beheerskosten te beperken; Kennisdeling: We gaan medewerkers met mobiele apparaten stimuleren om kennis te delen over o.a. welke Apps op de mobiele apparaten handig zijn. Aan de organisatie zal worden gevraagd om centrale kennisgroepen te vormen om deze onderling uit te wisselen (bijvoorbeeld via een maandelijks ipad -café). CYOD en beheer We maken geen onderscheid in de vorm van beheer en ondersteuning voor de vaste werkplekken inclusief laptops, en mobiele apparaten zoals smartphones en tablets. De afspraken die met systeembeheer gemaakt zullen worden betreffen: 1. Beheer van gebruikersprofielen 2. Configuratie van de mobiele apparaten 3. Gebruikersondersteuning en vragen over Apps en vergaderstukken 23