Datum: 31 augustus 2011

Transcriptie

1 ICT assessment Methodiek: ITEM-C ICT assessment Ontwikkeld door: ITEM-C advies en interim management Auteur: H.W. Gooskens Datum: 31 augustus 2011 Copyright: ITEM-C advies en interim management Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, gepubliceerd of anderszins worden gebruikt zonder de nadrukkelijke schriftelijke toestemming van ITEM-C advies en interim management.

2 Inhoud Inleiding... 3 Conclusie / Management Summary... 5 ICT in kaart gebracht... 6 Organisatorische inbedding... 7 Kosten/Baten analyse... 8 Trend analyse... 8 Verbeterpotentieel... 9 Advies

3 Inleiding Het ITEM-C ICT assessment 1 is een door ITEM-C advies en interim management ontwikkelde methode voor het overzichtelijk in beeld brengen van de ICT voorzieningen van een bedrijf of instelling. Een methodische aanpak voor het onderzoeken en beoordelen van de effectiviteit en efficiency van de inzet van IT in een organisatie inclusief een architectuur/infrastructuur schets, kosten/baten analyse, een organisatorische evaluatie en het in kaart brengen van het verbeterpotentieel. In deze toelichting schetsen wij de methodiek aan de hand van een concept inhoudsopgave van het rapport dat we gaan opleveren en toelichten bij de afronding van de opdracht. Indien de methodiek aanspreekt maar gelijktijdig behoefte bestaat aan het belichten van specifieke accenten, is het mogelijk de methodiek hierop aan te passen. Voor wie? Het assessment wordt uitgevoerd in opdracht van het bestuur van de organisatie; directie, management team, unit management. Dat bestuur is verantwoordelijk voor de ICT voorzieningen waar de organisatie gebruik van maakt en wil van ITEM-C weten hoe deze voorzieningen worden beoordeeld op aspecten als: Bedrijfsprocessen en hun IT Ontwikkeling van architectuur en infrastructuur Strategische verankering Effectiviteit Efficiency Beheersbaarheid Organisatorische inbedding Kosten / Baten Verbeterpotentieel De IT-afdeling en het assessment? Een opdracht tot uitvoering van het assessment kan als bedreigend worden gezien door de IT-afdeling en het verantwoordelijke management. De praktijk leert echter dat een dergelijk assessment ook door de ITafdeling zeer positief wordt ervaren. Enerzijds omdat de historische keuzen in het perspectief van de toenmalige organisatiebesturing worden geplaatst, anderzijds omdat het assessment altijd resulteert in verbetering van wederzijds begrip en verstandhouding tussen het bestuur en de IT-afdeling. Wat kost het assessment? Het assessment kan op verschillende wijzen worden gecontracteerd: Op basis van nacalculatie. Op basis van een vaste prijs. Na enkele interviews met de belangrijkste stakeholders is het mogelijk om het assessment te contracteren tegen een vaste prijs. 3 1 Het ITEM-C IT assessment is een unieke methode voor het systematische in kaart brengen van de alle IT aspecten voor een organisatie, die is ontwikkeld op basis van dertig jaar kennisontwikkeling en ervaring, waarvan de rechten berusten bij ITEM-C advies en interim management. Niets van de hier beschreven methodiek mag worden gekopieerd of anderszins overgenomen zonder de schriftelijke toestemming van ITEM-C advies en interim management. De inhoud van deze brochure mag voor interne doeleinden worden gedeeld met andere leden van het directie- en/of managementteam waarbij de organisatie verantwoordelijk blijft voor het eerbiedigen van de rechten van ITEM-C advies en interim management.

