ALGEMENE VERGADERING. 23 april 2013 ICT. 19 maart 2013 B.A.M. Loeff. Voortgang informatiebeleid. Bedrijfsvoering. Maenhout, C.A.A.A. drs. E.

Transcriptie

1 VERGADERDATUM 23 april 2013 ICT SECTOR/AFDELING STUKDATUM NAAM STELLER 19 maart 2013 B.A.M. Loeff ALGEMENE VERGADERING AGENDAPUNT ONDERWERP 8 Voortgang informatiebeleid PROGRAMMA Bedrijfsvoering PORTEFEUILLEHOUDER Maenhout, C.A.A.A. PARAAF HOOFD AFDELING CCBO drs. E. Borsboom Voorstel 1. kennisnemen van de voortgang van het informatiebeleid ; 2. kennisnemen van planning en voortgang van het nieuwe informatiebeleidsplan voor ; 3. instemmen met een aangepaste werkwijze voor de planvorming en financiële systematiek voor het informatiebeleid; 4. de financiële consequenties hiervan verwerken in de Voorjaarsnota 2014 en de Meerjarenbegroting Samenvatting In dit voorstel wordt ingegaan op de voortgang van en ervaringen uit het Informatiebeleidsplan (IBP) Doelstellingen op het gebied van de ICT-infrastructuur en het beheer daarvan zijn behaald, maar het tempo van digitalisering van werkprocessen is enigszins achtergebleven bij de ambities, omdat dit meer aanpassingsvermogen van de organisatie vraagt dan verwacht. Door het mislukken van het project TAX-i heeft de aansluiting op landelijke voorzieningen (zoals de basisregistraties) niet volgens plan plaatsgevonden, maar moesten tijdelijke voorzieningen worden getroffen. Over het geheel zijn investeringen achtergebleven bij het investeringsplan uit het IBP Voorgesteld wordt een aantal niet gebruikte investeringsbudgetten af te ramen. In de afgelopen periode is gewerkt aan nieuw informatiebeleid voor de periode , maar het beleidsplan is nog niet gereed. Na afronding van een eerste, strategische fase tekenen zich vier speerpunten voor nieuw beleid af. In de loop van 2013 zal een nieuw informatiebeleidsplan ter vaststelling aan het bestuur worden aangeboden. Tegelijk met de vorming van nieuw informatiebeleid wordt een andere werkwijze voor planvorming en financiering van ICT voorgesteld. Naast het informatiebeleidsplan, dat uitgangspunten, kaders, doelstellingen en effecten beschrijft, wordt voorgesteld te gaan werken met jaarlijkse uitvoeringsplannen, waarin concrete maatregelen en projecten worden uitgewerkt. De uitvoeringsplannen worden zoveel mogelijk voorafgaand aan de Voorjaarsnota ingediend, zodat gevolgen voor de meerjarenbegroting inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Voor de financiële systematiek wordt voorgesteld een deel van de ICT-kosten over te brengen naar de exploitatie, conform het activabeleid van ons waterschap. Tot slot wordt in dit voorstel aandacht besteed aan recente ontwikkelingen op het gebied van ICT-samenwerking binnen Het Waterschapshuis en de Shared Services Rijn-Oost. 1 / 6

2 Relevante kaders - Activabeleid Waterschap Zuiderzeeland; - Informatie visie, strategie en beleid Lelystad, 4 april 2013 het college van Dijkgraaf en Heemraden, de secretaris-directeur, de dijkgraaf, ir. J.B. van der Veen. mr. ir. H.L. Tiesinga. 2 / 6

