+Z} IJsselstein. Raadsvoorstel. Agendapunt 19. r Aan de raad van de gemeente IJsselstein. Inleiding

Transcriptie

1 ^ "* _ Gemeente +Z} IJsselstein Agendapunt 19 r Aan de raad van de gemeente IJsselstein Raadsstuknummer: 2010/12186 Datum: 12 januari 2010 programma: Bestuur en organisatie Blad: 1 van 6 cluster: BeStUUr portefeuillehouder: drs. P.C. van den Brink informatie bij: Wim van Bree, afdeling KCC/John Rayer / tei.nr.: wj.v.bree@ijsselstein.nl, 1623 Onderwerp Vaststellen van de Verordening verwerking persoonsgegevens gemeente IJsselstein Samenvatting Om te voorkomen dat burgers meerdere keren dezelfde (persoons)gegevens dienen aan te reiken én dat we voor onze processen gebruik maken van verouderde gegevens wordt de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) gebruikt als de basisregistratie voor alle gemeentelijke processen. De raad dient, conform de Wet GBA, vast te leggen voor welke processen (en als gevolg daarvan voor welke binnengemeentelijke afnemers) gegevens uit de GBA verstrekt mogen worden. Dit gebeurt om zoveel mogelijk te voorkomen dat misbruik van privacygevoelige gegevens wordt gemaakt. In voorliggende verordening wordt door de raad vastgesteld dat nadere regels over verstrekkingen uit de GBA door het college van B&W opgesteld worden. Inleiding Op 3 oktober 2002 is door de raad de nog vigerende Verordening verwerking persoonsgegevens gemeente IJsselstein vastgesteld. Als gevolg van: de gemeentelijke ambitie om o te voorkomen dat burgers meerdere keren dezelfde gegevens dienen aan te reiken én o dat we voor onze processen gebruik maken van verouderde gegevens, alsmede de verplichtingen uit de gewijzigde Wet GBA, wordt de GBA binnen de gemeente gebruikt als de basisregistratie voor alle gemeentelijke processen. Aanpassing van de huidige verordening uit 2002 is wettelijk verplicht (conform artikelen 96, eerste lid en artikel 62, vierde lid van de Wet GBA) om de verstrekkingen uit de GBA voor de gemeentelijke processen mogelijk te maken. Daarnaast vond in 2009 een GBA audit plaats bij de gemeente IJsselstein. De bevindingen en aanbevelingen van deze audit zullen worden opgenomen in de voorstellen nieuwe Beheersregeling GBA en reglement GBA, welke naar verwachting in januari 2010 aan het college zullen worden voorgelegd.

2 blad 2 van 2 Wat willen we bereiken? Met de herziening van de Verordening verwerking persoonsgegevens leggen we de juridische basis om persoonsgegevens voor gemeentelijke processen beschikbaar te stellen. Daarmee vullen we een van de randvoorwaarden in om de eerder genoemde gemeentelijke ambities en wettelijke verplichtingen te realiseren. Naast deze randvoorwaarde wordt door de gemeente gewerkt aan overige randvoorwaarden om de gemeentelijke ambities en wettelijke verplichtingen te realiseren. Het betreft onder meer: het inrichten van een ICT-technisch systeem van datadistributie, de geautomatiseerde koppelingen tussen het systeem voor burgerzaken enerzijds en de vakapplicaties anderzijds en het vergroten van het bewustzijn bij medewerkers om alleen nog maar gebruik te maken van authentieke gegevens. Waarom willen we dit? 1. Argumenten Het herzien van de Verordening verwerking persoonsgegevens is (volgens de Wet GBA) wettelijk verplicht om voor de gemeentelijke processen GBA gegevens beschikbaar te stellen. Het niet herzien van de Verordening verwerking persoonsgegevens uit 2002 is wettelijk gezien geen optie. Ten aanzien van de inhoudelijke aanpassingen van de verordening, heeft de raad keuzemogelijkheden. In voorliggende verordening wordt voorgesteld om de uitvoering van de taken als gevolg van de Wet GBA te delegeren aan het college. De taken betreffen het beheer en toezicht, het verstrekken en bewerken van gegevens uit de GBA en verbanden met andere gegevensverwerkingen. Het betreft uitvoerende taken met een zeer beperkte beleidsvrijheid; in landelijke wet- en regelgeving is immers tot op detail vastgelegd welke gegevens door welke functionarissen binnen de organisatie gebruikt mogen worden. De beleidsvrijheid heeft de gemeente met name bij het beschrijven van bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de functionarissen die het beheer van en toezicht op degba verzorgen. Ook de huidige verordening uit 2002 verwijst voor de uitvoering van ieder van de taken naar het college. In de huidige verordening is dit echter op taakniveau vastgelegd. In ons voorstel voor de nieuwe verordening zijn de gedelegeerde taken samengevoegd in twee artikelen. De consequenties van de nieuwe verordening zijn daardoor ook niet anders dan die van de huidige verordening. Voor een nadere uitwerking wordt in zowel de huidige als de nieuwe verordening verwezen naar een door het college vast te stellen reglement. De nieuwe verordening is gebaseerd op voorbeelden uit andere gemeenten.

