Kadernota reserves en voorzieningen

Transcriptie

1 Gemeente Almere 11 januari 2017 Kadernota reserves en voorzieningen

2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING UITGANGSPUNTEN RESERVES EN VOORZIENINGEN Onderscheid reserves en voorzieningen... 4 Reserves... 4 Voorzieningen HET INSTELLEN VAN RESERVES EN VOORZIENINGEN Reserves... 7 Voorzieningen... 8 Beheer en administratie van reserves en voorzieningen KADERS VOOR RESERVES EN VOORZIENINGEN Reserves Voorzieningen BIJLAGEN Tekst uit Besluit Begroting en Verantwoording... 15

3 1 Inleiding Aanleiding In deze kadernota wordt het beleid uiteengezet omtrent de reserves en voorzieningen van de gemeente Almere. Hiermee wordt invulling gegeven aan de bepalingen uit artikel 212 van de Gemeentewet. In dit artikel wordt gesteld dat de gemeenteraad een verordening met financiële kaders vaststelt (in casu de verordening bedrijfsvoering). In de verordening bedrijfsvoering is bepaald dat er kaders worden vastgesteld voor de vorming, voeding en besteding van de reserves en voorzieningen (artikel 2b). Deze kadernota is een actualisatie van de in 2005 vastgestelde kaders. De noodzaak van deze actualisatie komt voort uit gewijzigde regelgeving. Verder zijn de kaders zo goed mogelijk afgestemd op de dagelijkse praktijk en aangesloten met de kadernota vaste activabeleid en kadernota integraal risicomanagement en weerstandsvermogen. Deze kadernota rust voor een belangrijk deel op het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), waarin de financiële verslaggevingsregels voor gemeenten en provincies zijn vastgelegd. Het BBV is in 2016 en 2017 ingrijpend gewijzigd. Deze wijzigingen zijn meegenomen bij het actualiseren van deze kadernota. Als uitwerking van het BBV is voor specifieke onderwerpen een aantal notities gepubliceerd door de Commissie BBV. Deze groep deskundigen heeft tot taak om te zorgen voor een eenduidige interpretatie en toepassing van de regelgeving. Het BBV, de notities van de commissie BBV en de Verordening bedrijfsvoering worden gezien als hogere regelgeving ten opzichte van deze kadernota. De kaders dienen ter waarborging van: 1. de versterking van de afwegingsfunctie op het juiste niveau (primaat ligt bij de raad) 2. de uniformiteit in de toepassingen van het beleid 3. een duidelijke afbakening van de bevoegdheden van de raad en van het college. Leeswijzer Hoofdstuk 2 bevat de uitgangspunten met betrekking tot reserves en voorzieningen. Het derde hoofdstuk gaat in op het moment waarop een reserve of voorziening wordt ingesteld. In het vierde hoofdstuk wordt ingegaan op het gebruik van reserves en voorzieningen. Uiteindelijk worden er kaders geformuleerd het vijfde hoofdstuk die ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd. De bijlage bevat de artikelen uit het Besluit Begroting en Verantwoording die voor reserves en voorzieningen relevant zijn. pag.3