3 Toelichting Het informatiebeleidsplan (IBP) nadert het einde van zijn looptijd. We willen in dit voorstel terugkijken naar wat er de afgelopen jaren is gerealiseerd en vooruitkijken naar de nieuwe beleidsperiode en een nieuw informatiebeleidsplan. Lerend van de ervaringen uit de beleidsperiode willen we voor het nieuwe IBP een aangepaste werkwijze voorstellen, die invloed heeft op het investeringsplan en de exploitatiebegroting. Tot slot willen we hieronder aandacht besteden aan de samenwerking op ICT-gebied. Informatiebeleidsplan (IBP) Het IBP benoemt een groot aantal doelstellingen, maatregelen en resultaten voor de informatievoorziening van ons waterschap. Het plan bevat ook een gedetailleerd investeringsplan voor de gehele beleidsperiode. Als we nu de balans opmaken, kunnen we het volgende constateren: - doelstellingen op het terrein van ICT-infrastructuur en de beheerorganisatie zijn in het algemeen zowel qua tijd als geld volgens plan gerealiseerd; - een belangrijk onderdeel van het huidige informatie is digitalisering en optimalisatie van bedrijfsprocessen. Hierin zijn belangrijke stappen gezet, zoals het implementeren van een Document Management Systeem en het digitaliseren van het post- en archiefproces en de bestuurlijke besluitvormingsprocessen, maar de voortgang is achtergebleven bij de ambities uit het IBP. Zoals aangegeven in het voorstel aan de Algemene Vergadering van 12 augustus 2011 vraagt digitalisering om meer aanpassingsvermogen van de werkorganisatie dan was voorzien; - maatregelen m.b.t. de aansluiting op landelijke voorzieningen konden niet worden gerealiseerd door het mislukken van het project TAX-i, waardoor Het Waterschapshuis de beloofde voorzieningen (Overheidsdatabase en Servicebus) niet heeft kunnen leveren. Om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen voor het gebruik van de basisregistraties zijn er tijdelijke maatregelen getroffen. Een permanente oplossing zal naar verwachting samen met de Rijn-Oost waterschappen gerealiseerd worden; - Voor een beperkt aantal maatregelen, zoals een bestuurlijk informatiesysteem, managementinformatiesysteem en een gegevenspakhuis blijkt de behoefte onvoldoende aanwezig te zijn. De ICT-investeringen zijn de afgelopen jaren achtergebleven bij wat in 2008 in het meerjaren investeringsplan bij het IBP is vastgesteld. Wij willen dan ook voorstellen om niet gebruikte investeringsbedragen grotendeels af te ramen en investeringen in de meerjarenbegroting op een meer realistisch niveau te brengen. Dit wordt hieronder nader uitgewerkt. Met de inzichten en ervaringen van nu kan gesteld worden dat er in het Informatiebeleidsplan uit is gegaan van hoge ambities en dat er door het vooraf vastgestelde gedetailleerde investeringsplan weinig mogelijkheden zijn geweest om in te spelen op nieuwe technologische, maatschappelijke en beleidsmatige ontwikkelingen. Informatiebeleid In 2012 is gestart met de ontwikkeling van een nieuw informatiebeleidsplan voor de periode In de planning daarvan was voorzien om in het voorjaar van 2013 nieuw informatiebeleid aan het bestuur te kunnen aanbieden. In dit traject is helaas vertraging opgetreden. Tot dusver is er een strategische fase uitgevoerd, waarin een ambitieniveau voor de informatievoorziening van Waterschap Zuiderzeeland is bepaald en een aantal strategische uitgangspunten is geformuleerd. Hierbij tekenen zich vier speerpunten af voor de ontwikkeling van de informatievoorziening van Zuiderzeeland: 1. Informatiebeheer op orde: Gegevens die door meerdere processen worden gebruikt, worden vastgelegd in Kernregistraties; 2. Samenwerking in de informatievoorziening: Ontwikkelen Shared Services Rijn-Oost & Het Waterschapshuis De digitale werkplek: Verdere digitalisering van informatiestromen; 3 / 6