3 2. Alternatieven Het niet herzien van de Verordening verwerking persoonsgegevens uit 2002 is wettelijk gezien geen optie. Een alternatief voor bijgaand raadsvoorstel is een verordening met een beperktere delegatie van taken. Dit bijvoorbeeld ten aanzien van de verantwoordelijkheden van de beheerder. Dit tactisch en operationeel beleid behoort ons inziens tot het college en niet bij de raad. Door de beperkte keuzevrijheden is er immers geen sprake van vast te stellen kaderstellende (raads)taken. 3. Kanttekeningen Deeerder genoemde wettelijke verplichtingen betreffen het verplichte gebruik, op grond van artikel 96 lid 1van de Wet 6BA, van de basisregistratie personen voor gemeentelijke processen. Deze wetswijziging treedt in werking ingang van 1 januari Op basis van de huidige verordening kan voor een beperkt aantal gemeentelijke processen aan deze wettelijke plicht voldaan worden.de nieuwe verordening is noodzakelijk om voor alle gemeentelijke processen (van publiekrechtelijke taken) gebruik te maken van de basisregistratie personen. blad 3 van 3 Wat gaat het kosten? Er zijn geen directe kosten verbonden aan de vaststelling van de nieuwe verordening. De financiële, personele en organisatorische consequenties zijn afhankelijk van de nog vast te stellen beheerregeling en reglement 6BA. Beide documenten zijn momenteel in voorbereiding en worden naar verwachting in februari 2010 door het college vastgesteld. Wat gaan we daarvoor doen? De maatregelen die getroffen gaan worden, worden vastgelegd in de beheerregeling en het reglement GBA. Beide documenten zijn momenteel in voorbereiding en worden naar verwachting in februari 2010 door ons vastgesteld. Communicatie voortraject Voor de uitwerking van de beheerregeling en het reglement GBA wordt door de afdeling KCC overlegd met de eigenaren van de gemeentelijke processen die gebruik maken van persoonsgegevens, alsmede met de afdelingshoofden van afdelingen die betrokken zijn bij het beheer van en toezicht op de GBA. Communicatie met externen achten we niet noodzakelijk en vindt derhalve niet plaats. Communicatie besluit De nieuwe verordening en onderliggend door ons college vast te stellen reglement worden, na vaststelling, schriftelijk aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP).

4 Voorstel Het college stelt aan de raad voor bijgaande Verordening verstrekking persoonsgegevens gemeente IJssebtein vast te stellen. blad 4 van 4 Hoogachtend, BURGEMEESTER ENWETHOUDERSVANIJSSELSTEIN, Desecretaris, de burgemeester, J. van Delden drs. P.C. van den Brink Overzicht bijlagen: Raadsbesluit Verordening verstrekking persoonsgegevens gemeente IJsselstein

5 Raadsbesluit ^" v _ Gemeente +ZI IJsselstein blad 5 van 5 Deraad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 januari 2010, nummer 2010/12186; Gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Wet bescherming persoonsgegevens; BESLUIT: Vast te stellen de "Verordening verstrekking persoonsgegevens gemeente IJsselstein" Artikel 1 Begripsbepalingen Deze verordening verstaat onder: a. het college: het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente IJsselstein; b. de raad:de gemeenteraad van IJsselstein; c. de GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; d. afnemer:een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht; e. binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente IJsselstein. Artikel 2 Delegatie 1. Het college regelt de systematische verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers, de toegang van die afnemers tot de basisadministratie alsmede de verbanden tussen de basisadministratie en andere gegevensverzamelingen van de gemeente. 2. Het college regelt de verstrekking van de authentieke gegevens uit de basisadministratie aan binnengemeentelijke afnemers ingevolge het verplichte gebruik op grond van artikel 3b en 62 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Artikel 3 Verstrekkingen 1. Het college kan gegevens verstrekken in de gevallen als bedoeld in artikel 100 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. 2. Het college stelt hiervoor nadere regels op in een reglement GBA. Artikel 4 Overgangsrecht Er is geen overgangsrecht van toepassing. Artikel 5 Inwerkingtreding en citeertitel 1. DeVerordening verwerking persoonsgegevens gemeente IJsselstein van 3 oktober 2002 wordt ingetrokken. 2. Deze verordening treedt in werking op 18 februari Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening verstrekking persoonsgegevens gemeente IJsselstein.

6 Raadsbesluit blad 6 van 6 Aldus besloten/in de openbare vergadering van de raad van de gemeente LJsselstein, gehouden op 18 februari "~ de voorzitter J.A.M. Kleene drs. P/t. van den Brink