4 2 Uitgangspunten reserves en voorzieningen 2.1 Onderscheid reserves en voorzieningen Reserves en voorzieningen kennen elk hun eigen specifieke wettelijke regelgeving. In onderstaande tabel worden de belangrijkste verschillen inzichtelijk gemaakt: Tabel 2-1 Omschrijving Reserves Voorzieningen vermogensvorm eigen vermogen vreemd vermogen wanneer vormen? resultaatbestemming resultaatbepaling beïnvloedbaarheid vrij aanwendbaar verplichting termijn onbeperkt gelimiteerd bevoegdheid gemeenteraad college Hieronder gaan we hier nader op in. 2.2 Reserves Onder eigen vermogen wordt verstaan: algemene reserves, bestemmingsreserves en het gerealiseerde resultaat in de jaarrekening. Een belangrijk kenmerk van eigen vermogen is dat er door de raad vrij over beschikt kan worden. Dit betekent overigens niet dat beschikking over het eigen vermogen geen gevolgen heeft voor toekomstige resultaten. Het eigen vermogen vormt namelijk een financiële buffer om tegenvallers in de toekomst op te kunnen vangen. Dit wordt onder meer vormgegeven in het weerstandsvermogen van de algemene dienst en het grondbedrijf. Belangrijkste wijzigingen ten opzichte van vorige kadernota Het onderscheid tussen reserves in de BBV is teruggebracht naar de algemene reserve en bestemmingsreserves. De tariefegalisatiereserve wordt niet meer separaat benoemd. Deze reserve wordt in Almere ook niet meer gebruikt. Daarnaast adviseert de commissie BBV 1 om geen rente meer toe te rekenen aan reserves en voorzieningen. In Almere is ervoor gekozen dit advies zoveel mogelijk op te volgen, met uitzondering van de reserve afschrijving investeringen, de reserve ondergronds afvaltransportsysteem en de reserve afschrijving investeringen openbare ruimte. Voor voorzieningen is het alleen nog mogelijk rente toe te voegen indien deze tegen contante waarde zijn gewaardeerd. Voor een aantal arbeidskosten gerelateerde voorzieningen en voorzieningen die zijn gevoed met middelen van derden wordt wel een inflatiecorrectie toegerekend. 1 Notitie rente 2017 juli 2016 pagina 8/9 commissie BBV pag.4

5 Algemene reserve Het eigen vermogen dat geen specifieke bestemming heeft wordt als algemene reserve betiteld. Dat betreft voor de gemeente Almere de saldireserve voor de algemene dienst en de reserve gerealiseerd weerstandsvermogen en de reserve voorlopige resultaten (excl. Poort) voor de grondexploitaties. Doel van deze reserves is het vormen van een buffer voor de gemeente om toekomstige negatieve financiele resultaten af te dekken. Dit kan het geval zijn als zich risico s voordoen binnen de algemene dienst of grondexploitatie. De reserves moeten toereikend zijn om de risico s van de gemeente volledig af te dekken. Indien de reserves niet toereikend zijn dienen deze te worden aangevuld. Mocht er sprake zijn van een overschot in de algemene reserves kan besloten worden deze te laten vrijvallen. De algemene reserves zijn niet bedoeld voor het afdekken van structurele begrotingstekorten. De risico s worden jaarlijks geactualiseerd en toegelicht in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. De voorwaarden die worden gesteld aan de algemene reserves en de benodigde weerstandscapaciteit worden nader toegelicht in de kadernota integraal risicomanagement en weerstandsvermogen. Bestemmingsreserves Lid 2 van artikel 43 BBV bepaalt dat een bestemmingsreserve een reserve is waaraan de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven. Essentieel is dat de bestemming in de loop van de tijd alleen door de gemeenteraad gewijzigd kan worden. Zodra deze bestemming is komen te vervallen of is behaald, vallen de niet aangewende middelen van de reserve vrij in het resultaat. De raad kan dan besluiten de reserve op te heffen. Waarom een reserve? De belangrijkste functies voor het aanhouden van reserves zijn: 1. bufferfunctie voor calamiteiten (algemene reserve); 2. het sparen voor toekomstige lasten (bestedingsfunctie); 3. het egaliseren van jaarlijks fluctuerende lasten; 4. reserveren van ontvangen bijdrages van derden (niet overheid), voor zover deze niet besteed zijn. Indien er sprake is van een terugbetalingsverplichting dient echter een voorziening te worden getroffen. Voordelen De belangrijkste voordelen voor het instellen van reserves zijn: het gelijkmatig opvangen van incidentele schommelingen in uitgaven over meerdere begrotingsjaren; het geheel of gedeeltelijk waarborgen van (on)voorziene risico s via de saldireserve en de reserve van het grondbedrijf; de mogelijkheid om te sparen voor toekomstige financiële verplichtingen; transparante besteding van middelen die incidenteel beschikbaar zijn gesteld door de raad. Het onttrekken van middelen is immers een bevoegdheid van de raad. Nadelen De belangrijkste nadelen voor het instellen van reserves zijn: geen integrale afweging: eenmaal geoormerkte bestedingen ten laste van reserves worden in principe niet meer afgewogen tegen andere uitgaven; oppotting: voordelen die ontstaan op de besteding van reserves leiden niet automatisch tot vrijval van deze middelen. Hierdoor ontstaat ruimte in de reserve. Dit maakt het noodzakelijk de bestedingsplannen van de reserves frequent te toetsen aan de omvang van de reserve; horizonfinanciering: het inzetten van een reserve is een tijdelijke oplossing voor uitgaven met een incidenteel karakter; zodra de reserve op is kan er een probleem ontstaan indien de uitgaven zich structureel blijken voor te doen; stille lasten: inzet van reserves ter dekking van investeringen kan op termijn tot problemen leiden als vervanging of renovatie aan de orde is. Bij het instellen van een reserve is het verstandig altijd een goed afweging tussen deze voor- en nadelen te maken. pag.5