4 Een globale indicatie van de kosten 2 : Bij organisaties tot 100 FTE 150,- per FTE; oftewel tot ,- Bij organisaties tot 250 FTE 125,- per FTE; oftewel tussen ,- en ,- Bij organisaties tot 500 FTE 100,- per FTE; oftewel tussen ,- en ,- Bij organisaties met meer dan 500 FTE vanaf , Kosten ITEM-C IT assessment < 100 FTE < 250 FTE < 500 FTE Wat levert het assessment op? Het assessment wordt afgerond met een deugdelijk rapport en bijbehorende toelichting die het bestuur duidelijk maken hoe ICT is ingebed binnen de organisatie. Hoe en waarom heeft de ontwikkeling plaatsgevonden, hoe is ICT strategisch en organisatorisch ingebed, wat zijn de sterke en minder sterke punten en waar zit het verbeterpotentieel? Het ICT assessment levert voor het bestuur een begrijpelijk beeld bij de ICT stand van zaken zonder dat men kennis hoeft te hebben van technologie of het jargon dat in de sector wordt gebezigd. Gelijktijdig levert het ICT assessment voor de IT afdeling een helder beeld bij de toegevoegde waarde die men levert aan de bedrijfsvoering en de mogelijkheden tot verdere verbetering. Door het ICT assessment ontstaat een beter wederzijds begrip tussen bestuur en IT-afdeling, waardoor het verbeterpotentieel makkelijker en met wederzijds begrip kan worden verzilverd. In financiële termen resulteert het assessment in verbetering van de toegevoegde waarde (winstbijdrage) van de ICT voorzieningen. Vooral ook een betere investeringsplanning gericht op verhoging van de toegevoegde waarde van ICT. Het assessment levert vooral ook zekerheid. Zekerheid over de stand van zaken en zekerheid over de prioriteiten in de verdere planning van ICT investeringen. Flexibiliteit Het ITEM-C ICT assessment is een methodiek die is ontwikkeld op basis van dertig jaar kennisontwikkeling en ervaringsopbouw met alle aspecten van IT in een organisatie. Zowel vanuit het klantperspectief als het leveranciersperspectief. Dat wil niet zeggen dat de methodiek heilig is. Alvorens een opdracht wordt verstrekt wordt de methodiek met de opdrachtgever doorgenomen en waar nodig aangepast aan de wensen van de opdrachtgever. Bijvoorbeeld door onderdelen weg te laten of door specifieke onderdelen toe te voegen. Commitment ITEM-C kruipt in de huid van haar klanten en committeert zich aan de opdrachtgever. De strategie en de structuur van de organisatie zijn daarbij een gegeven voor ITEM-C, waarmee we ons alleen bemoeien als de opdrachtgever daar nadrukkelijk om vraagt. Vanuit die basis wordt de methode, de kennis en de ervaring ingezet als ware ITEM-C de belangrijkste aandeelhouder. 2 Deze kosten per FTE zijn mede afhankelijk van de verhouding tussen white & blue collar medewerkers. 4

5 Conclusie / Management Summary Het rapport begint met een samenvatting verwijzende naar de onderdelen van het rapport. ICT in kaart gebracht Primaire bedrijfsprocessen Secundaire bedrijfsprocessen Office bedrijfsprocessen Infrastructuur Organisatorische inbedding ICT organisatie ICT bestuur HRM aspecten Kosten/Baten analyse Totale ICT kosten Toegevoegde waarde Verbeterpotentieel Risico analyse Bestuur Trend analyse Hosting / Outsourcing / ASP / SaaS / Cloud e-business en e-dienstverlening Het Nieuwe Werken / Social Media Open Source Software en Open Standaarden Advies IT afdeling Bestuur en organisatie 5

6 ICT in kaart gebracht Het ITEM-C ICT assessment begint met het in kaart brengen van de actuele ICT voorzieningen die de organisatie ten dienste staan. Primaire bedrijfsprocessen Welke primaire bedrijfsprocessen zijn op welke wijze geautomatiseerd en hoe is dat historisch zo gegroeid? Welke leveranciers zijn betrokken, wat is hun rol en hoe staat het met de tevredenheid? Kosten / Baten Analyse per proces. SWOT Benchmark 3. Verbeterpotentieel. o Visie ITEM-C. o Visie IT-afdeling. o Voorstel. Secundaire bedrijfsprocessen Welke secundaire bedrijfsprocessen zijn op welke wijze geautomatiseerd en hoe is dat historisch zo gegroeid? Welke leveranciers zijn betrokken, wat is hun rol en hoe staat het met de tevredenheid? Kosten / Baten Analyse per proces. SWOT Benchmark. Verbeterpotentieel. o Visie ITEM-C. o Visie IT-afdeling. o Voorstel. Office bedrijfsprocessen Welke office bedrijfsprocessen zijn op welke wijze geautomatiseerd en hoe is dat historisch zo gegroeid? Welke leveranciers zijn betrokken, wat is hun rol en hoe staat het met de tevredenheid? Kosten / Baten Analyse per proces. SWOT Benchmark. Verbeterpotentieel. o Visie ITEM-C. o Visie IT-afdeling. o Voorstel. 3 De SWOT Benchmark is gebaseerd op de kennis en ervaring van ITEM-C bij vergelijkbare organisaties. 6

