Collegevoorstel onder verantwoordelijkheid van : Onderwerp. : onderbouwing voorziening gemeentelijke accommodaties. Programma.

Transcriptie

1 Collegevoorstel onder verantwoordelijkheid van : Onderwerp Programma : onderbouwing voorziening gemeentelijke accommodaties : Financiën Voorstelnummer : Info bij afdelingshoofd : J.W.A. van der Heijden Telefoonnummer : adres : j.v.d.heijden@heeze-leende.nl Rondetafelgesprek : -- Opiniërende/Besluitvormende raad : 28 mei 2018 Aan de raad, Samenvatting De onderbouwing voor de voorziening gemeentelijke accommodaties is geactualiseerd. Deze onderbouwing bestaat uit meerjarenonderhoudsplannen(mjop) en de daaruit voortkomende financiële verplichtingen. De aanleiding hiervoor is met name de verandering van het Besluit Begroten en Verantwoorden(BBV) en daarnaast de opmerkingen die de accountant bij de controle van de jaarrekening heeft gemaakt. Er zijn in grote lijnen twee zaken aangepast: 1. Een deel van de kosten in de geactualiseerde MJOP moet op een andere manier in de begroting worden verwerkt. 2. Vervangingsinvesteringen moeten opgenomen worden als investeringen, niet meer als onderhoud. Deze punten veroorzaken een verschuiving van middelen van de voorziening naar de begroting, de opname van vervangingsinvesteringen op het investeringsschema en een bijstelling van de storting in de voorziening. De uitgangspunten voor deze actualisatie zijn de bestaande kaders die in 2014 zijn vastgelegd Inleiding De huidige accountant (Crowe Horwath Foederer) heeft bij de interimcontrole 2017 het volgende hierover opgemerkt over de voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen: Binnen de gemeente Heeze-Leende is sprake van diverse gemeentelijke vastgoedobjecten. Het beheer van deze vastgoed objecten vindt decentraal plaats op verschillende plekken in de organisatie. Hieraan gekoppeld is reeds in het verleden geconstateerd dat de onderbouwing voor de voorziening groot onderhoud onvoldoende is. Er is wel een onderhoudsplan aanwezig, maar dit is niet actueel. Hierdoor bestaat het risico dat de voorziening te ruim of juist te laag is bepaald. Wij adviseren u de onderhoudsplannen te actualiseren, een vastgoed beleid op te stellen en dit samen met de beschikbare financiële middelen en de onderhoudsverplichtingen op elkaar af te stemmen. Zonder actuele meerjarenonderhoudsplannen (MJOP) loopt de gemeente het risico dat, op last van de accountant, de voorziening moet worden opgeheven. Om die reden is besloten de MJOP te actualiseren voor de vaststelling van de jaarrekening pagina 1 van /794982