6 2.3 Voorzieningen Ten aanzien van vreemd vermogen geldt dat er een verplichting naar derden bestaat. Dit is ook van toepassing op de voorzieningen. We maken hierbij onderscheid tussen de volgende voorzieningen: onderhoudsvoorzieningen; arbeidskosten gerelateerde voorzieningen; voorzieningen voor verplichtingen, risico s en bijdragen van derden. Daarnaast zijn er voorzieningen die een waarde correctie vormen op de activa. Deze worden in mindering gebracht op de boekwaarde van een activum. pag.6

7 3 Het instellen van reserves en voorzieningen 3.1 Reserves Het besluit tot instelling van een reserve wordt genomen door de raad. Ook het beschikkingsrecht van de reserves ligt bij de gemeenteraad. Dit betekent dat het doen van uitgaven ten laste van de reserves behoort tot het uitdrukkelijke primaat van de raad. Het instellen van een reserve kan op de volgende momenten: bij het vaststellen van de programmabegroting. Dit moment heeft de voorkeur, maar is niet altijd te realiseren omdat enkele maanden voor aanvang van het nieuwe begrotingsjaar mogelijk nog niet alle relevante informatie beschikbaar is; tussentijds via een afzonderlijk raadsvoorstel met bijbehorende begrotingswijziging; bij het vaststellen van de jaarrekening. In het voorstel tot vorming van een reserve op te nemen gegevens: de naam van de reserve; doel van de reserve; maximale noodzakelijke omvang (plafond); geprognosticeerd bestedings-/stortingspatroon; meerjarenraming bestedingen. Een bestemmingsreserve moet bij instelling een minimale omvang hebben van Indien het benodigde bedrag lager is wordt dit binnen de reserve voor incidenteel beleid opgenomen. Uitzonderingen hierop zijn: reserves die worden gevoed vanuit bijdragen van derden (niet overheid); reserves van de raadsgriffie. Naast bovenstaande moet een expliciet besluit tot instelling aan de raad worden voorgelegd (ook bij opheffing van de reserve) onder vermelding van het doel, de looptijd, een beschrijving op hoofdlijnen van het onderliggende programma en de financiële gevolgen. Algemene reserve (saldireserve) Het doel van de saldireserve is het vormen van een buffer voor toekomstige financiële nadelen. Een optimale afweging van de gemeentebrede risico s vindt centraal plaats. Het beleid over de omvang van de saldireserve is vastgelegd in de kadernota integraal risicomanagement en weerstandsvermogen. De saldireserve moet tenminste toereikend zijn om de risico s af te dekken. Daarnaast is er een ondergrens. Deze is bepaald op 3% van de omzet van het lopende begrotingsjaar. Het bedrag van 90 per inwoner geldt als absolute ondergrens. In de vorige kadernota werd de omzet nog niet gebruikt om de omvang van de saldireserve te bepalen. Omdat de omzet de afgelopen jaren fors is toegenomen door de toevoeging van het sociaal domein is dit een goede graadmeter. Het inwonersaantal is daarentegen al enkele jaren stabiel. Hierbij wordt opgemerkt dat er geen wettelijke normering is voor de minimale omvang van de saldireserve. Het vermogen van een gemeente om financiële tegenvallers op te kunnen vangen wordt, naast de omvang van de saldireserve, ook bepaald door de vrije belastingcapaciteit, begrotingspositie en aanwezigheid van andere vrij besteedbare reserves. De saldireserve is dus een belangrijk instrument om een gezonde financiële positie van de gemeente te kunnen waarborgen. Jaarlijks wordt daarom in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de programmabegroting aandacht besteed aan de noodzakelijke omvang van de saldireserve, in samen- pag.7