4 Verbeteren toegankelijkheid en vindbaarheid van informatie; Plaats- en tijdonafhankelijke toegang tot informatie voor medewerkers. 4. Informatiebeveiliging: Vaststellen informatiebeveiligingsbeleid; Opstellen en uitvoeren actieplan beveiligingsmaatregelen. In de loop van 2013 zullen de nog abstracte strategische uitgangspunten samen met de organisatie vertaald worden naar meer concrete doelstellingen en effecten voor de periode Er wordt naar gestreefd om het eindresultaat in het laatste kwartaal van 2013 als nieuw informatiebeleid ter vaststelling aan het bestuur aan te bieden. Voorstel nieuwe werkwijze Tegelijk met de ontwikkeling van nieuw informatiebeleid willen wij een andere werkwijze voorstellen voor de planvorming en de financiële systematiek voor de informatievoorziening. I. Planvorming informatiebeleid Voor het nieuwe informatiebeleidsplan wordt een beleidsperiode van vier in plaats van vijf jaar voorgesteld, omdat ICT-ontwikkelingen op langere termijn lastig te voorspellen zijn. Het informatiebeleidsplan zal de gewenste ontwikkelingen voor de komende jaren op hoofdlijnen beschrijven en daarbij met name de uitgangspunten, kaders, doelstellingen en effecten benoemen. Maatregelen en concrete resultaten die nodig zijn om de doelstellingen te bereiken zullen steeds worden uitgewerkt in een jaarlijks uitvoeringsplan dat zoveel mogelijk voorafgaand aan de voorjaarsnota ter vaststelling aan het bestuur wordt aangeboden, inclusief de gevolgen voor de begroting voor het volgende jaar en de meerjarenbegroting. Voor het voteren van investeringskredieten worden vervolgens, zoals gebruikelijk, uitwerkingsvoorstellen ingediend bij het bestuur. Met deze werkwijze wordt het volgende beoogd: - Door het IBP niet meer te voorzien van een gedetailleerd investeringsplan voor de hele periode, maar de ontwikkeling van de informatievoorziening jaar voor jaar te plannen inclusief de financiële consequenties, moet het realiteitsgehalte daarvan toenemen. - In de uitvoeringsplannen kunnen tempo en prioriteit van ontwikkelingen in de informatievoorziening beter aangepast worden aan de behoeften van de organisatie op dat moment en aan wat als verandering kan worden verwerkt. Het informatiebeleidsplan geeft daarbij de richting, kaders en doelen voor de langere termijn aan. - Door het werken met uitvoeringsplannen kan beter ingespeeld worden op technologische en maatschappelijke ontwikkelingen en op de actuele koers van het waterschap en zijn omgeving. Hoewel thans nog geen nieuw informatiebeleid aangeboden kan worden, zijn de verwachte ontwikkelingen voor 2013 en 2014 zo goed mogelijk in kaart gebracht. Zie hiervoor het beknopte Uitvoeringsplan dat als bijlage is bijgevoegd. II. Financiële systematiek Bij de vaststelling van het IBP is een groot deel van de geplande ICTuitgaven ondergebracht in investeringsprojecten. Op grond van voortschrijdend inzicht en het huidige activabeleid wordt voorgesteld de werkwijze op financieel gebied als volgt aan te passen: 4 / 6

5 1. Vervanging van hardware De vervanging van werkplek-pc s moet gezien worden als ideaalcomplex 1 en kan daarom beter uit de exploitatiebudgetten worden betaald. Het exploitatiebudget voor nieuwe hardware moet daarvoor worden verhoogd. De vervanging van serverapparatuur vindt in de regel om de vijf jaar plaats, in één keer. Daartoe wordt in het investeringsplan voor 2016 een investering opgenomen. 2. Vervanging van software Het tempo waarin softwaresystemen worden vervangen is in het IBP te hoog geschat. Hoewel het activabeleid een afschrijvingstermijn van drie-vijf jaar aangeeft voor ICT-assets, blijkt voor de grote informatiesystemen van Zuiderzeeland een technische levensduur van acht jaar realistisch. Aangezien de technische levensduur langer is dan de huidige economische levensduur (drie-vijf jaar), is ons voorstel de economische levensduur aan te passen naar de werkelijkheid (acht jaar). In de praktijk wordt de software veelal geüpgraded in plaats van vervangen. De kosten blijven daarbij gewoonlijk onder de grens waarbij ze als investering moeten worden gezien. Ervaringscijfers van de afgelopen jaren laten zien dat een gemiddeld investeringsniveau van per jaar voor het vervangen van (grote) systemen voldoende zou moeten zijn. Daarnaast moet het exploitatiebudget voor nieuwe software worden verruimd. In lijn met het financiële beleid van Waterschap Zuiderzeeland is het uitgangspunt ook hier dat zoveel mogelijk realistisch en scherp wordt begroot. Dit leidt tot lagere ICT-investeringen dan voorheen, met navenant lagere kapitaallasten, en iets hogere exploitatiebudgetten. Dit zou het risico met zich mee kunnen brengen van onvoldoende financiële ruimte voor grote, nieuwe ontwikkelingen in de informatievoorziening. De voorgestelde werkwijze met jaarlijkse uitvoeringsplannen, waarin ook steeds het meerjarige investeringsplan kan worden bijgesteld, moet hieraan tegemoetkomen. ICT-samenwerking Het Waterschapshuis (HWH) De gezamenlijke ICT regie- en uitvoeringsorganisatie van de waterschappen is per 1 januari 2013 overgegaan van stichtingsvorm naar een gemeenschappelijke regeling. Op 13 februari 2013 heeft het algemeen bestuur van de GR HWH een aangepaste begroting 2013 vastgesteld. Daarbij is het systeem van voorfinanciering afgeschaft, waardoor HWH niet langer de kosten van meerjarige projecten zal voorfinancieren door middel van leningen bij de NWB. In plaats daarvan zullen bij het starten van nieuwe projecten de gelden voor de benodigde investeringen, op basis van een reële kasstroom, bij de waterschappen opgehaald worden. Dit zal wijzigingen van de lopende HWH begroting tot gevolg hebben, waarover volgens het reglement van de GR aan de waterschapsbesturen een zienswijze moet worden gevraagd. Als gevolg hiervan kan de bijdrage van Waterschap Zuiderzeeland aan HWH in de loop van een jaar wijzigen. Nieuwe HWH-projecten (waaraan Waterschap Zuiderzeeland wil deelnemen) die vooraf kunnen worden voorzien, zullen zoveel mogelijk in het investeringsplan als investering worden opgenomen. Daarnaast heeft de evaluatie van het project TAX-i aanleiding gegeven tot herdefiniëring van ambities, rollen en taken van Het Waterschapshuis onder de noemer HWH 2.0. Er is een stuurgroep ingesteld die op 1 juli 2013 een eindnotitie ter besluitvorming aan het algemeen bestuur van de GR wil aanbieden. Op 14 februari 2013 heeft het college van DenH per brief zijn zienswijze op HWH 2.0 met de stuurgroep gedeeld. Naar verwachting zal HWH 2.0 een verschuiving van taken laten zien van het landelijke niveau (in Het 1 Men spreekt van een ideaalcomplex bij een aantal min of meer identieke duurzame productiemiddelen die onderling gelijkmatig in levensduur verschillen. Zolang het uitgavenpatroon voor deze productiemiddelen over de jaren heen een vrij gelijk verloop heeft, is activeren niet noodzakelijk. 5 / 6