7 Infrastructuur Welke servers worden voor welke bedrijfsprocessen gebruikt en hoe is dat tot stand gekomen? Welke werkstations worden voor welke bedrijfsprocessen gebruikt en hoe is dat tot stand gekomen? Welke externe voorzieningen worden voor welke bedrijfsprocessen gebruikt en hoe is dat tot stand gekomen? Kosten infrastructuur. SWOT Benchmark. Verbeterpotentieel. o Visie ITEM-C. o Visie IT-afdeling. o Voorstel. Organisatorische inbedding Dit hoofdstuk geeft inzicht in de wijze waarop ICT organisatorisch is verankerd. ICT organisatie Strategisch informatiemanagement Beheer infrastructuur Kosten ICT organisatie o Personeel o Externen SWOT Benchmark. Verbeterpotentieel. o Visie ITEM-C. o Visie IT-afdeling. o Voorstel. ICT bestuur Verankering bestuur / ICT Portefeuilleverdeling Visies portefeuillehouders Investeringsinitiatieven Interne doorbelasting Budget beheersing HRM aspecten People Management HRM Opbouw Ervaring Leeftijd Opleiding Salarishuis In-, door- en uitstroom Externe inhuur 7

8 Kosten/Baten analyse Dit hoofdstuk concentreert zich op de financiële aspecten. Totale ICT kosten Infrastructuur ICT organisatie Toegevoegde waarde Effect op primaire processen Effect op secundaire processen Effect op office processen Effect op bestuur Trend analyse In dit hoofdstuk leggen we een verband tussen de actuele ICT trends en de ICT van de organisatie. Hosting / Outsourcing / ASP / SaaS / Cloud IT afdeling Bestuur e-business en e-dienstverlening Marketing communicatie Klant contacten Transacties e-hrm Interne communicatie Het Nieuwe Werken / Social Media Thuis- en telewerken IT afdeling Bestuur Open Source Software en Open Standaarden IT afdeling Bestuur 8

9 Verbeterpotentieel In dit hoofdstuk schetsen we de mogelijke verbeteringen. Risico analyse Infrastructuur ICT organisatie Leveranciers Primaire processen Procesgangen Softwaregebruik Leveranciers Applicatiebeheer Gebruiksorganisatie Secundaire processen Procesgangen Softwaregebruik Leveranciers Applicatiebeheer Gebruiksorganisatie Office processen Procesgangen Softwaregebruik Leveranciers Applicatiebeheer Gebruiksorganisatie Bestuur Samenwerking IT afdeling met andere afdelingen Kennis/inzicht en betrokkenheid management Besluitvorming IT vraagstukken IT en de strategie 9

10 Advies We sluiten het rapport af met een advies naar een aantal dimensies. Primaire processen Inpassing trends Benutting verbeterpotentieel Investeringsplanning Kosten/Baten ontwikkeling Secundaire processen Inpassing trends Benutting verbeterpotentieel Investeringsplanning Kosten/Baten ontwikkeling Office processen Inpassing trends Benutting verbeterpotentieel Investeringsplanning Kosten/Baten ontwikkeling IT afdeling Organisatie Management Professionalisering Samenwerking Bestuur en organisatie Kennis en inzicht Strategie Investeringen Kostenbeheersing Interne samenwerking Besluitvorming 10