8 hang met de overige onderwerpen die in deze paragraaf aan de orde komen (kritische analyse van de financiële positie van de gemeente en een risicoanalyse). Geen reserves voor overheveling van budgetten / geen bedrijfsreserves Het uitgangspunt is dat er één algemene reserve is binnen de gemeente voor het opvangen van voor- en nadelen in de exploitatie. Er worden in principe geen aparte algemene reserves gevormd per beleidsterrein. Dit voorkomt ook ongewenste / ondoelmatige versnippering van reserves en bevordert de integrale afweging over instelling en aanwending van reserves. 3.2 Voorzieningen Omdat voorzieningen een verplichtend karakter hebben (vergelijkbaar met een reguliere schuld aan een derde), heeft de raad vrijwel geen beleidsvrijheid bij het instellen hiervan. Voorzieningen maken daarom onderdeel uit van het vreemd vermogen van de gemeente. Het college besluit tot het instellen van een voorziening. Het college maakt jaarlijks bij de programmarekening inzichtelijk welke (nieuw gevormde voorzieningen) in de rekening zijn opgenomen. Daarin worden per voorziening de volgende gegevens verstrekt: naam van de voorziening; reden en doel van de voorziening; het in de voorziening gestorte bedrag; de wijze waarop de noodzakelijke omvang van de voorziening is berekend, de looptijd/het tijdvak waarin de voorziening wordt aangewend, evenals de eventueel in volgende jaren nog te verrichten stortingen; indien van toepassing: een overzicht van het verwachte verloop van de besteding van de voorziening, mede in relatie tot de uit te voeren activiteiten; voor onderhoudsvoorzieningen worden meerjaren onderhoudsplannen vervaardigd voor een periode van minimaal 4 opvolgende jaren. Deze dienen jaarlijks te worden geactualiseerd bij de jaarrekening Onderhoudsvoorzieningen Een uitzondering zijn de onderhoudsvoorzieningen voor groot onderhoud van gemeentelijk vastgoed en riolering. De omvang is afhankelijk van het door de raad noodzakelijk geachte kwaliteitsniveau. In een meerjarenplanning wordt het niveau en de kwaliteit aangegeven met daaraan gekoppeld de (meerjarige) financiële lasten. Daarbij wordt beschreven wat de aard van het onderhoud is, welke objecten het betreft, gedurende welke periode dit onderhoud zal plaats vinden, wat dit per object kost en wat de jaarlijkse financiële gevolgen zijn. Voorzieningen voor waardecorrectie activa In een aantal gevallen treft de gemeente voorzieningen die dienen als een waardecorrectie op activa. Hierdoor blijft de oorspronkelijke boekwaarde of vordering intact maar is er een voorziening beschikbaar om reële tegenvallers bij het innen van vorderingen of verkopen van activa op te kunnen vangen. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om dubieuze debiteuren of een waarde correctie op commercieel vastgoed of gronden. Algemene uitgangspunten voor voorzieningen Bij het vormen van voorzieningen dienen de volgende uitgangspunten te worden gehanteerd: Van verplichtingen wordt een voorziening gevormd als sprake is van een gebeurtenis in het verleden (vóór balansdatum). De gebeurtenis leidt tot een onvermijdbare betalingsverplichting in de toekomst. Dit zal o.m. het geval zijn als afwikkeling van de verplichting juridisch kan worden afgedwongen maar ook als bij betrokkenen gerechtvaardigde verwachtingen zijn gewekt. De identiteit van de partij tegenover wie een verplichting bestaat hoeft niet altijd concreet bekend te zijn. Een verplichting tegenover het maatschappelijke verkeer kan ook aanleiding zijn tot het vormen van een voorziening. Als de omvang van een verplichting niet redelijkerwijze te schatten is, wordt géén voorziening gevormd. In dat geval dient een uiteenzetting te worden gegeven onder de niet uit de balans blijkende verplich- pag.8

