Raadsvoorstel. agendapunt. Aan de raad van de gemeente IJsselstein. Onderwerp Eindrapportage risicovoller ramen ('Keuzes maken')

Transcriptie

1 Raadsvoorstel agendapunt Aan de raad van de gemeente IJsselstein Raadsstuknummer : 2012/14240 Datum : 29 mei 2012 Programma : Diverse programma s Blad : 1 van 5 Cluster : Bestuur Portefeuillehouder: dhr. R. de Vries Informatie bij : R. van Wijngaarden /tel.nr. : r.v.wijngaarden@ijsselstein.nl / 1646 Onderwerp Eindrapportage risicovoller ramen ('Keuzes maken') Samenvatting In Keuzes maken is een taakstelling opgenomen bij het onderdeel interne organisatie voor administratief technische maatregelen of risicovoller ramen. De totale taakstelling loopt op tot structureel. Daarnaast is bij de voortgangsrapportages van Keuzes maken aangegeven dat met dit voorstel ook de overige besparing op interne organisatie die oplopen tot structureel wordt ingevuld. Met de tussenrapportage die in september vorig jaar is vastgesteld is het eerste deel gerealiseerd. Met dit voorstel wordt het restant van de taakstelling ingevuld. Inleiding Hierna wordt eerst een overzicht toegelicht van de mutaties in de taakstelling voor risicovoller ramen. Daarna wordt bij het onderdeel Wat gaan we daar voor doen? ingegaan op de openstaande punten van de tussenrapportage en wordt uitgewerkt hoe de resterende taakstelling ingevuld wordt. Overzicht mutaties taakstelling omschrijving (bedragen in ) begr begr begr begr oorspronkelijke taakstelling administratief technische maatregelen uit 'Keuzes maken' invulling van de taakstelling via de tussenrapportage in september invulling van de taakstelling bij de Programmabegroting 2012 (inkoopvoordelen en subsidies) verhoging van de taakstelling via de Najaarsrapportage 2011 i.v.m. de dekking beheerkosten IBP overige besparingen uit 'Keuzes maken' die meegenomen wordt met risicovoller ramen actueel saldo van de taakstelling risicovoller ramen / zero based budgeting (saldo 1 t/m 5) a. correctie eerdere invulling omdat een deel betrekking heeft op beheerkwaliteitsplan openbare ruimte b. correctie eerdere invulling taakstelling 30 fte's voor deel dat betrekking heeft op beheerkwaliteitsplan openbare ruimte gecorrigeerd actueel saldo taakstelling risicovoller ramen / zero based budgeting (6+7) Toelichting Bij punt 1 is de oorspronkelijke taakstelling administratief technische maatregelen opgenomen zoals opgenomen is in Keuzes maken. Eerste invulling van de taakstelling heeft plaatsgevonden bij de

2 Raadsvoorstel Pagina 2 van 5 tussenrapportage (punt 2) en bij het opstellen van de programmabegroting (punt 3). Bij de Najaarsrapportage 2011 is de taakstelling verhoogd als dekking van de beheerkosten van het oorspronkelijke IBP (punt 4). Bij de tussenrapportages over Keuzes maken, die ieder kwartaal opgesteld worden, is aangegeven dat ook de taakstelling overige besparingen in het onderdeel interne organisatie gerealiseerd worden via risicovoller ramen / zero based budgeting (punt 5). Bij punt 6 is een totaaltelling weergegeven van de taakstelling. Deze taakstelling wordt vervolgens gecorrigeerd doordat in de begrotingswijziging naar aanleiding van de tussenrapportage budgetten afgeraamd zijn die betrekking hebben op beheer van de openbare ruimte. Op deze budgetten drukt immers al een andere taakstelling uit Keuzes maken (punt 7a). Hetzelfde heeft zich voorgedaan bij de invulling van de taakstelling anders / efficiënter werken (30 fte s). Ook hier bleek dat een deel van de invulling uitwerkte op budgetten die betrekking hebben op beheer van de openbare ruimte. Bij punt 8 is dus de totale gecorrigeerde taakstelling weergegeven die via zero based budgeting ingevuld wordt. Wat willen we bereiken? Met dit voorstel willen we bereiken dat de opgenomen taakstellingen uit Keuzes maken voor risicovoller ramen gerealiseerd worden. Bijkomend doel is dat de organisatie inzicht heeft in de samenstelling van de budgetten, waardoor eerder en beter zicht is op afwijkingen ten opzichte van de begroting. Waarom willen we dit? 1. Argumenten Het is onwenselijk ruimte in de budgetten van deze omvang aan budgethouders te laten. Afweging van de inzet van middelen van deze omvang is aan de raad. 2. Alternatieven Alternatief zou kunnen zijn dat budgetten via de kaasschaafmethode worden bijgesteld. De omvang van de taakstelling is echter dermate hoog dat dat op onderdelen tot onrealistische bijstellingen zou leiden. Daarnaast zou daarmee nog steeds geen kennis opgebouwd worden over de samenstelling van de budgetten en dat maakt het ook lastig om deze budgetten goed te bewaken. 3. Kanttekeningen Keerzijde van dit voorstel is dat in de budgetten geen ruimte meer is om tegenvallers of onvoorziene kosten op te vangen. Op rapportagemomenten kan dat leiden tot meer afwijkingen. Wat gaat het kosten? Met dit voorstel en bijgevoegde begrotingswijziging wordt de totale taakstelling voor risicovoller ramen gerealiseerd. Voor 2012 levert dit een incidenteel voordeel op van doordat de besparing eerder gerealiseerd wordt. Dit voordeel is al verwerkt in de Voorjaarsrapportage De begrotingswijziging van dit voorstel is daarom budgetneutraal.