2 Eerdere besluitvorming - Kadernota 2015(d.d. 23 juni 2014) Wijziging in dotatie voorziening groot onderhoud o.b.v. vaststelling nieuw beheerplan gemeentelijke gebouwen Alternatieven en argumenten De in de MJOP opgenomen werkzaamheden zijn volgens het nieuwe BBV deels groot onderhoud, deels investeringen. Daarom is een deel van de kosten in deze plannen nu toegewezen aan de exploitatiebegroting en verschoven naar het investeringsschema. Daarmee zijn ze passend bij de onderstaande verslaggevingsrichtlijnen uit het BBV. Verslaggevingsrichtlijn De verslaggevingsvoorschriften schrijven voor op welke wijze de gemeenten het onderhoud van de kapitaalgoederen moet onderbouwen en verantwoorden. De notitie benoemt twee soorten onderhoud: 1. Klein onderhoud Bij klein onderhoud zijn dagelijkse reparaties die noodzakelijk zijn om het object in goede werkende en veilige staat te houden, in samenhang met een van te voren vastgesteld kwaliteitsniveau. 2. Groot-onderhoud Groot onderhoud is in de regel gepland onderhoud van veelal ingrijpende aard, veroorzaakt door slijtage, dat op een substantieel deel van het object wordt uitgevoerd en na een langere periode van gebruik moet worden verricht. Voor groot onderhoud mag een voorziening gevormd worden om de jaarlijks fluctuerende lasten te egaliseren. De voorziening moet dan wel onderbouwd zijn met een onderhoudsplan. De gemiddelde kosten(uitgaven) worden jaarlijks gestort vanuit de exploitatie in de voorziening. De eigenlijke onderhoudskosten(uitgaven) worden uit de voorzieningen gedekt. Aan hebben van een voorziening zijn de volgende voorwaarden verbonden: Voorzieningen kunnen alleen met instemming van de raad ingesteld en gevoed worden op basis van een recent onderhoudsplan; Onder een recent onderhoudsplan wordt verstaan een plan van maximaal 5 jaar oud; Tussentijdse bijstelling van het onderhoudsplan binnen 5 jaar is verplicht indien een belangrijke afwijking is opgetreden in de staat van onderhoud; Het bepalen van de gemiddelde storting in de voorziening dient minimaal gebaseerd te zijn op de onderhoudslasten die in het beheerplan zijn opgenomen voor het lopend begrotingsjaar + drie opeenvolgende jaren in de meerjarenraming. Investeringen Bij het onderhouden van een gebouw ontstaan er ook vervangingsinvesteringen. Dit is het geval bij zogenaamd levensduur verlengend onderhoud (vernieuwen naar de huidige maatstaven en normen). Een goed voorbeeld hiervan is het vervangen van een klimaatinstallatie. Een gebouw gaat bijvoorbeeld 40 jaar mee, maar halverwege de levensduur wordt een installatie vervangen. In normaal spraakgebruik is dat ook groot onderhoud, maar volgens de regels van het nieuwe BBV is het een investering. Voor de vervangingsinvesteringen moet de raad kredieten beschikbaar te stellen. De kapitaallasten van die kredieten komen vervolgens jaarlijks terug in de begroting. De uitwerking van deze voorwaarden is meegenomen in de actualisatie van de MJOP. Doordat daarmee een verschuiving plaatsvindt van kosten vanuit de voorziening naar het investeringsschema, zullen ook de exploitatiebudgetten wijzigen en dient de raad de investeringskredieten beschikbaar te stellen. pagina 2 van /794982

3 Actualisatie MJOP In 2014 is het onderhoudsbeleid vastgesteld voor de periode van 2015 t/m De uitgangspunten zoals vastgesteld in 2014 zijn niet gewijzigd; de conditiescores waaraan gebouwen moeten voldoen zijn hetzelfde gebleven. Aan de MJOP zijn tijdens de actualisatie de volgende wijzigingen doorgevoerd: 1. Verwerking tussentijdse conditiemeting van februari Samenvoeging van de MJOP in één format; 3. Vooruitschuiven van de niet uitgevoerde werkzaamheden voor de periode ; 4. Verwerken en aanpassen van de uitgevoerde en geplande werkzaamheden in de periode ; 5. De middelen herverdelen naar contractonderhoud(exploitatie) klachtenonderhoud(exploitatie), grootonderhoud(voorziening) en investeringen(investeringsschema); 6. Introductie van een nieuw doorrekenschema voor stortingen en onttrekkingen uit de voorziening. Financiële effecten actualisatie Uit de actualisatie kwam naar voren dat voor een juiste verwerking een raadsvoorstel moest volgen om de verschuiving van financiële middelen vast te laten stellen. Deze verschuiving is vervolgens verder uitgewerkt. De resultaten hiervan zijn inclusief toelichting terug te vinden onder financiën. Risico s Zonder geactualiseerd MJOP loopt de gemeente het risico dat de voorziening moet worden opgeheven. Er is dan wel een mogelijkheid deze middelen te oormerken via resultaatbestemming in een bestemmingsreserve. Maar dan moet bij elke uitgave iedere keer een raadsvoorstel worden goedgekeurd. Bovendien heeft het dekken vanuit een reserve een incidenteel karakter, en dus invloed op het structurele begrotingssaldo, daar waar de storting in de onderhoudsvoorziening als structureel is en dus geen invloed hierop heeft. Financiën In dit voorstel wordt een onderscheid gemaakt in de componenten zoals we die bij de inleiding hebben geduid. Op basis van deze 3 componenten kunnen de financiële consequenties van dit onderdeel nader toegelicht worden: 1. Investeringen - Investeringsschema Door het BBV is voorgeschreven dat de kosten van vervangingsinvesteringen niet uit de voorziening betaald mogen worden. Beslispunt 1: Om deze reden stellen wij u voor om de volgende investeringskredieten op te voeren op het investeringsschema en deze bedragen te voteren. Kredieten t.b.v. vervangingsinvesteringen Uit deze vervangingsinvesteringen komen de volgende kapitaalslasten voort: Kapitaallasten Deze kapitaallasten dienen gedekt te worden uit de exploitatie. Omdat de kosten voor vervangingsinvesteringen uit de voorziening zijn gehaald ontstaat hier ruimte door de storting in de voorziening, die eveneens via de exploitatie verloopt, te verlagen en als dekking in te zetten ter afdekking van bovenstaande kapitaallasten. Dit betekent dat de storting in de voorziening gemeentelijke accommodaties uiteindelijk met ten minste verlaagt dient te worden (Zie jaar 2022). pagina 3 van /794982