9 tingen. Ook in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing zullen de betreffende risico s worden besproken. In de kadernota integraal risicomanagement en weerstandsvermogen is tevens bepaald dat een voorziening moet worden gevormd voor risico s met een kans hoger dan 70%. Risico s tot 70% worden als risico opgenomen in het weerstandsvermogen. Uitgaven worden rechtstreeks ten laste van de voorzieningen gebracht. Voorzieningen mogen geen negatief saldo hebben. Dit houdt dus tevens in dat er nooit meer lasten aan de voorzieningen kunnen worden toegerekend dan er middelen in de voorziening beschikbaar zijn. pag.9

10 4 Gebruik van reserves en voorzieningen 4.1 Reserves Reserves kunnen uitsluitend muteren op basis van resultaatbestemming. Zowel in de begroting als de jaarrekening moeten mutaties altijd als resultaatbestemming, dus na resultaatbepaling, worden verantwoord. Het is dan ook niet toegestaan lasten en investeringen rechtstreeks ten laste van reserves te brengen. Ook is het niet toegestaan reserves in mindering te brengen op geactiveerde investeringskosten. Hierdoor blijft voor de raad zichtbaar welke uitgaven in het boekjaar hebben plaatsgevonden en vindt aparte verantwoording plaats over de stortingen en onttrekkingen aan reserves. Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut Een belangrijke wijziging in de BBV is de activering van investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. Voorheen werden alleen investeringen met economisch nut geactiveerd. Nu geldt dit ook voor investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. Een uitzondering hierop betreft investeringen in de openbare ruimte binnen een grondexploitatie. Deze maken onderdeel uit van de vervaardigingskosten. Voor een groot deel van investeringen in de openbare ruimte is structureel budget beschikbaar binnen de exploitatiebegroting in het kader van beheer en onderhoud. Er zijn ook investeringen die uit reserves worden afgedekt zoals het MIPA of de Verbeterde Stedelijke Bereikbaarheid Almere. De raad stelt jaarlijks het benodigde investeringskrediet beschikbaar. Als dekking plaatsvindt uit de gewone dienst dan worden deze middelen gestort in een bestemmingsreserve. Aan het eind van het boekjaar wordt de dekking van de investeringskosten overgeheveld vanuit de bestemmingsreserve naar de reserve afschrijvingen investeringen openbare ruimte. Vanuit deze reserve worden de meerjarige kapitaallasten afgedekt. Er is dus een aparte reserve beschikbaar voor het benodigde investeringskrediet en een aparte afschrijvingsreserve ter dekking van de kapitaallasten. Hierdoor is voor de raad de werkelijke besteding van de kredieten goed te volgen. Resultaatbestemming In de jaarrekening mogen alleen de werkelijke lasten en baten worden opgenomen. Middelen die eind van het jaar niet zijn besteed vallen in principe vrij in het rekeningresultaat en komen opnieuw beschikbaar voor integrale afweging; anders zou dit een onjuist beeld van de uitvoering van de begroting geven. Het gaat immers om jaarlijks terugkerende activiteiten. Hiervoor worden elk jaar opnieuw middelen beschikbaar gesteld (structureel budget). Hierop wordt één uitzondering toegestaan, te weten voor uit eenmalige middelen afgedekte activiteiten waarvan de uitvoering door onvermijdbare oorzaken nog in het volgende begrotingsjaar doorloopt. Reguliere procedure Het is wel mogelijk een voorstel voor resultaat bestemming te doen. Voorwaarde is dat het gaat om een project wat met incidentele middelen is afgedekt en wat nog niet is afgerond. Besluitvorming vindt plaats door de gemeenteraad, bij de vaststelling van de jaarrekening. Spoedprocedure In sommige gevallen zal deze procedure niet kunnen worden afgewacht. Dit zou namelijk kunnen betekenen dat activiteiten voor enkele maanden moeten worden stilgelegd. Voor zaken die geen uitstel dulden geldt het volgende. Het college is gemachtigd om, vooruitlopend op de formele vaststelling van de jaarrekening uitgaven te doen in het volgende begrotingsjaar, mits voldaan wordt aan de volgende drie randvoorwaarden: het betreft eenmalige budgetten, terwijl er geen sprake van is dat ook in een volgend jaar middelen zijn opgenomen voor dezelfde activiteit; er moet sprake zijn van vergevorderde uitwerking van de activiteiten; pag.10