3 Raadsvoorstel Pagina 3 van 5 Wat gaan we daarvoor doen? In de tussenrapportage van september 2011 zijn een aantal vervolgtrajecten benoemd waar in deze eindrapportage over gerapporteerd wordt. Het betreft de volgende onderdelen: A. Onderzoek budgetten voor werk en inkomen; B. Nader te onderzoek haalbaarheid besparingen op posten met structurele onderuitputting; C. Uitwerking zero based budgeting. Deze onderdelen worden hierna verder toegelicht. A. Onderzoek budgetten voor werk en inkomen In de tussenrapportage is aangegeven dat mogelijk nog een besparing op budgetten van werk en inkomen gerealiseerd kan worden. In de tussenrapportage is dit nog buiten beschouwing gebleven, omdat specifieke kennis van regelingen op dit gebied benodigd is en dat hierover nadere afstemming met budgethouder noodzakelijk is voor een betrouwbare inschatting. Onder begeleiding van een externe organisatie is onderzoek gedaan naar de verwachtte bestedingen met betrekking tot budgetten voor werk en inkomen. Uit dit onderzoek is gebleken dat het niet mogelijk is om op deze budgetten een besparing te realiseren op basis van het huidige beleid. In de Voorjaarsrapportage 2012 wordt zelfs een nadeel gepresenteerd in het programma Economie, werk en inkomen. B. Nader te onderzoeken haalbaarheid besparing op posten met structurele onderuitputting In de tussenrapportage is aangegeven dat eerst een analyse heeft plaatsgevonden van budget en besteding van een aantal geselecteerde producten waar structurele onderuitputtingen gepresenteerd zijn in de jaarrekeningen. Dit heeft geleid tot een overzicht van mogelijke besparingen opliepen tot Vervolgens is per onderdeel aangegeven op de besparingen haalbaar (groen) zijn, nader onderzoek vragen (geel) of niet haalbaar zijn (rood). De haalbaar geachte besparing van zijn verwerkt in begroting. De mogelijke besparingen van die nader onderzoek vragen zijn meegenomen in de uitwerking van punt C. Uitwerking zero based budgeting. C. Uitwerking zero based budgeting Wat is zero based budgeting? Zero based budgeting (ZBB) is als managementinstrument ontstaan als reactie op de traditionele budgettering. De traditionele budgetteringsmethoden besteden uitsluitend aandacht aan dat deel van het budget waar in de voorafgaande periode de norm werd overschreden. Bij ZBB wordt het budget als geheel kritisch getoetst. De gekozen naam maakt duidelijk dat bij het opstellen van het budget het nulpunt als uitgangspunt wordt genomen. Het totale takenpakket van een organisatie en de hieruit voortvloeiende kosten worden periodiek aan een kritische beoordeling onderworpen. Men houdt dus uitdrukkelijk geen rekening met de beoordelingen die in vroegere jaren zijn gemaakt. Kort samengevat komt het hier op neer dat de gekozen afdelingen starten met budget van nul en zullen moeten onderbouwen op basis van contracten, jaarlijks terugkerende werkzaamheden etc. wat de hoogte van het budget moet zijn. Werkwijze Eerst is op basis van een analyse van bestedingen van beïnvloedbare posten in de administratie een analyse gemaakt van bestedingen uit eerdere jaren. Deze is met name gebruikt om te bepalen wat de vaste uitgaven, zodat een beeld ontstaat van de variabele bestedingsruimte in de budgetten. Daarna is overleg met de inhoudelijk deskundigen een totaalbeeld van de bestedingen gecreëerd. De

4 Raadsvoorstel Pagina 4 van 5 resultaten hiervan zijn afgezet tegen de huidige meerjarenbegroting. Dit heeft geleid to het volgende overzicht per programma van voorgestelde besparingen: programma begr begr begr begr Bestuur en organisatie Openbare orde en veiligheid Woon- en leefomgeving Mobiliteit Economie, werk en inkomen Welzijn Onderwijs Sport Kunst en cultuur Algemene dekkingsmiddelen Bedrijfsvoering totaal Met de invulling van deze besparing wordt de taakstelling risicovoller ramen volledig gerealiseerd. Voor 2012 levert dit een incidenteel voordeel op van doordat de besparing eerder gerealiseerd wordt. Dit voordeel is al verwerkt in de Voorjaarsrapportage De begrotingswijziging van dit voorstel is daarom budgetneutraal. Communicatie voortraject Niet van toepassing. Communicatie besluit Niet van toepassing. Voorstel 1. Instemmen met voorgestelde invulling van de taakstelling voor risicovoller ramen en bijgevoegde begrotingswijziging. Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN IJSSELSTEIN, De secretaris, de burgemeester, J. van Delden drs. P.C. van den Brink Overzicht bijlagen: Begrotingswijziging

5 Raadsbesluit blad 5 van 5 De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 29 mei 2012, nummer 2012/ BESLUIT: 1. Instemmen met voorgestelde invulling van de taakstelling voor risicovoller ramen en bijgevoegde begrotingswijziging. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 26 juni 2012 de griffier, de voorzitter, J.A.M. Kleene drs. P.C. van den Brink