4 2. Groot onderhoud - Voorziening De voorziening dient structureel voldoende groot te zijn om aan alle toekomstige groot onderhoudsverplichtingen te voldoen. Hierdoor is over een periode van 10 jaar bezien welke storting noodzakelijk is om toereikend te zijn. Uit deze berekening komt een storting van ,-, terwijl er nu gestort wordt. Dit is een daling van ,- die ingezet wordt ter dekking van bovenstaande kapitaalslasten en het rechtzetten van de klein onderhoud posten. De voorziening heeft een beginstand begin 2018 van en daalt naar eind Het huidig onderhoudsplan is meerjarig vertaald tot en met 2022 maar loopt af in Het beleidsplan wordt dan vernieuwd waarbij opnieuw wordt bezien wat de storting in de voorziening dient te zijn. Deze kan hoger of lager uitvallen dan de nu benodigde storting. Beslispunt 2: Om dekking te zoeken voor de kapitaallasten voortkomend uit deze investering stellen wij voor om de jaarlijkse storting in de voorziening gemeentelijke accommodaties met te verlagen van naar Klein onderhoud - Exploitatiebegroting Bovenstaande wijzigingen dienen in de begrotingsexploitatie verwerkt te worden. Daarnaast was een actualisatie op bestaande budgetten klein onderhoud noodzakelijk. In onderstaand overzicht schetsen wij u een totaalbeeld voor de begroting 2018 en de begroting 2019 voor de jaren op programmaniveau. Dit totaalbeeld is inclusief de financiële doorvertaling van de beslispunten 2 en 3. Begrotingswijziging op programmaniveau: Programma N N N N N V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V Totaal V V V V N (V = Voordeel, N = Nadeel). Van 2018 tot en met 2021 is er dus een incidenteel voordeel. Beslispunt 3: Wij vragen u in te stemmen met de punten genoemd onder Actualisatie MJOP en de daaruit volgende bovenstaande begrotingswijziging en deze voor boekjaar 2018 te verwerken in de begroting Daarnaast vragen wij u te besluiten meerjarig voor boekjaar 2019 tot en met 2022 te verwerken in de begroting Communicatie Omdat het met name een begrotingstechnische actualisatie is, wordt het besluit alleen intern actief gecommuniceerd. pagina 4 van /794982

5 Voorstel 1. In te stemmen met bijgevoegde meerjarige investeringsplanning en de hiervoor benodigde investeringskredieten beschikbaar te stellen; 2. De jaarlijkse dotatie aan de voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen te verlagen naar ; 3. In te stemmen met de actualisatie van de MJOP en de daaruit volgende begrotingswijziging voor 2018 in de begroting 2018 en voor de periode in de begroting Heeze-Leende, 8 mei 2018 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HEEZE-LEENDE, de secretaris, de burgemeester, mw. drs. P.M.M.H. Hurkmans P.J.J. Verhoeven pagina 5 van /794982