11 uitstel dan wel afstel zou onaanvaardbare politieke of financiële consequenties hebben c.q. de betrouwbaarheid van de gemeente schaden. Hiermee wordt geen inbreuk op het budgetrecht van de raad gedaan. Immers, de raad heeft bij integrale afweging de middelen voor dit doel beschikbaar gesteld. Voor de uitgaven die onder deze machtigingsbepaling vallen wordt toestemming gegeven om de budgetten mee te nemen in het volgende boekjaar. De formele vaststelling vindt uiteraard plaats door de gemeenteraad bij de vaststelling van de programmarekening. Bijschrijving van rente over reserves Door wijziging van de BBV inzake de rentetoerekening aan grondexploitaties is besloten vanaf 1 januari 2016 geen rente meer toe te rekenen aan reserves. Uitzondering hierop zijn de reserves die worden gebruikt voor de afschrijving van activa. Omdat rentekosten wordt toegerekend aan de activa is het noodzakelijk ook de rente aan de reserve toe te rekenen ter dekking van de kapitaallasten die worden onttrokken. Voortgangsrapportages reserves Jaarlijks wordt via de programmarekening verantwoording afgelegd over het gevoerde beheer van de reserves mede in relatie tot wat is opgenomen in de programmabegroting en eventuele afzonderlijke raadsbesluiten met bijbehorende begrotingswijzigingen. Daarbij wordt inzicht gegeven in de stand van zaken met betrekking tot de reserves. Per reserve wordt ten minste de volgende informatie verstrekt: naam reserve; doel van de reserve; totale looptijd/tijdvak; de in het lopende boekjaar gedane stortingen resp. onttrekkingen; de in het lopende boekjaar verrichte activiteiten, mede in relatie tot de bij de instelling van de reserve voorgenomen activiteiten; een actueel beeld van de in de volgende jaren nog te verrichten stortingen resp. onttrekkingen, mede in relatie tot de nog uit te voeren activiteiten; de omvang van de reserve ultimo het lopende boekjaar. 4.2 Voorzieningen Met betrekking tot voorzieningen moet met de volgende bepalingen van de BBV rekening worden gehouden: Dotaties aan voorzieningen vormen een last in de rekening van baten en lasten. De vrijval van een voorziening komt als een baat ten gunste van de rekening van baten en lasten. Uitgaven die betrekking hebben op de voorziening moeten rechtstreeks ten laste van de voorziening worden geboekt. Een voorziening kan niet negatief zijn, deze moet dan alsnog worden aangevuld. De financiële administratie is zodanig ingericht dat het inzicht in de stand van zaken met betrekking tot de reserves en voorzieningen snel en efficiënt vervaardigd kan worden Waardering voorzieningen Voorzieningen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Dit betekent dat de voorziening toereikend moet zijn om de te voldoen aan de toekomstige betaling. Hierbij wordt op voorhand een inschatting gemaakt van eventuele prijsstijgingen. Alleen wanneer de eindwaarde van een voorziening moeilijk is te bepalen wordt deze tegen contante waarde gewaardeerd. Het gaat hierbij om een aantal personeelsvoorzieningen en voorzieningen die zijn gevormd vanuit een bijdrage van derden. Voortgangsrapportages voorzieningen Bij de programmabegroting worden jaarlijks de ramingen opgenomen van de bedragen die in de loop van het begrotingsjaar moeten worden toegevoegd om ervoor te zorgen dat de bestaande voorzieningen vol- pag.11