6 Waterschapshuis) naar regionale en situationele samenwerking, volgens het principe van multischaligheid. Shared Services Rijn-Oost De besturen van Waterschap Zuiderzeeland en de Rijn-Oost waterschappen hebben positief besloten naar aanleiding van de business cases Shared Services Samenwerking Rijn-Oost. In de komende periode tot 1 september 2013 zullen er businessplannen uitgewerkt worden voor de shared services, waaronder die voor ICT. De consequenties daarvan, zoals voor financiën en personeel, zijn nu nog niet bekend. Te zijner tijd zullen hiervoor afzonderlijke voorstellen aan het bestuur worden geformuleerd. Personele consequenties Er worden geen personele consequenties verwacht. Financiële consequenties Exploitatiebegroting In de exploitatiebegroting voor 2014 en verder wordt voorgesteld het volgende te wijzigen: - Het budget voor het vervangen van hardware te verhogen met , omdat de kosten voor de vervanging van werkplekcomputers (PC s) kunnen worden gezien als een ideaalcomplex. - Het budget voor het vervangen software te verhogen met : o Voor Microsoft-licenties is een inventarisatie gedaan naar de opties huurkoop, huur en koop. Daarbij blijkt dat huur de economisch meest voordelige variant is. Deze kosten worden niet langer geactiveerd. Dit gaat om een bedrag van per jaar. o De kosten voor upgrade en vervanging van software blijken veelal onder te liggen. Volgens het activa-beleid van Zuiderzeeland moeten deze kosten niet als investeringen gezien worden, maar vallen onder de exploitatie. Hiervoor wordt ook opgenomen in de begroting. Investeringsplan Voorts wordt voorgesteld om in het investeringsplan een aantal niet gevoteerde (meerjarige) investeringsprojecten af te ramen voor een totaal van ca. 3,8 miljoen euro. Aan nieuwe investeringen wordt opgevoerd: voor het vervangen van serverhardware in 2016; per jaar vanaf 2015 voor het vervangen van grote softwaresystemen, met een afschrijvingstermijn van 8 jaar. Een nadere detaillering hiervan wordt opgenomen in de Voorjaarsnota 2013 en de Meerjarenbegroting Effecten op de kapitaallasten Het overbrengen van van de investeringen naar de exploitatiebegroting betekent dat de kapitaallasten in de periode naar schatting per jaar lager zullen zijn. Het effect van het aframen van de niet gebruikte investeringsprojecten in combinatie met het opvoeren van nieuwe investeringen voor hard- en software is dat de kapitaallasten voor de periode naar schatting per jaar lager zullen zijn. Verhoging Exploitatie Verlaging kapitaallasten a.g.v. verhoging exploitatie Verlaging kapitaallasten a.g.v. aframingen Totaal Juridische consequenties Er worden geen juridische consequenties verwacht. Consequenties voor Communicatie Er worden geen consequenties voor de communicatie verwacht. Bijlagen - Beknopt Uitvoeringsplan Informatiebeleid / 6