12 doende omvang houden om aan de onderliggende verplichtingen te kunnen blijven voldoen c.q. het onderliggende bestedingsplan kan worden uitgevoerd. Deze worden in een afzonderlijk overzicht toegelicht. Bij de programmarekening wordt jaarlijks inzicht verschaft in het verloop van de reeds bij aanvang van het rekeningjaar bestaande voorzieningen. Per voorziening wordt in dit overzicht informatie verstrekt over: naam van de voorziening; doel van de voorziening; totale looptijd/tijdvak; de toevoegingen in het lopende boekjaar resp. de ten laste van de voorziening gebrachte uitgaven, alsmede de wijze waarop de noodzakelijke omvang van de voorziening is berekend; de in het lopende boekjaar verrichte activiteiten, mede in relatie tot de bij de instelling van de voorziening voorziene activiteiten dan wel de stand van zaken m.b.t. de uitvoering van de meerjaren onderhoudsplannen; de in de volgende jaren nog te verrichten stortingen resp. uitgaven, mede in relatie tot de nog uit te voeren activiteiten; de omvang van de voorziening ultimo het lopende boekjaar. pag.12

13 5 Kaders voor reserves en voorzieningen In deze kadernota worden de volgende kaders voor het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen vastgelegd. Deze kaders zijn aanvullend op de kaders die in de wetgeving BBV zijn vastgelegd: 5.1 Reserves Kader 1: Vorming van reserves Reserves worden ingesteld door de raad. Voorstellen voor het vormen van reserves worden gedaan bij de bij de programmabegroting, bij afzonderlijk raadsvoorstel en bij de programmarekening als onderdeel van het voorstel aan de raad voor resultaatbestemming. In het voorstel wordt alle relevante informatie opgenomen die nodig is voor het vormen van een reserve. Kader 2: Uitzonderingen Er kunnen geen reserves worden ingesteld voor: a. het overhevelen van jaarlijks terugkerende budgetten naar een volgend boekjaar; b. de afdekking van eventuele nadelige resultaten van diensten. Kader 3: Voorstel tot resultaatbestemming a. Het college is gemachtigd om, vooruitlopend op het formele besluit van de raad, reserves te vormen voor de reservering van eenmalige middelen die niet in het betreffende begrotingsjaar zijn uitgegeven, mits hiervoor een concreet bestedingsplan is opgesteld, voorzien van een planning b. Het college legt het onder 3.a bedoelde bestedingsplan bij de programmarekening ter vaststelling aan de raad voor. Kader 4: Algemene reserve (saldireserve) a. De saldireserve dient van voldoende omvang te zijn om onvoorziene tegenvallers en risico s op te kunnen vangen. De ondergrens van de saldireserve is vastgelegd in de kadernota integraal risicomanagement en weerstandsvermogen. b. Jaarlijks bij de programmabegroting en rekening wordt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing een analyse opgenomen, waarin aandacht wordt besteed aan de omvang van de saldireserve in relatie tot de financiële ontwikkelingen en de ontwikkelingen van de risico s Kader 5: Bestemmingsreserves a. Er worden, behalve de algemene reserve, geen egalisatiereserves gevormd. Indien de exploitatie uitgaven jaarlijks fluctueren wordt het resultaat bij de jaarrekening toegelicht en beoordeeld of dit een incidenteel of structureel karakter heeft. b. Een bestemmingsreserve moet bij instelling een minimale omvang hebben van Indien het benodigde bedrag lager is wordt dit binnen de reserve voor incidenteel beleid opgenomen. Uitzonderingen hierop zijn reserves die worden gevoed vanuit bijdragen van derden (niet overheid) en van de raadsgriffie. pag.13

14 Kader 6: Voortgangsrapportages reserves Jaarlijks bij de programmarekening geeft het college aan de raad inzicht in de stand van zaken met betrekking tot de reserves. Per reserve wordt alle relevante informatie verstrekt die de raad nodig heeft om een oordeel te vormen over de voortgang van de uit de reserve bekostigde activiteiten en de financiële afloop van de reserve. 5.2 Voorzieningen Kader 7: Vorming van voorzieningen Het college maakt jaarlijks bij de programmarekening inzichtelijk welke (nieuw gevormde voorzieningen) in de rekening zijn opgenomen. Hierbij wordt alle relevante informatie opgenomen die nodig is voor het vormen van een voorziening. Kader 8: Toevoegingen aan voorzieningen Jaarlijks bij de programmabegroting worden ramingen opgenomen van de bedragen die in de loop van het begrotingsjaar moeten worden toegevoegd om ervoor te zorgen dat de bestaande voorzieningen voldoende omvang houden om aan de onderliggende verplichtingen te kunnen blijven voldoen c.q. het onderliggende bestedingsplan kan worden uitgevoerd. Deze worden in een afzonderlijk overzicht toegelicht. Kader 9: Voortgangsrapportages voorzieningen Jaarlijks bij de programmarekening wordt inzicht verschaft in het verloop van de reeds bij aanvang van het rekeningjaar bestaande voorzieningen. Per voorziening wordt alle relevante informatie verstrekt die de raad nodig heeft om een oordeel te vormen over de voortgang van de uit de voorziening bekostigde activiteiten en de financiële afloop van de voorziening. Kader 10: Niet kwantificeerbare risico s Indien er geen betrouwbare schattingen van de omvang van verplichtingen gemaakt kunnen worden, kan er geen voorziening worden gevormd. In dat geval wordt een uiteenzetting opgenomen van de verplichtingen in de risicoparagraaf en onder "niet uit de balans blijkende verplichtingen. pag.14

15 6 Bijlage 6.1 Besluit Begroting en Verantwoording Uit paragraaf 4.5.5: Vaste Passiva Artikel 41 Onder de vaste passiva worden afzonderlijk opgenomen het eigen vermogen, de voorzieningen en de vaste schulden, met een rente typische looptijd van één jaar of langer. Artikel Het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het gerealiseerde resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening. 2. Het in het eerste lid bedoelde resultaat wordt afzonderlijk opgenomen als onderdeel van het eigen vermogen. Artikel In de balans worden de reserves onderscheiden naar: a. de algemene reserve; b. de bestemmingsreserves. 2. Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan provinciale staten respectievelijk de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven. Artikel Voorzieningen worden gevormd wegens: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; b. op de balansdatum bestaande risico s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren. d. De bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b. 2. Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b. 3. Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Artikel 45 Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan. pag.15

16 Uit paragraaf 4.5.7: Toelichting op de balans Artikel 53 In de toelichting op de balans wordt vermeld: a. de niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen vermeld waaraan de provincie of de gemeente voor toekomstige jaren is verbonden., en b. indien de provincie of de gemeente financiële derivaten hanteert, per derivaat: 1. de naam en rating van de financiële onderneming waarbij het derivaat is afgesloten; 2. het type en de belangrijkste kenmerken van het derivaat en de hoogte en de looptijd van de financieringsbehoefte waaraan het derivaat kan worden toegerekend, en 3. in het geval van een niet-effectieve positie, als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel k, in welk opzicht daarvan sprake is, de maatregelen die zijn genomen om die positie ongedaan te maken en de termijn die daarvoor naar verwachting nodig is. Artikel In de toelichting op de balans worden de aard en reden van elke reserve en de toevoegingen en onttrekkingen daaraan toegelicht. 2. Per reserve wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken: a. het saldo aan het begin van het begrotingsjaar; b. de toevoegingen of onttrekkingen uit hoofde van het voorgaande boekjaar; c. de toevoegingen of onttrekkingen bij het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening; d. de verminderingen in verband met afschrijvingen op activa waarvoor een specifieke bestemmingsreserve is gevormd; e. het saldo aan het einde van het begrotingsjaar. Artikel In de toelichting op de balans worden de aard en reden van elke voorzieningen, bedoeld in artikel 44 en de wijzigingen daarin toegelicht. 2. Per voorziening wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken: a. het saldo aan het begin van het begrotingsjaar; b. de toevoegingen; c. ten gunste van de rekening van baten en lasten vrijgevallen bedragen; d. de aanwendingen; e. saldo aan het einde van het begrotingsjaar. Uit hoofdstuk V: Waardering, activeren en afschrijven Artikel Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd. 8. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de nominale waarde van leningen en vorderingen verrekend. pag.16